Näkymän luominen, muokkaaminen ja poistaminen

Näkymien avulla voit tuoda näkyviin luettelon tai kirjaston tärkeimmät kohteet tai sellaiset kohteet, jotka parhaiten sopivat tiettyyn tilanteeseen. Voit esimerkiksi luoda näkymiä kirjaston tiedostoista, jotka kuuluvat tietylle osastolle, tai tietyn henkilön luomista luettelokohteista. Näkymät ovat käytettävissä siinä luettelossa tai kirjastossa, jossa ne on luotu.

Jokaisella luettelolla tai kirjastolla on vähintään yksi näkymä, joka määräytyy luettelon tai kirjaston tyypin mukaan sekä sen mukaan, miten luettelo tai kirjasto on määritetty. Voit muokata näkymiä ja luoda uusia näkymiä selaimella. Esimerkiksi tehtäväluettelo sisältää useita näkymiä, kuten Määräaika tänään ja Kaikki tehtävät. Voit muokata näitä näkymiä esimerkiksi muuttamalla luettelokohteiden lajittelutavan. Voit myös luoda uusia näkymiä, joissa näkyvät keskeneräiset tehtävät.

Voit myös käyttää Microsoft SharePoint Designer 2010:tä, jos haluat mukauttaa näkymiä enemmän kuin selaimella on mahdollista, ja Microsoft Accessin avulla voit luoda luetteloon perustuvia lomakkeita ja raportteja.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet


Näkymän suunnitteleminen

Toimet ennen aloittamista

Ennen näkymän luomista voit lisätä luetteloon tai kirjastoon sarakkeita, jotka tekevät luettelon tai kirjaston kohteiden lajittelemisesta, ryhmittelemisestä ja suodattamisesta joustavampaa. Käyttäjät haluavat esimerkiksi nähdä ehkä vain omaa osastoaan koskevat kirjaston tiedostot tai projektinumeron mukaan lajitellut luettelokohteet.

Jos luot näkymiä, joita käytetään puhelimella tai muilla matkaviestimillä, ota huomioon matkaviestimien ominaisuudet.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Näkymätyypit

Kun luot näkymää, valitset ensin, mihin haluat näkymän perustuvan:

  • valmiiseen muotoon, esimerkiksi kalenteriin
  • aiemmin luotuun näkymään
  • SharePoint Designer 2010:llä luotuun mukautettuun näkymään
  • Microsoft Accessilla luotuihin lomakkeisiin ja raportteihin.

Valitsemasi vaihtoehdon mukaan määräytyvät luettelon tai kirjaston tietoja koskevat vaatimukset sekä tietojen näyttämistapa. Esimerkiksi jos haluat luoda kalenterinäkymän, luettelon tai kirjaston on sisällettävä sarakkeita, joita voidaan käyttää kalenterikohteiden alkamis- ja päättymisaikojen näyttämiseen.

 Huomautus    Sen jälkeen, kun näkymä on luotu, sen muotoa ei voi vaihtaa. Esimerkiksi kalenterinäkymää ei voi muuttaa Gantt-näkymäksi.

Kaikki näkymät eivät ole käytettävissä kaikissa luettelo- ja kirjastotyypeissä. Joitakin näkymiä käytetään esimerkiksi vain keskustelupalstoilla. Käytettävissä ovat seuraavat näkymät. Sivustossa voi ehkä käyttää myös mukautettuja näkymiä.

  • Vakionäkymä    Tässä näkymässä luettelon ja kirjaston kohteet näkyvät riveillä. Vakionäkymä on useimpien luetteloiden ja kirjastojen oletusnäkymä. Voit mukauttaa näkymän useilla eri tavoilla, kuten lisäämällä näkymään sarakkeita tai poistamalla niitä siitä.

Vakionäkymä

  • Vakionäkymä ja laajennetut toistuvat tapahtumat    Tässä näkymässä luettelon ja kirjaston kohteet näkyvät riveillä. Käytä tätä näkymää, jos haluat nähdä toistuvan tapahtuman kaikki esiintymät.

Vakionäkymä ja laajennetut toistuvat tapahtumat

  • Kalenterinäkymä    Tässä näkymässä luettelon ja kirjaston kohteet näkyvät samassa muodossa kuin seinäkalenterissa. Kalenterinäkymässä voi käyttää päivä-, viikko- ja kuukausinäkymää. Tästä näkymästä on etua, jos haluat nähdä kaikki luettelon tai kirjaston kohteen aikajärjestyksessä.

Kalenterinäkymiä koskevat vaatimukset poikkeavat muista näkymätyypeistä.

Kalenterinäkymä

Taulukkonäkymä

  • Gantt-näkymä    Tässä näkymässä luettelon ja kirjaston tiedot näkyvät tilaa ilmaisevina palkkeina. Gantt-näkymästä on hyötyä projektien hallinnassa. Tässä näkymässä voit esimerkiksi nähdä, mitkä tehtävät limittyvät, sekä tarkastella koko projektin edistymistä.

Gantt-näkymä

Seuraavassa on muita vaihtoehtoja, joihin näkymä voi perustua:

  • Aiemmin luotu näkymä     Jos aiemmin luotu näkymä on lähes samanlainen kuin näkymä, jonka haluat luoda, voit säästää aikaa, kun käytät aiemmin luotua näkymää uuden näkymän perustana.

Näkymän luominen aiemmin luodun näkymän pohjalta

  • Access-näkymä    Voit luoda Microsoft Accessin avulla lomakkeita ja raportteja, jotka perustuvat luetteloon tai kirjastoon.

Näkymän luominen Microsoft Accessilla

  • Designerissa mukautettu näkymä    Voit luoda luettelon tai kirjaston mukautettuja näkymiä käyttämällä Microsoft SharePoint Designer 2010:n ominaisuuksia. Voit esimerkiksi muuttaa sarakkeiden leveyttä.

Näkymän luominen Microsoft SharePoint Designer 2010:llä

Sivun alkuun Sivun alkuun

Näkymien asetukset

Näkymien asetukset helpottavat tarvittavien tietojen löytämistä luettelosta tai kirjastosta. Seuraavassa ovat SharePoint-näkymissä käytettävissä olevat asetukset. Kaikki asetukset eivät ole käytettävissä kaikissa näkymätyypeissä. Kalenterinäkymien asetukset eroavat muiden näkymätyyppien asetuksista.

 Tärkeää    Näkymässä voi olla enintään 5 000 kohdetta. Voit hallita näkymän kohteiden määrää käyttämällä suodattimia ja määrittämällä määrää koskevia rajoituksia.

  • Oletusnäkymä    Kaikilla luetteloilla ja kirjastoilla on oletusnäkymä. Voit vaihtaa oletusnäkymän miksi tahansa luettelon tai kirjaston julkiseksi näkymäksi, mutta omaa näkymää et voi käyttää. Voit poistaa oletusnäkymän vasta sitten, kun olet ensin määrittänyt valitsemasi julkisen näkymän oletusnäkymäksi.

 Huomautus    Jos Tee tästä oletusnäkymä ‑vaihtoehtoa ei näy näkymien luonti- tai muokkaussivulla, sinulla ei ole julkisen näkymän luontioikeutta tai valitsemasi näkymä on oma näkymä. Jos haluat luoda julkisen näkymän, sinulla on oltava vähintään ne käyttöoikeudet (käyttöoikeudet: Tietyt suojausasetukset, jotka mahdollistavat tietyn kohteen, luettelon, kirjaston tai sivuston käytön tai rajoittavat sitä.), jotka saat, kun sinut lisätään sivuston oletusarvoiseen Suunnittelija-ryhmään.

  • Omat ja julkiset näkymät    Kun luot näkymän, voit määrittää kohderyhmän, joka voi käyttää luomaasi näkymää. Oma näkymä on aluksi vain sinun itsesi käytettävissä tarkastellessasi luetteloa tai kirjastoa. Julkinen näkymä on kaikkien luettelon tai kirjaston käyttäjien käytettävissä.

Omaa näkymää ei voi muuttaa julkiseksi näkymäksi eikä julkista näkymää omaksi näkymäksi. Julkista näkymää voi käyttää sekä omien näkymien että julkisten näkymien pohjana. Omaa näkymää voi käyttää vain omien näkymien pohjana.

Jos Luo näkymä ‑vaihtoehto ei ole käytettävissä, kun haluaisit luoda näkymän, sinulla ei ole omien tai julkisten näkymien luontioikeuksia. Jos Luo julkinen näkymä ‑vaihtoehto ei ole käytettävissä, sinulla ei ole julkisten näkymien luontioikeuksia. Jos haluat luoda omia näkymiä, sinulla on oltava osallistumistason oikeudet luettelossa tai kirjastossa. Nämä oikeudet saat esimerkiksi silloin, kun sinut lisätään oletusarvoiseen sivuston sivuston_nimi jäsenten ryhmään. Jos haluat luoda julkisia näkymiä, sinulla on oltava suunnittelutason oikeudet luettelossa tai kirjastossa. Nämä oikeudet saat esimerkiksi silloin, kun sinut lisätään SharePointin oletusarvoiseen Suunnittelija-ryhmään

  • Sarakkeet    Näkymän sarakkeet helpottavat luettelon tai kirjaston kohteiden tarkastelemista, koska voit nähdä yleistiedot nopeasti tarvitsematta avata kutakin kohdetta yksitellen Sarakkeiden ja muiden näkymien ominaisuuksien, kuten suodattimien, avulla voit helposti tarkastella vain niitä tietoja, joita todella tarvitset. Tästä on erityisesti hyötyä silloin, kun luettelo tai kirjasto sisältää paljon kohteita.
  • Gantt-sarakkeet    Valitse sarakkeet, jotka haluat sisällyttää Gantt-näkymään. Otsikko on pakollinen tekstikenttä. Aloituspäivämäärä ja Määräpäivä ovat pakollisia päivämääräkenttiä. Jos avattavassa luettelossa ei näy vaihtoehtoja, kun valitset sarakkeen, esimerkiksi Otsikko-sarakkeen, sinun on ensin luotava tätä näkymää tukeva sarake.
  • Lajittelu    Määritä järjestys, jossa kohteet näkyvät näkymässä. Voit käyttää kahta eri ehtoa. Voit esimerkiksi näyttää tehtäväluettelon kohteet lajiteltuina ensin tärkeyden mukaan ja sitten määräpäivän mukaan.
  • Suodatus    Määritä näkymä, jossa näkyy luettelon tai kirjaston kohteista osa, suodattamalla näkymä luettelon tai kirjaston sarakkeiden sisältämien tietojen mukaan. Voit näyttää näkymässä esimerkiksi vain ne kirjaston tiedostot, jotka liittyvät tiettyyn projektiin.
  • Suoramuokkaus    Ota käyttöön luettelon tai kirjaston kohteiden muokkaus siten, että kutakin kohdetta ei tarvitse avata muokkausta varten erikseen. Näin säästät aikaa erityisesti silloin, kun useita luettelon tai kirjaston kohteita on muutettava. Tämä ei koske luettelon sisältämiä tiedostoja. Tiedostoja on muokattava soveltuvalla ohjelmalla, esimerkiksi Microsoft Wordilla.
  • Taulukkonäkymä    Tämä näkymä sisältää valintaruudun kutakin kohdetta kohden, joten käyttäjät voivat valita useita luettelon tai kirjaston kohteita joukkotoimintojen suorittamista varten. Näin säästyy aikaa erityisesti silloin, kun useita luettelon tai kirjaston kohteita on muutettava. Käyttäjä voi esimerkiksi valita ja kuitata ulos useita tiedostoja.
  • Ryhmittelyperuste    Ryhmittele luettelon tai kirjaston kohteet sarakkeiden sisältämien tietojen mukaan. Voit ryhmitellä esimerkiksi tehtäväluettelon kohteet ensin tärkeyden ja sitten valmistumisasteen mukaan.
  • Summat    Laskee näkymän sarakkeiden sisältämien arvojen perusteella laskutoimituksia, kuten summan, keskiarvon, suurimman arvon tai pienimmän arvon. Esimerkiksi jos määrität asiakirjakirjastossa otsikkosarakkeen asetukseksi Laske, näkymä näyttää näkymän sisältämien tiedostojen määrän ja näkymän ryhmien sisältämien tiedostojen määrän.

Laskutoimituksiin käytettävissä olevat sarakkeet ja kullekin sarakkeelle määritettävissä olevat asetukset määräytyvät sarakkeen tietotyypin (esimerkiksi luku) mukaan ja sen luettelo- tai kirjastotyypin mukaan, jolle näkymä luodaan.

  • Tyyli    Määrittää näkymän asettelun. Tyylinä voi olla esimerkiksi tiedote. Kaikki tyylit eivät ole käytettävissä kaikissa näkymätyypeissä.
    Perustaulukko    Näyttää kohteet riveillä.

Vakionäkymä

    Kehystetty    Näyttää luettelon kohteet käyntikorteista tutun asettelun mukaisesti. Tämä tyyli on käytettävissä vain luetteloissa.

Kehystetty-tyyli

    Asiakirjan tiedot    Näyttää kirjaston tiedostot käyntikorteista tutun asettelun mukaisesti. Tämä tyyli on käytettävissä useimmissa kirjastoissa, mutta ei luetteloissa.
    Oletus    Oletusnäkymä vaihtelee luettelon tai kirjaston tyypin ja määritysten mukaan.
    Kehystetty, ei selitteitä    Samanlainen kuin kehystetty tyyli, mutta sarakkeiden selitteet eivät sisälly näkymään. Tämä tyyli on käytettävissä vain luetteloissa.

Asiakirjan tiedot -tyyli

    Tiedote    Näyttää kohteet riveillä siten, että rivien välissä on viivat.

Tiedote-tyyli

    Tiedote, ei viivoja    Näyttää kohteet riveillä vuorotellen eri sävyillä ilman viivoja rivien välissä.

Tiedote, ei viivoja -tyyli

    Kuvakirjaston tiedot    Näyttää kuvakirjaston kuvat pikkukuvina.

Kuvakirjaston tiedot -tyyli

    Esikatseluruutu Näyttää kohteiden nimet sivun vasemmassa reunassa. Kun osoitat kohteen nimeä, näkymälle valitut sarakkeet tulevat näkyviin sivun oikeaan reunaan.

Esikatseluruutu-tyyli

    Varjostettu    Näyttää rivien kohteet vuorotellen kahdella eri sävyllä.

Varjostettu-tyyli

Sivun alkuun Sivun alkuun

Näkymän luominen

Kun tarkastelet luetteloa tai kirjastoa, voit lajitella tai suodattaa luettelon tai kirjaston tilapäisesti osoittamalla sarakkeen nimeä hiirellä ja napsauttamalla sitten nimen vieressä olevaa nuolta. Tästä on hyötyä, jos sinun tarvitsee tarkastella luetteloa tai kirjastoa tässä muodossa vain harvoin, koska tämä tarkastelutapa edellyttää näiden vaiheiden toistamista.

Luettelon lajitteleminen

Jos sinun tarvitsee tarkastella luettelon tai kirjaston tietoja usein samalla tavalla, voit luoda näkymän. Kun luot näkymän, se lisätään luettelon tai kirjaston näkymävalikkoon.

Luettelon tai kirjaston näkymät

Voit luoda näkymän seuraavasti:

  1. Napsauta Pikakäynnistys-alueessa sen luettelon tai kirjaston nimeä, jolle haluat luoda näkymän.

Jos luetteloa tai kirjastoa ei ole Pikakäynnistys-alueessa, valitse Sivuston toiminnot, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

  1. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti ja valitse Luo näkymä.

Näkymän luominen

 Huomautus    Jos Luo näkymä -vaihtoehto ei ole käytettävissä, sinulla ei ehkä ole oikeutta luoda julkisia tai omia näkymiä. Lisätietoja julkisista ja omista näkymistä on tämän artikkelin kohdassa Näkymien asetukset.

  1. Valitse vaihtoehto, jota haluat käyttää näkymän luomiseen, esimerkiksi Vakionäkymä tai aiemmin luotu näkymä.
  2. Kirjoita Näkymän nimi -ruutuun näkymän nimi. Valitse Tee tästä oletusnäkymä, jos haluat, että näkymä on luettelon tai kirjaston oletusnäkymä. Vain julkinen näkymä voi olla luettelon tai kirjaston oletusnäkymä.
  3. Valitse Käyttäjäryhmä-osan Näkymän käyttäjäryhmä -kohdasta Luo oma näkymä tai Luo julkinen näkymä.

 Huomautus    Jos Luo julkinen näkymä -vaihtoehto ei ole käytettävissä, sinulla ei ehkä ole julkisten näkymien luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia tässä luettelossa tai kirjastossa.

  1. Valitse Sarakkeet-osasta sarakkeet, jotka haluat sisällyttää näkymään, ja poista sarakkeet, joita et halua sisällyttää. Valitse valittujen sarakkeiden vieressä olevasta avattavasta luettelosta sarakkeiden järjestys näkymässä.
  2. Määritä näkymän muut asetukset, kuten Lajittelu ja Suodatus, ja valitse OK. Lisätietoja näkymien asetuksista on tämän artikkelin kohdassa Näkymien asetukset.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Näkymän muokkaaminen

Noudattamalla seuraavia vaiheita voit muokata näkymää, kuten määrittää sen oletusnäkymäksi, lisätä siihen sarakkeita ja muuttaa näkymän kohteiden lajittelujärjestyksen.

  1. Napsauta Pikakäynnistys-alueessa sen luettelon tai kirjaston nimeä, joka sisältää muokattavan näkymän.

Jos luetteloa tai kirjastoa ei ole Pikakäynnistys-alueessa, valitse Sivuston toiminnot, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

  1. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.
  2. Valitse muokattava näkymä avattavasta Nykyinen näkymä -luettelosta.

Luettelon tai kirjaston näkymät

  1. Valitse Muokkaa tätä näkymää.

Voit käyttää SharePoint Designerin ominaisuuksia näkymien muokkaamiseen valitsemalla Muokkaa tätä näkymää, napsauttamalla alaspäin osoittavaa nuolta ja valitsemalla sitten Muokkaa Designerissa (lisäasetukset). Tämän vaihtoehdon käyttäminen edellyttää, että SharePoint Designer 2010 on asennettuna paikallisessa tietokoneessa. Jos valitset tämän vaihtoehdon, mutta SharePoint Designer 2010:tä ei ole asennettu, näyttöön tulee kehotus asentaa se. SharePoint Designer 2010 on ladattavissa ja asennettavissa ilmaiseksi.

Näkymän muokkaaminen

 Huomautus    Jos Muokkaa tätä näkymää -vaihtoehto ei ole käytettävissä, sinulla ei ole nykyisen näkymän muokkaamiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Voit kuitenkin muokata omia näkymiäsi. Voit muokata julkisia näkymiä, jos sinulla on luettelon tai kirjaston suunnitteluoikeudet.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Näkymän poistaminen

Noudattamalla seuraavia vaiheita voit poistaa näkymän luettelosta tai kirjastosta.

 Huomautus    Jos Poista-vaihtoehto ei ole käytettävissä, tämä on ehkä luettelon tai kirjaston oletusnäkymä. Tässä tapauksessa sinun on ensin muokattava toista näkymää ja määritettävä se oletusnäkymäksi. Lisätietoja näkymän muokkaamisesta on tämän artikkelin kohdassa Näkymän muokkaaminen.

  1. Napsauta Pikakäynnistys-alueessa sen luettelon tai kirjaston nimeä, joka sisältää poistettavan näkymän.

Jos luetteloa tai kirjastoa ei ole Pikakäynnistys-alueessa, valitse Sivuston toiminnot, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

  1. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.
  2. Valitse poistettava näkymä avattavasta Nykyinen näkymä -luettelosta.

Luettelon tai kirjaston näkymät

  1. Valitse Muokkaa tätä näkymää.

Näkymän muokkaaminen

 Huomautus    Jos Muokkaa tätä näkymää -vaihtoehto ei ole käytettävissä, sinulla ei ole nykyisen näkymän muokkaamiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Voit kuitenkin muokata omia näkymiäsi. Voit muokata julkisia näkymiä, jos sinulla on luettelon tai kirjaston suunnitteluoikeudet.

  1. Valitse näkymän yläreunassa Poista.
  2. Valitse kehotettaessa OK.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
SharePoint Foundation 2010 , SharePoint Server 2010