Mitä eroa on projekteilla, portfolioilla, vaiheilla ja prosesseilla?

Oletko koskaan sekoittanut jaksoa ja prosessia? Tai portfoliota ja toimitusta? Tämä artikkeli auttaa sinua hahmottamaan termit oikein.

Sisältö


Termit selviksi: jaksot, prosessit, portfoliot ja tuotteet

Projekti on joukko toimintoja, jotka suoritetaan aikataulun mukaisesti ja jotka johtavat jonkinlaiseen tulokseen. Jotkut projektit ovat itsenäisiä, eivätkä ne liity millään tavalla organisaation muuhun työskentelyyn. Toisaalta jotkut projektit ovat osa suurempia kokonaisuuksia, kuten jaksoja (vaihe: Toisiinsa liittyvien tehtävien joukko, joka muodostaa merkittävän osan kokonaisprojektissa.), prosesseja, ohjelmia ja portfolioita (portfolio: Organisaation projektiluettelo, jolla voi olla laajuuden, budjetin tai resurssien jaettu hallinta.).

Jaksot

Projektit voidaan ryhmitellä jaksoihin niin, että useita eri projekteja, joilla on sama tavoite, voidaan hallita yhdessä. Esimerkkinä voidaan käyttää hyväntekeväisyysjärjestöä, joka järjestää kerran vuodessa varojenkeräystilaisuuden. Jotta he pystyvät hallitsemaan kaikkia kyseiseen tilaisuuteen liittyviä projekteja, he ryhmittelevät projektit kolmeen jaksoon: suunnittelu, tapahtumapäivä ja seuranta. Kukin jakso sisältää useita eri projekteja.

Jakso Projektit Jakson tulos
Suunnittelu
  • Tilojen varaaminen
  • Vierailevien puhujien nimeäminen ja järjestäminen
  • Osallistujien kutsuminen
Valmis tapahtuman suunnitelma
Tapahtumapäivä
  • Tilojen valmisteleminen
  • Vierailevien puhujien avustaminen
  • Palvelujen tarjoaminen osallistujille
Tapahtuma sujuu suunnitelmien mukaisesti
Seuranta
  • Tutkimus osallistujien keskuudessa
  • Seurantamuistiinpanojen kokoaminen
Valmis jälkiarvio

Prosessit

Kahden eri projektin toiminnot voidaan liittää yhteen prosessiksi. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on kaksi projektia: toinen projekti sisältää puhelinkeskuksen lippujärjestelmän kehittämiseen liittyvät toiminnot ja toinen puhelinkeskuksen tukihenkilökunnan palkkaamiseen ja kouluttamiseen liittyvät toiminnot.

Projekti 1 Projekti 2

Toiminnot:

  • Lippujärjestelmän kehittäminen
  • Lippujärjestelmän testaaminen
  • Lippujärjestelmän julkaiseminen

Toiminnot:

  • Tukihenkilökunnan haastatteleminen
  • Tukihenkilökunnan palkkaaminen
  • Tukihenkilökunnan kouluttaminen
Tulos:
Puhelinkeskuksen lippujärjestelmä
Tulos:
Puhelinkeskuksen tukihenkilökunta

Näiden kahden projektin toiminnot yhdessä muodostavat puhelinkeskuksen kehittämisprosessin. Prosessin tulos on toimiva puhelinkeskus.

Prosessi

Projektin 1 toiminnot:

  • Lippujärjestelmän kehittäminen
  • Lippujärjestelmän testaaminen
  • Lippujärjestelmän julkaiseminen

Projektin 2 toiminnot:

  • Tukihenkilökunnan haastatteleminen
  • Tukihenkilökunnan palkkaaminen
  • Tukihenkilökunnan kouluttaminen
Prosessin tulos:
Toimiva puhelinkeskus

Ohjelmat

Ohjelma on ryhmä projekteja, joita hallitaan yhdessä, jotta niiden toisiinsa liittyvät toiminnot voidaan hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla. Esimerkiksi rakennusyhtiö, joka on perustamassa uutta alaosastoa, hallitsee kutakin alaosaston rakennusta erillisenä projektina. Ryhmittelemällä projektit koko alaosaston ohjelmaksi, yritys voi helposti seurata alaosaston edistymistä kokonaisuutena sekä suunnitella ulkopuoliset resurssit, kuten betonirekat ja maisemoijat.

Ohjelma Projektit
Contoson kiinteistöt
  • Contoson katu 530
  • Contoson katu 531
  • Contoson katu 532
  • Contoson katu 533

Portfoliot

Jotkut projektipäälliköt saattavat käyttää projektien ja ohjelmien sekä liiketoiminnallisten tavoitteiden yhdistämisessä portfolioita. Esimerkiksi ohjelmistokehittäjä on määritellyt kolme strategista liiketoimintatavoitetta, jotka ovat Alan innovaatiot, Suojattujen ohjelmistojen kehittäminen ja Laadukkaan asiakastuen tarjoaminen. Organisaatio määrittää portfoliot jokaiselle tavoitteelle (innovaatiot, suojaus ja tuki) ja kohdistaa nykyiset projektit ja ohjelmat näihin portfolioihin.

Portfolio Projektit ja ohjelmat
Innovaatiot
  • Projekti: Kilpailukyvyn analyysi
  • Ohjelma: Alan koulutus
    (sisältää kolme projektia: ulkoisten resurssien määrittäminen, tuotepäälliköiden kouluttaminen ja konferensseihin osallistuminen)
Tietoturva
  • Projekti: Turvallisuuden testaaminen
  • Ohjelma: Palvelinpohjaisen rekisteröintijärjestelmän kehittäminen
    (sisältää kaksi projektia: palvelinklusterin perustaminen ja rekisteröintikoodin kehittäminen)
Tuki
  • Projekti: Puhelinkeskuksen lippujärjestelmän käyttöönotto
  • Projekti: Puhelinkeskuksen henkilökunnan palkkaaminen ja kouluttaminen
  • Ohjelma: Verkkoasiakkaiden resurssit
    (sisältää kaksi projektia: asiakaskäyttöliittymän kehittäminen lippujärjestelmää varten ja verkkokoulutusresurssien kehittäminen ja julkaiseminen)

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tulos: projektin toimitettavat tuotteet

Projektit, jaksot ja prosessit johtavat kaikki johonkin tulokseen, jota kutsutaan toimitukseksi. Yleensä toimitus on jonkinlainen aineellinen tuotos, kuten asiakirja tai valmis tuote. Toimitukset voivat olla tuotteita tai tavaroita, mutta ne voivat olla myös tuloksia tai palveluita. Seuraavassa taulukossa on esimerkkejä erilaisista toimituksista.

Toimituksen tyyppi Kuvaus Esimerkkejä
Tuote Aineellinen tuotos, joka on projektin, jakson tai prosessin tulos. Tuotteet voivat olla erillisiä toimituksia tai osa laajempaa toimitusta. Asiakirja, ohjelmisto, rakennus
Tulos Valmiin projektin, jakson tai prosessin tulos. Uusi vianmääritysprosessi, uusi organisaation rakenne, ohjeet ympäristöystävällistä rakentamista varten
Palvelu Projektin, jakson tai prosessin tulos, joka mahdollistaa organisaation liiketoimintatoimintojen suorittamisen. Toimiva puhelinkeskus, henkilökunnan osallistuminen konferenssiin, radiolähetyspalvelu

Sivun alkuun Sivun alkuun

Miten Microsoft Project sopii yhteen projektinhallintajärjestelmän kanssa?

Kun astutaan vielä yksi askel taaksepäin, projektinhallintajärjestelmä tarkoittaa sitä integroitujen prosessien, menetelmien ja työkalujen joukkoa, jota käytetään projektien ajoittamisessa ja seuraamisessa. Microsoft Project on yksi laajemman projektinhallintajärjestelmän työkalu. Projektit, joita kutsutaan myös projektisuunnitelmiksi, tallennetaan Project 2010 -ohjelmassa erillisinä tiedostoina ja niitä voidaan ryhmitellä yhteen suuremmiksi kokonaisuuksiksi, kuten jaksoiksi (vaihe: Toisiinsa liittyvien tehtävien joukko, joka muodostaa merkittävän osan kokonaisprojektissa.), prosesseiksi, ohjelmiksi ja portfolioiksi (portfolio: Organisaation projektiluettelo, jolla voi olla laajuuden, budjetin tai resurssien jaettu hallinta.).

Sivun alkuun Sivun alkuun

Etkö tiedä vielä tarpeeksi? Haluatko tietää vielä lisää?

 
 
Käyttö:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010