Luettelokohteiden lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Sivustossa voi olla erilaisia luetteloja yhteystietoluetteloista ja kalentereista ilmoituksiin ja seurantaluetteloihin. Luettelokohteita lisätään, muokataan ja poistetaan samalla tavalla huolimatta siitä, millainen luettelo on kyseessä. Voit luoda luettelon, jossa on erilaisia sarakkeita, kuten Teksti, Luku, Vaihtoehto, Valuutta, Päivämäärä ja kellonaika, Haku, Kyllä/Ei ja Laskettu. Voit myös antaa lisätietoja liittämällä luettelokohteeseen tiedostoja, esimerkiksi yksityiskohtaisia lukuja sisältävän laskentataulukon tai taustatietoja sisältävän asiakirjan.


 Huomautuksia 

  • Luettelokohteiden lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen edellyttää luettelon osallistujaoikeuksia.
  • Luettelokohteiden lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen taulukkonäkymässä on kuvattu SharePointin ohjeessa.
Sisältö


Kohteen lisääminen luetteloon

Kohteen voi lisätä luetteloon kahdella tavalla. Voit lisätä kohteen käyttämällä lomaketta, mikä on oletustapa, tai suoraan luettelon sivulle.

 Huomautus    Jotkin luettelot voivat näkyä verkko-osissa, jotka ovat sivuston sivujen perusrakenneosia. Esimerkiksi Ilmoitukset-, Kalenteri- ja Linkit-luettelot näkyvät oletuskotisivulla verkko-osissa. Kun luettelo tulee näkyviin verkko-osaan, voit yleensä lisätä luetteloon kohteita luetteloa avaamatta. Luettelo täytyy kuitenkin avata, jos näkyvissä ei ole linkkiä, jonka avulla luetteloon lisätään uusia kohteita.

Kohteen lisääminen lomakkeen avulla

  1. Siirry sivustoon, joka sisältää luettelon, johon haluat lisätä kohteen.
  2. Valitse nimi pikakäynnistyksen luettelosta (siirtymispalkin vasemmalla puolella) tai valitse Asetukset SharePoint Online -palvelun julkisen verkkosivuston Asetukset-painike, Sivuston sisältö ja valitse sitten luettelon nimi sopivasta luettelon osasta.

 Huomautus    Voit tehdä sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen paljon erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

  1. Valitse valintanauhan Kohteet-välilehti ja valitse sitten Uusi-ryhmässä Uusi kohde.

Jos luetteloon on lisätty muita sisältötyyppejä, esimerkiksi Uusi tukipyyntö tai Uusi toimittaja, tuo muut vaihtoehdot näkyviin napsauttamalla Uusi-kohdan vieressä näkyvää nuolta.

  1. Lisää luettelokohteen tiedot. Huomautus:
  • Tiedot ovat pakollisia, jos sarakeotsikon vieressä näkyy punainen tähti.
  • Liitä tiedosto luettelokohteeseen valitsemalla valintanauhan Muokkaa-välilehden Toiminnot-ryhmässä Liitä tiedosto, etsi tiedosto valitsemalla Selaa ja valitse sitten OK. Voit liittää kuhunkin luettelokohteeseen useita tiedostoja. Jos Liitä tiedosto -komento ei ole käytettävissä, luettelo ei ehkä tue liitteitä.
  • Luettelotyypistä riippuen lisäkomennot voivat sijaita valintanauhan Mukautetut komennot -välilehdessä.
  1. Tee jompikumpi seuraavista:
  • Kun olet lisännyt tiedot, valitse lomakkeen alareunassa Tallenna.
  • Jos haluat hylätä lisäämiäsi tietoja, valitse lomakkeen alareunassa Peruuta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kohteen lisääminen tai muokkaaminen verkossa

  1. Siirry sivustoon, joka sisältää luettelon, johon haluat lisätä kohteen.
  2. Valitse nimi pikakäynnistyksen luettelosta tai valitse Asetukset SharePoint Online -palvelun julkisen verkkosivuston Asetukset-painike, Sivuston sisältö ja valitse sitten luettelon nimi sopivasta luettelon osasta.

 Huomautus    Voit tehdä sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen paljon erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

  1. Valitse luettelon yläreunassa Muokkaa.

Luettelokohteen lisääminen suoraan

  1. Lisää luettelokohteen tiedot. Huomautus:
  • Jos et lisää tietoja pakollisiin sarakkeisiin, sarakkeen viereen tulee näkyviin virhesanoma.
  • Tiedostoa ei voi liittää kohteeseen käytettäessä suoramuokkausta. Voit kuitenkin liittää luettelokohteen lisäämällä kohteen lomakkeen avulla.
  1. Tee jompikumpi seuraavista:
  • Kun olet lisännyt tiedot, valitse Lopeta tämän luettelon muokkaaminen.
  • Jos haluat hylätä lisäämiäsi tietoja, napsauta kohteen oikealla puolella olevaa kolmea pistettä… ja valitse Poista avattavasta valikosta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kohteiden lisääminen luetteloon sähköpostitse

Keskustelupalstat, ilmoitukset ja kalenterit voidaan määrittää niin, että niihin voi lisätä tapahtumia sähköpostia lähettämällä. Sivuston pitää tällöin tukea sisällön vastaanottamista sähköpostitse. Blogimerkintöjä voi lähettää sähköpostitse, mutta blogin kommentteja ei. Muita luetteloita voi määrittää vastaanottamaan sähköpostia. Apuna käytetään mukautettuja ratkaisuja, joita kutsutaan sähköpostin käsittelytoiminnoiksi.

Hanki luettelon sähköpostiosoite jollakin seuraavista tavoista:

  • Selaa sähköpostiohjelman osoitteistoa. Jos osoitetta ei näy osoitteistossa, osoite on selvitettävä luettelon määritykset tehneeltä henkilöltä. Tämän jälkeen voit lisätä osoitteen sähköpostiohjelman yhteystietoluetteloon, josta osoite löytyy helposti myös vastaisuudessa.
  • Tutustu luettelon kuvaukseen, joka näkyy suoraan luettelon otsikon alla. Sivuston omistaja on voinut lisätä sähköpostiosoitteen luettelon kuvaukseen.
  • Tarkista luettelon sähköpostiasetukset, jos luettelon sähköpostiosoite ei ole luettelon kuvauksessa eikä sinulla ole kirjaston asetusten tarkasteluoikeuksia:
  1. Siirry sivustoon, joka sisältää luettelon, johon haluat lähettää tiedostot sähköpostitse.
  2. Valitse nimi pikakäynnistyksen luettelosta tai valitse Asetukset SharePoint Online -palvelun julkisen verkkosivuston Asetukset-painike, Näytä sivuston sisältö ja valitse sitten luettelon nimi sopivasta luettelon osasta.

 Huomautus    Voit tehdä sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen paljon erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

  1. Valitse valintanauhassa Luettelo-välilehti, ja valitse sitten Asetukset-ryhmässä Luettelon asetukset.

Luettelon asetukset -komento

  1. Jos luettelo on määritetty vastaanottamaan sähköpostia, osoite näkyy Luettelon asetukset -sivun Viestintä-kohdan Sähköpostiosoite-kohdassa.

 Huomautus    Sivustossasi on oltava sähköposti käytössä. Jos Sähköpostiosoite ei näy Luettelon asetukset -sivulla, sivustossasi ei ole käytössä sähköposti.

Tiedostojen lisääminen sähköpostia lähettämällä

  • Lähetä luettelokohde sähköpostiviestinä SharePoint-ryhmäsi sähköpostiosoitetta käyttämällä. Organisaatiolla voi olla käytössä oma sähköpostiluettelo eli SharePoint-ryhmä, jota käyttämällä ryhmän jäsenet voivat lähettää toisilleen sähköpostiviestejä. SharePoint-ryhmän osoite voi sisältää luetteloiden osoitteet, joten ryhmän jäsenille lähettämiesi sähköpostiviestien liitteet lisätään automaattisesti SharePoint-sivustoon.

Sähköpostin lähettäminen luetteloon

  1. Valmistele sähköpostisovelluksessasi kohde, jonka haluat lähettää, toimimalla jollakin seuraavista tavoista:
  • Kun haluat lähettää keskustelukohteen tai lähettää kohteen ryhmän blogiin, lisää sisältö viestin tekstiosaan.
  • Kun haluat lähettää kalenterikohteen, lähetä kokouspyyntö tai tapaaminen sähköposti- tai kalenterisovelluksesta.
  • Kun haluat lähettää kuvan, lomakkeen tai tiedoston, lisää kohde viestiin liitteeksi.
  • Kun haluat lähettää tavallisen sähköpostiviestin tai vastata viestiin, lisää sisältö viestin tekstiosaan, kuten lähettäessäsi mitä tahansa sähköpostiviestiä.
  1. Lisää luettelon osoite Vastaanottaja- tai Kopio-ruutuun. Jos luettelo on valmiiksi SharePoint-ryhmässä, lisää SharePoint-ryhmän sähköpostiosoite luettelon osoitteen sijaan.
  2. Lähetä viesti. Useimmissa sähköpostisovelluksissa viesti lähetetään valitsemalla Lähetä.
  3. Kohde lisätään luetteloon, ja sen pitäisi tulla näkyviin luetteloon. Jos kohdetta ei näy luettelossa, päivitä selaimen sivu.

Voi kestää hetken, ennen kuin luettelokohde tulee näkyviin. Tämä määräytyy sähköpostipalvelimen asetusten mukaan.

 Huomautus   Jos lähetät kalenterikohteen sähköpostitse sivustoon, osallistujille on ilmoitettava erikseen, jos kokouksen tiedot muuttuvat. Kun kokouksen tietoihin tehdään muutoksia sivustossa, kokouspäivityksiä ja peruutuksia ei lähetetä kokouksen osallistujille automaattisesti sivustosta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Luettelokohteen muokkaaminen

Luettelokohdetta voi muokata kahdella tavalla. Voit muokata kohdetta käyttämällä lomaketta, mikä on oletustapa, tai voit muokata kohdetta suoraan luettelon sivulla.

 Huomautus    Jos luettelo on määritetty seuraamaan versiotietoja, luettelon kohteesta luodaan uusi versio aina, kun käyttäjä muokkaa luettelon kohdetta. Voit tarvittaessa tarkastella luettelokohteisiin tehtyjen muutosten historiatietoja. Jos uuteen versioon tulee virheitä, voit palauttaa jonkin edellisistä versioista.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kohteen muokkaaminen lomakkeen avulla

  1. Siirry sivustoon, joka sisältää luettelon, jonka sisältämää kohdetta haluat muokata.
  2. Valitse nimi pikakäynnistyksen luettelosta tai valitse Asetukset SharePoint Online -palvelun julkisen verkkosivuston Asetukset-painike, Sivuston sisältö ja valitse sitten luettelon nimi sopivasta luettelon osasta.

 Huomautus    Voit tehdä sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen paljon erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

  1. Napsauta muokattavan kohteen vieressä olevaa valintamerkkiä.
  2. Valitse valintanauhan Kohteet-välilehden Hallinta-ryhmässä Muokkaa kohdetta.

 Huomautus    Voit myös napsauttaa kolmea pistettä (...) kohteen vieressä ja valita valikosta Muokkaa kohdetta.

Kohteen muokkaaminen

  • Muokkaa luettelokohteen tietoja. Huomautus:
  • Tiedot ovat pakollisia, jos sarakeotsikon vieressä näkyy punainen tähti.
  • Liitä tiedosto luettelokohteeseen valitsemalla valintanauhan Kohteet-välilehden Toiminnot-ryhmässä Liitä tiedosto, etsi tiedosto valitsemalla Selaa ja valitse sitten OK. Voit liittää kuhunkin luettelokohteeseen useita tiedostoja. Jos OK-komento ei ole käytettävissä, luettelo ei ehkä tue liitteitä.
  • Voit poistaa liitteen luettelokohteesta valitsemalla Muokkaa kohdetta ja valitsemalla sitten lomakkeen Liitteet-osassa poistettavan liitteen vieressä Poista.

Liitteen poistaminen

  1. Tee jompikumpi seuraavista:
  • Kun olet lisännyt tiedot, valitse valintanauhan Muokkaa-välilehden Vahvista-ryhmässä Tallenna tai valitse lomakkeen alareunassa Tallenna.
  • Jos haluat hylätä lisäämäsi tiedot, valitse valintanauhan Muokkaa-välilehden Vahvista-ryhmässä Peruuta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Vähintään yhden kohteen poistaminen luettelosta

 Tärkeää    Käytä harkintaa poistaessasi kohteita. Kohteiden poistaminen saattaa olla pysyvää, eikä kohteita ehkä voi palauttaa. Voit harkita kohteiden siirtämistä tai arkistoimista poistamisen sijaan. Sivuston määritysten mukaan voit joissakin tapauksissa palauttaa poistetut kohteet ja niiden sisällön roskakorista.

  1. Siirry sivustoon, joka sisältää luettelon, jonka kohteita haluat poistaa.
  2. Valitse nimi pikakäynnistyksen luettelosta tai valitse Asetukset SharePoint Online -palvelun julkisen verkkosivuston Asetukset-painike, Sivuston sisältö ja valitse sitten luettelon nimi sopivasta luettelon osasta.

 Huomautus    Voit tehdä sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen paljon erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

Napsauta muokattavan kohteen vieressä olevaa valintamerkkiä, ja valitse sitten Poista kohde.

Poista kohde

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Office 365 Enterprise, Office 365 Enterprise -järjestelmänvalvoja, Office 365 Midsize Business, Office 365 Midsize Business -järjestelmänvalvoja, Office 365 Small Business, Office 365 Small Business -järjestelmänvalvoja, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint Online yrityksille (E3 & E4), SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard