Projektikolmio

"Projekti voi olla hyvä, nopea tai halpa. Valitse kaksi". 

Insinöörit ovat sanoneet näin projektipäälliköille jo vuosikymmeniä.

Toisin sanoen jokainen projekti koostuu ajan, rahan ja laajuuden muodostamasta kolmiosta. Kun muutat yhtä elementtiä, tämä vaikuttaa aina myös vähintään yhteen muuhun elementtiin. Projektipäällikön tehtävänä on pitää kolmio tasapainossa.

Toimintaohje Jos ongelma ilmaantuu, paikanna se ensin projektikolmiossa Liittyykö se aikaan (aikatauluun), rahaan (budjettiin) vai laajuuteen? Selvitä sitten, mitä kolmion sivuja voit muuttaa ja mitkä ovat kiinteitä. Tämän jälkeen voit korjata ongelman ja optimoida projektin säätämällä projektia mahdollisuuksien mukaan. Viimeistele lopuksi projekti ja juhli sen päättymistä!

Sisältö


Aika + raha + laajuus = laatu

Projektinhallinnan kolmiomallia kutsutaan myös rautakolmioksi tai arkisemmin projektinhallinnan kolmeksi rajoitukseksi. Nämä nimitykset viittaavat samaan asiaan: et voi muuttaa projektin budjettia, aikataulua tai laajuutta ilman, että muutos vaikuttaa ainakin toiseen kahdesta muusta elementistä.

Projektikolmio

Esimerkkejä toiminnasta:

Laatu on projektikolmion neljäs elementti. Laatu on projektikolmion keskellä, joten kaikki sivuihin tehdyt muutokset vaikuttavat laatuun.

Projektikolmio ja laatu

Jos esimerkiksi huomaat olevasi aikataulua edellä, voit palauttaa poistettuja ominaisuuksia tai sallia enemmän aikaa olemassa olevien tehtävien tekemiseen. Tämä lisäaika ja -laajuus saattavat parantaa tuotteen lopullista laatua.

Tärkeä huomio: mitään yleistä laatustandardia ei ole. Laatu määritellään jokaisessa projektissa erikseen. Joillekin yrityksille projektin pysyminen budjetissa on tärkein laadun ilmaisin. Toiset pitävät tärkeimpänä tuotteen saamista markkinoille ajallaan. Projektipäällikön on tiedettävä, miten laatu määritetään organisaatiossa ja tietyssä projektissa.

Edellisessä esimerkissä voisit päättää projektin suunniteltua aikataulua nopeammin ilman joitakin ominaisuuksia. Tällöin tuote saataisiin markkinoille ennen kilpailijoita. Tämä vastaisi ehkä organisaation laatutavoitetta kyseisessä projektissa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Selvitä kiinteät elementit

Useimmissa projekteissa ainakin yksi kolmion sivuista on kiinteä. Et voi muuttaa sitä.

Joskus esimerkiksi lisärahoitus ei ole neuvoteltavissa. (Kuulostaako tutulta?) Joissakin tapauksissa tuote on ehdottomasti saatava myyntiin tiettynä päivänä. Toisinaan molemmat tekijät pätevät.

Usein kiinteät projektielementit sanellaan projektipäällikön yläpuolelta. Näin ei kuitenkaan ole aina. Joskus projektipäällikkö vastaa projektin onnistumisen kannalta tärkeimmän elementin valinnasta. Tärkein elementti on pidättävä mielessä myös ongelmatilanteissa (sillä niitä esiintyy aina).

Jos ongelma esiintyy kiinteällä sivulla, toimintatapa on usein selkeä. Jos esimerkiksi havaitset, että ohjelmiston ominaisuuden valmistaminen kestää ennakoitua kauemmin ja olet allekirjoittanut sopimuksen ominaisuuden toimittamisesta (laajuus), sinun on joko siirrettävä valmistumispäivää tai lisättävä resursseja työn valmistumiseksi ajallaan.

Jos kiinteä sivu ja ongelmasivu ovat eri sivuja, älä lannistu. Tässä piilee projektikolmion hienous: aina on tilaa muutoksille. Jos projektin on valmistuttava ajallaan, mutta sen laajuus on kasvanut, voit muokata kustannuksia lisäämällä resursseja.

Jos kaikki kolme sivua ovat kiinteitä, älä hätäänny. Projekti saattaa olla vaarassa, mutta ainakin tiedät, että ongelma on todellinen, ja tästä lähtökohdasta voit pohtia projektin päämääriä ja laatustandardeja uudelleen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Aikataulun optimointi

Ennemmin tai myöhemmin vastaan tulee projekti, joka ei tule valmistumaan sille asetetussa määräajassa.

Tehokkain tapa lyhentää aikataulua on muuttaa kriittisen polun (kriittinen polku: Joukko tehtäviä, joiden on valmistuttava ajoissa, jotta projekti päättyisi aikataulun mukaisesti. Kriittisen polun jokainen tehtävä on kriittinen tehtävä.) tehtäviä. Kriittinen polku on tehtävien sarja, jonka viimeinen tehtävä valmistuu projektin valmistumispäivänä. Muiden kuin kriittisellä polulla olevien tehtävien muuttaminen ei välttämättä vaikuta aikatauluun. Voit lyhentää kriittistä polkua seuraavasti:

Aikataulun säätäminen näin saattaa vaikuttaa dramaattisesti budjettiin, laajuuteen ja projektin laatuun.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Budjetin optimointi

Useimmissa projekteissa suurin osa budjetista koostuu resurssikustannuksista: korvausperusteisista kustannuksista ja kiinteistä kustannuksista (kiinteä kustannus: Tehtävän kustannukset, jotka pysyvät samana tehtävän kestosta tai resurssin tekemästä työstä riippumatta.), jotka kertyvät työntekijöistä, laitteista ja materiaaleista. Budjetissa pysyminen saattaa edellyttää vaikeita valintoja:

  • Supista projektin laajuutta, mikä vähentää ja lyhentää tehtäviä, joihin tarvitaan resursseja.
  • Poista resursseja.
  • Varmista, että palkat, maksut ja ylityökorvaukset ovat sopivalla tasolla.
  • Varmista, että työhön on varattu sopivimmat resurssit.
  • Kalliin resurssin voi ehkä korvata halvemmalla.

Kustannusten pitäminen hallinnassa saattaa edellyttää projektin määräajan pidentämistä tai projektin laajuuden supistamista. Jos esimerkiksi poistat tehtävistä ylityöt, projektin valmistuminen saattaa siirtyä kuukaudella. Jos pienennät projektin laajuutta, valmistumispäivä saattaa jopa aikaistua.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Laajuuden optimointi

Säästäisitkö rahaa tekemällä sillasta hieman lyhyemmän kuin mitä joen leveys on? Et tietenkään. Joskus projektin laajuutta ei voi muuttaa, joten on tehtävä muita muutoksia:

  • Lisää resursseja, jotta kaikki tehtävät saadaan valmiiksi (kustannukset).
  • Poista tehtäviä, jotka eivät ole kriittisessä polussa, jos sellaisia on (kustannukset).
  • Lisää tehtäviä tai tehtävien kestoa (kustannukset).
  • Siirrä määräaikaa, jotta kaikki tehtävät saadaan valmiiksi nykyisellä resurssitasolla (aika).

Sivun alkuun Sivun alkuun

Lisätietoja projektinhallinnasta

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010