Yhden tai useiden tiedoston lisääminen kirjastoon

Kirjastossa (kirjasto: SharePoint-sivustossa sijaitseva paikka tiedostojen hallintaa varten. Kirjastossa voidaan näyttää tiedostoja koskevia tietoja, kuten käyttäjän määrittämiä ominaisuuksia.) voit luoda ja hallita asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä ja muun tyyppisiä tiedostoja. Joidenkin tiedostotyyppien käyttäminen on kuitenkin torjuttu tietoturvasyistä.

Kirjastoihin voi lisätä tiedostoja useilla tavoilla. Tapa määräytyy sen mukaan, luodaanko kirjastoon uusi tiedosto, lisätäänkö kirjastoon aiemmin luotu tiedosto vai lisätäänkö useita tiedostoja kerralla. Jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt kirjaston vastaanottamaan sähköpostia, tiedoston voi lisätä kirjastoon myös sähköpostitse viestin liitteenä.



Tiedoston luominen kirjastoon

Uuden tiedoston voi luoda suoraan kirjastosta, jos tarkoitus on käyttää Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopivaa ohjelmaa. Tällainen ohjelma on esimerkiksi Microsoft Office Word 2007.

Jos ohjelma, jota haluat käyttää, ei ole yhteensopiva, voit siitä huolimatta tallentaa tiedoston kirjastoon ja tehdä siellä tiedoston hallintatoimia. Tiedostoa ei voi luoda Uusi-komennolla, mutta voit silti luoda tiedoston omassa ohjelmassasi ja lisätä sen myöhemmin kirjastoon.

Jos kyseessä on kuvakirjasto, tiedosto täytyy luoda jossakin muussa ohjelmassa ja lisätä vasta sitten kirjastoon. Voit luoda kuvakirjastoon tai muuhun kirjastoon kansion, jos kansioiden luomista ei ole rajoitettu kirjastossa.

Luotavan tiedoston tiedostotyyppi määräytyy sen mukaan, millaisen mallin tai millaisia malleja sivuston omistaja ja järjestelmänvalvoja on yhdistänyt kirjastoon. Jos haluat luoda kirjastoon jonkin muun tyyppisen tiedoston, ota yhteys järjestelmänvalvojaan tai sivuston omistajaan.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

Jos kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten kirjaston nimi.

  1. Napsauta Uusi-valikon nuolta ja valitse Uusi tiedostotyyppi, esimerkiksi Uusi asiakirja.

Jos kirjastoon on yhdistetty muita malleja, näkyviin tulee muita vaihtoehtoja, kuten Uusi laskentataulukko tai Uusi sopimus.

 Vihje   Valitsemalla Uusi voit luoda kirjaston oletusmalliin perustuvan tiedoston.

  1. Lisää teksti ja haluamasi muut kohteet tiedostoon.
  2. Tallenna tiedosto normaalisti Tallenna-painikkeella tai Tiedosto-valikon Tallenna-komennolla ja nimeä tiedosto.

Kun tiedosto tallennetaan, tiedosto lisätään kirjastoon. Tiedosto tulee myös näkyviin tiedostoluetteloon.

  1. Jos tiedostojasi ei näy kirjastossa, päivitä selaimen sivu.

 Huomautuksia 

  • Jos kirjaston määritykset sitä edellyttävät, ohjelma voi pyytää tiedostoa koskevia lisätietoja tiedoston tallentamisen yhteydessä. Ohjelma voi esimerkiksi pyytää valitsemaan tiedoston sisältötyypin tai antamaan tarkempia tietoja tiedostosta.
  • Jos tallennat tiedoston kirjastoon, jossa edellytetään tiedostojen kuittaamista ulos, tiedosto kuitataan ulos sinun nimelläsi. Muut voivat tehdä muutoksia tiedostoon vasta, kun olet kuitannut sen takaisin sisään.
  • Jos kirjastossa vaaditaan sisällön hyväksymistä, tiedosto täytyy hyväksyä, ennen kuin sellaiset käyttäjät voivat tarkastella tiedostoa, joilla on kirjaston tiedostojen tarkasteluoikeudet.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tiedoston lisääminen kirjastoon

Voit lisätä kirjastoon kokonaan uuden tiedoston tai korvata aiemmin luodun tiedoston muuttuneella versiolla. Jos kirjasto on määritetty seuraamaan tiedostojen versioita, voit lisätä muuttuneen tiedoston uutena versiona. Uusi versio liitetään osaksi tiedoston versiohistoriaa.

Jos haluat ladata kirjastoon tiedoston, jolla on sama tiedostonimi kuin kirjastossa entuudestaan olevalla tiedostolla, etkä halua korvata sitä uudella versiolla, nimeä jompikumpi tiedosto uudelleen.

Kun lisäät tiedoston kirjastoon, sinua voidaan pyytää täyttämään tiedoston ominaisuudet. Tiedoston ominaisuudet voivat sisältää perustietoja tiedostosta, kuten tiedoston kuvauksen tai hakua helpottavia avainsanoja. Ominaisuudet voivat sisältää myös organisaatiokohtaisia tietoja, kuten osaston nimen tai projektin numeron.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

Jos kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten kirjaston nimi.

  1. Valitse Lataa palvelimeen -valikosta Lataa asiakirja.
  2. Valitse Selaa, etsi ja valitse tiedosto, jonka haluat lisätä, ja valitse Avaa.
  3. Jos ladattava tiedosto on kirjastoon aiemmin lisätyn tiedoston muuttunut versio, tee jompikumpi seuraavista toimista:
    • Jos kirjastoa ei ole määritetty seuraamaan tiedostojen versioita, voit korvata tiedoston aiemmin version muuttuneella versiolla. Valitse Lataa asiakirja -kohdan Korvataanko aiemmat tiedostot? -valintaruutu.
    • Jos kirjasto on määritetty seuraamaan tiedostojen versioita, voit korvata aiemmin luodun tiedoston uudella versiolla, josta tulee osa asiakirjahistoriaa. Valitse Lataa asiakirja -kohdan Lisää uutena versiona aiemmin luotuihin tiedostoihin? -valintaruutu.
  4. Valitse OK.
  5. Jos näkyviin tulee lomake, jossa pyydetään tiedostoa koskevia lisätietoja, lisää otsikko tai muut pyydetyt tiedot asianmukaisiin ruutuihin. Jokaisen pakollisen ruudun kohdalla on tähtimerkki. Näkyviin voi tulla erilaisia ruutuja sen mukaan, kuinka kirjasto on määritetty ja edellytetäänkö kirjastossa mukautettujen ominaisuuksien käyttämistä.
  6. Valitse OK.
  7. Jos tiedostojasi ei näy kirjastossa, päivitä selaimen sivu.

 Huomautuksia 

  • Jos lataat tiedoston kirjastoon, jossa edellytetään tiettyjen tiedosto-ominaisuuksien täyttämistä, ja nämä ominaisuudet puuttuvat, tiedosto jää kuitatuksi ulos. Kun olet täyttänyt vaadittavat ominaisuudet, voit kuitata tiedoston sisään.
  • Jos lataat tiedoston kirjastoon, jossa edellytetään tiedostojen kuittaamista ulos, tiedosto kuitataan ulos sinun nimelläsi. Muut voivat tehdä muutoksia tiedostoon vasta, kun olet kuitannut sen takaisin sisään.
  • Jos kirjastossa vaaditaan sisällön hyväksymistä, tiedosto täytyy hyväksyä, ennen kuin sellaiset käyttäjät voivat tarkastella tiedostoa, joilla on kirjaston tiedostojen tarkasteluoikeudet.
  • Wiki-sivukirjastossa voit luoda uusia Wiki-sivuja, mutta kirjastoon aiemmin lisättyjä tiedostoja ei voi ladata kirjastoon.

 Vihje   Jos lataamasi tiedosto on tiedoston uusi versio, tiedostoon kannattaa lisätä kommentteja tehdyistä muutoksista tiedoston historian seuraamisen helpottamiseksi.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Useiden tiedostojen lisääminen kirjastoon

Jos Windows SharePoint Services -yhteensopiva ohjelma on asennettuna ja napsautat Lataa palvelimeen-valikon nuolta, useiden asiakirjojen lataamiskomento voi tulla näkyviin. Lataa useita asiakirjoja -komento tulee näkyviin, jos esimerkiksi 2007 Microsoft Office system on asennettuna. Jos Lataa useita asiakirjoja -komento ei ole näkyvissä, tee seuraavat toimet:

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

Jos kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten kirjaston nimi.

  1. Valitse Toiminnot-valikosta Toiminnot-valikko Avaa Resurssienhallinnassa.
  1. Etsi ja valitse ladattavat tiedostot näkyviin tulevassa Resurssienhallinta-ikkunassa.
  2. Napsauta jotakin tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Kopioi.
  3. Napsauta Edellinen-painiketta, kunnes olet siirtynyt takaisin kirjastoon.
  4. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tyhjää aluetta kansioikkunassa ja valitse pikavalikosta Liitä.
  1. Sulje Resurssienhallinta.
  1. Jos tiedostojasi ei näy kirjastossa, päivitä selaimen sivu.

 Huomautus   

 Huomautuksia 

  • Jos lataat useita kuvia kuvakirjastoon, näkyviin voi tulla Microsoft Office Picture Manager tai muu Windows SharePoint Services -yhteensopiva kuvaeditori. Noudata kuvaeditorin ohjeita, kun valitset ja lataat useita tiedostoja. Jos lataat useita kuvia ja jollakin tiedostolla on sama nimi kuin kirjastossa entuudestaan olevalla tiedostolla, kuvaeditori voi tuoda näkyviin kehotteen.
  • Jos lataat tiedoston kirjastoon, jossa edellytetään tiettyjen tiedosto-ominaisuuksien täyttämistä, ja nämä ominaisuudet puuttuvat, tiedosto jää kuitatuksi ulos. Kun olet täyttänyt vaadittavat ominaisuudet, voit kuitata tiedoston sisään.
  • Jos lataat tiedoston kirjastoon, jossa edellytetään tiedostojen kuittaamista ulos, tiedosto kuitataan ulos sinun nimelläsi. Muut voivat tehdä muutoksia tiedostoon vasta, kun olet kuitannut sen takaisin sisään.
  • Jos kirjastossa vaaditaan sisällön hyväksymistä, tiedosto täytyy hyväksyä, ennen kuin sellaiset käyttäjät voivat tarkastella tiedostoa, joilla on kirjaston tiedostojen tarkasteluoikeudet.
  • Wiki-sivukirjastossa voit luoda uusia Wiki-sivuja, mutta kirjastoon aiemmin lisättyjä tiedostoja ei voi ladata kirjastoon.

 Vihje   Voit myös vetää tiedostoja toisesta Resurssienhallinta-ikkunasta, Omat tiedostot -ikkunasta tai jostakin muusta ikkunasta Resurssienhallinta-ikkunassa näkyvään SharePoint-sivustoon.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tiedostojen lisääminen kirjastoon sähköpostitse

Ensin täytyy selvittää, onko kirjasto määritetty vastaanottamaan sähköpostia. Seuraavaksi täytyy selvittää kirjaston osoite. Vasta sitten kirjastoon voi lähettää sähköpostia.

  1. Selvitä kirjaston sähköpostiosoite jollakin seuraavista tavoista:
    • Selaa sähköpostiohjelman osoitteistoa. Jos osoitetta ei näy osoitteistossa, osoite täytyy selvittää kirjaston määritykset tehneeltä henkilöltä. Tämän jälkeen voit lisätä osoitteen sähköpostiohjelman yhteystietoluetteloon, josta osoite löytyy helposti myös vastaisuudessa.
    • Tutustu kirjaston kuvaukseen, joka näkyy suoraan kirjaston otsikon alla. Sivuston omistaja on voinut lisätä sähköpostiosoitteen kirjaston kuvaukseen.
    • Tarkista kirjaston sähköpostiasetukset, jos kirjaston sähköpostiosoite ei ole kirjaston kuvauksessa eikä sinulla ole kirjaston asetusten tarkasteluoikeuksia:
      1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

Jos kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten kirjaston nimi.

Valitse Asetukset-valikosta Asetukset-valikko sen kirjaston asetukset, jota parhaillaan avaat.

Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  1. Jos kirjasto on määritetty vastaanottamaan sähköpostia, osoite näkyy Luettelon tiedot -kohdassa Sähköpostiosoite-kohdan vieressä.
  1. Lisää asiakirja, laskentataulukko tai muu tiedosto sähköpostiohjelmassa sähköpostiviestiin.
  2. Lisää kirjaston osoite Vastaanottaja- tai Kopio-ruutuun. Jos SharePoint-ryhmä sisältää kirjaston jo entuudestaan, lisää sen sijaan SharePoint-ryhmän sähköpostiosoite.
  3. Lähetä viesti. Useimmissa sähköpostisovelluksissa voit lähettää viestin valitsemalla Lähetä.
  1. Jos tiedostojasi ei näy kirjastossa, päivitä selaimen sivu.

Voi kestää hetken, ennen kuin tiedostot tulevat näkyviin. Tämä määräytyy sähköpostipalvelimen asetusten mukaan.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0