SharePoint Online for Office 365 ammatinharjoittajille ja pienyrityksille ‑ohjelman perustoiminnot

Näytä kaikki

Piilota kaikki

Tässä artikkelissa on perustietoja SharePoint Online for Office 365 ammatinharjoittajille ja pienyrityksille ‑ohjelman käytöstä ja toiminnoista.

• Johdanto SharePoint Onlinen käyttöön
• Sivuston osat
• Käyttökokemukseen vaikuttavat sivusto-ominaisuudet
• Käyttöoikeudet
• Verkkosivuston suunnittelun aloittaminen
• Sisällön lisääminen sivustoon
• Sivuston sisällön hallinta ja käyttäminen

Johdanto SharePoint Onlinen käyttöön

SharePoint Online tarjoaa integroidun sijainnin, jossa työntekijät voivat työskennellä yhdessä, jakaa asiantuntemustaan ja etsiä organisaation resursseja ja tietoja.

Aluksi SharePoint Online ‑sivustossa on kaksi sivustoa: työryhmäsivusto ja verkkosivusto. On hyvin tärkeää ymmärtää näiden kahden sivuston väliset erot.

Työryhmäsivusto    Työryhmäsivusto on sisäinen sivusto, jossa organisaation työryhmät voivat kohdata ja käsitellä yhdessä asiakirjoja ja muita tiedostoja. Sinä ja työtoverisi voitte tallentaa työryhmäsivustoon asiakirjoja ja jakaa niitä muiden käyttäjien kanssa, asettaa sivustoon ilmoituksia, aikatauluttaa kokouksia, seurata tehtävien ja seurantakohteiden edistymistä ja niin edelleen. Voit myös luoda erilaisia alisivustoja työryhmäsivuston sivustomalleista. Voit esimerkiksi luoda työryhmäblogin, jossa työntekijät voivat jakaa tietoja, tai vapaa-ajan tapahtumien työtilan, jossa voidaan järjestää esimerkiksi työryhmään liittyviä tapahtumia ja yrityksen kokouksia.

Verkkosivusto    Verkkosivustossa toteutetaan julkinen Internet-näkyvyys. Tästä sivustosta asiakkaasi etsivät tietoja organisaatiostasi. Verkkosivustossa on kaikki, mitä tarvitaan sivuston suunnittelussa: kirjastot, joihin tallennetaan sisältöä, kuten logoja, kuvia tai sivuston sivuilla näytettäviä asiakirjoja, ja ennen kaikkea Verkkosivuston suunnittelutyökalu, josta on apua sivuston suunnittelussa. Verkkosivustosta ja suunnittelutyökalusta on lisätietoja seuraavassa osassa: Verkkosivuston suunnittelun aloittaminen.

Sivun alkuun

Sivuston osat

Sivusto on ryhmä toisiinsa liittyviä verkkosivuja, joissa työryhmä voi työstää projekteja, tallentaa tietoja ja asiakirjoja sekä jakaa tietoja. Työryhmällä voi esimerkiksi olla oma sivusto, jossa se säilyttää aikatauluja, tiedostoja ja työmenetelmien tietoja. Kaikilla sivustoilla on yhteisiä elementtejä, jotka sinun tulee tuntea, ennen kuin aloitat. Tällaisia ovat esimerkiksi luettelot, kirjastot, WWW-osat ja näkymät.

Luettelot    Luettelo on sivuston osa, johon organisaatiosi voi tallentaa tietoja ja jolla se voi jakaa sekä hallita tietoja. Voit esimerkiksi luoda tapahtumaluettelon, jolla seuraat henkilöille määrättyjä töitä tai seuraat työryhmän tapahtumia kalenterissa. Voit myös suorittaa kyselyitä tai isännöidä keskusteluja keskustelualueella.

 Huomautus    Vaikka voit luoda luetteloita julkiseen verkkosivustoon sisäiseen käyttöön, et voi jakaa luetteloiden tietoja julkisessa verkkosivustossa.

Kirjastot    Kirjasto on erityinen luettelotyyppi, joihin tallennetaan paitsi tiedostoja myös tietoja tiedostoista. Voit hallita, miten tiedostoja tarkastellaan, seurataan, hallitaan ja luodaan kirjastoissa.

Näkymät    Näkymillä voit tuoda näkyviin luettelon tai kirjaston tärkeimmät kohteet tai sellaiset kohteet, jotka parhaiten sopivat tiettyyn tilanteeseen. Voit esimerkiksi luoda näkymän, jossa näytetään kaikki sellaiset luettelon kohteet, jotka koskevat tiettyä osastoa, tai näkymän, jossa korostetaan kirjaston tietyt tiedostot. Voit luoda luetteloista ja kirjastoista useita näkymiä käyttäjien valittavaksi. WWW-osalla voit myös näyttää luettelon tai kirjaston näkymän erillisenä sivuna sivustossasi.

WWW-osat    WWW-osa on modulaarinen sisältöyksikkö, joka muodostaa sivuston useimpien sivujen perusrakenneosan. Jos sinulla on oikeudet muokata sivustosi sivuja, WWW-osilla voit muokata sivustoa näyttämään kuvia ja kaavioita, osia muista verkkosivustoista, tiedostoluetteloita, liiketoimintatietojen mukautettuja näkymiä ja paljon muuta.

Sivun alkuun

Käyttökokemukseen vaikuttavat sivusto-ominaisuudet

SharePoint-asennus ja sen määritykset vaikuttavat siihen, mitä sivustossasi näet ja mitä asetuksia käytettävissäsi on.

Käyttöoikeudet    Jos sinulle on määritetty Täydet oikeudet ‑oikeustaso, käytössäsi ovat kaikki sivustonhallinta-asetukset. Jos sinulle on määritetty Osallistuja- tai Luku-oikeustaso, oikeutesi käyttää sivustoa sekä hallinta-asetuksesi ovat paljon rajoitetummat. Monet tässä artikkelissa käsitellyt asetukset eivät ole Lukija-oikeustason omaavien käyttäjien (tällaiset käyttäjät voivat lukea sisältöä, mutta eivät muokata sitä) käytettävissä. Koska oikeudet ovat joustavia ja helposti muokattavia, organisaatiollasi saattaa olla omat asetukset.

Mukauttaminen    Organisaatiosi on ehkä mukauttanut sivustosi oikeudet ja ulkoasun tai jopa mukauttanut sivuston siirtymistoiminnot ja siirtänyt Sivuston toiminnot ‑valikon kaltaiset ohjausobjektit toiseen paikkaan sivulla.

SharePoint-versio    Tässä artikkelissa kerrotaan, miten SharePoint Online for Office 365 ammatinharjoittajille ja pienyrityksille ‑ohjelman käyttö aloitetaan. Jos organisaatiosi on tilannut toisenlaisen Office 365 ‑ratkaisun tai jos käytät aiempaa SharePoint-versiota, tutustu kyseisen ratkaisun tai version ohjeeseen.

Sivun alkuun

Käyttöoikeudet

Jos haluat käyttää työryhmäsivustoa tai julkista verkkosivustoa, tarvitset riittävät oikeudet. Useimmilla sivustosi käyttäjillä on oletusarvoisesti työryhmäsivuston osallistumisoikeudet. Joillakin henkilöillä on todennäköisesti julkisen verkkosivuston suunnitteluoikeus. Sivustokokoelman järjestelmänvalvojat voivat hallita kaikkien sivustojen käyttäjien oikeuksia. Sivustojen omistajat voivat hallita vain omistamiensa sivustojen käyttäjien oikeuksia. Sivustokokoelman tai sivuston omistajana voit nopeasti lisätä tai poistaa niiden sivustojen käyttäjiä, joiden oikeuksia hallitset, käyttämällä Sivuston toiminnot ‑valikon Jaa sivusto ‑linkkiä.

• Lisätietoja työryhmäsivuston käyttäjien lisäämisestä tai poistamisesta on seuraavassa artikkelissa: Ryhmäsivuston käyttäjien hallinta.

• Lisätietoja verkkosivuston käyttäjien lisäämisestä tai poistamisesta on seuraavassa artikkelissa: Verkkosivuston käyttäjien hallinta.

 Huomautus    Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi lisätä käyttäjiä verkkosivuston suunnittelijoiksi.

SharePointin perusoikeustasoihin kuuluu täydet oikeudet, suunnitteluoikeudet, osallistumisoikeudet ja lukuoikeudet. Oikeustasot ovat yleensä työn luonteen mukaan koottuja oikeuksien yhdistelmiä. Voit esimerkiksi antaa Osallistuminen-oikeustason käyttäjälle, joka lisää sisältöä työryhmäsivustoon, tai Suunnittelu-oikeustason käyttäjälle, joka suunnittelee julkisen verkkosivuston. Lisätietoja rooleista ja oikeustasoista on seuraavassa artikkelissa: SharePoint Online ‑sivuston oletusroolit. Seuraavasta taulukosta näkee nopeasti, mitä oikeuksia työryhmäsivustoon ja verkkosivustoon saa oletusoikeustasoilla.

Sivun alkuun

Verkkosivuston suunnittelun aloittaminen

SharePoint Online sisältää toimintoja, joilla voit suunnitella julkisen verkkosivuston edustamallesi ryhmälle tai yritykselle. Tässä osassa kerrotaan, miten voit suunnitella yrityksellesi laadukkaan verkkosivuston näillä toiminnoilla.

Jos olet aiemmin käyttänyt Microsoft Office Live Small Businessin sivustonsuunnittelutyökaluja tai jos olet uusi käyttäjä, tutustu seuraaviin resursseihin, joissa on lisätietoja käytön aloittamisen eri osa-alueista.

Verkkosivusto

Verkkosivustossa on kaikki osat, joita tarvitset julkisen sivuston suunnittelun aloittamiseksi. Verkkosivusto sisältää kirjastot, joihin voi tallentaa sisältöä, kuten verkkosivustoon liittyviä kuvia, malleja, asiakirjoja ja verkkosivuja. Verkkosivuston valintanauhan vaihtoehdoilla voit hallita tiedostoja ja käynnistää Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelman, josta on apua julkisen sivuston luonnissa.

Verkkosivustoon pääsee kahta tietä:

1. Valitse Office 365 for Small Businesses ‑ohjelman yläsiirtymispalkista SharePoint Online.

TAI

1. Avaa verkkosivusto selaimessa ja valitse kotisivulta Jäsenten sisäänkirjautuminen. Kirjoita tunnistetietojen valintaikkunaan Windows Live ID ‑tunnus ja ‑salasana.

 Huomautus    Jos et tiedä verkkosivuston URL-osoitetta, ota yhteyttä sivustokokoelman järjestelmänvalvojaan.

2. Valitse SharePoint-sivuston ylälinkkipalkista Verkkosivusto.

Verkkosivustossa on kolme suunnittelussa käytettävää osaa: valintanauha, kirjastot ja Verkkosivuston suunnittelutyökalu.

Verkkosivuston valintanauha

Verkkosivuston valintanauhan vaihtoehdoilla voit tehdä perustoimintoja, kuten luoda, poistaa ja muokata sivuja, tarkastella sivun ominaisuuksia, katsella sivuja selaimessa, ladata tiedostoja palvelimeen ja lisätä käyttäjiä verkkosivuston suunnittelijoiksi.

 Huomautus    Useimmat valintanauhan vaihtoehdot löytyvät myös Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelmasta. Voit esimerkiksi lisätä, muokata tai poistaa sivuja, esikatsella sivua tai tarkastella sivun ominaisuuksia Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelmassa.

Valintanauhan vaihtoehdot saattavat näkyä harmaina seuraavista syistä:

• Toiminto on riippuvainen jostakin toisesta toiminnosta. Jos esimerkiksi olet WWW-sivut-luettelossa, jotkin valintanauhan asetukset, kuten Muokkaa, Poista tai Ominaisuudet, ovat käytettävissä vasta, kun valitset jonkin kohteen luettelosta.
• Asetusta ei ehkä voi käyttää aktiivisen luettelon tai kirjaston kontekstissa. Esimerkiksi Lataa tiedosto palvelimeen ‑asetus on käytettävissä vain Tiedostot-kirjastossa, ja ainoat Mallit-kirjastossa käytettävissä olevat asetukset ovat Poista ja Ominaisuudet.

 Huomautus    Valintanauha ei tule näkyviin, kun Kuvat-kirjasto on aktiivinen.

Kirjastot

Verkkosivustossa on oletusarvoisesti joukko verkkosivuja ja kirjastoja, joihin voit tallentaa verkkosivustoon liittyvää sisältöä, kuten kuvia, malleja ja tiedostoja. Näihin kirjastoihin pääset napsauttamalla haluamaasi linkkiä pikakäynnistysalueessa, joka sijaitsee vasemmalla verkkosivustossa. Lisätietoja tiedostojen lisäämisestä kirjastoihin on jäljempänä tässä artikkelissa kohdassa Tiedoston lisääminen kirjastoon.

 Huomautuksia 

• Verkkosivuston luettelot ja kirjastot eivät näy verkkosivuston ulkoisille käyttäjille eivätkä Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelmassa. Jos haluat nähdä verkkosivuston luettelot ja kirjastot, valitse Tiedosto-valikosta Tallenna ja julkaise tai Sulje WWW-sivu.
• Kun avaat Microsoft Office ‑asiakirjoja kirjastosta, näkyviin voi tulla valintaikkuna, jossa pyydetään tunnistetietoja. Jos näin käy, sulje tai peruuta valintaikkuna. Asiakirjan pitäisi avautua normaalisti.

Seuraavassa taulukossa on lisätietoja:

Verkkosivuston suunnittelutyökalu

Verkkosivuston suunnittelutyökalu helpottaa julkisen verkkosivuston suunnittelua. Muutamalla hiiren napsautuksella voit tehdä esimerkiksi seuraavat suunnittelu- ja muokkaustoimet:

• koko verkkosivustossa käytettävän yhtenäisen teeman ja tyylin valitseminen
• sivuston siirtymistoimintojen suunnitteleminen siten, että vierailijat saavat helposti verkkosivustostasi haluamansa tiedot
• sivuston sivujen suunnitteleminen käytettävissä olevilla värimalleilla ja fonteilla
• ylä- ja alatunnisteen lisääminen sivuihin
• tekstin lisääminen verkkosivuihin ja muokkaaminen niissä esimerkiksi lisäämällä luetteloita ja luettelomerkkejä, fontteja, tasauksia ja muita muotoiluja
• sivuelementtien, esimerkiksi kuvien, taulukoiden ja hyperlinkkien, lisääminen
• pienoisohjelmien lisääminen. Pienoisohjelmat ovat modulaarisia tietoyksiköitä, joissa näkyy tietoja monenlaisista eri lähteistä.

Verkkosivuston suunnittelutyökalun valintanauha

Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑valintanauhassa on kolme perusvälilehteä: Aloitus, Lisää ja Rakenne. Lisäksi siinä on yksi tilannekohtainen välilehti, Kuvatyökalut, jossa on tehtäväkohtaisia asetuksia.

 Aloitus-välilehden asetuksilla voi suorittaa yleisiä perustoimia, kuten luoda sivuja sekä muotoilla ja tasata tekstiä.

 Lisää-välilehdessä voit lisätä sivulle elementtejä, esimerkiksi kuvia, hyperlinkkejä, taulukoita, rivejä ja pienoisohjelmia.

 Rakenne-välilehdessä voit muuttaa koko verkkosivuston antamaa vaikutelmaa elementtejä käsittelemällä.

 Kuvatyökalut-välilehdessä voit käsitellä kuvia. Toisin kuin kolmen muuta välilehteä, Kuvatyökalut on tilannekohtainen välilehti, ja se tulee näkyviin vain, kun valitset jonkin sivun kuvan Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelmassa.

Pikatyökalurivi

Pikatyökalurivi tulee näkyviin Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelman valintanauhan yläpuolelle. Pikatyökalurivin avulla voit suorittaa Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelman perustehtävät, kuten tallentaa ja julkaista työkalussa näkyvän sivun ja tarkastella verkkosivustoa selaimessa.

Sivun ulkoasu verkkosivuston suunnittelutyökalussa

Kun avaat sivun Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelmassa, sivun leipätekstissä näkyy useita eri vyöhykkeitä, joiden sisällä on paikkamerkkisisältöä. Voit muokata vyöhykkeiden sisältöä napsauttamalla hiirellä vyöhykettä ja korvaamalla paikkamerkkisisällön haluamallasi tekstillä. Voit lisätä vyöhykkeeseen tekstiä, kuvia, hyperlinkkejä, taulukoita ja pienoisohjelmia. Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelmassa verkkosivustossa näkyy aina useita vyöhykkeitä sen mukaan, millainen sivun asettelu on.

Kunkin vyöhykkeen yläreunassa on kaksi koonmuuttokahvaa, joiden avulla voit muuttaa sivun leveyttä ja asettelua.

Voit lisätä tai poistaa vyöhykkeitä, jos sivun asettelu sen sallii. Jos haluat muuttaa sivun asettelua, valitse Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelmassa Rakenne-välilehti ja valitse sitten Vyöhyke-ryhmästä Asettelu. Valitse sitten haluamasi asettelutyyli. Valitsemasi asettelutyylin mukaan sivulle lisätään tai siltä poistetaan automaattisesti vyöhykkeitä.

Verkkosivuston perustehtävät

Tässä osassa käsitellään kaikki verkkosivustossa suoritettavat perustehtävät, kuten Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelman avaaminen ja sivun lisääminen tai muokkaaminen

Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelman avaaminen

Voit avata Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelman verkkosivuston WWW-sivut-luettelosta.

1. Valitse sivuston Pikakäynnistys-alueesta WWW-sivut.
2. Napsauta valintanauhan Sivut-välilehteä.
3. Valitse valintanauhan Sivusto-ryhmästä Rakenne.

Sivun lisääminen verkkosivustoon

Voit lisätä verkkosivustoosi sivuja lukuisista valmiista malleista tai käyttää mahdollisia mukautettuja malleja. Verkkosivustossasi on oletusarvoisesti joukko sivuja, kuten Kotisivu, Tietoja meistä, Yhteystiedot ja Sivustokartta.

Voit lisätä sivun valintanauhasta tai Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelmasta. Lisätietoja on seuraavassa artikkelissa: Sivun lisääminen tai poistaminen.

Verkkosivun muokkaaminen

Voit muokata verkkosivua valintanauhan Muokkaa-vaihtoehdolla tai Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelmassa.

1. Valitse sivuston Pikakäynnistys-alueesta WWW-sivut.
2. Napsauta valintanauhan Sivut-välilehteä.
3. Valitse verkkosivun viereinen valintaruutu ja valitse sitten valintanauhasta Muokkaa.

TAI

Valitse valintanauhasta Rakenne ja napsauta Verkkosivuston suunnittelutyökalu ‑ohjelmassa sivujen linkkejä, esimerkiksi Kotisivu- tai Tietoja meistä ‑linkkiä.

Sivun alkuun

Sisällön lisääminen sivustoon

Työryhmäsivustossa ja verkkosivustossa voit lisätä kohteita luetteloihin ja tiedostoja kirjastoihin verkkoselaimessa. Painikkeet, joilla voit suorittaa yleisimmät toiminnot, sijaitsevat valintanauhassa. Useimmilla sivuston sivuilla se sijaitsee sivun yläreunassa.

Valintanauhan painikkeet saattavat näkyä harmaina seuraavista syistä:

• Toiminto ei ole soveltuva tai se riippuu jostain toisesta toiminnosta: sinun on esimerkiksi valittava tiedoston valintaruutu, ennen kuin voit kuitata sen ulos.
• Sinulla ei ole oikeuksia suorittaa tehtävää.
• Toiminto ei ole käytössä sivustossa. Esimerkiksi työnkulut saattavat olla poissa käytöstä sivustossa.

Voit tallentaa tiedostoja kirjastoon myös joillakin SharePoint Online ‑yhteensopivilla asiakasohjelmilla. Voit esimerkiksi tallentaa Microsoft Word ‑tiedoston SharePoint-sivuston kirjastoon, kun käsittelet tiedostoa Wordissa.

Kohteen lisääminen luetteloon tai tiedoston lisääminen kirjastoon edellyttää, että sinulla on luettelon tai kirjaston Osallistuja-oikeudet. Sivuston omistajalta tai järjestelmänvalvojalta saat lisätietoja organisaatiossa käytössä olevista oikeuksista ja oikeustasoista.

Kun lisäät kohteen tai tiedoston, käyttäjät, joilla on luettelon lukuoikeus, voivat tarkastella kohdetta tai tiedostoa. Tämä edellyttää kuitenkin, että kohde tai tiedosto ei edellytä hyväksyntää. Jos kohde tai tiedosto edellyttää hyväksyntää, se tallennetaan luetteloon tai kirjastoon odottavaan tilaan, kunnes sellainen käyttäjä hyväksyy kohteen tai tiedoston, jolla on asianmukaiset oikeudet. Jos tarkastelet parhaillaan luetteloa tai kirjastoa, kun kohdetta tai tiedostoa lisätään, uusi kohde tai tiedosto voi näkyä vasta selaimen sivun päivittämisen jälkeen.

Sinulla voi olla paitsi oikeus lisätä sisältöä aiemmin luotuihin luetteloihin ja kirjastoihin, myös oikeus luoda uusia luetteloita ja kirjastoja. Luettelo- ja kirjastomallien avulla pääset hyvään alkuun. Voit mahdollisesti myös luoda ja mukauttaa uusia sivuja ja sivustoja, mutta tämäkin määräytyy oikeustasosi mukaan.

Luettelot (mukaan lukien kalenterit ja yhteystiedot)

Vaikka luetteloita on erityyppisiä, esimerkiksi kalenterit ja yhteystietoluettelot, niihin lisätään kohteita samalla tavalla. Sinun ei siis tarvitse opetella uusia tekniikoita erilaisia luetteloita varten. Luettelokohde koostuu sarakkeisiin sijoitetusta tekstistä, mutta joissakin luetteloissa kohteeseen voi lisätä liitteitä.

Kohteen lisääminen luetteloon

1. Kun olet luettelossa, johon haluat lisätä kohteen, napsauta valintanauhan Kohteet-välilehteä. (Kalenterissa se on Tapahtumat-välilehti.)
2. Valitse Uusi kohde (kalenterissa Uusi tapahtuma).

    Vihje    Toinen nopea tapa lisätä tapahtuma kalenteriin on osoittaa päivämäärää kalenterissa ja valita sitten Lisää.

3. Täytä vaadittavat kentät ja muut haluamasi kentät.
4. Valitse Tallenna.

Luettelon kohteen muokkaaminen tai poistaminen

1. Osoita kohdetta ja valitse sen viereen ilmestyvä valintaruutu.

    Vihje    Voit suorittaa toimintoja useille kohteille valitsemalla useita valintaruutuja.

2. Valitse valintanauhan Kohteet-välilehdessä joko Muokkaa kohdetta tai Poista kohde (sen mukaan, haluatko poistaa vai muokata).

Monissa sivustoissa tietyt luettelot luodaan valmiiksi. Tällaisia oletusluetteloita ovat esimerkiksi keskustelualueet ja kalenteriluettelot. Jos sinulla on tarvittavat oikeudet, voit luoda luetteloita myös erityyppisistä malleista. Malleissa rakenne ja asetukset on määritetty valmiiksi, joten niillä pääset helposti alkuun.

Luettelon luominen

1. Jos haluat luoda luettelon, valitse Sivuston toiminnot ‑valikosta Lisää luomisvaihtoehtoja.

    Huomautus    Jos et näe Sivuston toiminnot ‑valikkoa tai luomisvaihtoehtoa ei näy, sinulla ei ehkä ole oikeuksia luoda luetteloa.

2. Valitse luomissivulla, millaisen luettelon haluat luoda. Voit valita esimerkiksi Linkit.
3. Kirjoita luettelolle nimi, täytä muut haluamasi kentät ja valitse sitten Luo.

Kirjastot

Kirjasto on sivustossa oleva paikka, jossa voit luoda, kerätä, päivittää ja hallita tiedostoja ryhmän jäsenten kanssa. Jokaisessa kirjastossa näkyy tiedostojen luettelo ja tärkeitä tietoja tiedostoista. Näiden avulla käyttäjät voivat käyttää tiedostoja työskennellessään yhdessä.

Voit lisätä tiedoston kirjastoon lataamalla sen kirjastoon verkkoselaimella. Kun olet lisännyt tiedoston kirjastoon, muut henkilöt, joilla on tarvittavat oikeudet, voivat tarkastella tiedostoa. Jos tarkastelet kirjastoa, kun tiedosto lisätään, uusi tiedosto voi näkyä vasta selaimen sivun päivittämisen jälkeen.

Jos käytät SharePoint Online ‑yhteensopiva ohjelmaa, voit luoda uuden tiedoston mallin pohjalta käyttäessäsi kirjastoa. Voit tallentaa tiedoston kirjastoon myös jostakin muusta ohjelmasta, kuten SharePoint-työtilasta tai Microsoft Wordista.

Tiedoston lisääminen kirjastoon

1. Valitse kirjastossa, johon haluat lisätä tiedoston, valintanauhasta Asiakirjat.
2. Valitse Lataa asiakirja.
3. Selaa tiedostoon ja valitse OK.

 Vihje    Jos käytät SharePoint Online ‑yhteensopivaa ohjelmaa, kuten Microsoft Word 2010:tä, voit vetää ja pudottaa tiedostoja Resurssienhallinnasta Lataa asiakirja ‑valintaikkunaan.

Kirjaston tiedoston muokkaaminen tai poistaminen

1. Osoita tiedostoa ja valitse sen viereen ilmestyvä valintaruutu.
2. Valitse valintanauhan Asiakirjat-välilehdessä joko Muokkaa asiakirjaa tai Poista asiakirja (sen mukaan, haluatko poistaa vai muokata).

Oletuskirjasto, jonka nimi on Jaetut asiakirjat, luodaan valmiiksi, kun luot useita erityyppisiä sivustoja. Jaetut asiakirjat on tiedostokirjasto, johon voit tallentaa useita erityyppisiä tiedostoja. Voit luoda lisää kirjastoja, esimerkiksi kuvien tallennuksessa käytettävän kuvakirjaston, jos sinulla on oikeudet hallita luetteloita.

Tiedostokirjaston luominen

1. Voit luoda tiedostokirjaston valitsemalla Sivuston toiminnot ‑valikon ja valitsemalla sitten Uusi tiedostokirjasto.

    Huomautus    Jos et näe Sivuston toiminnot ‑valikkoa tai luomisvaihtoehtoa ei näy, sinulla ei ehkä ole oikeuksia luoda kirjastoa.

2. Kirjoita kirjastolle Nimi-kohtaan nimi, täytä muut haluamasi kentät ja valitse sitten Luo.

 Huomautus    Jos haluat tarkistaa, millaisia muita kirjastoja voit luoda, valitse Sivuston toiminnot ja valitse sitten Lisää luomisvaihtoehtoja. Voit tarkistaa kirjastotyypin kuvauksen osoittamalla sitä.

Sivustot ja sivut

Sivustossa voi esimerkiksi säilyttää aikatauluja, ohjeita, tiedostoja ja muita tietoja, joita työryhmän jäsenet tarvitsevat säännöllisesti. Sivustolla voi olla myös tarkemmin määritelty käyttötarkoitus. Sivustossa voi esimerkiksi seurata kokousta tai isännöidä blogia, jossa organisaation jäsen julkaisee säännöllisesti uutisia ja ideoita.

Organisaatio voi jakaa sivustosisällön erillisiin sivustoihin hallinnan helpottamiseksi. Esimerkiksi organisaation jokaisella osastolla voi olla oma työryhmäsivusto.

Sivustoihin voi lisätä sisältöä lisäämällä niihin luetteloita ja kirjastoja. Jos sinulla on tarvittavat oikeudet, voit myös lisätä sivuja sivustoon. Myös WWW-osasivujen (WWW-osa-sivu: Tietyntyyppinen WWW-sivu, joka sisältää vähintään yhden WWW-osan. WWW-osa-sivu yhdistää luetteloiden ja kaavioiden kaltaiset tiedot sekä tekstin ja kuvien kaltaisen WWW-sisällön dynaamiseksi tietoportaaliksi, joka rakentuu yleisen tehtävän ympärille.) lisäämistä kannattaa harkita, koska tällöin dynaamista sisältöä voi lisätä nopeasti WWW-osilla.

Jos haluat luoda uusia sivustoja, käytettävissä on useita sivustomalleja, joilla pääset hyvään alkuun. Se, voitko luoda sivustoja ja alisivustoja, määräytyy sen mukaan, kuinka sivustot ja niiden luomisen oikeudet on määritetty organisaatiossa.

Sivuston luominen

1. Voit luoda sivuston valitsemalla Sivuston toiminnot ‑valikon ja valitsemalla sitten Uusi sivusto.

    Huomautus    Jos et näe Sivuston toiminnot ‑valikkoa tai luomisvaihtoehtoa ei näy, sinulla ei ehkä ole oikeuksia luoda sivustoa.

2. Valitse sivustomalli Tarjotut tuotteet ‑luettelosta tai valitse Selaa kaikki, jos haluat nähdä kaikki vaihtoehdot.
3. Kirjoita sivuston otsikko ja URL-nimi.
4. Jos valitset mallin Selaa kaikki ‑valikoimasta, valitse kaikki haluamasi vaihtoehdot ja valitse sitten Luo.

Sivun alkuun

Sivuston sisällön hallinta ja käyttäminen

Luetteloiden, kirjastojen ja sivustojen sisältöä voi hallita ja laajentaa usealla eri tavalla, jolloin työryhmän työteho paranee. Osa toiminnoista auttaa työryhmää etsimään tietoja sekä käsittelemään niitä tehokkaasti, osa taas hallitsemaan tietojen käyttöä.

Siirtyminen sisältöön

Siirtymisosien avulla käyttäjät voivat selata sivustoa ja siirtyä tarvitsemansa sisällön kohdalle. Käytettävissä on kaksi siirtymiskohdetta, jotka voi mukauttaa. Nämä siirtymiskohteet ovat ylälinkkipalkki ja pikakäynnistys.

Voit valita Pikakäynnistys-alueessa näkyvät luettelot ja kirjastot kunkin luettelon tai kirjaston asetussivulla. Voit myös muuttaa linkkien järjestystä, lisätä ja poistaa linkkejä sekä lisätä tai poistaa osia, joihin linkit on järjestetty. Jos esimerkiksi Luettelo-kohdassa on liian monta luetteloa, voit lisätä uuden Tehtäväluettelot-osan, johon voit lisätä linkkejä tehtäväluetteloihin. Kaikki nämä Pikakäynnistys-alueen muutokset voi tehdä verkkoselaimessa. Voit jopa lisätä linkkejä, jotka johtavat sivuston ulkopuolella oleviin sivuihin.

Ylälinkkipalkissa sivustosi käyttäjät voivat siirtyä muihin sivustokokoelman sivustoihin. Tämä on mahdollista, koska välilehtirivi näkyy sivuston jokaisen sivun yläosassa. Kun luot uuden sivuston, voit valita, lisätäänkö sivusto pääsivuston ylälinkkipalkkiin ja käytetäänkö sivustossa pääsivuston ylälinkkipalkkia.

Jos sivustossasi käytetään yksilöllistä ylälinkkipalkkia, voit mukauttaa sivuston ylälinkkipalkissa näkyvät linkit. Sivustot, jotka on luotu pääsivustoon, voi myös määrittää näkymään ylälinkkipalkissa. Tämä edellyttää kuitenkin, että sivusto on määritetty perimään pääsivuston linkkipalkki. Voit myös sisällyttää linkkejä muihin, sivustokokoelman ulkopuolella oleviin sivustoihin. Lisätietoja siirtymisen mukauttamisesta on ohjeaiheessa Sivuston siirtymistoimintojen mukauttaminen (artikkeli on saatavilla, kun tuote julkaistaan).

Sisällön käytön hallinta

Sivuston omistaja tai järjestelmänvalvoja voi myöntää oikeustasoja käyttäjille ja käyttäjiä sisältäville SharePoint-ryhmille. Oikeudet voidaan ottaa käyttöön sivustossa, sivuston luetteloissa ja kirjastoissa sekä luetteloiden ja kirjastojen kohteissa.

Voit määrittää eri objekteille eri oikeustasoja. Objekti voi olla esimerkiksi tietty sivusto, luettelo, kirjasto, luettelon tai kirjaston kansio, luettelokohde tai tiedosto.

Luetteloiden ja kirjastojen järjestäminen

Se, miten järjestät luettelot ja kirjastot, määräytyy ryhmän tarpeiden mukaan sekä sen mukaan, miten haluat tallentaa ja hakea tietoja. Kun suunnittelet asian huolellisesti, voit määrittää rakenteen, joka sopii parhaiten omalle organisaatiollesi.

Luetteloiden ja kirjastojen tiedot tallennetaan sarakkeisiin, kuten Tehtävänimike, Sukunimi tai Yritys. Voit lajitella ja suodattaa kohteita sarakkeiden mukaan samalla tavoin kuin laskentataulukossa napsauttamalla haluamaasi luettelon tai kirjaston sarakeotsikkoa. Voit myös tarkastella sinulle tärkeimpiä luettelon tai kirjaston kohteita eri näkymissä.

Luettelon tai kirjaston näkymän vaihtaminen

1. Napsauta luettelossa tai kirjastossa, jossa haluat vaihtaa näkymän, valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehteä.
2. Napsauta Hallitse näkymiä ‑ryhmän Nykyinen näkymä ‑kohdassa näkymäluettelon vieressä olevaa nuolta ja valitse näkymä.

Jos luettelokohteista tai kirjaston tiedostoista on tarkoitus tallentaa lisätietoja, voit lisätä sarakkeita itse. Niistä on apua, kun luettelo lajitellaan tai ryhmitellään tai kun luodaan useita luettelonäkymiä. Voit esimerkiksi lajitella luettelon määräpäivän mukaan tai ryhmitellä kohteet osaston nimen mukaan.

Kun luot sarakkeen, käytettävissä on useita vaihtoehtoja. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi yksittäinen tekstirivi, avattava vaihtoehtoluettelo, muiden sarakkeiden perusteella laskettava luku tai jopa sivuston henkilön nimi ja kuva.

Sarakkeen luominen

1. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti siinä luettelossa tai kirjastossa, johon haluat luoda sarakkeen.
2. Valitse Luo sarake.
3. Kirjoita sarakkeen nimi ja valitse saraketyyppi.
4. Valitse muut asetukset ja valitse sitten OK.

Luettelon tai kirjaston sarakkeet helpottavat tiettyjä osastoja löytämään tarvitsemansa tiedot, kuten tehtävät, joilla on suurin prioriteetti, tai kaikki kullekin käyttäjälle määritetyt kohteet. Lisätietoja näkymien luomisesta ja muokkaamisesta on kohdassa Näkymän luominen, muokkaaminen tai poistaminen.

Jotkin luetteloiden ominaisuudet auttavat työryhmää luomaan ja hallitsemaan usean luettelon tai kirjaston kohteita tehokkaasti. Voit esimerkiksi luoda sarakkeen, jossa on tietoja luettelokohteista, ja jakaa tiedot muiden luetteloiden kesken. Jos taas haluat, että tiedosto on käytettävissä useassa kirjastossa, voit helposti kopioida sen sivuston muihin kirjastoihin. Voit määrittää, että saat tiedon päivityksistä, kun tiedostoa muutetaan.

Lisätietoja suurten luetteloiden ja kirjastojen hallinnasta on kohdassa Useita kohteita sisältävien luetteloiden ja kirjastojen hallinta.

Helppokäyttötoimintojen käyttäminen

Sivustot on suunniteltu siten, että luetteloita, kirjastoja sekä muita ominaisuuksia voi käyttää yksinkertaisin näppäinpainalluksin. Käytettävissä on myös erityinen helppokäyttötila, jossa valikoiden ja ohjaustoimintojen käyttämistä on helpotettu helppokäyttötekniikkaa tarvitsevia käyttäjiä varten. Siirry pääsisältöön ‑linkeillä näppäimistökäyttäjä voi ohittaa toistuvat siirtymislinkit ja siirtyä suoraan sivun mielekkäämpään sisältöön.

Otsikoiden merkintätapa määrittää rakenteen entistä tarkemmin ja helpottaa sivustossa siirtymistä näytönlukuohjelmien käyttäjille. Sivustoon ladattavissa kuvissa voi käyttää mukautettuja vaihtoehtoisia tekstejä. Voit esimerkiksi määrittää mukautetun vaihtoehtoisen tekstin kuvaan, joka näkyy kotisivulla Sivuston kuva ‑WWW-osassa, tai kuvaan, joka lisätään kuvakirjastoon. Windowsin suuren kontrastin asetukset sopivat parhaiten näkörajoitteisille käyttäjille sivustojen katseluun.

Lisätietoja sivustojen selaamisesta ja helppokäyttötoimintojen käyttämisestä on ohjeaiheessa Helppokäyttötoiminnot.

Versioiden seuranta

Jos luettelo tai kirjasto on määritetty seuraamaan versioita, voit tarvittaessa palauttaa vanhan version ja tarkastella muutosten versiohistoriaa. Kun versioita seurataan, kohteiden tai tiedostojen ja niiden ominaisuuksien muutokset tallennetaan. Tämä helpottaa sisällön hallintaa muokkausten edetessä, sillä voit palauttaa aiempia versioita, jos teet virheen nykyiseen versioon. Versiotiedoista on hyötyä etenkin, kun samassa projektissa on mukana useita henkilöitä tai kun tiedot käyvät läpi useita kehitys- ja tarkistusvaiheita.

 Uusin julkaistu pääversio näkyy korostettuna, ja versionumero ilmoitetaan kokonaislukuna.

 Versio luodaan, kun ominaisuudet tai metatiedot muuttuvat.

 Tiedoston ensimmäinen versio on aina aliversio, jonka versionumero on 0.1.

Versiotiedot ovat käytettävissä kaikkien oletusluettelotyyppien luettelokohteissa, mukaan lukien kalenterit, seurantaluettelot ja mukautetut luettelot sekä kaikissa tiedostotyypeissä, jotka voi tallentaa kirjastoihin, mukaan lukien WWW-osasivut.

Tiedostojen yhteismuokkaaminen

Kaksi tai useampia käyttäjiä voi muokata Word-tiedostoa tai PowerPoint-esitystä samanaikaisesti. Tämän uuden toiminnon ansioista voit lukea SharePointiin tallennetun tiedoston osia ja kirjoittaa niihin. Voit esimerkiksi muokata Word-tiedoston yhtä kappaletta samaan aikaan, kun työtoverisi työstää saman tiedoston toista kappaletta.

Pysyminen muutosten tasalla

RSS on käytännöllinen tapa, jolla voit jakaa ja vastaanottaa tietoja standardoidussa muodossa. Esimerkiksi luetteloiden ja kirjastojen päivityksiä voi jakaa ja vastaanottaa RSS-muodossa. Standardoitu XML-tiedostomuoto mahdollistaa tietojen tarkastelemisen useissa eri ohjelmissa. Voit myös tilata luetteloita ja kirjastoja määrittämällä ilmoituksia, jotka kertovat sisältöön tulleista muutoksista.

RSS-syötteillä työryhmä voi mukauttaa sisällön sellaisille työryhmän jäsenille, jotka ovat tilanneet syötteitä. Syötteisiin voi sisällyttää sivustojen linkkejä, joita napsauttamalla työryhmän jäsenet voivat avata tarvitsemansa tiedot. Syötteillä työryhmän edistymistä ja projektin päivittymistä on helppo seurata. Useita työryhmän verkkosivustoja ei tarvitse selata ja seurata erikseen, kun tuoreimmat uutiset ja päivitykset toimitetaan sivustoista automaattisesti.

Työnkulkujen hallinta

Työnkuluilla käyttäjät voivat käsitellä asiakirjoja yhteistyössä sekä hallita projektitehtäviä. Työnkulut toteuttavat liiketoimintaprosesseja, joiden mukaisesti sivuston asiakirjoja ja kohteita käsitellään. Työnkulut hallitsevat tiettyihin liiketoimintaprosesseihin liittyviä tehtäviä ja vaiheita, ja näin organisaatiot pystyvät noudattamaan yhdenmukaisia liiketoimintaprosesseja ja parantamaan organisaation toiminnan tehokkuutta ja tuottavuutta. Tällöin tehtävistä vastaavien henkilöiden ei tarvitse huolehtia työnkulun hallinnasta, vaan he voivat keskittyä nimenomaan tehtäviensä suorittamiseen.

Työnkulut seuraavat ja hallitsevat tavallisiin liiketoimintaprosesseihin liittyviä ihmisten suorittamia tehtäviä. Tällä tavalla työnkulut paitsi pienentävät prosessien ohjaamiseen liittyviä kustannuksia, myös tehostavat ajankäyttöä. Tavallisia liiketoimintaprosesseja ovat esimerkiksi projektin hyväksyminen tai asiakirjan tarkistaminen. Organisaatio voi esimerkiksi luoda mukautetun perustyökulun asiakirjakirjaston asiakirjaluonnosten hyväksyntätoimien hallintaa varten ja ottaa sen käyttöön.

Sisältötyyppien käyttäminen

Luettelo tai kirjasto voi tukea useita sisältötyyppejä. Sisältötyypeillä organisaatiot voivat järjestää, hallita ja käsitellä suuria sisältömääriä aiempaa tehokkaammin. Jos luettelo tai kirjasto on määritetty sallimaan useita sisältötyyppejä, voit lisätä sisältötyyppejä organisaation säännöllisesti käyttämien vaihtoehtojen luettelosta. Tällaisia vaihtoehtoja voivat olla esimerkiksi Markkinointiesitykset tai Sopimukset.

Kun lisäät sisältötyypin luetteloon tai kirjastoon, mahdollistat sen, että kirjastossa tai luettelossa voi olla kyseisen tyyppisiä kohteita. Käyttäjät voivat sitten luoda uusia tämäntyyppisiä kohteita kyseisen luettelon tai kirjaston Uusi kohde ‑painikkeella.

Eräs keskeisistä luettelossa tai kirjastossa käytettävien sisältötyyppien hyödyistä on se, että yksittäinen luettelo tai kirjasto voi sisältää useita kohteiden tai asiakirjojen tyyppejä, joista jokaisessa voi olla yksilöllisiä metatietoja, käytäntöjä tai toimintatapoja. Lisätietoja sisältötyyppien käsittelemisestä on ohjeaiheessa SharePoint-sivuston sisällön hallinta sisältötyyppien avulla.

Sivun alkuun