Projektinhallinnan suunnittelu

Projektinhallinta on harvoin helppoa. Tämä opas auttaa sinua ymmärtämään projektinhallintaa, kun käytät Microsoft Project 2013:a. Alla olevat linkit vievät sivuille, joilla voit tarkastella kyseistä projektinhallinnan asiaa artikkelien ja lyhyiden opetusohjelmien avulla.

Projektin suunnittelu

Projektisuunnitelman aloittaminen

Mitä monimutkaisemmasta projektista on kyse, sitä enemmän sinun täytyy suunnitella ennen kuin alat käyttää Microsoft Projectia. Käytä projektin alkuvaiheessa ajattelun apuna sovelluksia kuten Word, Excel ja SharePoint.

Projektin tavoite KUVAUS
Projektisuunnitelman aloittaminen

Projektit epäonnistuvat usein, kun alkuvaiheessa asioita ei mietitä tarpeeksi. Mieti, keitä sidosryhmiin ja rahoittajiin kuuluu, ja laadi samalla perustamisasiakirjan kohtia, alustavia tuloslaskelmia ja ehkä budjetti.

Pienemmissä projekteissa voit tehdä suuren osan tästä työstä Microsoft Projectissa. Käytä isommissa projekteissa Wordia, SharePointia tai vaikka puhelinta ajatustesi tallentamiseen.

Suunnitelmista keskusteleminen sidosryhmien kanssa Viestintäyhteyden säilyttäminen sidosryhmien kanssa ei ole helppoa. Mutta se on erittäin tärkeää projektin onnistumisen kannalta.
Projektiraporttien luominen ja jakaminen Projectissa on helposti saatavilla useita raporttivaihtoehtoja, jotka auttavat viestinnän aikaa vievässä osassa. Voit määrittää alustavia suunnitelmia, kuten projektin tärkeimpiä välitavoitteita, budjetointivaatimuksia ja henkilöstön tarpeita.
Project 2013:n uudet ominaisuudet Katso, miten Project 2013 voi auttaa projektin suunnittelussa. Tutustu uusiin raportointiominaisuuksiin, integrointiin SharePointin kanssa (ilman Project Serveriä), Lyncin integrointiin ja moneen muuhun.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Projektin aikataulun luominen

Projektin aikataulun luominen voi viedä aikaa. Projektin luominen on helpompaa, jos jaat vaiheet neljään luokkaan:

  1. Tehtävien lisääminen
  2. Tehtävien järjestäminen
  3. Henkilöiden lisääminen
  4. Viestintä työryhmän kanssa
Projektin tavoite KUVAUS
Uuden projektin aikataulun luominen Kun alkuvaiheen suunnittelu on valmis, voit käynnistää Projectin ja luoda uuden aikataulun. Voit aloittaa tyhjän projektin tai käyttää malleja, joita ovat luoneet muut projektipäälliköt, jotka voivat olla projektinhallinnan asiantuntijoita tai toimia kanssasi samalla alalla.
Tehtävien lisääminen Tehtävät ovat projektin suoritettavia toimintoja. Opettele lisäämään tehtäviä, muuttamaan niiden ominaisuuksia ja arvioimaan niiden kestoa.
Tehtävien järjestäminen Kun lisäät tehtäviä, ne eivät välttämättä ole parhaassa mahdollisessa järjestyksessä hallinnan kannalta. Opettele järjestämään niitä yhteenvetotehtävien, alitehtävien ja linkityksen avulla.
Henkilöiden lisääminen ja varaaminen tehtäviin Kun olet lisännyt projektiisi tehtäviä, mieti keiden haluat työskentelevän niiden parissa. Pidä mielessä, että henkilöiden lisääminen ja heidän määrittämisensä tehtäviin ovat eri asioita Projectissa.
Viestintä työryhmän kanssa Ei ole koskaan liian aikaista keskustella työryhmän kanssa. Jos et viesti tehtävien tiedoista tarpeeksi usein tai tarpeeksi aikaisin, projektisi onnistuminen saattaa vaarantua.
Aikataulun oikean näkymän valitseminen Kun olet lisännyt tehtäviä, järjestänyt ne ja lisännyt henkilöitä niihin, projekti saattaa näyttää sekavalta. Opettele käyttämään Projectin näkymiä aikataulun selkeyttämiseksi.
Projektiraporttien luominen ja jakaminen Raportoi projektin toiminnoista ja tilasta sen edetessä työryhmällesi ja sidosryhmillesi sekä johdolle. Projectin raportit auttavat sinua luomaan tyylikkäitä ja ammattimaisia esityksiä muutamassa minuutissa.
Resurssien jakaminen resurssivarantojen ja pääprojektien avulla Eri projekteissa olevien henkilöiden hallinnoimista helpottaa, kun keräät kaikkien projektiesi henkilöt yhteen projektitiedostoon. Tiedosto toimii resurssivarantona. Resurssivarantotiedostosta voit jakaa resursseja useisiin projekteihin (ilman Project Serveriä).
Projektin kustannusten määrittäminen Projektin kustannusten hallinta voi olla pelottavaa projektipäällikölle. Projectin avulla se saattaa olla odotettua helpompaa. Vihjeitä budjetissa pysymiseen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Projektin hallinta

Työsi ei lopu aikataulun luomiseen. Projektin hallinta vie enemmän aikaa kuin sen luominen. Esimerkiksi tehtävät muuttuvat, ihmisiä lisätään, päättymispäivää pitää siirtää taaksepäin ja niin edelleen. Project tarjoaa sinulle edistymisen tarkkailuun ja muutosten tekemiseen tarvittavat työkalut, jotka takaavat onnistuneen lopputuloksen.

TAVOITE KUVAUS
Aikataulun oikean näkymän valitseminen Selkeytä aikatauluasi valitsemalla oikea näkymä. Gantt-kaavio tarjoaa yhden näkökulman projektin edistymiseen. Voit käyttää myös Kalenteri-näkymää, verkkokaaviota tai aikajanaa, joilla näet tietojen eri tasot.
Aikataulun etenemisen seuranta Projektin alkamisen jälkeen on aika tarkastella sen kehitystä. Tehdäänkö työt suunnitelman mukaisesti? Ovatko henkilöt aikataulusta jäljessä? Toteutuuko budjetti? Valmistuuko projekti päättymispäivään mennessä?
Projektin päättymispäivämäärän aikaistaminen Projektipäällikön pahin pelko on päättymispäivämäärästä myöhästyminen aikataulun muuttamisen myötä. Opettele hallitsemaan projektin päättymispäivämäärää.
Projektin tilasta raportointi Viestintä on usein hankalaa, erityisesti jos joudut raportoimaan ikävistä asioista. Sidosryhmien ja johdon kanssa viestimistä helpottavat Projectin tyylikkäät ja ammattimaiset raportit, jotka voit luoda ja lähettää muutaman helpon vaiheen kautta.
Projektin kustannusten hallinta Ylittyykö budjetti? Onko kustannuksia muokattava? Opettele ratkaisemaan kustannusongelmat aikataulussasi.
Ansaitun arvon analyysiraporttien tarkasteleminen Ansaittu arvo on edistynyt seurantamenetelmä. Se on tarkoitettu muillekin kuin asiantuntijoille. Voit käyttää sitä projektisi seuraamiseen.
Riskien hallinta Projektissasi on monenlaisia riskejä. Tunnista ongelmakohdat ajoissa ja reagoi niihin, ennen kuin niistä tulee isoja ongelmia.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Project Professional 2013, Project Standard 2013