Sivuston sisällön yhtenäinen hallinta sisältötyyppien avulla

Tässä artikkelissa esitellään sisällön hallinta sisältötyyppien avulla.

 Huomautus   Jotta voisit luoda ja hallita sivuston sisältötyyppejä, sinulla on oltava sivustossa vähintään Suunnittelu-oikeudet.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet


Tietoja sisältötyypeistä

Liikeyritys voi tuottaa yhden ainoan projektin aikana kovin erilaista sisältöä, esimerkiksi ehdotuksia, lakisopimuksia, työn kuvauksia ja tuotteiden teknisiä tietoja. Liikeyritys voi esimerkiksi haluta, että eri tyyppisistä sisällöistä kerätään ja ylläpidetään erilaisia metatietoja. Metatietoja voivat olla esimerkiksi tilinumero, projektinumero tai projektipäällikkö. Vaikka nämä tiedostot liittyvätkin samaan projektiin ja ne voidaan tallentaa yhdessä, ne luodaan ja niitä käytetään, jaetaan ja säilytetään eri tavalla.

Sisältötyyppien (sisältölaji: Tietyn tyyppisen sisällön uudelleen käytettävä ryhmä asetuksia. Sisältölajien avulla voi hallita kohteiden ja asiakirjojen metatietoja, malleja ja toimintaa yhdenmukaisesti. Sisältötyypit määritetään sivustotasolla, ja niitä käytetään luetteloissa ja kirjastoissa.) avulla organisaatio voi järjestää, hallita ja käsitellä koko sivustokokoelman sisältöä yhtenäisesti sivustokokoelmassa (sivustokokoelma: Joukko näennäispalvelimessa sijaitsevia sivustoja, joilla on yhteinen omistaja ja samat hallinta-asetukset. Jokaisessa sivustokokoelmassa on ylätason sivusto, jonka lisäksi kokoelma voi sisältää yhden tai useita alisivustoja.). Määrittämällä tietynlaisille tiedostoille tai tietotuotteille sisältötyyppejä organisaatio voi varmistaa, että kaikkia sisältöryhmiä hallitaan johdonmukaisesti. Sisältötyyppejä voidaan ajatella malleina, joita otat käyttöön luettelossa tai kirjastossa. Voit ottaa luettelossa tai kirjastossa käyttöön useita malleja eli useita kohteita tai tiedostotyyppejä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sisältötyyppien määritteet

Sisältötyyppi voidaan määrittää tiedostoille, luettelokohteille ja kansioille. Kullekin sisältötyypille voidaan määrittää

  • sarakkeet (metatiedot), jotka on tarkoitus määrittää tämäntyyppisille kohteille
  • tiedostomalli, joka halutaan ottaa käyttöön uusissa kohteissa (käytettävissä vain tiedostosisältötyypeissä)
  • mukautettuja Uusi-, Muokkaa- ja Näytä-lomakkeita
  • kohteiden työnkulkuja
  • mukautettuja ratkaisuja tai ominaisuuksia.

Sisältötyyppien lajit

Voit luoda ja käyttää kahdenlaisia sisältötyyppejä sen mukaan, käytätkö niitä useiden sivustokokoelman sivustojen luetteloissa ja kirjastoissa vai tietyssä yhden sivuston luettelossa tai kirjastossa.

Sivuston sisältötyyppien valitseminen Sivuston asetukset -ikkunassa

  • Sivuston sisältötyypitSivuston sisältötyypit määritetään sivuston sisältötyyppien valikoimassa. Sivustotasolla määritettyjä sisältötyyppejä kutsutaan sivuston sisältötyypeiksi. Sivuston sisältötyyppejä voidaan käyttää sivuston kaikissa alisivustoissa, joihin sisältötyypit on määritetty. Jos sivuston sisältötyyppi on määritetty esimerkiksi sivustokokoelman pääsivustoon, sisältötyyppi on käytettävissä kyseisen sivustokokoelman kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa.
  • Luettelon sisältötyypitSivuston sisältötyyppejä voidaan lisätä yksitellen luetteloihin tai kirjastoihin ja mukauttaa näissä luetteloissa ja kirjastoissa käyttämistä varten. Kun sivuston sisältötyyppi lisätään luetteloon tai kirjastoon, sitä kutsutaan luettelon sisältötyypiksi. Luettelon sisältötyypit ovat niiden sivuston sisältötyyppien alisisältötyyppejä, joihin luettelon sisältötyypit perustuvat. Luettelon sisältötyypit tekevät tiedostokirjastoista ja -luetteloista joustavia käyttää, koska yksi luettelo tai kirjasto voi sisältää useita kohde- tai tiedostotyyppejä, joilla on yksilölliset metatiedot, käytännöt tai toiminnot. Jotta luettelo tai kirjasto voisi sisältää useita kohde- tai tiedostotyyppejä, luettelo tai kirjasto on määritettävä siten, että se sallii useita sisältötyyppejä. Luettelon tai kirjaston Uusi-komennolla voidaan sen jälkeen tuoda näkyviin kyseisessä luettelossa tai kirjastossa käytettävissä olevat sisältötyypit.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietoja määritteiden periytymisestä

Sisältötyyppejä ei koskaan luoda täysin tyhjästä. Ohjelma sisältää sen sijaan oletusarvoisen sisältötyyppien joukon, joita voi käyttää sellaisenaan tai mukauttaa. Sisältötyypit järjestetään hierarkiaksi, jossa sisältötyypit perivät ominaisuutensa muilta sisältötyypeiltä. Tämä rakenne mahdollistaa kokonaisten tiedostoluokkien käsittelyn johdonmukaisesti organisaatiossa. Seuraavissa taulukoissa on esitetty kukin perussisältötyyppi, niihin liittyvät ryhmät sekä pääsisältötyyppi.

Sisältötyyppi Kuvaus Pääsisältötyyppi
Järjestelmä Kaikki sisältötyypit periytyvät Järjestelmä-sisältötyypistä. Järjestelmä-sisältötyyppiä ei voi muokata.
Ryhmä: Asiakirja-sisältötyypit
Sisältötyyppi Kuvaus Pääsisältötyyppi
Asiakirja Luo uusi tiedosto. Kohde
XLS-tyyli Luo XSL-tyyli. Asiakirja
Kuva Lataa kuva tai valokuva. Asiakirja
Perustyylisivu Luo perustyylisivu. Asiakirja
Perussivu Luo perussivu. Asiakirja
WWW-osasivu Luo WWW-osasivu Asiakirja
Lomake Luo lomake, joka voidaan täyttää. Asiakirja
Tiedoston linkki Luo linkki eri paikassa sijaitsevaan tiedostoon. Asiakirja
Dublin Core -sarakkeet Käytetään Dublin Core ‑metatietoelementtijoukossa. Dublin Core ‑sarakkeet ovat alan metatietomääritysstandardi. Lisätietoja on kohdassa Dublin Core Metadata Initiative ‑hanke. Asiakirja
Ryhmä: Luettelo-sisältötyypit
Sisältötyypit Kuvaus Pääsisältötyyppi
Tapahtuma Luo uusi kokous, määräaika tai muu tapahtuma. Kohde
Aikataulu ja resurssi Varaa resurssi. Tapahtuma
Varaukset Varaa resurssi, kuten kokoustila. Kohde
Aikataulu Luo uusi tapaaminen. Kohde
Seurantakohde Seuraa seurantakohdetta tai ongelmaa. Kohde
Kommentti Luo blogikommentti. Kohde
Kohde Luo uusi luettelokohde. Järjestelmä
Itä-Aasian yhteyshenkilö Tallenna työyhteyshenkilön tai henkilökohtaisen yhteyshenkilön tiedot. Kohde
Yhteystieto Tallenna työyhteyshenkilön tai henkilökohtaisen yhteyshenkilön tiedot. Kohde
Viesti Luo uusi viesti. Kohde
Tehtävä Seuraa työkohdetta, joka sinun tai työryhmäsi on suoritettava. Kohde
Lähetys Luo uusi blogikirjoitus. Kohde
Ilmoitus Luo lyhyt uutiskohde, tilaviesti tai muu lyhyt tieto. Kohde
Linkki Luo uusi WWW-sivun tai muun resurssin linkki. Kohde
Ryhmä: Ryhmätyö-sisältötyypit
Sisältötyyppi Kuvaus Pääsisältötyyppi
Kiertojakelu Lisää kiertojakelu. Kohde
Loma Lisää uusi loma. Kohde
Sana Lisää luetteloon uusi sana. Kohde
Virallinen ilmoitus Lisää uusi virallinen ilmoitus. Kohde
Puhelumuistio Lisää uusi puhelumuistio. Kohde
Resurssi Lisää uusi resurssi. Kohde
Resurssiryhmä Lisää uusi resurssiryhmä. Kohde
Tuntilista Lisää uusi tuntilista. Kohde
Käyttäjät Lisää luetteloon uusia käyttäjiä. Kohde
Ilmoitus uusista ominaisuuksista Lisää uusi ilmoitus uusista ominaisuuksista. Kohde
Ryhmä: Kansio-sisältötyypit
Sisältötyyppi Kuvaus Pääsisältötyyppi
Keskustelu Luo uusi keskustelun aihe. Kansio
Kansio Luo uusi kansio. Kohde
Yhteenvetotehtävä Ryhmitä tehtävät, jotka ryhmän on suoritettava, ja lisää niiden kuvaukset. Kansio

Kun määrität uuden mukautetun sivuston sisältötyypin sivuston sisältötyyppien valikoimassa, voit ottaa aiemmin luodun sivuston pääsisältötyypin lähtökohdaksi sivuston sisältötyyppien valikoimasta. Luomasi uusi sivuston sisältötyyppi perii kaikki sivuston pääsisältötyypin määritteet, kuten tiedostomallin, vain luku -asetukset, työnkulut ja sarakkeet. Kun olet luonut uuden sivuston sisältötyypin, voit tehdä vapaasti muutoksia haluamiisi määritteisiin.

Seuraavassa kaaviossa kuvataan sisältötyyppien määritteiden periytyminen pääsisältötyypeiltä.

Sisältötyyppien periytyminen

Kuvateksti 1 Tämä sisältötyyppi periytyy Järjestelmä-sisältötyypistä.
Kuvateksti 2 Nämä sivuston sisältötyypit perustuvat Asiakirja-sisältötyyppiin. Näihin sisältötyyppeihin tehdyt muutokset eivät vaikuta pääsisältötyyppiin (Asiakirja).
Kuvateksti 3 Tämä sivuston sisältötyyppi perustuu Projektisuunnitelma-sisältötyyppiin. Näihin sisältötyyppeihin tehdyt muutokset eivät vaikuta pääsisältötyyppiin (Projektisuunnitelma).
Kuvateksti 4 Nämä Luettelo-sisältötyypit perustuvat projekti- ja lomakesisältötyyppeihin. Kaikki luettelon sisältötyyppiin tehdyt muutokset koskevat vain kyseiseen luetteloon tai kirjastoon lisättyä sisältötyyppiä.

Jos mukautat alisisältötyyppiä käyttämällä määritteitä, joita pääsisältötyyppi ei sisällä, kuten lisäsarakkeita, tekemiäsi mukautuksia ei lisätä pääsisältötyyppiin. Toisin sanoen päätyypin määritteisiin tehdyt muutokset periytyvät aina alityypeille, mutta ei koskaan toisinpäin.

Sama sääntö koskee myös luettelon sisältötyyppiä. Jos esimerkiksi mukautat luettelon sisältötyyppiä käyttämällä määritteitä, joita luettelon pääsisältötyyppi ei sisällä, kuten lisäsarakkeita, tekemiäsi mukautuksia ei lisätä pääsisältötyyppiin. Muista myös, että voit mukauttaa luettelon sisältötyyppiä vain siinä luettelossa tai kirjastossa, johon sisältötyyppi on lisätty, ja muuttaessasi pääsisältötyypin määritteitä tekemäsi muutokset saattavat korvata luettelon alisisältötyypin määritteet.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietoja sisältötyyppien sisällön hallintaa tukevista ominaisuuksista

Määrittämällä sivuston sisältötyyppejä voidaan varmistaa, että kokonaisten tiedostoluokkien käsittely on johdonmukaista koko organisaatiossa. Esimerkiksi kaikkien organisaation asiakkaille toimitettavien asiakirjojen täytyy sisältää tietyt metatiedot, kuten tilinumero, projektinumero ja projektipäällikön nimi. Luomalla Asiakkaalle toimitettava -niminen sivuston sisältötyyppi, jossa on pakolliset sarakkeet näille metatiedoille, voidaan varmistaa, että tili- ja projektinumerot lisätään kaikkiin asiakkaalle toimitettaviin tiedostoihin.

Seuraavassa kuvassa on uusi Asiakkaalle toimitettava -sisältötyyppi, jonka käyttäjä voi valita luodessaan uutta tiedostoa tiedostokirjastossa.

Uusi sisältötyyppi

Kaikki sivustokokoelman tästä sivuston sisältötyypistä periytyvät asiakkaille toimitettavat tiedostot edellyttävät tämän jälkeen, että käyttäjät täyttävät sarakkeisiin vaaditut tiedot. Jos myös muita näihin asiakkaille toimitettaviin asiakirjoihin liittyviä metatietoja on seurattava, voit lisätä haluamasi sarakkeet Asiakkaalle toimitettava -sisältötyyppiin. Sen jälkeen voit päivittää kaikki aliluettelon sisältötyypit, jotka periytyvät tästä sivuston sisältötyypistä, lisäämällä uuden sarakkeen kaikkiin asiakkaille toimitettaviin asiakirjoihin.

Se, että voit käyttää metatietoja yhtenäisesti kaikissa tiedostokirjastoissa, on vain yksi sisältötyyppien käyttämisen etu. Sisältötyyppien avulla voit myös yhdistää samat ominaisuudet tai määritteet sisältöihin kaikkialla organisaatiossa.

Jos luettelo tai kirjasto on määritetty sallimaan usean sisältötyypin käyttäminen, luetteloon tai kirjastoon voidaan lisätä sisältötyyppejä sivustossa käytettävissä olevien sivuston sisältötyyppien ryhmästä. Sisältötyyppien käyttäminen luetteloissa ja kirjastoissa on erittäin hyödyllistä sikäli, että yksittäinen luettelo tai kirjasto voi sisältää useita kohde- tai tiedostotyyppejä, joista jokaisella voi olla omat metatietonsa, käytäntönsä tai toimintatapansa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
SharePoint Foundation 2010 , SharePoint Online ammatinharjoittajille ja pienyrityksille, SharePoint Online yrityksille