Organisaatiot ovat luoneet viimeksi kuluneiden vuosien aikana valtavan määrän järjestämätöntä sisältöä, kuten asiakirjoja, sähköpostiviestejä, videoita, pikaviestejä, Web-sivuja ja paljon muuta. Sisältö on usein hallitsemattoman kaaoksen tilassa, mikä estää yrityksiä käyttämästä arvokasta tietovarantoa tietojen jakamisen, asiakasviestinnän ja prosessien tehostamiseen. Microsoftin Enterprise Content Management (ECM) on tarkoitettu organisaation infrastruktuurin keskeiseksi osaksi, joka auttaa yrityksiä selviämään tietojen hallinnan haasteista.

Tiiviisti integroituun ympäristöön rakennettu Microsoft ECM tuo sisällönhallinnan vaivattomasti organisaation jokaisen tietotyöntekijän ulottuville EMC-ratkaisuun integroitujen, vanhastaan tuttujen työkalujen, kuten Microsoft Office -järjestelmän, ansiosta. Microsoft ECM -ratkaisu auttaa yrityksiä seuraavissa kappaleissa kuvatuilla tavoilla.

Monenkirjavan sisällön hallinta

Microsoftin integroidun ECM-ratkaisun asiakirjanhallintaominaisuuksien avulla organisaatiot voivat koota hyvinkin erilaisia tietoja keskitetysti hallittavaksi ja yhdenmukaisesti järjestetyksi tietovarastoksi. Tiedot voivat olla peräisin useasta jaetusta tiedostoresurssista ja henkilökohtaisesta asemasta. Integroitujen hakuominaisuuksien ansiosta käyttäjät voivat helposti etsiä ja jakaa kyseisiä tietoja. IT-organisaatiot voivat myös suojata keskitetysti hallittavan tietovaraston sisällön luvattomalta käytöltä.

Ratkaisuun integroidut yhteiskäyttöominaisuudet, kuten automaattinen työnkulku, edistävät ryhmätyöskentelyä ja auttavat käyttäjiä luomaan, tarkistamaan ja hyväksymään asiakirjat ohjatusti ja johdonmukaisesti. Sähköposti ei enää ole ainoa asiakirjojen jakamisen väline. Mobiilityöntekijät voivat myös käyttää näitä asiakirjoja offline-tilassa, kun verkkoyhteydet eivät ole käytettävissä.

Yhteensopivuusedellytysten ja juridisten edellytysten täyttyminen

Microsoft ECM -ratkaisuun on myös integroitu tietueidenhallintaominaisuuksia. Ne antavat organisaatioille valmiudet tallentaa ja suojata liiketoiminta-asiakirjat loppusäilytystä varten. Vanhenemiskäytännöillä varmistetaan, että asiakirjoja säilytetään määräysten ja yrityksen käytäntöjen mukainen aika, ja juridisten seuraamusten riski jää mahdollisimman pieneksi. Kirjausketjuista omat ja ulkopuoliset tilintarkastajat näkevät, että asiakirjojen säilytyksessä on noudatettu asiaankuuluvia sääntöjä. Tietyt oikeuskäsittelyissä vaadittavat asiakirjat voi asettaa pitoon, jotta niitä ei poisteta muiden asiakirjojen yhteydessä.

Useiden Web-sivustojen tehokas hallinta

Integroitujen Web-sisällönhallintaominaisuuksien ansiosta Web-sisältöä voi julkaista helppokäyttöistä sisällöntuottamistyökalua ja sisäisiä hyväksyntätoimia käyttäen. Niiden avulla sisältö voidaan ladata Web-sivustoihin ajallaan IT-henkilöstöä turhaan kuormittamatta. Perustyylisivu- ja sivuasettelumallien ansiosta ilmiasu on yhdenmukainen kaikilla sivuilla, joten yrityskuva välittyy aina oikealla tavalla. Intranet-, ekstranet- ja Internet-sivustojen – sekä monikielisten sivustojen – yhtenäinen käyttöönotto- ja hallintainfrastruktuuri pienentää IT-osastojen kustannuksia ja helpottaa IT-henkilöstön tehtäviä.  

Liiketoimintaprosessien keventäminen

Microsoft ECM -ratkaisu keventää sisältökeskeisiä, ryhmätyöperustaisia liiketoimintaprosesseja, koska yritys voi määrittää ne automaattisiksi Microsoft ECM -ratkaisun työkaluja ja ympäristöä hyödyntäen. Sähköiset lomakeratkaisut toimivat välineinä, joilla liiketoimintaprosesseihin liittyviä tietoja voi kerätä ja tarkistaa Web-sivustoissa, mobiililaitteissa ja Microsoft Office -järjestelmän ohjelmissa. Lomake tarvitsee luoda vain kerran, ja IT-henkilöstö voi ottaa lomakkeet käyttöön ja seurata niiden käyttöä useissa välityskanavissa hallintatyökalujen avulla.

Microsoft on koonnut nämä ominaisuudet yhtenäiseksi integroiduksi infrastruktuuriksi, joka on suunniteltu parantamaan liiketoiminnan tuottavuutta. IT-organisaatioiden hallintakuorma kevenee huomattavasti, koska käytettävissä on nyt yhtenäinen työkaluvalikoima ja yhteiset menetelmät ratkaisujen hallintaa varten. Koska Microsoft Office -järjestelmästä tutut työkalut on integroitu tiiviisti Microsoft ECM -ratkaisuun, organisaation jokaisen tietotyöntekijän on helppo käyttää näitä ominaisuuksia. Käyttäjien työkuorma niin ikään kevenee, koska uusia työkaluja ei tarvitse erikseen opetella. Työntekijät voivat noudattaa organisaation sisällönhallintakäytäntöjä totuttuja työtapoja muuttamatta.

Työnkulkuominaisuudet helpottavat ominaisuuksien käytön opettelemista. Näytä kuva suurempana.

Microsoftin ECM-ominaisuudet

Microsoft ECM -ratkaisussa on ominaisuuksia, joiden avulla järjestämättömän sisällön koko elinkaarta – luomisesta aina vanhentumiseen saakka – voi hallita yksittäisessä, yhdenmukaisessa ympäristössä. Näitä ominaisuuksia ovat esimerkiksi sisällön hallinta, tietueiden hallinta, Web-sisällön hallinta ja lomakeratkaisut.

Asiakirjanhallinta

• Aikaa säästyy ja tietoja on helppo hyödyntää uudelleen.  Voit järjestää ja luokitella sisällön keskitettyyn asiakirjasäilöön, josta kulloinkin tarvittavat tiedot ovat löydettävissä ja selattavissa helposti.
• Luottamukselliset tiedot voi suojata.  Voit suojata asiakirjat käyttöoikeuksilla, jotka ovat voimassa riippumatta siitä, milloin ja missä asiakirjoja käytetään. Käyttöoikeuksia voidaan määrittää yksittäisille kohteille, ja asiakirjoista voidaan poistaa metatiedot ennen asiakirjojen lopullista julkaisemista.
• Asiakirjojen yhteisestä luomisesta sujuvaa.  Valmiiden työnkulkujen avulla voit aloittaa, seurata ja työstää yhdessä muiden kanssa asiakirjoihin liittyviä prosesseja suoraan Microsoft Office System -työpöytäohjelmista. Voit näyttää asiakirjoissa tärkeitä ilmoituksia ja tehtävätietoja, joiden avulla voit varmistaa, että kaikki työnkulkuvaiheet tulevat suoritetuiksi.

Tietueiden hallinta

• Juridisten ja muiden säännösten noudattamisen edistäminen.  Voit lisätä liiketoimintatietoihin tietojen vanhenemis-, suojaus- ja tarkistuskäytäntöjä, joiden avulla voit varmistaa, että tiedot säilyvät haluamallasi tavalla.
• Yritysasiakirjojen ja muiden tärkeiden tietueiden suojaaminen.  Suojausominaisuuksiltaan parannetun säilön avulla voit lukita tietueet lopulliseen muotoonsa.
• Asiakirjojen helppo saatavuus oikeuskäsittelyjä varten.  Voit varmistaa, että juridisten toimien edellyttämät tiedot voidaan löytää nopeasti ja pienin kustannuksin.

Tietuesäilö pitkäkestoista säilyttämistä varten. Näytä kuva suurempana.

Web-sisällön hallinta

• Uutta sisältöä nopeasti ja helposti julkaisuun.  Ryhmät voivat luoda ja julkaista Web-sisältöä nopeasti helppokäyttöisten ja integroitujen työnkulkujen avulla tarvitsematta juuri lainkaan IT-henkilöstön apua.
• Kaikkiin Web-sivustoihin yhtenäinen ulkoasu.  Voit varmistaa Web-sivustojesi yhtenäisen ulkoasun käyttämällä hyväksyttyjä perustyylisivuja ja sivuasetteluja, jotka mahdollistavat esimerkiksi yrityksesi imagon ja sivustojesi siirtymisrakenteen välittymisen samanlaisina kaikissa Web-sivustoissasi.
• Web-sivustojen käyttöönotto- ja hallintakustannukset pienemmiksi.   Voit käyttää yhtä monitasoista julkaisuinfrastruktuuria julkaistessasi sisältöä intranet-, ekstranet- tai Internet-sivustoihin.

Lomakeratkaisut

• Liiketoimintaprosessit automaattisiksi.  Lukuisat manuaaliset tehtävät voi määrittää automaattisiksi Windows Workflow Foundation -tekniikan avulla. Uusia työnkulkuja voi luoda esimerkiksi Microsoft Visual Studio 2005- ja Microsoft Office SharePoint Designer 2007 -työkaluilla.
• Tiedot keruuseen sähköisillä lomakkeilla.  Microsoft Office InfoPath 2007:n avulla yritykset voivat luoda sähköisiä lomakkeita ja ottaa ne käyttöön useissa välityskanavissa, kuten Web-sivustoissa, mobiililaitteissa ja monipuolisissa asiakasohjelmissa.
• Lomakeratkaisut nopeasti käyttöön ja hallintaan.  Lomakeratkaisut voi päivittää nopeasti rinnakkaisin päivityksin, jolloin käyttökatkokset jäävät mahdollisimman lyhyiksi. Kaikkien käyttöönotettujen lomakkeiden tilaa voi tarkastella yksittäisessä näkymässä.

 Sivun alkuun