Yrityksissä ryhmät käsittelevät yhteisiä asiakirjoja ja jakavat tietoja Microsoft SharePoint -sivustojen avulla. Entä jos haluat rakentaa SharePoint-sovelluksen, joka parantaa ryhmän tuottavuutta ja tehokkuutta, mutta et halua kirjoittaa koodia? Mistä pitäisi aloittaa?

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmalla voi suunnitella työnkulkuja, joilla voi lisätä SharePoint-sivustoihin ja -sovelluksiin sovelluslogiikkaa tarvitsematta kirjoittaa koodia. Työnkulun suunnittelutoiminnon avulla voi luoda sääntöjä, jotka lisäävät SharePoint-luetteloiden ja -kirjastojen kohteisiin ehdollisia toimintoja. Luetteloiden ja kirjastojen kohteisiin tehdyt muutokset käynnistävät työnkulun toimintoja.

Oletetaan esimerkiksi, että ryhmän ensisijainen työ on sopimusten kirjoittamista, tarkistusta ja hyväksymistä. Sopimukset tallennetaan ryhmäsivuston asiakirjakirjastoihin. Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmalla voit luoda työnkulun, joka lähettää huomautuksen sähköpostiviestinä tarkistajalle, kun sivulle on lisätty uusi sopimus. Samalla työnkulku luo uuden tehtävän tarkistajan Tehtävät-luetteloon. Kun kyseinen henkilö tarkistaa sopimuksen ja merkitsee tehtävän valmiiksi, työnkulku käynnistää eri toiminnon sen mukaan, onko sopimuksen tilaksi määritetty Hyväksytty vai Hylätty.

Ryhmä työskentelee tehokkaammin ja tuottavammin, koska työnkulku ohjaa prosessia, jolloin ryhmä voi keskittyä työskentelyyn, eikä heidän tarvitse hallita työnkulkua. Tällainen ratkaisu ei edellytä ohjelmointia. Voit tehdä SharePoint-sivustosta tai -sovelluksesta nopeasti vuorovaikutteisemman luomalla työnkulun suunnittelutoiminnolla sääntöjä.

Tässä artikkelissa on johdanto työnkulkujen perusteisiin. Kun ymmärrät työnkulun perusasiat – tapahtumat, toiminnot, ehdot ja vaiheet – voit nopeasti lisätä sovelluslogiikkaa SharePoint-sovelluksiin.

 Tärkeää   Jos haluat luoda työnkulun, SharePoint-sivuston on oltava palvelimessa, jossa on käytössä Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

---

• Mikä on työnkulku?

• Mitä ovat tapahtumat, toiminnot, ehdot ja vaiheet?

• Mitä ovat työnkulun lomakkeet?

• Mihin työnkulut tallennetaan?

• Mistä työnkulun tilan voi tarkistaa?

• Suositeltavat jatkotoimet

---

Mikä on työnkulku?

Ryhmä käyttää SharePoint-sivustoa yhteistyöhön ja tärkeiden yritystietojen tallentamiseen SharePoint-luetteloihin ja -kirjastoihin. Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmalla voit liittää sovelluslogiikkaa tällaisten luetteloiden ja kirjastojen asiakirjoihin sekä kohteisiin.

Työnkulun suunnittelutoiminnolla voit liittää järjestyksessä ehtoja ja toimintoja luetteloon tai kirjastoon. Tämä järjestys on työnkulku. Työnkulku on luonnollinen tapa järjestellä ja suorittaa toimintosarjoja, jotka vastaavat työprosessia. Tämä prosessi voi hallita mitä tahansa Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 -ohjelman luettelokohteen osaa, mukaan lukien kyseisen kohteen elinkaarta. Työnkulku voi sisältää sekä ihmisten (eli työnkulun osallistujien) suorittamia toimia että työnkulun suorittamia toimintoja. Työnkulun osallistujat voivat käyttää työnkulkua Tehtävät-luettelon kautta, koska työnkulku voi luoda henkilöille tehtäviä ja olla keskeytyneenä, kunnes tehtävä on merkitty valmiiksi.

Työnkulut voivat olla yhtä yksinkertaisia tai monimutkaisia kuin liiketoimintaprosessit edellyttävät. Voit luoda sekä sellaisen työnkulun, jonka käyttäjä käynnistää, että sellaisen, joka käynnistyy automaattisesti tietyn tapahtuman jälkeen, esimerkiksi silloin, kun luettelokohde on luotu tai sitä on muutettu.

Yleensä suunniteltaessa työnkulku Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmalla noudatetaan seuraavia perusvaiheita:

• Valitse ja kokoa työnkulun suunnittelutoiminnolla ehdot ja toiminnot, jotka määrittävät työnkulun vaiheet.
• Määritä Office SharePoint Designer 2007 luomaan automaattisesti mikä tahansa ASP.NET-lomakkeita, joilla käynnistetään tarvittaessa työnkulku tai jokin mukautettu SharePoint-tehtävä.
• Mukauta työnkulun lomakkeet tarvittaessa.

Työnkulun voi kuvitella toimintojen vuokaavioksi, jossa on alku, loppu ja vaiheittaiset vuot alusta loppuun. Työnkulut voivat sisältää rinnakkaisia haaroja, mutta toiminnot etenevät aina ensimmäisestä viimeiseen.

Oletetaan esimerkiksi, että muodostat kaavion aiemmin kuvatusta työnkulusta, joka lähettää Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 -ohjelmassa asiakirjan hyväksyttäväksi. Kun työnkulku käynnistyy, se huomauttaa automaattisesti määritettyä tarkistajaa sähköpostiviestillä, että asiakirja on tarkistettava. Tarkistaja tarkistaa sitten asiakirjan ja muuttaa asiakirjan tilan osoittamaan, että tehtävä on suoritettu, ja osoittamaan, onko asiakirja hyväksytty vai hylätty. Tarkistajan vastauksen perusteella työnkulku etenee yhden tai kaksi rinnakkaista haaraa alaspäin. Jos tarkistaja hyväksyy asiakirjan, työnkulku siirtää hyväksytyn asiakirjan tiettyyn asiakirjakirjastoon ja lähettää sitten sähköpostiviestin koko ryhmälle, jotta he tietävät, että asiakirja on hyväksytty. Jos tarkistaja hylkää asiakirjan, työnkulku ilmoittaa asiasta asiakirjan tekijälle. Kummassakin tapauksessa työnkulku on sen jälkeen valmis.

 Sivun alkuun

Mitä ovat tapahtumat, toiminnot, ehdot ja vaiheet?

Nämä ovat työnkulun rakennuspalikoita. Työnkulku koostuu vähintään yhdestä vaiheesta, ja vaiheet koostuvat toiminnoista sekä niiden ehdoista. Jokainen työnkulku käynnistyy tapahtuman seurauksena.

Mitä ovat tapahtumat?

Tapahtuma käynnistää työnkulun. On kolmenlaisia tapahtumia, jotka voivat käynnistää työnkulun:

• Kohde luodaan.
• Kohdetta muutetaan.
• Työnkulun osallistuja napsauttaa SharePoint-sivuston käynnistyspainiketta.

On tärkeää ymmärtää, että Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmalla luotu työnkulku liittyy aina vain yhteen SharePoint-sivuston luetteloon tai kirjastoon. Kun suunnittelet työnkulun, sinun on valittava luettelo, johon työnkulku liitetään. Kyseisen luettelon tapahtuma käynnistää työnkulun.

Voit luoda työnkulun, jonka osallistuja käynnistää manuaalisesti, tai työnkulun, joka käynnistyy automaattisesti, kun luettelokohde luodaan tai sitä muutetaan. Esimerkiksi asiakirjan hyväksymisen työnkulussa suunnitellaan sellainen työnkulku, joka käynnistyy automaattisesti aina, kun joku lisää asiakirjan Jaetut asiakirjat -kirjastoon. Valitse Tiedosto-valikosta Uusi ja valitse sitten Työnkulku. Työnkulun suunnitteluikkunassa on näkyvissä seuraava sivu.

Kun työnkulun osallistuja käynnistää työnkulun manuaalisesti, kyseinen henkilö siirtyy selaimella siihen luetteloon tai kirjastoon, johon työnkulku on liitetty. Kuka tahansa, jolla on vähintään osallistumisoikeus, voi käynnistää työnkulun, joka on suunniteltu käynnistettäväksi manuaalisesti. Osallistuja napsauttaa kohdetta, valitsee valikosta Työnkulut ja valitsee sitten työnkulun sivulta, jossa ovat näkyvissä kaikki kohteeseen liittyvät työnkulut. Osallistuja täyttää tarvittaessa työnkulun aloituslomakkeen ja käynnistää sitten työnkulun napsauttamalla lomakkeen käynnistyspainiketta. Työnkulun käynnistäminen luo työnkulusta uuden ilmentymän kyseistä kohdetta varten.

 Huomautus   Työnkulut-komento on käytettävissä vain, kun kohde on luettelossa tai kirjastossa, johon on liitetty vähintään yksi työnkulku.

Manuaalisesti käynnistettävissä työnkuluissa aloituslomake voi olla näin yksinkertainen kuin alla olevassa kuvassa.

Voit lisätä aloituslomakkeeseen myös mukautettuja kenttiä, kun suunnittelet työnkulkua. Työnkulun osallistujat kirjoittavat tällöin tiedot työnkulkuun täyttämällä lomakkeen, ja määritetyt asetukset välittyvät työnkululle. Uusi työnkulun ilmentymä käynnistyy, ja kyseinen työnkulku voi sitten etsiä ja käyttää lomakkeen kautta annettuja tietoja missä tahansa työnkulun vaiheessa.

Mitä ovat toiminnot?

Toiminto on työnkulun työn perusyksikkö. Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmassa on useita valmiita, uudelleenkäytettäviä toimintoja sinun ja yrityksen työnkulkuja varten. Työnkulku voi suorittaa esimerkiksi seuraavat toiminnot:

• luettelokohteiden (myös asiakirjojen) luominen, kopioiminen, muuttaminen ja poistaminen
• kohteiden kuittaaminen sisään tai ulos
• sähköpostiviestin lähettäminen
• tehtävän luominen ryhmäsivuston jonkun jäsenen Tehtävät-luetteloon
• tietojen kerääminen osallistujalta myöhempää käyttöä varten
• työnkulun keskeyttäminen tai pysäyttäminen
• työnkulun tietojen kirjaaminen Historia-luetteloon hylkäämistä tai vianmääritystä varten
• työnkulun muuttujien asettaminen tai laskutoimitusten suorittaminen.

Työnkulku voi sisältää minkä tahansa määrän toimintoja. Työnkulku suorittaa edellä luetellut toiminnot, mutta osallistujat voivat tehdä muitakin toimia. Esimerkiksi asiakirjan hyväksymisen työnkulussa on viisi toimintoa. Niistä neljä työnkulku suorittaa automaattisesti, mutta yhden toimen, asiakirjan tarkistamisen, tekee työnkulun osallistuja. Työnkulun osallistujien tekemät toimet ovat vastuuhenkilön Tehtävät-luettelon tehtäviä. Esimerkin viisi toimintoa ovat:

• huomautuksen lähettäminen tarkistajalle sähköpostiviestinä
• asiakirjan tarkistaminen (työnkulun osallistujalle määritetty tehtävä)
• asiakirjan siirtäminen Hyväksytty-asiakirjakirjastoon
• huomautuksen lähettäminen ryhmälle sähköpostiviestinä
• huomautuksen lähettäminen asiakirjan tekijälle sähköpostiviestinä.

Yleensä työnkulku suunnitellaan siten, että ensin suunnitellaan toimintojen järjestys ja sitten muodostetaan toiminnot kyseisessä järjestyksessä työnkulun suunnitteluikkunassa. Esimerkiksi asiakirjan hyväksymisen työnkulussa ensimmäinen toiminto on huomautuksen lähettäminen sähköpostiviestinä tarkistajalle.

Toiminto on siis määritettävä työnkulun suunnitteluikkunassa työnkulun ensimmäiseksi vaiheeksi.

Mitä ovat ehdot?

Kun suunnittelet työnkulun, voit luoda työnkulun suunnitteluikkunassa sääntöjä, joissa SharePoint-sivuston luetteloihin ja kohteisiin sovelletaan ehtoja. Sääntö sisältää ehdon, jolloin työnkulku suorittaa määritetyn toiminnon vain, jos ehto on tosi. Voit luoda esimerkiksi säännön, jonka mukaan työnkulku lähettää tarkistajalle sähköpostiviestin vain, jos kohteen on luonut joku tietty henkilö. Ehtoon voi myös lisätä lausekkeita. Voit luoda esimerkiksi sellaisen säännön, jossa tarkistajalle lähetetään sähköpostiviesti vain, jos (1) kohteen on luonut joku tietty henkilö ja (2) asiakirjan otsikko sisältää tietyt avainsanat. Voit liittää yhteen ehtoon useita toimintoja. Voit esimerkiksi luoda säännön, jossa tarkistetaan, onko kohteen luonut tietty henkilö, ja jos on, niin (1) tarkistajalle lähetetään sähköpostia ja (2) työnkulun tiedot kirjataan Historia-luetteloon.

Sääntö on siis ehto, johon liittyy vähintään yksi toiminto. Jos kaikki ehdon lausekkeet ovat tosia, toiminnot suoritetaan.

Aiemmassa esimerkissä määritettiin vain yksi ehto. Työnkulun vaiheeseen voi kuitenkin luoda useita ehtoja. Useat ehdot luovat työnkulkuun haaroja: jos ehto A on tosi, suoritetaan jokin toiminto; jos ehto B on tosi, suoritetaan eri toiminto. Vaiheeseen voi lisätä haaran valitsemalla Lisää ehdollinen 'Muuten jos'-haara. Jos tarkistaja esimerkiksi hyväksyy asiakirjan, työnkulku suorittaa jonkin toiminnon (tai toimintojen sarjan). Jos tarkistaja hylkää asiakirjan, sama työnkulku suorittaa eri toiminnon. Tämä on ehdollinen haara.

Työnkulun suunnitteluikkunassa on tässä vaiheessa kaksi haaraa, jotka ovat kuvan mukaisia. Vihreä vinoneliö tarkoittaa, että vaiheessa on ehdollinen haara.

Voit myös luoda haaran, jossa ei ole ehtoa. Tällöin työnkulku suorittaa jonkin toiminnon, jos ehto on tosi, ja eri toiminnon, jos ehto on epätosi. Esimerkiksi seuraavassa vaiheessa työnkulku lähettää viestin ryhmälle vain, jos ehto on tosi. Muuten työnkulku lähettää viestin vain asiakirjan tekijälle. Jos lisäät haaran, jossa ei ole ehtoa, työnkulku suorittaa kyseisen haaran toiminnon, jos ensimmäisen haaran ehto on epätosi.

 Huomautus   Työnkulun haarat eivät voi ulottua vaiheesta toiseen. 'Muuten jos' -haarat sisältyvät aina yhteen vaiheeseen.

Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmassa on useita valmiita, uudelleenkäytettäviä ehtoja sinun ja yrityksen työnkulkuja varten. Voit määrittää esimerkiksi, että työnkulku suorittaa määritetyt toiminnot vain, jos kohde

• on luotu tai sitä on muutettu tiettynä ajanjaksona
• on tietyn henkilön luoma tai muokkaama
• sisältää otsikkokentän, jossa on määritetyt avainsanat
• on tietyntyyppinen tai tietynkokoinen tiedosto. (Tämä ehto on käytettävissä vain, kun työnkulku on liitetty asiakirjakirjastoon.)

Lisäksi voit luoda mukautettuja ehtoja ja lisäehtoja, joissa voit määrittää monenlaisia parametreja. Mukautettujen ehtojen avulla voit vertailla nykyisessä luettelossa olevan kentän arvoa. Voit esimerkiksi luoda mukautetun ehdon, jossa suoritetaan määritetty toiminto, jos Hyväksynnän tila -kentän arvo on Hyväksytty. Lisäehtojen avulla voit vertailla yhtä arvoa toiseen arvoon. Näin voit vertailla minkä tahansa luettelon kenttää jonkin toisen luettelon arvoon. Voit esimerkiksi luoda Jaetut asiakirjat -kirjastoon lisäehdon, jossa määritetty toiminto suoritetaan, jos Tehtävät-luettelon Tila-kentän arvo on Odottaa.

 Huomautus   Toiminto ei edellytä ehtoa. Esimerkiksi asiakirjan hyväksymisen työnkulun ensimmäisessä vaiheessa lähetetään sähköpostia tarkistajalle. Tähän toimintoon ei liity ehtoa.

Rinnakkaiset ja peräkkäiset toiminnot

Kun ehtoon liittyy vähintään kaksi toimintoa, toiminnot voidaan suorittaa yhtä aikaa (rinnakkain) tai yksi kerrallaan (peräkkäin).

Peräkkäiset toiminnot   Esimerkiksi asiakirjan hyväksymisen työnkulussa voidaan määrittää kaksi toimintoa siten, että kun asiakirja hyväksytään, ensin lähetetään viesti ja sitten (sen jälkeen) asiakirja kopioidaan Hyväksytty-asiakirjakirjastoon. Työnkulun suunnitteluikkunassa sitten tarkoittaa, että jälkimmäinen toiminto suoritetaan vasta sitten, kun ensimmäinen toiminto on suoritettu.

Rinnakkaiset toiminnot   Esimerkiksi asiakirjan hyväksymisen työnkulussa voidaan määrittää kaksi toimintoa siten, että kun asiakirja hyväksytään, viesti lähetetään ja asiakirja kopioidaan (samanaikaisesti) Hyväksytty-asiakirjakirjastoon. Työnkulun suunnitteluikkunassa ja tarkoittaa, että jälkimmäinen toiminto suoritetaan samanaikaisesti ensimmäisen toiminnon kanssa.

 Huomautus   Rinnakkaiset toiminnot eivät ole täysin samanaikaisia. Täsmällistä järjestystä ei voi määrittää, ja suoritusjärjestys voi vaihdella työnkulun eri suorituskerroilla.

 Huomautuksia 

• Missä tahansa säännössä (ehdoissa ja toiminnoissa), kaikkien toimintojen on oltava peräkkäisiä tai rinnakkaisia.
• Peräkkäisten tai rinnakkaisten toimintojen sarjan on sisällyttävä yhteen vaiheeseen.

Mitä ovat vaiheet?

Työnkulku koostuu vähintään yhdestä vaiheesta. Kukin vaihe sisältää minkä tahansa määrän toimintoja ja niihin liittyviä ehtoja. Vaiheet voi kuvitella työnkulun suunnitteluikkunan sivuiksi. Esimerkiksi asiakirjan hyväksymisen työnkulussa työnkulun suunnitteluikkunassa on kaksi vaihetta.

Vaiheiden avulla voi ryhmitellä ehtoja ja toimintoja, jotta jokin sääntöjen (ehtojen ja toimintojen) joukko käsitellään ennen toista joukkoa.

Yksi vai useita vaiheita? Jotkin työnkulut voi suunnitella joko yhden vaiheen peräkkäisiksi toiminnoiksi tai peräkkäisiksi vaiheiksi.

Esimerkiksi seuraavat kolme toimintoa voisivat olla yksivaiheisen työnkulun Vaihe 1.

Samat kolme toimintoa voisi erottaa erillisiksi vaiheiksi.

Työnkulun vaiheiden rakenne vaihtelee sen mukaan, mitä kussakin vaiheessa saavutetaan. Yhden vaiheen säännöt käsitellään loppuun saakka ennen siirtymistä seuraavaan vaiheeseen, joten samaan vaiheeseen kannattaa ryhmitellä kaikki säännöt, jotka vaikuttavat haluamasi toiminnon tai toimintojen suorittamiseen.

Kukin vaihe voi siis sisältää yhden 'Muuten jos' -ehtojen haaran, jossa kunkin haaran toiminnot suoritetaan vain, jos määritetty ehto täyttyy. Tässä tapauksessa lisävaiheita tarvitaan vain, kun

• tarvitaan useita 'Muuten jos' -ehtojen haaroja
• haaran lausekkeet on erotettava haaraan kuulumattomista lausekkeista.

Vaiheiden avulla voi myös järjestellä työnkulkua. Työnkulussa voi olla esimerkiksi useita toimintoja yhdessä vaiheessa ilman ehtoja. Tällöin toiminnot voi halutessaan järjestää erillisiin vaiheisiin, jotta ne erottuvat toisistaan selkeämmin.

 Sivun alkuun

Mitä ovat työnkulun lomakkeet?

Työnkulusta voi tehdä dynaamisemman ja joustavamman lisäämällä siihen lomakkeen. Lomakkeen avulla voi kerätä tietoja työnkulun osallistujilta työnkulun ennalta määritetyssä vaiheessa, jolloin osallistujat voivat osallistua työnkulun tehtävien suorittamiseen.

Voit luoda Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmalla kahdentyyppisiä työnkulun lomakkeita:

• Aloituslomake kerää tietoja työnkulun osallistujalta, kun osallistuja käynnistää työnkulun. Aloituslomakkeet tulevat näkyviin, kun käyttäjä käynnistää työnkulun manuaalisesti SharePoint-kohteessa. Aloituslomakkeen avulla käyttäjät voivat määrittää SharePoint-kohteen työnkulkuun lisäparametreja tai -tietoja tapauskohtaisesti. Aloituslomake saattaa esimerkiksi kysyä, kuka tarkistaa asiakirjan ja milloin tarkistuksen tulisi olla valmis. Kaikki työnkulut eivät tarvitse aloituslomaketta. Jos tarvitset sellaisen, Office SharePoint Designer 2007 luo automaattisesti määritystesi mukaisen ASP.NET-aloituslomakkeen.
• Mukautettu tehtävälomake sallii työnkulun osallistujien vaikuttaa SharePoint-sivuston Tehtävät-luettelon tehtäviin. Ohjatun mukautetun tehtävän luomisen avulla voi helposti luoda mukautetun lomakkeen kenttiä ja lisätä niitä mukautettuun tehtävälomakkeeseen. Kun olet suunnitellut työnkulun, Office SharePoint Designer 2007 luo automaattisesti mukautettujen tehtävien ASP.NET-lomakkeet. Kun työnkulku suoritetaan ja tehtävät luodaan, käyttäjä voi siirtyä SharePoint-sivuston Tehtävät-luetteloon, merkitä tehtävät valmiiksi ja kirjoittaa valinnaiset tai pakolliset työnkulkuun liittyvät tiedot. Työnkulku voi sitten reagoida muutoksiin määritetyllä tavalla tai käsitellä tiedot myöhemmissä vaiheissa.

Kun Office SharePoint Designer 2007 on luonut automaattisesti ASP.NET-lomakkeet, niitä voi mukauttaa. Työnkulun lomakkeet ovat ASP.NET-sivuja, joihin on liitetty tietolomakkeen Web-osa ja perustyylisivu. Nämä .aspx-tiedostot tallennetaan SharePoint-sivustoon työnkulun lähdetiedostojen kanssa. Voit avata ja mukauttaa lomakkeita aivan kuten muitakin .aspx-tiedostoja.

 Sivun alkuun

Mihin työnkulut tallennetaan?

Työnkulut tallennetaan sivustokohtaiseen asiakirjakirjastoon, jonka nimi on Työnkulut. Office SharePoint Designer 2007 luo automaattisesti tämän asiakirjakirjaston. Työnkulut-asiakirjakirjasto näkyy kansioluettelossa työnkulkukuvakkeena, ei tavallisena luettelon tai asiakirjakirjaston kuvakkeena. Työnkulut-asiakirjakirjasto piilotetaan oletusarvon mukaan selaimelta, eikä sillä ole luettelonäkymiä, kuten AllItems.aspx tai EditForm.aspx. Tämä asiakirjakirjasto sisältää kunkin Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmalla luodun työnkulun kansion. Kansiossa ovat kaikki työnkulun tarvitsemat lähdetiedostot, joita ovat

• työnkulun merkkaustiedosto (.xoml) (tarvitaan vain, kun työnkulussa on ehtoja)
• työnkulun sääntötiedosto
• työnkulun asetustiedosto
• kaikki tarvittavat .aspx-lomakkeet, kuten aloituslomakkeet (manuaalisesti käynnistettäville työnkuluille) ja mukautetut tehtävälomakkeet.

Voit muokata olemassa olevaa työnkulkua joko valitsemalla Tiedosto-valikosta Avaa työnkulku tai kaksoisnapsauttamalla kansioluettelossa olevaa .xoml-tiedostoa. Tämä avaa työnkulun ensimmäisen vaiheen työnkulun suunnitteluikkunaan. Jos tarkastelet työnkulun aloitusasetuksia valitsemalla Edellinen, havaitset, että et voi vaihtaa työnkulun luetteloa tai kirjastoa. Kun työnkulku on liitetty luetteloon tai kirjastoon Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmalla, liitosta ei voi enää muuttaa.

Työnkulun suunnitteluikkunassa on Kirjaa historialuetteloon -toiminto. Voit käyttää tätä toimintoa, kun haluat pitää kirjaa työnkulun historiasta, jotta voit tarvittaessa tutkia virheitä tai seurata toiminnon etenemistä. Kun luot työnkulun, joka käyttää Kirjaa historialuetteloon -toimintoa, Office SharePoint Designer 2007 luo automaattisesti Työnkulun historia -luettelon. Tässä luettelossa on esimerkiksi sellaisia sarakkeita kuin käyttäjätunnus, päivämäärä, tapahtuma ja virheen kuvaus. Kuten Työnkulut-asiakirjakirjasto, myös historialuettelo on oletusarvon mukaan piilossa selaimelta mutta näkyvissä kansioluettelossa.

Työnkulun suunnitteluikkunassa on kolme toimintoa, jotka liittyvät Tehtävät-luetteloon: Määritä tehtävä, Kerää tietoja käyttäjältä ja Määritä ryhmätutkimus. Kun luot työnkulun, joka käyttää jotakin näistä kolmesta toiminnosta, Office SharePoint Designer 2007 luo tarvittaessa automaattisesti .aspx-lomakkeen, tehtävän sisältötyypin ja Tehtävät-luettelon. Tehtävät-luetteloa voi oletusarvon mukaan tarkastella selaimella, toisin kuin Työnkulut-asiakirjakirjastoa ja Työnkulun historia -luetteloa.

 Sivun alkuun

Mistä työnkulun tilan voi tarkistaa?

Työnkulun etenemistä valituissa kohteissa voi tarkastella helposti selaimella. Luettelon tai asiakirjakirjaston Kaikki kohteet -näkymässä on kohteessa suoritettavien työnkulkujen nykyinen tila. Lisäksi kullakin kohteella on Työnkulut-sivu, jossa ovat näkyvissä seuraavat tiedot:

• kaikki kohteessa suoritettavat nykyiset työnkulut
• kaikki kohteessa aiemmin suoritetut työnkulut
• kaikki kohteessa käytettävissä olevat työnkulut.

Voit tarkastella kohteen Työnkulut-sivua valitsemalla kohteen luettelosta ja valitsemalla sitten valikosta Työnkulut.

 Huomautus   Työnkulut-komento on käytettävissä vain, kun kohde on luettelossa tai kirjastossa, johon on liitetty vähintään yksi työnkulku.

Kun käyttäjä käynnistää kohteen työnkulun, Windows SharePoint Services 3.0 lisää kohteeseen uuden sarakkeen. Sarakkeen nimi on oletusarvon mukaan sama kuin työnkulun nimi. Tässä vain luku -sarakkeessa on kohteen työnkulun nykyinen tila. Tämä tilasarake lisätään automaattisesti, kun työnkulku suoritetaan ensimmäisen kerran.

Kussakin sarakkeessa työnkulun tila on linkki. Kun napsautat esimerkiksi Käynnissä-linkkiä, näkyviin tulee työnkulun kyseisen ilmentymän Työnkulun tila -sivu.

Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmalla luotua työnkulkua ei voi ottaa käyttöön monessa luettelossa. Sitä voi käyttää vain siinä luettelossa, johon se on luotu. Yhdessä luettelossa voi kuitenkin olla useita työnkulkuja, ja ne voivat olla kaikki saman kohteen käytettävissä. Useita työnkulkuja voi suorittaa samanaikaisesti samassa luettelokohteessa, mutta kohteessa voi olla käynnissä vain yksi tietyn työnkulun ilmentymä kerrallaan. Luettelossa voi olla käytettävissä esimerkiksi kaksi työnkulkua, Työnkulku A ja Työnkulku B. Vaikka työnkulkuja voi suorittaa samanaikaisesti tietyssä luettelon kohteessa, et voi suorittaa kahta Työnkulku A:n tai Työnkulku B:n ilmentymää samanaikaisesti samassa kohteessa.

 Sivun alkuun

Suositeltavat jatkotoimet

Työnkulut ovat tehokas tapa lisätä sovelluslogiikka SharePoint-sivustoihin ja sovelluksiin. Nyt kun ymmärrät työnkulkujen perusasiat, haluat ehkä aloittaa työnkulun luomisella.

• Tutustu joihinkin tärkeisiin suunnitteluun liittyviin asioihin ja perustoimiin lukemalla artikkeli Työnkulun luominen.
• Linkkejä artikkeleihin, joissa esitetään täydelliset työnkulkuesimerkit, on Katso myös -osassa.

 Sivun alkuun