Seurantaraportin luominen

Project 2013 -sovelluksen seurantaraportit vertaavat suunnitellun, suoritetun ja jäljellä olevan työn määrää kaaviossa, joka päivittyy automaattisesti muutettujen projektitietojen mukaisesti. Niiden avulla sinä ja sidosryhmät voitte helposti luoda nopean yleiskuvan projektin tilanteesta.

Projektinhallintavinkki    Seurantaraportit ovat osa ketterää projektinhallintaa (ketterä projektinhallinta: Projektinhallintamenetelmä, joka muodostuu pisimmillään neliviikkoisista iteraatiokierroksista, mukautuvista strategioista ja työryhmän jäsenten välisestä yhteistyöstä. Esimerkkejä ketteristä projektinhallintamenetelmistä ovat Scrum, Critical Chain ja Extreme Programming.), erityisesti Scrum-menetelmää käytettäessä. Ne ovat kuitenkin käteviä työkaluja mille tahansa projektinhallintatyylille.

Jos haluat luoda seurantaraportin, valitse Raportti > Raporttinäkymä > Seuranta.

Raportti-välilehden Raporttinäkymät-valikko

Sinun täytyy ehkä lisätä projektiin kenttiä, jotta saat haluamasi tiedot seurantaraporttiin. Alla olevien vinkkien avulla voit määrittää projektin asetukset niin, että saat seurantaraportista mahdollisimman paljon irti.

Seurantaraportin asetusten määrittäminen


Työmäärän tai tehtävän seurantakaaviot

Oletusseurantaraporttiin kuuluu kaksi kaaviota: työmäärän seuranta ja tehtävän seuranta.

Työmäärän seurantakaavio näyttää, kuinka suuri osa työmäärästä on suoritettu loppuun, kuinka paljon työtä saadaan aikataulun mukaan suoritettua loppuun ennen projektin päättymispäivää ja perusaikataulun arvion siitä, kuinka paljon työtä tullaan suorittamaan loppuun siinä projektin vaiheessa.

Työmäärän seurantaraportti

Tehtävän seurantakaavio näyttää, kuinka monta tehtävää on suoritettu loppuun, kuinka monta tehtävää on vielä jäljellä ja perusaikataulun arvion, kuinka monta tehtävää saadaan loppuun siinä projektin vaiheessa.

Tehtävän seurantaraportti

Sivun alkuun Sivun alkuun

Työmäärän seurantakaavion asetusten määrittäminen

Työmäärän seurantakaavio näyttää, kuinka suuren osan työmäärästä olet tehnyt ja kuinka paljon siitä on jäljellä. Jos jäljellä olevan kumulatiivisen työn viiva on kaavion jyrkin, projekti saattaa olla aikataulusta jäljessä.

Työmäärä on aika, jossa tehtävä on tarkoitus saada valmiiksi. Todellinen työmäärä on tehtävään tähän mennessä käytetty työmäärä ja jäljellä oleva työmäärä on näiden kahden erotus. Voit seurata työmäärää henkilötyötunneissa tai päivissä.

Työn tietojen määritys

Työseurantakaaviot vertaavat suunniteltua, toteutunutta ja jäljellä olevaa työmäärää, joten varmista, että olet määrittänyt nämä tiedot projektiisi ennen raportin luomista.

  • Määritä resursseja tehtäviin, erityisesti jos haluat määrittää tehdyn työmäärän. Tee tämä ennen perusaikataulun määrittämistä.
  • Määritä perusaikataulu, jotta saat tilannekuvan projektistasi. Seurantaraportin perusaikatauluissa näkyy, milloin olet suunnitellut suorittaa tehtävät ja työn loppuun.

Seurattavien työkenttien lisääminen

  1. Valitse Näytä > Resurssien käyttö.
  2. Valitse Resurssien käyttö - Työkalut - Muotoile > Lisää tietoja.

Resurssien käyttö - Työkalut - Muotoile -välilehden Lisää tietoja -painike

  1. Valitse kenttä Käytettävissä olevat kentät -kohdassa ja valitse sitten Näytä.

Tietotyylit-valintaikkunan Käytettävissä olevat kentät -kohta

  1. Kun olet valinnut haluamasi kentät, valitse OK.

Työmäärän seurantakentät

Työmäärä

Kenttä Kuvaus
Työmäärä

Kokonaisaika, jona:

  • Kaikki resurssit on varattu tehtävään.
  • Resurssi on varattu kaikkiin tehtäviin.
  • Resurssi on varattu tehtävään.
Jäljellä oleva työmäärä Tehtävän loppuun suorittamiseen vaadittava aika.
Perusaikataulun työmäärä Tehtävälle, resurssille tai tehtävävaraukselle suunniteltu kokonaistyömäärä.

Varsinainen työmäärä

Kenttä Kuvaus
Varsinainen työmäärä Tehtäviin varatun resurssin jo tekemä työmäärä.
Kumulatiivinen toteutunut työmäärä Kaikkien tehtäviin varattujen resurssien tekemä toteutunut työmäärä.
Jäljellä oleva kumulatiivinen todellinen työmäärä Tehtävien loppuun suorittamiseen tarvittava työmäärä sen jälkeen, kun todellinen kertynyt työmäärä on vähennetty.

Kumulatiivinen työmäärä

Kenttä Kuvaus
Kumulatiivinen työmäärä Kaikille tehtäviin varatuille resursseille varattu aika.
Perusaikataulujen 0–10 kumulatiivinen työmäärä Perusaikataulun työmäärä, joka on varattu kaikille tehtäviin varatuille resursseille perusaikataulun määrittämisen aikaan.
Jäljellä oleva kumulatiivinen työmäärä Tehtävien loppuun suorittamiseen tarvittava työmäärä sen jälkeen, kun varattu kertynyt työmäärä on vähennetty.
Perusaikataulujen 0–10 jäljellä oleva kumulatiivinen työmäärä Tehtävien loppuun suorittamiseen tarvittava perusaikataulun työmäärä sen jälkeen, kun varattu kertynyt perusaikataulun työmäärä on vähennetty.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tehtävän seurantakaavion asetusten määrittäminen

Tehtävien seurantakaaviot näyttävät, kuinka monta tehtävää olet saanut valmiiksi ja kuinka monta on vielä jäljellä. Jos jäljellä olevien tehtävien viiva on kaavion jyrkin, projekti saattaa olla aikataulusta jäljessä.

Tehtävän tietojen määritys

Tehtävän seurantakaaviot vertaavat suunniteltuja, toteutuneita ja jäljellä olevia tehtäviä, joten varmista, että olet määrittänyt nämä tiedot projektiisi ennen raportin luomista.

  • Määritä perusaikataulu, jotta saat tilannekuvan projektistasi. Seurantaraportin perusaikatauluissa näkyy, milloin olet suunnitellut suorittaa tehtävät ja työn loppuun.
  • Merkitse tehtävät valmiiksi. Valitse tehtävä ja valitse sitten valintanauhasta Tehtävä. Valitse valmistumisprosenttiarvo, mutta ota huomioon, että Project laskee tehtävien seurantakaaviossa vain 100-prosenttisesti valmiit tehtävät valmiiksi.

Seurattavien tehtäväkenttien lisääminen

  1. Valitse Näytä > Tehtävien käyttö.
  2. Valitse Tehtävien käyttö - Työkalut - Muotoile > Lisää tietoja.

Tehtävien käyttö - Työkalut - Muotoile -välilehden Lisää tietoja -painike

  1. Valitse kenttä Käytettävissä olevat kentät -kohdassa, ja valitse sitten Näytä.

Tietotyylit-valintaikkunan Käytettävissä olevat kentät -kohta

  1. Kun olet valinnut haluamasi kentät, valitse OK.

Tehtävän seurantakentät

Kenttä Kuvaus
Valmistumisprosentti (%) Tehtävän tämänhetkinen tila prosentteina sen kestosta.
Kumulatiivinen valmistumisprosentti (%) Tehtävän kumulatiivinen valmistumisprosentti suhteutettuna aikaan.
Perusaikataulujen 0–10 jäljellä olevat tehtävät. Niiden ajoitettujen tehtävien määrä, jotka on perusaikataulun määritysvaiheessa merkitty valmistumaan tiettynä päivänä.
Jäljellä olevat varsinaiset tehtävät Niiden varsinaisten tehtävien määrä, joiden on tarkoitus valmistua tiettynä päivänä.
Jäljellä olevat tehtävät Niiden ajoitettujen tehtävien määrä, joiden on tarkoitus valmistua tiettynä päivänä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Muotoile seurantaraporttia

Voit muuttaa seurantaraporttien tietoja, värejä ja muotoja aivan kuten muissakin projektiraporteissa. Voit myös lisätä siihen kaavioita, taulukkoja tai kuvia.

Ohjeet tähän löytyvät osiosta Projektiraportin luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Project Professional 2013, Project Standard 2013