Omien tietojen hallinta

Jotta työt tulevat tehdyiksi, joskus on ratkaisevan tärkeää päästä käsiksi tiettyihin tietoihin, olitpa sitten tien päällä tai tietokoneen ääressä. OneDrive for Businessin ja Office 365:n sivujen ylälaidassa olevien Uutissyöte-, SharePoint Server 2013- ja Sivustot-linkkien avulla voit koota sekä tallentaa sisältöä ja tietoja niin, että ne ovat nopeasti käytettävissä milloin vain sekä mobiililaitteissa että pöytäkoneessa.

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit hallita OneDrive for Business -kirjaston Sivustot-sivun tietoja. Joskus tärkeä tieto voi välittyä myös keskustelutilanteessa. Ohjeita muilta henkilöiltä tai yhteisöpalvelujen kautta saadun tiedon hallintaan on artikkeleissa Henkilöiden ja heidän toimintansa seuraaminen ja Uutissyötteessä näkyvät kohteet

 Huomautus    Uutissyötteiden, OneDrive for Businessin ja Sivustot-sivujen ominaisuudet ja käyttötavat voivat poiketa tässä artikkelissa kuvatuista sen mukaan, kuinka omat sivustot ja profiilit on omassa organisaatiossasi määritetty. Office 365:n käyttäjät saattavat nähdä Yammerin Uutissyötteen sijaan.

Artikkelin sisältö


Tiedostojen tallentaminen ja jakaminen: OneDrive for Business

OneDrive for Business on yrityksesi OneDrive-kirjasto, paikka, jossa voit tallentaa ja jakaa omia tiedostojasi työpaikalla.

OneDrive for Business on eri asia kuin OneDrive, joka on tarkoitettu työpaikasta erilliseksi henkilökohtaiseksi tallennuspaikaksi. OneDrive for Business on myös eri asia kuin ryhmäsivusto, joka on tarkoitettu ryhmä- tai projektikohtaisten tiedostojen tallentamiseen.

OneDrive for Businessin avulla voit järjestää kirjaston ja tiedostot haluamallasi tavalla. Kaikki tiedostot ovat oletusarvoisesti yksityisiä mutta voit jakaa niitä tarpeen mukaan.

SharePoint Online- ja Office 365 -käyttäjille varataan 25 gigatavua henkilökohtaista tallennustilaa oman sivuston sisältöä varten. Tähän sisältyvät OneDrive for Business -kirjasto sekä oma uutissyöte ja roskakori. Paikallisissa palvelimissa voi olla käytössä erilaisia tallennusrajoituksia organisaation vaatimusten mukaisesti. Lisätietoja verkkopalvelun tallennustilan varauksista on artikkelissa SharePoint Online: ohjelmiston rajat ja rajoitukset.

Työhön liittyvät tiedostot kannattaa tallentaa OneDrive for Business -sovellukseen, koska ne ovat silloin keskitetysti samassa sijainnissa, josta ne on helppo löytää ja mahdollisesti jakaa yhteiskäyttöä varten.

 Huomautus    OneDrive for Businessin ominaisuudet ja käyttötavat voivat poiketa tässä artikkelissa kuvatuista sen mukaan, mitä mukautuksia omassa organisaatiossasi on tehty.

Omassa OneDrive for Business -kirjastossa voit järjestää

  • asiakirjoja ja muita luomiasi tiedostoja
  • asiakirjoja, joita haluat käyttää toisen henkilön kanssa
  • mediasisältöä, kuten kuvia, PowerPoint-dioja, musiikkia ja videotiedostoja.

Siirry omaan kirjastoosi seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään Office 365:een tai SharePoint Serveriin.
  2. Valitse organisaation SharePoint- tai Office 365 -sivuston ylälaidasta OneDrive.

Valitse oma OneDrive for Business -kirjastosi

Kun haluat aloittaa toimintoja, kuten luoda tai ladata tiedostoja, käytä pikatyökalurivillä olevia painikkeita.

OneDrive for Businessin pikatyökalurivi

Kun haluat siirtää tiedostoja kirjastossa, valitse siirrettävä kohde ja valitse sitten Kirjasto-välilehdessä Avaa Resurssienhallinnassa kohdassa Video: Kirjaston asiakirjojen kopioiminen tai siirtäminen Avaa Resurssienhallinnassa -toiminnolla kuvatulla tavalla.

Voit käyttää muita hallintatoimintoja valitsemalla pikatyökalurivillä Hallinta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Itsellesi tärkeiden asiakirjojen seuraaminen

Voit jäljittää asiakirjoihin tehtyjä muutoksia ja löytää asiakirjat nopeasti uudelleen seuraamalla niitä. Asiakirjan seuraaminen on erityisen hyödyllistä silloin, kun asiakirja on yhteiskäytössä – kun jaat asiakirjan muille tai muut jakavat sen sinulle.

Seuraamasi asiakirjat näkyvät uutissyötesivulla Omat seurattavat -kohdassa sekä OneDrive for Business -sivulla, kun valitset pikakäynnistyspalkissa Seurattavat asiakirjat. Voit seurata asiakirjaa OneDrive for Business -sovelluksessa toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse tiedosto.
  2. Valitse Tiedosto-välilehden Jaa ja seuraa -ryhmästä Seuraa.

Asiakirjojen merkitseminen niin, että muut löytävät ne helpommin

Tunnisteiden avulla voit liittää asiakirjan tiettyyn kiinnostuksen kohteeseen, mikäli yrityksesi tukee merkitsemistä. Voit esimerkiksi merkitä yrityksen lomakäytännöistä kertovan asiakirjan tunnisteella #loma. Voit merkitä valitun asiakirjan tai lisätä siihen oman merkinnän tai kommentin napsauttamalla valintanauhan Tunnisteet ja huomautukset -työkalua ja kirjoittamalla tekstiruutuun avainsanan. Ne näkyvät tunnisteena #avainsana, jos organisaatiosi tukee merkitsemistä ja tunnisteita liitetään asiakirjaan.

Lisätietoja avainsanoista on artikkelissa Profiilin tarkasteleminen ja muokkaaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Itsellesi tärkeiden asiakirjojen ja sivustojen etsiminen

Kun näet hyödylliseltä vaikuttavan asiakirjan tai sivuston, voit seurata asiakirjaa tai sivustoa niin, että löydät sen helposti uudelleen.

Löydät seuratun asiakirjan tekemällä SharePoint-sivuston tai Office 365 -sivun ylälaidassa jommankumman seuraavista:

  • Valitse Uutissyöte ja napsauta sitten Omat seurattavat -kohdassa asiakirjojen yläpuolella olevaa ympyröityä numeroa.
  • Valitse OneDrive ja valitse sitten pikakäynnistyspalkissa Seuratut asiakirjat.

Löydät seuratun sivuston tekemällä SharePoint-sivuston tai Office 365 -sivun ylälaidassa jommankumman seuraavista:

  • Valitse Uutissyöte ja napsauta sitten Omat seurattavat -kohdassa sivustojen yläpuolella olevaa ympyröityä numeroa.
  • Valitse Sivustot.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Asiakirjan tietosuojan hallinta

OneDrive for Business -kirjaston asiakirjat ovat oletusarvoisesti yksityisiä. Jos haluat muuttaa asetuksia niin, että valitsemasi henkilöt voivat jakaa tietyt asiakirjat, sinun on jaettava asiakirjat erikseen. Voit myös määrittää niiden henkilöiden luku- ja muokkausoikeudet, joiden kanssa haluat jakaa asiakirjoja. Kun haluat määrittää asiakirjan jaettavaksi, napsauta asiakirjan vieressä olevaa Avaa valikko (…) -komentoa artikkelissa Asiakirjan tietosuojan hallinta kuvatulla tavalla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kiinnostaviin aiheisiin liittyvien tunnisteiden seuraaminen

Jos haluat nähdä itseäsi kiinnostavien, tunnisteilla merkittyjen aiheiden keskustelut, tee jompikumpi seuraavista:

Asiakirjan muutosten jäljittäminen hälytyksiä lisäämällä

Jos lisäät asiakirjaan hälytyksen, saat ilmoituksen, kun asiakirjaa on muutettu tai päivitetty tai kun se on poistettu. Voit määrittää ilmoitusasetuksissa, kuinka usein vastaanotat ilmoituksia sekä sen, lähetetäänkö ilmoitukset sähköpostitse vai tekstiviestillä. Voit lisätä asiakirjaan hälytyksen napsauttamalla kirjaston Tiedostot-välilehteä ja valitsemalla sitten Ilmoita. Toimintaohje on kuvattu artikkelissa Ilmoituksen luominen tai RSS-syötteen tilaaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Luokitusten lisääminen asiakirjoihin ja luetteloihin

Asiakirjojen luokittelu  on erityisen hyödyllistä silloin, kun käytössäsi on jaettujen asiakirjojen kirjasto ja haluat nähdä, mitkä sisältöalueet kiinnostavat sivustossa vierailevia käyttäjiä eniten. Luokittelu voi auttaa kävijöitä myös päättämään, mitä asiakirjoja tai kohteita kannattaa tarkastella. Sinua seuraavat käyttäjät saavat ilmoituksen uutissyötteeseensä, kun olet lisännyt luokituksen johonkin SharePoint-sivuston kohteeseen, jos heillä on vähintään kohteen tarkasteluoikeudet ja uutissyötteen asetukset sallivat kohteen käytön. Jotta sivuston vierailijat ja osallistujat voivat lisätä luokituksia kirjastoon ja sivuston luettelokohteisiin, kyseinen ominaisuus on lisättävä sivustoon.

Lisätietoja luokitusten lisäämisestä asiakirjoihin ja luetteloihin on artikkelissa Luokitustoiminnon lisääminen kirjastoon.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Asiakirjojen jakaminen

Voit tehdä yhteistyötä OneDrive for Business -sovelluksessa minkä tahansa asiakirjan kohdalla jakamalla sen valitsemiesi, organisaatioon kuuluvien henkilöiden kanssa. Valitse asiakirjan vieressä oleva () ja valitse sitten asiakirjan selitekortissa Jaa. Toimintaohje on kuvattu artikkelissa Tiedostojen yhteiskäyttö.

Kiinnostavien sivustojen seuraaminen

Voit seurata SharePoint-sivustoja ja lisätä niiden URL-osoitteet omalle Sivustot-sivulle. Kun seuraat sivustoa, sen uutissyötekirjoitukset kootaan Omat seurattavat -syötteeseen. Lisäksi sinua seuraavat käyttäjät näkevät seuraamasi kohteet omissa uutissyötteissään, jos uutissyöteasetuksesi niin sallivat. Voit siis hyödyntää toimintoa myös vaikutuskanavana. Itse saat puolestasi ilmoituksia uutissyötteeseesi, kun seuraamasi henkilöt alkavat seurata samaa sivustoa. Tieto voi olla sinulle kiinnostava ja hyödyllinen, sillä näin voit löytää henkilöitä, joiden kanssa olet ehkä myöhemmin yhteistyössä.

Seuraamasi sivustot näkyvät uutissyötesivun Omat seurattavat -kohdassa. Saat ne näkyviin myös valitsemalla SharePoint- tai Office 365 -sivun ylälaidasta Sivustot. Lisätietoja sivustojen seuraamisesta on artikkelissa Kiinnostavien sivustojen seuraaminen.

Sivustojen merkitseminen niin, että muut löytävät ne helpommin

Kun merkitset kiinnostavat sivustot tunnisteilla, ne löytyvät helpommin. Tehostat samalla yhteistyötä ja tiedon jakamista, koska myös sinua seuraavat henkilöt saavat tiedon sivuston merkitsemisestä ja he saattavat kiinnostua samasta sivustosta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint Online yrityksille (E3 & E4), SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard