SharePoint Workspace 2010:n perustoiminnot

Office 2010:n käytön aloittaminen Tässä artikkelissa esitellään muutamia perustoimintoja, joilla voit opetella käyttämään Microsoft SharePoint Workspace 2010:tä.

 Huomautus   SharePoint Workspace oli aiemmin nimeltään Office Groove.

Tämän artikkelin sisältö


Mikä SharePoint Workspace on?

Microsoft SharePoint Workspace 2010:llä voit käyttää SharePoint-sisältöä riippumatta siitä, oletko yhteydessä SharePoint-palvelimeen vai et. Kun olet yhteydessä SharePoint-palvelimeen, kaikki sisältö päivitetään palvelimeen ja työtilan muutokset synkronoidaan automaattisesti. Kun et ole yhteydessä palvelimeen, työtilaan tekemäsi muutokset tallennetaan paikalliseen välimuistiin. Kun seuraavan kerran muodostat yhteyden SharePoint-palvelimeen, kaikki muutokset synkronoidaan automaattisesti.

SharePoint-työtilat tarjoavat helpon siirtymisen SharePoint-sisällössä ja helpon käytettävyyden sisällölle. Jos SharePoint-sivuston käyttö on sinulle tuttua, osaat siis käyttää myös SharePoint-työtilaa heti ensimmäisestä käyttökerrasta lähtien.

Sivun alkuun Sivun alkuun

SharePoint Workspacen työtilatyypit

SharePoint Workspace tarjoaa kolme työtilatyyppiä: SharePoint-työtilat, Groove-työtilat ja jaetut kansiot.

SharePoint-työtilat   : Tällä uudella työtilatyypillä voit luoda SharePoint-työtilasta kopion tietokoneeseesi. Tämä kopio synkronoidaan automaattisesti palvelimen kanssa. Tämä työtilatyyppi voi sisältää vain yhden jäsenen, työtilan tekijän.

Groove-työtilat:    Nämä työtilat ovat tuttuja kaikille aiempien ohjelmistoversioiden (kuten Office Groove 2007) käyttäjille. Nämä työtilat sisältävät usein erilaisia tuotantotyökaluja, joita voidaan lisätä tarvittaessa, sekä kaksi jäsentä tai useampia jäseniä, jotka liittyvät kutsusta.

Jaettu kansio on erityinen Groove-työtila, joka mahdollistaa Windows-tiedostojärjestelmän kansion sisällön jakamisen. Jos haluat lisätietoja jaetuista kansioista, tutustu ohjeaiheeseen Tietoja jaetuista kansioista.

Sivun alkuun Sivun alkuun

SharePoint-työtilan osat

SharePoint-työtila

Kuvateksti 1 Tämän työtilan synkronoidut SharePoint-tiedostokirjastot
Kuvateksti 2 Tämän työtilan synkronoidut SharePoint-luettelot
Kuvateksti 3 Luettelot tai kirjastot, joita SharePoint-työtila ei tue (Tähän sisältöön on tarjolla linkki, jolla käyttäjät pääsevät kyseiseen sisältöön SharePoint-sivustossa)
Kuvateksti 4 Valitun tiedostokirjaston sisältö

Näissä ohjeissa kuvataan, miten voit luoda SharePoint-työtilan SharePoint-sivustosta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Groove-työtilan osat

Groove-työtiloilla ryhmät tai organisaatiot, joilla on yhteisiä päämääriä ja tavoitteita, voivat jakaa ideoita ja tehdä yhteistyötä. Groove-työtilassa on yleensä kaksi tai useampia jäseniä eli henkilöitä, jotka liittyvät työtilaan saatuaan kutsun. Työtilan sisältö on erittäin dynaaminen. Kaikki jäsenet, jotka ovat online-tilassa, näkevät heti päivitykset, jotka joko he itse tai muut jäsenet ovat lisänneet. Kaikki jäsenet lähettävät ja vastaanottavat päivityksiä online-tilaan siirtyessään.

Jäsenet voivat käyttää Groove-työtilassa useita erilaisia sovellustyökaluja. Oletetaan esimerkiksi, että olet osallistumassa viikkokokoukseen, jossa käsitellään markkinointimateriaalien kehittämistä. Toimintoja saattavat olla määräpäivien asettaminen, tehtävien jakaminen sekä valmiin työn arvioiminen. Jotta tämä kokous etenisi tehokkaammin, työtilan jäsenet voivat lähettää tiedostoja asiakirjatyökalulla, keskustella ongelmista keskustelutyökalulla ja neuvotella kokouksen esityslistasta kalenterityökalulla. Kaikki jäsenet, jotka ovat samaan aikaan työtilassa online-tilassa, voivat viestiä reaaliaikaisesti keskustelutoiminnolla.

Kuvateksti 1 Tämän työtilan työkalut
Kuvateksti 2 Tämän työtilan jäsenet
Kuvateksti 3 Valitun työtilatyökalun sisältö
Kuvateksti 4 Uutta tai lukematonta sisältöä sisältävä kohde
Kuvateksti 5 Uusien jäsenien kutsuminen työtilaan Kutsu työtilaan -ruudussa
Kuvateksti 6 Työtilan keskusteluiden tallenne

SharePoint-työtilan luominen

Voit luoda SharePoint-työtiloja, kun selaat SharePoint-sivustoa selaimella. Lisäksi voit luoda niitä SharePoint Workspacen toiminnon aloituskeskuksessa.

Kaikkien luetteloiden ja kirjastojen kohteet lataavan SharePoint-työtilan luominen

Helpoin tapa luoda SharePoint-työtila on siirtyä SharePoint-sivustoon ja synkronoida sivusto tietokoneeseesi. Kaikki tuettujen luetteloiden ja kirjastojen kohteet ladataan SharePoint-työtilaan. Ota huomioon, että tiedostokirjastojen kohteiden sisältö ladataan vasta, kun sitä tarvitaan; sisältö ladataan siis silloin, kun avaat tiedoston SharePoint-työtilassa.

Luettelot ja kirjastot, joita ei vielä tueta, näkyvät työtilan sisältöruudussa, jossa näytetään linkit SharePoint-sivustoon.

 Huomautus   SharePoint Workspace varoittaa sinua, jos valitsemasi SharePoint-sivusto erittäin suuri, jolloin kaikkien kohteiden lataaminen kestäisi kauan.

  1. Siirry verkkoselaimella siihen SharePoint-sivustoon, jonka haluat synkronoida SharePoint-työtilaan.
  2. Valitse Sivuston toiminnot ja valitse sitten Synkronoi SharePoint Workspacen kanssa.

Jos haluat synkronoida SharePoint-sivuston tietokoneeseesi, valitse tämä asetus.

  1. Valitse Synkronoi SharePoint Workspacen kanssa -valintaikkunassa OK.

Synkronoi tietokoneeseen -valintaikkuna

Synkronoimisen edistymistä kuvaava valintaikkuna aukeaa ja kertoo sinulle SharePoint-sivuston ja SharePoint-työtilan välisen latauksen edistymisestä.

Synkronoi tietokoneeseen -toiminnon edistymisen ikkuna

  1. Kun lataus on valmis, valitse Avaa työtila tai Sulje.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Valitun luettelon tai kirjaston synkronoivan SharePoint-työtilan luominen

Joskus saatat haluta synkronoida tietokoneeseesi vain tietyn luettelon tai kirjaston sisällön SharePoint-työtilassa. Voit halutessasi tehdä näin ja välttää tuhlaamasta aikaa muiden luetteloiden ja kirjastojen tietojen lataamiseen.

 Huomautus   Voit myös mukauttaa SharePoint-työtilan luomista siten, että siinä yhteydessä ladataan tiettyjen luetteloiden ja kirjastojen kokoelma. Saat lisätietoja Uuden työtilan luominen -ohjeartikkelin kohdasta, jossa käsitellään tietyistä luetteloista ja kirjastoista kohteet lataavan SharePoint-työtilan luomista.

  1. Siirry verkkoselaimella siihen SharePoint-sivustoon, jonka haluat synkronoida SharePoint-työtilan kanssa.
  2. Valitse luettelo tai kirjasto, jonka haluat synkronoida tietokoneeseesi.
  3. Toimi seuraavasti:
  • Jos valitsit luettelon, valitse Luettelon työkalut -kohdasta Luettelo.

Luettelon työkalut -kohdan Luettelot-välilehti SharePoint-sivustossa

  • Jos valitsit kirjaston, valitse Kirjaston työkalut -kohdasta Kirjasto.

Kirjaston työkalut -kohdan Kirjasto-välilehti

  1. Valitse SharePointin valintanauhan Yhdistä ja vie -ryhmästä Synkronoi SharePoint Workspacen kanssa.
  2. Valitse OK.
    Synkronoimisen edistymistä kuvaava valintaikkuna aukeaa ja kertoo sinulle SharePoint-sivuston ja SharePoint-työtilan välisen latauksen edistymisestä.
  3. Kun lataus on valmis, valitse Avaa työtila tai Sulje.

Sivun alkuun Sivun alkuun

SharePoint-työtilan sisällön synkronointi SharePoint-palvelimen kanssa

SharePoint-työtila synkronoidaan automaattisesti SharePoint-sivuston kanssa seuraavien periaatteiden mukaisesti:

  • Kaikki SharePoint-työtilaan tekemäsi muutokset lähetetään SharePoint-sivustoon heti, kun tallennat muutokset.
  • Kaikki SharePoint-työtilan ja SharePoint-sivuston sisältö synkronoidaan automaattisesti 10 minuutin välein. Synkronointi suoritetaan huolimatta siitä, onko päivityksiä tehty.

Sinun ei tarvitse tehdä mitään pitääksesi sisällön synkronoituna. Koska päivitykset synkronoidaan SharePoint-sivustoon kuitenkin vain 10 minuutin välein, joskus sinun kannattaa ehkä aloittaa manuaalinen synkronointi, jos haluat varmistaa, että uusin sisältö pysyy tallessa.

Voit synkronoida yksittäisiä luetteloita tai kirjastoja tai kaikki SharePoint-työtilan luettelot ja kirjastot kerralla.

Yksittäisen luettelon tai kirjaston synkronointi

  1. Napsauta Sisältö-ruudussa luetteloa tai kirjastoa, jonka haluat synkronoida.
  2. Valitse Synkronointi-välilehdestä Synkronoi ja valitse sitten Synkronointityökalu.

Synkronointityökalu-komento

Näet synkronoinnin edistymisen tilarivistä.

SharePoint-työtilan kaikkien luetteloiden ja kirjastojen synkronointi

  • Valitse Synkronointi-välilehdestä Synkronoi ja valitse sitten Synkronoi työtila.

Näet synkronoinnin edistymisen tilarivistä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

SharePoint-työtilaan siirtyminen

SharePoint-työtilaan siirtyminen toiminnon aloituskeskuksesta

Voit siirtyä luomaasi SharePoint-työtilaan avaamalla sen toiminnon aloituskeskuksesta.

  1. Käynnistä SharePoint Workspace.
  2. Napsauta toiminnon aloituskeskuksen aloitusvälilehteä.
  3. Avaa SharePoint-työtila kaksoisnapsauttamalla sen nimeä.

SharePoint-työtila toiminnon aloituskeskuksessa

Sivun alkuun Sivun alkuun

SharePoint-työtilaan siirtyminen tiedostojärjestelmässä

Voit siirtyä SharePoint-työtiloihin suoraan tiedostojärjestelmässä.

Jos käytät Windows Vistaa tai sitä uudempaa käyttöjärjestelmää, työtilat tallennetaan käyttäjäprofiilikansiosi Työtilat-kansioon.

Jos käytät Windows XP:tä, työtilasi tallennetaan Omat tiedostot -kansion Työtilat-kansioon.

Kun avaat Työtilat-kansion, SharePoint-työtila käynnistyy automaattisesti, jos se ei ole jo käynnissä. Työtilat on lueteltu samoilla kuvakkeilla kuin toiminnon aloituskeskuksessa.

SharePoint Workspace 2010 -työtilat näkyvät tässä kansiossa tiedostojärjestelmässäsi

 Huomautus   Luettelossa näytetään vain 2010 SharePoint- ja Groove-työtilat. SharePoint-työtilat näytetään vain, jos ne sisältävät vähintään yhden tiedostokirjaston. Groove-työtilat näytetään vain, jos ne sisältävät vähintään yhden tiedostotyökalun.

Näet työtilan tiedostotyökalut avaamalla työtilan kansion.

SharePoint Workspace 2010 -työtilat

Sivun alkuun Sivun alkuun

Groove-työtilan luominen

Voit luoda Groove-työtiloja toiminnon aloituskeskuksessa.

  1. Valitse aloitusvälilehdestä Uusi ja valitse sitten Groove-työtila.
  2. Kirjoita työtilan nimi.
  3. Valitse Luo.

SharePoint Workspace luo Groove-työtilan ja merkitsee sinut sen ensimmäiseksi käyttäjäksi vastuuhenkilörooliin. Nyt voit lisätä tai päivittää työtilatyökaluja ja kutsua työtilaan muita jäseniä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Henkilöiden kutsuminen Groove-työtilaan

Voit kutsua muita henkilöitä Groove-työtilaan toimimalla seuraavasti:

  1. Avaa työtila.
  2. Kirjoita Jäsenet-ruudun Kutsu työtilaan -ruutuun vastaanottajan sähköpostiosoite. Valitse sitten Siirry.

Kutsuminen työtilaan sähköpostiosoitteella

 Huomautus   Jos henkilö, jonka haluat kutsua, on jo muiden Groove-työtilojen jäsen tai kuuluu yhteystietoihisi, löydät henkilön nopeasti kirjoittamalla hänen nimensä muutaman ensimmäisen kirjaimen näytössä näkyvään ruutuun.

  1. Valitse Lähetä kutsu -ikkunassa Kutsu.

Lähetä kutsu -valintaikkuna

Kun lähetät kutsun, vastaanottajan on avattava ja hyväksyttävä se. Saat tämän jälkeen viestin hyväksynnän vahvistamisesta.

Kun vahvistat hyväksynnän, työtila lähetetään uuden jäsenen tietokoneeseen. Uusi jäsen lisätään työtilan jäsenluetteloon.

Jos haluat lisätietoja kutsujen lähettämisestä, tutustu ohjeaiheeseen Groove-työtilaan kutsuminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
SharePoint Workspace 2010