Kolmesta työnkulusta yksinkertaisin on Hyväksyntä-työnkulku. Aloitamme tämän kurssin siitä. Siten voimme esitellä muutamia perusseikkoja ennen kahden monipuolisemman työnkulun esittelyä. (Kaksi muuta työnkulkua esitellään tämän sarjan kursseissa II ja III.)
Miten Hyväksyntä-työnkulku sitten toimii? Kun aloitat työnkulun tiedostokirjaston tiedostosta, tapahtuu seuraavaa:
Järjestelmä lähettää sähköpostiviestin ensimmäiselle hyväksyjälle. SharePoint-sivustossa tätä viestiä kutsutaan tehtäväksi, sillä viesti näkyy vastaanottajalle työnkulun tehtävänä, jossa pyydetään hyväksymään tiedosto. Hyväksyminen tapahtuu napsauttamalla
Hyväksy-painiketta. (Kerromme tästä painikkeesta lisää myöhemmin.)
Sen jälkeen seuraava käyttäjä saa saman tehtävän ja napsauttaa
Hyväksy-painiketta.
Sitten viimeinen vastaanottaja saa tehtävän. Kun hän napsauttaa
Hyväksy-painiketta, työnkulku on valmis.
Tärkeintä on muistaa, että kukin tehtävä lähetetään yhdelle vastaanottajalle kerrallaan etukäteen määritetyssä järjestyksessä. Jos yksi vastaanottaja jättää tiedoston hyväksymättä, se voi estää seuraavaa vastaanottajaa saamasta tehtävää. Voit kuitenkin määrittää määräajan, jonka kuluttua työnkulku lähettää muistutusviestin. Tarvittavat toimet esitellään jäljempänä olevassa animaatiossa.
Huomautus Microsoft Office Outlook -käyttäjille Työnkulun tehtävät eivät ole sama asia kuin Outlookin tehtävät, joiden avulla voit pitää kirjaa omista tehtävistäsi. Ne ovat eri asia.
