Yksi välttämättömistä päätöksistä kirjastoa määritettäessä koskee versiotietojen hallintaa. Haluatko tallentaa kohteesta tai tiedostosta version aina, kun kohdetta tai tiedostoa muokataan? Montako versiota haluat tallentaa? Haluatko seurata vain pääversioita vai sekä pää- että aliversioita? Haluatko, että kaikki sivustosi käyttäjät voivat tarkastella kaikkia luonnosversioita, vai haluatko luonnosten näkyvän vain kohteen tai tiedoston luoneelle henkilölle ja käyttäjille, joilla on Täydet oikeudet- tai Suunnittelu-käyttöoikeudet? Näiden päätösten tekemiseen vaikuttavat kirjaston kohteiden ja tiedostojen tyyppi, tärkeys ja käyttötarkoitus, käyttäjäryhmän tarpeet sekä tarvittava suojaustaso.
Sisältö
Versiotietojen käytön syitä
Kun versiotiedot ovat käytössä kirjastoissa, voit tehokkaasti seurata ja hallita kirjastoon lisättäviä tietoja. Löydät aiemmat versiot helposti, ja voit tarvittaessa palauttaa ne. Tästä on hyötyä etenkin silloin, kun aiemmissa versioissa on tietoja, jotka puuttuvat uudemmista versioista. Joissakin organisaatioissa tiedostoista säilytetään useita versioita juridisista syistä tai tarkastusten tarpeita varten. Oletusarvo on, että versiotiedot eivät ole käytössä. Versiotietojen ottaminen käyttöön ja versiotietoasetusten määrittäminen edellyttävät Täydet oikeudet- tai Suunnittelu-käyttöoikeuksia.
Tiedostoista voidaan seurata sekä pää- että aliversioita. Tästä ominaisuudesta on hyötyä, kun halutaan seurata esimerkiksi tietyn lausunnon laadinnan vaiheita tai tarkistaa, millaisista vaiheista ohjelman luomisen kehityskaari muodostuu. Tiedoston pääversio on tarkoitettu suuren kohderyhmän tarkasteltavaksi, kun taas aliversioihin (luonnoksiin) tallennetaan työn etenemisen vaiheet, joita ei ole tarkoitettu yleiseen jakeluun.
Pääversio on tiedostoversio, johon on tehty merkittäviä muutoksia edellisen pääversion julkaisemisen jälkeen. Sen versionumerona on edellisen pääversion versionumeroa seuraava kokonaisluku, esimerkiksi 2.0. Pääversioita saavat yleensä tarkastella kaikki, joilla on kirjaston käyttöoikeudet. Aliversio puolestaan on versio, johon on tehty vain pieniä muutoksia edellisen pääversion julkaisemisen jälkeen. Sen versionumerona on desimaaliluku, esimerkiksi 2.1. Yleensä aliversiot näkevät vain ne käyttäjät, jotka tekevät aliversioihin muutoksia sekä käyttäjät, joilla on Suunnittelu- tai Täydet oikeudet ‑käyttöoikeudet. Voit kuitenkin määrittää, että kaikki sivuston käyttäjät voivat tarkastella myös kirjastossa olevia aliversioita.
Huomautus Pää- ja aliversiot ovat käytössä vain kirjastoissa, eivät luetteloissa.
Sivun alkuun
Versiotietojen asetukset ja niiden vaikutus
Versiotietojen asetukset ‑valintaikkunassa on neljä pääosaa, joista jotkin sisältävät versiotietoasetusten lisäksi myös muita asetuksia. Näiden osien asetusten määrittäminen edellyttää tiettyjen päätösten tekemistä kirjastoa luotaessa. Jos sinulla on riittävät käyttöoikeudet, voit myös muuttaa asetuksia myöhemmin.
- Sisällön hyväksyntä ‑osa . Tässä osassa voit määrittää, edellyttävätkö kirjastoon lähetettävät kohteet hyväksyntää.
- Tiedosto: Versiohistoria ‑osa . Tässä osassa voit määrittää erilaisia versiotietoasetuksia. Seuraavassa taulukossa on luettelo näistä asetuksista ja kuvaus kunkin asetuksen vaikutuksesta.
| Valinta |
Vaikutus |
Ei versiotietoja |
Vain kohteen tai tiedoston nykyinen versio on sivuston käyttäjien käytettävissä. Tämä on oletusasetus. |
Luo pääversiot |
Kohteista ja tiedostoista luodaan ja säilytetään vain pääversiot. Aliversioita ei luoda eikä ylläpidetä. |
Luo pää- ja aliversiot (luonnokset) |
Tiedostojen sisäänkuittauksen yhteydessä luodaan sekä pää- että aliversiot, joita seurataan. Tiedostoa muokanneen henkilön on ilmaistava sisäänkuittauksen yhteydessä, onko kyseessä pää- vai aliversio. |
Säilytä seuraava määrä pääversioita |
Jos tämän valinnaisen asetuksen valintaruutu on valittuna, valintaruudun jäljessä oleva luku ilmaisee, montako versiota kirjastoon tallennetaan. Jos tämä luku on esimerkiksi 25, vanhin versio poistetaan, kun 26. versio luodaan. Tällöin vain versiot 2–26 ovat käytettävissä. Voit helpottaa kirjastosi hallintaa rajoittamalla säilytettävien versioiden määrää. Jos jostakin syystä kaikki versiot tai suuri määrä versioita on säilytettävä, määritä rajoitukseksi suuri luku tai älä määritä rajoitusta lainkaan. |
Säilytä luonnokset seuraavalle määrälle pääversioita |
Jos tämä valinnainen asetus valitaan, ruutuun määritetty luku ilmaisee, montako luonnosversiota säilytetään. Voit esimerkiksi määrittää, että 25 säilytettävän pääversion lisäksi säilytetään vain viiden uusimman pääversion luonnokset. Kaikkien pääversioiden kaikkia luonnosversioita ei yleensä tarvitse säilyttää, ellei laki tai muu tärkeä syy tähän erityisesti velvoita. |
- Luonnoskohteen suojaus ‑osa Tässä osassa voit määrittää, ketkä voivat nähdä kirjastossa olevat luonnosversiot. Voit sallia luonnosten tarkastelemisen kaikille kirjaston lukuoikeuksin varustetuille käyttäjille, tai voit rajata näkymän vain niille käyttäjille, jotka voivat muokata kirjaston kohteita, tai vain kohteen luoneelle käyttäjälle ja kohteita hyväksyville käyttäjille. Jos päätät rajata näkymän vain tietyille käyttäjille, vain määrittämäsi käyttäjät voivat tarkastella aliversioita (luonnoksia). Muut käyttäjät näkevät vain pääversiot.
- Edellytä uloskuittausta ‑osa . Tässä osassa voit määrittää, onko tiedostot kuitattava ulos, ennen kuin niihin voi tehdä muutoksia.
Sivun alkuun
Versiotietojen ottaminen käyttöön kirjastossa
- Siirry kirjastoon, jossa haluat työskennellä. Jos kirjaston nimi ei tule näkyviin Pikakäynnistykseen, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten kirjaston nimi.
- Valitse valintanauhan Kirjaston työkalut ‑ryhmän Kirjasto-välilehti.
- Valitse Kirjaston asetukset.
- Valitse Kirjaston asetukset ‑sivun Yleiset asetukset ‑kohdasta Versiotietojen asetukset. Näkyviin tulee Versiotietojen asetukset ‑valintaikkuna.
- Valitse Tiedosto: Versiohistoria ‑osassa jokin seuraavista vaihtoehdoista:
- Luo pääversiot. Jos valitset tämän, voit rajoittaa pääversioiden määrää.
- Luo pää- ja aliversiot (luonnokset). Jos valitset tämän, voit rajoittaa sekä pääversioiden määrää että pääversioiden luonnosten määrää.
- Valinnainen: Rajoita säilytettävien versioiden määrää.
- Valitse Säilytä seuraava määrä pääversioita ‑valintaruutu, jos haluat rajoittaa kirjastossa säilytettävien pääversioiden määrää. Jos et halua rajoittaa määrää, älä valitse tätä valintaruutua. Kirjoita valintaruudun alapuolelle säilytettävien versioiden määrä.
- Valitse Säilytä luonnokset seuraavalle määrälle pääversioita ‑valintaruutu, jos haluat rajoittaa säilytettävien luonnosten määrää. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, kun Luo pää- ja aliversiot (luonnokset) ‑vaihtoehto on valittuna. Kirjoita valintaruudun alapuolelle niiden versioiden määrä, joista haluat säilyttää luonnokset.
- Valinnainen: Määritä käyttäjät, jotka voivat tarkastella tiedostokirjaston luonnoskohteita. Valitse Luonnoskohteen suojaus ‑osassa jokin seuraavista vaihtoehdoista:
- Kaikki käyttäjät, jotka voivat lukea kohteita. Valitse tämä, jos haluat sallia tarkastelun kaikille, joilla on sivustossa lukuoikeudet. Tämä vaihtoehto on käytettävissä, kun Luo pää- ja aliversiot (luonnokset) on valittuna Tiedosto: Versiohistoria ‑osassa.
- Vain käyttäjät, jotka voivat muokata kohteita. Valitse tämä, jos haluat rajata näkymän vain niille käyttäjille, joilla on sivustossa muokkausoikeudet. Tämä vaihtoehto on käytettävissä, kun Luo pää- ja aliversiot (luonnokset) on valittuna Tiedosto: Versiohistoria ‑osassa.
- Vain käyttäjät, jotka voivat hyväksyä kohteita (ja kohteen tekijä). Valitse tämä, jos haluat rajata näkymän vain kohteen luoneelle henkilölle ja käyttäjille, joilla on oikeus hyväksyä kohteita kirjastossa. Tämä vaihtoehto on käytettävissä, kun Sisällön hyväksyntä ‑osan asetuksena on Kyllä.
- Valinnainen: Määritä, edellytetäänkö kirjastossa kohteiden sisään- ja uloskuittausta. Oletusarvo on, että sisään- ja uloskuittausta ei edellytetä. Jos muutat oletusasetuksen, valitse Edellytä uloskuittausta ‑osassa Kyllä.
- Sulje valintaikkuna ja palaa Kirjaston asetukset ‑sivuun valitsemalla OK.
Sivun alkuun
Versiotietojen poistaminen kirjastosta
Joskus saatat huomata, että versiotietojen ylläpito ei olekaan välttämätöntä kirjastossasi. Jos sinulla on Täydet oikeudet- tai Suunnittelu-tason käyttöoikeudet, voit poistaa versiotiedot käytöstä kirjastossa.
- Siirry kirjastoon, jossa haluat työskennellä. Jos kirjaston nimi ei tule näkyviin Pikakäynnistykseen, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten kirjaston nimi.
- Valitse valintanauhan Kirjaston työkalut ‑ryhmän Kirjasto-välilehti.
- Valitse Kirjaston asetukset.
- Valitse Kirjaston asetukset ‑sivun Yleiset asetukset ‑kohdasta Versiotietojen asetukset.
- Valitse Versiotiedot-osan Versiotietojen asetukset ‑valintaikkunassa Ei versiotietoja. Tämä poistaa kaikki versiotiedot tästä osasta.
- Sulje valintaikkuna ja palaa Kirjaston asetukset ‑sivuun valitsemalla OK.
Sivun alkuun
