Yleiskuvaus: SharePoint Workspace 2010 -työtilat

SharePoint Workspace 2010:ssä voit luoda kolmenlaisia työtiloja:

  • SharePoint-työtiloja
  • Groove-työtiloja
  • jaettuja kansioita.

Sisältö

Sivun alkuun Sivun alkuun

SharePoint-työtilat

Tämän työtilatyypin avulla luodaan SharePoint-sivuston paikallinen kopio, joka synkronoidaan automaattisesti palvelimen kanssa.

SharePoint-työtila on henkilökohtainen kopio SharePoint-sivustosta tai valituista luetteloista ja kirjastoista, ja sitä käytetään offline-tilassa ja se synkronoidaan kyseisen sivuston kanssa. Tässä työtilassa ei ole muita jäseniä kuin sinä. Voit jakaa sisältöpäivitykset muiden SharePoint-käyttäjien kanssa synkronoimalla työtilan SharePoint-sivuston kanssa. Saat myös muiden SharePoint-käyttäjien SharePoint-sivustoon tekemät sisältöpäivitykset synkronoimalla työtilan.

SharePoint-työtilan avulla voit käyttää SharePoint-sivuston sisältöä helposti milloin tahansa riippumatta siitä, onko käytettävissäsi verkkoyhteyttä.

Miksi SharePoint-työtiloja kannattaa luoda?

Yleisin syy luoda SharePoint-työtila on SharePoint-sivuston tietojen käyttäminen silloinkin, kun et ole yhteydessä verkkoon tai kun olet offline-tilassa.

Monet käyttäjät pitävät SharePoint-työtilojen ominaisuuksista ja työskentely-ympäristöstä enemmän kuin SharePoint-sivustojen käyttämisestä suoraan selaimella. SharePoint-työtiloissa esimerkiksi luetteloissa ja kirjastoissa siirtyminen on helppoa ja nopeaa. Voit siirtyä luetteloissa ja kirjastoissa hiiren napsautuksella, eikä verkkosivuja tarvitse ladata. Jos käytät useiden eri SharePoint-sivustojen sisältöä, voit ladata työtilojen sisällöt useisiin eri SharePoint-työtiloihin ja järjestää työtilat SharePoint Workspacen aloituskeskukseen, josta ne ovat nopeasti käytettävissä.

Monet käyttäjät myös pitävät SharePoint-työtilojen monipuolisista ominaisuuksista ja arvostavat monien perustoimintojen yksinkertaisuutta. Esimerkiksi uusien kohteiden tai tiedostojen lisääminen luetteloihin ja kirjastoihin sekä niiden muokkaaminen on erittäin helppoa.

SharePoint-työtilan luontitavat

Kun haluat luoda SharePoint-työtilan suoraan SharePoint-sivustossa, valitse Sivuston toiminnot -valikko ja valitse sitten Synkronoi SharePoint Workspacen kanssa. Tämä on helpoin tapa luoda työtila silloin, kun aktiivisena on SharePoint-sivusto, jonka haluat kopioida tietokoneeseesi.

Voit luoda SharePoint-työtilan myös SharePoint Workspacen aloituskeskuksessa tai Backstage-näkymässä. Tässä tapauksessa sinun täytyy tietää haluamasi SharePoint-sivuston WWW-osoite ja saatat joutua antamaan SharePoint-sivuston kirjautumistiedot.

SharePoint-työtilojen latausvaihtoehdot

Kun luot SharePoint-työtilan, alkuperäisten latausasetusten mukaan valitun SharePoint-sivuston kaikkien tuettujen luetteloiden ja kirjastojen sisältämät kohteet ladataan. Tiedostokirjastojen osalta SharePoint-työtilan sisältö ladataan joko avaamalla tiedostot tai käyttämällä Synkronointi-välilehden Lataa sisältö -vaihtoehtoa.

Voit määrittää latauksen myös niin, että ainoastaan valittujen luetteloiden ja kirjastojen sisältämät kohteet haetaan. Valikoiva lataaminen mahdollistaa sen, että voit lykätä sisällön lataamista muista luetteloista ja kirjastoista, kunnes tarvitset kyseistä sisältöä. Luettelot ja kirjastot näkyvät edelleen SharePoint-työtilassa, mutta varsinaisen sisällön sijasta näet vaihtoehdot, joiden avulla voit ladata sisällön tai siirtyä luetteloon tai kirjastoon SharePoint-sivustossa.

Tietoa ulkoisten luetteloiden käyttämisestä SharePoint-työtilassa

Jotkin SharePoint-luettelot luodaan Microsoftin Yritystietopalveluiden sovelluksilla. Kun luot SharePoint-työtilan, nämä luettelot näkyvät Ulkoiset luettelot -kohdan sisältöruudussa silloin, kun ne on lajiteltu tyypin mukaan.

Tietoja sisältötyypeistä, joita ei tueta

SharePoint Workspace ei tue sisällön lataamista SharePoint-työtilaan kaikista SharePoint-luettelo- ja kirjastotyypeistä. Et voi ladata sisältöä esimerkiksi tutkimuksista tai Wiki-kirjastoista. Kun luot SharePoint-työtilan, nämä sisältötyypit on lueteltu Työtilan sisältö -ruudussa Saatavilla palvelimessa -kohdassa. SharePoint-työtila sisältää vaihtoehdon Avaa luettelo selaimessa.

Tietoja SharePoint-työtilan ja sitä vastaavan SharePoint-sivuston sisällön synkronoimisesta

SharePoint-työtila on kopio palvelimeen tallennetun SharePoint-sivuston sisällöstä. Tästä syystä SharePoint-työtilan sisällön päivitykset näkyvät palvelinversiossa silloin, kun työtila ja palvelin synkronoidaan. Jos esimerkiksi poistat SharePoint-työtilan kohteita tai nimeät niitä uudelleen, kyseiset kohteet poistetaan tai nimetään uudelleen myös palvelimessa. Vastaavasti, kun poistat kohteita palvelimesta tai muutat palvelimessa sijaitsevien kohteiden nimiä, kyseiset kohteet poistetaan tai nimetään uudelleen myös SharePoint-työtilassa.

Tietoja SharePoint-työtilojen poistamisesta

SharePoint-työtilan poistaminen aloituskeskuksesta poistaa vain SharePoint-sivuston paikallisen kopion. Se ei vaikuta palvelimen SharePoint-sivustoon tallennettuun sisältöön. Toisin sanoen SharePoint-työtilan poistaminen EI poista sisältöä, joka on ladattu työtilaan palvelimesta. SharePoint-työtilan poistamisen jälkeen voit halutessasi luoda uuden SharePoint-työtilan, joka viittaa samaan SharePoint-sivustoon.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Groove-työtilat

Tämä on Microsoft Office Groove -ohjelmalle alunperin kehitetty työtilatyyppi, ennen kuin tuotenimi muuttui SharePoint Workspaceksi.

Tämän työtilatyypin avulla ryhmät tai organisaatiot, joilla on yhteisiä päämääriä ja tavoitteita, voivat jakaa ideoita ja tehdä yhteistyötä. Groove-työtilassa on yleensä kaksi tai useampia jäseniä eli henkilöitä, jotka liittyvät työtilaan saatuaan kutsun. Työtilan sisältö on erittäin dynaaminen. Kaikki jäsenet, jotka ovat online-tilassa, näkevät heti päivitykset, jotka joko he itse tai muut jäsenet ovat lisänneet. Kaikki jäsenet lähettävät ja vastaanottavat päivityksiä online-tilaan siirtyessään.

Jäsenet voivat käyttää Groove-työtilassa useita erilaisia sovellustyökaluja. Oletetaan esimerkiksi, että aiot osallistua viikkokokoukseen, jossa käsitellään markkinointimateriaalien kehittämistä. Toimintoja saattavat olla määräpäivien asettaminen, tehtävien jakaminen sekä valmiin työn arvioiminen. Jotta tämä kokous etenisi tehokkaasti, työtilan jäsenet voivat lähettää tiedostoja Tiedostot-työkaluun, keskustella ongelmista Keskustelutyökalulla ja neuvotella kokouksen esityslistasta käyttämällä Kalenterityökalua. Kaikki jäsenet, jotka ovat samaan aikaan työtilassa online-tilassa, voivat viestiä reaaliaikaisesti käyttämällä online-keskustelua tai jopa puhua keskenään käyttämällä äänikeskustelua (jos heidän tietokoneissaan on tämän toiminnon edellyttämät äänikomponentit).

Luettelot-työkalua käytetään Microsoft Office InfoPath -ohjelman yhteydessä silloin, kun halutaan luoda työtilaan lisättäviä, mukautettuja työkaluja. Mukautetun työkalun monimutkaisuus ja ominaisuudet voivat vaihdella huomattavasti InfoPath-työkalusuunnittelijan taitojen ja näkemysten mukaan. Kenen tahansa suunnittelijan pitäisi pystyä luomaan yksinkertainen työkalu, joka koostuu erilaisista lomakkeessa olevista syöttö- ja tekstikentistä.

Groove-työtilan rajoitukset

Vaikka työtiloilla ei olekaan varsinaisia kokorajoituksia, optimaalisen toiminnan kannalta suositellaan, että työtilan koko on 2 gigatavua tai sitä pienempi. Voit tarkistaa nykyisen työtilan koon tarkastelemalla työtilan ominaisuuksia.

 Huomautus    SharePoint Workspace ei voi lähettää uusille kutsutuille henkilöille Groove-työtilaa, joka on suurempi kuin 2 gigatavua. Sivun alkuun Sivun alkuun

Jaetut kansiot

Vaihtoehtona Groove-työtilalle voit myös luoda tiedostojärjestelmääsi jaetun kansion. Tämä työtilatyyppi mahdollistaa kansion sisällön jakamisen Windows-tiedostojärjestelmän kaikkien niiden tietokoneiden kanssa, joissa sinulla on tili, sekä muiden SharePoint Workspacen käyttäjien kanssa kutsun avulla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Office 2010