Tiedostojen tai kansioiden jakaminen OneDrive for Business -ohjelmalla

Tiedostot ja kansiot, jotka olet tallentanut OneDrive for Business -ohjelmaan, pysyvät yksityisinä, kunnes päätät jakaa ne. Jakaessasi tiedostoja ja kansioita voit päättää, annatko muiden muokata vai ainoastaan tarkastella niitä. Voit myös jakaa sivuston kirjastossa olevia tiedostoja tai kansioita.

 Huomautus    Jos käytössäsi on Office 365, voit jakaa tiedostoja ulkoisille (verkkosi ulkopuolella oleville) käyttäjille kutsumalla heidät vierailijoiksi tai luomalla ja julkaisemalla vieraskäyttöön tarkoitettuja linkkejä. Lisätietoja on kohdassa Sivustojen ja tiedostojen jakaminen organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa.

Sisältö


Tiedoston jakaminen

  1. Kirjaudu sisään Office 365:een tai SharePoint 2013:een, valitse sivun yläosasta OneDrive, jolloin siirryt OneDrive for Business -kirjastoon.
  2. Avaa tiedoston seliteikkuna napsauttamalla tiedoston vieressä olevia kolmea pistettä (...) ja valitse sitten Jaa. Seuraavassa kuvassa on "Oikeustapaukset 2013" -tiedoston seliteikkuna.
    SharePoint-kirjaston tiedoston jakaminen
  3. Kirjoita Kutsu henkilöitä -välilehden Jaa-valintaikkunaan organisaatioosi kuuluvien henkilöiden nimiä tai sähköpostiosoitteita tai kirjoita Kaikki.

Nimestä riippuen voi riittää, että kirjoitat vain muutaman kirjaimen, minkä jälkeen kyseisen henkilön nimi ilmestyy näkyviin. Lisää haluamasi henkilöt ruutuun valitsemalla heidän nimensä.
Verkostosi henkilöiden kutsuminen jakamaan tiedosto

  1. Valitse, haluatko myöntää kutsutuille henkilöille oikeuden muokata vai vain tarkastella tiedostoa.
  2. Voit halutessasi kirjoittaa viestin, joka sisällytetään kaikille kutsutuille lähetettävään sähköpostiviestiin.
    Sähköpostiviestissä on linkki jaettuun tiedostoon.
  3. Jos et halua lähettää sähköpostia, valitse Näytä asetukset ja poista Lähetä sähköpostikutsu -ruudun valinta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kansion jakaminen

Jakaessasi kansiot jaat automaattisesti kaikki kansion kohteet. Kansion jakaminen on nopea tapa jakaa monia tiedostoja muiden henkilöiden kanssa samanaikaisesti niin, että tiedostoja ei tarvitse jakaa yksi kerrallaan.

  1. Luo uusi kansio.
  2. Toimi Tiedoston jakaminen -kohdassa olevien ohjeiden mukaisesti.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tiedoston jakaminen kaikkien kanssa

Joskus haluat ehkä jakaa jonkin tiedoston kaikille organisaatiosi käyttäjille. Kyseessä voi olla tuotteen tarkistustiedosto tai jokin toinen yleinen ohjetiedosto.

Voit jakaa tiedoston kaikkien kanssa kahdella tavalla:

  • Laita tiedostot "Jaettu kaikille" -kansioosi.
    Jaettu kaikille -kansio SkyDrive Prossa
  • Kutsu "Kaikki" Jaa-valintaikkunan kautta. Toimi Tiedoston jakaminen -kohdassa olevien ohjeiden mukaisesti.

Mitä eroa näillä tavoilla on? "Jaettu kaikille" -kansion käyttäminen on nopeaa ja yksinkertaista. Sinun tarvitsee vain vetää tiedosto "Jaettu kaikille" -kansioon tai luoda kansioon uusi tiedosto, siinä kaikki. Huomaa kuitenkin, että tämän kansion tiedostoihin liittyy vain luku -oikeudet.

Tärkein ero on se, että Jaa-valintaikkunassa käytettävissäsi on valinta "Kaikki paitsi ulkoiset käyttäjät". Jos organisaatiosi sallii ulkoisen jakamisen, tiedoston jakaminen "kaikkien" kanssa tarkoittaa myös ulkoisia käyttäjiä, toisin sanoen organisaatiosi ulkopuolisia henkilöitä, jotka sinä tai joku muu organisaatioosi kuuluva käyttäjä on joskus kutsunut jakamaan tiedostoja vieraana.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Miten muut käyttäjät löytävät tiedostot, jotka olen jakanut kaikkien kanssa?

Tiedostot, jotka jaat kaikkien kanssa, eivät näy OneDrive for Businessssa Jaettu kanssani -näkymässä. Miksi näin on? Muista, että organisaatiosi koosta riippuen kaikkien kanssa jaettuja tiedostoja voi olla satoja tai jopa tuhansia. Ota huomioon myös, että et ehkä halua lähettää kutsusi ohessa sähköpostiviestiä joka ikiselle organisaatiosi jäsenelle.

Muut käyttäjät löytävät jakamasi tiedostot sen sijaan seuraavilla tavoilla:

  • Seuraamalla linkkiä, jonka lähetät heille suoraan sähköpostitse. Tiedoston WWW-URL-osoite löytyy sen tiedostoselitteestä.
    Tiedoston WWW-URL-osoite
    Kopioi ja liitä URL-osoite sähköpostiviestiin, jonka lähetät valitsemillesi henkilöille.
  • Käyttämällä hakuruutua OneDrive for Businessssa. Tässä esimerkissä Pinja Ahonen etsii hakusanalla "oikeustapaukset" tiedostoja, jotka on jaettu organisaatiossa hänen kanssaan.

    Haun avainsanat kanssasi jaettujen tiedostojen hakemiseksi

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tiedoston jakavien henkilöiden tarkasteleminen

  • Valitse haluamasi tiedosto ja valitse sitten Tiedostot > Jaettu.
    Tiedoston jakavien henkilöiden tarkasteleminen

    Jaettu-ikkunassa näkyvät kaikki henkilöt, joiden kanssa tiedosto on jaettu.

    Jaettu-välilehti Jaa-valintaikkunassa

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tiedoston tai kansion jakamisen lopettaminen

Voit lopettaa tiedoston tai kansion jakamisen kaikkien tai tiettyjen henkilöiden kanssa.

  1. Valitse tiedosto tai kansio, jonka jakamisen haluat lopettaa, ja valitse sitten Tiedostot > Jaettu.
  2. Napsauta Jaettu-ikkunassa haluamasi henkilön nimen vieressä olevaa avattavan luettelon nuolta ja lopeta tiedoston jakaminen hänen kanssaan valitsemalla Lopeta jakaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Office 365 Enterprise, Office 365 Enterprise -järjestelmänvalvoja, Office 365 Midsize Business -järjestelmänvalvoja, Office 365 Midsize Business user, Office 365 Small Business, Office 365 Small Business -järjestelmänvalvoja, SharePoint Online -verkkosivusto, SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint Online yrityksille (E3 & E4), SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard