Tässä artikkelissa neuvotaan, millä tavoin voidaan luoda sellaisia Microsoft Word -asiakirjoja, joita toimintarajoitteisten henkilöiden on helppo käyttää. Koska monia tiedostoja tarkastellaan usein sähköisessä muodossa, julkishallinto ja toimialat eri puolilla maailmaa toteuttavat käytäntöjä, joiden mukaan sähköisten tiedostojen ja tietotekniikan on oltava toimintarajoitteisten henkilöiden käytettävissä. Esimerkiksi yhdysvaltalaisessa lainsäädännössä (Rehabilitation Act of 1973, Section 508) edellytetään, että liittovaltion virastojen kaikkien sähköisten asiakirjojen ja tietotekniikan on oltava helposti toimintarajoitteisten käyttäjien käytettävissä.
Vihje Microsoft Office 2010 -ohjelmisto sisältää uuden Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa toimivan Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalun, jonka avulla voi tarkistaa, että Word-asiakirjat ovat riittävän helppokäyttöisiä myös toimintarajoitteisille käyttäjille. Lisätietoja on aiheessa Helppokäyttöisyyden tarkistus.
Artikkelin sisältö
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin ja objekteihin
Vaihtoehtoinen teksti tulee näkyviin, kun siirrät osoittimen kuvan tai objektin päälle. Vaihtoehtoinen teksti auttaa näytönlukijaa käyttäviä henkilöitä hahmottamaan asiakirjassa olevien kuvien sisältöä. Monet lukijat eivät saa asiakirjan kuvista ja objekteista muuta tietoa. Vaihtoehtoista tekstiä pitäisi käyttää asiakirjassa seuraavissa objekteissa:
- kuvat
- ClipArt
- kaaviot
- taulukot
- muodot (jotka eivät sisällä tekstiä ja joita ei ole ryhmitetty)
- SmartArt-grafiikkaobjektit
- ryhmät (muotoja lukuun ottamatta myös kaikilla tässä luettelossa olevilla objekteilla pitäisi olla vaihtoehtoinen teksti, kun ne muodostavat ryhmän)
- upotetut objektit
- käsinkirjoitus
- video- ja äänitiedostot.
Lisää vaihtoehtoinen teksti seuraavasti:
- Napsauta kuvaa tai objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muotoile.
Huomautus Valitse taulukoissa Taulukon ominaisuudet.
- Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
- Kirjoita kuvan tai objektin kuvaus Otsikko- ja Kuvaus-tekstiruutuihin.
Vihje Käytä lyhyitä mutta selkeitä kuvauksia. Esimerkiksi "punainen Ferrari" on paljon kuvaavampi kuin pelkkä "auto".
- Valitse Sulje.
Lisätietoja on aiheessa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, taulukkoon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin tai Vaihtoehtoisen tekstin oikea käyttö.
Sivun alkuun
Taulukoiden sarakkeen otsikkorivien määrittäminen
Taulukkoa kuvaavan vaihtoehtoisen tekstin lisäksi myös sarakkeiden selkeät otsikot antavat kontekstia ja helpottavat taulukossa liikkumista.
Määritä taulukon otsikkorivi seuraavasti:
- Napsauta mitä tahansa kohtaa taulukossa.
- Valitse Taulukkotyökalut - Rakenne-välilehden Taulukkotyyliasetukset-ryhmän Otsikkorivi-valintaruutu.
- Lisää otsikkotiedot.
Lisätietoja on artikkelissa Word 2010: Taulukot.
Sivun alkuun
Tyylien käyttäminen pitkissä asiakirjoissa
Otsikko-ja kappaletyylit sekä tarvittaessa sisällysluettelot helpottavat asiakirjan lukemista. Pitkissä asiakirjoissa nämä osat jäsentävät asiakirjan näytönlukijaa käyttävälle henkilölle. Niistä on apua on myös henkilöille, jotka luottavat lukiessaan visuaalisesti erottuviin osien otsikoihin.
Huomautus Wordin siirtymisruudussa asiakirjaa voi selata otsikoiden avulla. Lisätietoja on aiheessa Asiakirjassa siirtyminen.
Voit lisätä otsikkotyylejä asiakirjaan seuraavasti:
- Valitse teksti, josta haluat tehdä otsikon.
- Valitse Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä sopiva otsikkotyylin taso Pikatyylit-valikoimasta.
Voit myös luoda omat otsikko- ja kappaletyylit. Lisätietoja on artikkelissa Otsikon lisääminen tai Oman tyylijoukon luominen.
Sivun alkuun
Lyhyiden otsikoiden käyttö otsikoina
Jos käytät asiakirjassa otsikoita, varmista, että ne ovat lyhyitä (alle 20 sanaa). Otsikon enimmäispituus on yleensä yksi rivi. Lyhyet otsikot helpottavat lukijoiden siirtymistä asiakirjassa, kun ne silmäilevät sitä tai käyttävät siirtymisruutua.
Sivun alkuun
Kaikkien otsikkotyylien oikean järjestyksen varmistaminen
Kun otsikkotasoja käytetään loogisesti (esimerkiksi Otsikko 4 on Otsikon 3 eikä Otsikon 2 alaotsikko), käyttäjien on helpompi siirtyä asiakirjassa ja etsiä siitä tietoja.
Voit muuttaa otsikkotyyliä seuraavasti:
- Valitse muutettava otsikko.
- Valitse Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmästä oikea otsikkotyyli.
Lisää otsikkorivi seuraavasti:
- Lisää tekstirivi kohtaan, johon haluat uuden otsikon.
- Valitse Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmästä oikea otsikkotyyli.
Voit tarkastella ja päivittää asiakirjan rakennetta valitsemalla Näytä-välilehden Näytä-ryhmässä Siirtymisruutu-valintaruudun. Pitkissä asiakirjoissa siirtymistä helpottaa, kun noin joka toisella sivulla on ainakin yksi otsikko ja kun otsikot ovat oikeassa järjestyksessä (Otsikko 2 on Otsikon 1 alaotsikko jne.).
Katso Koulutusvideo: Siirtymisruudun käyttö asiakirjassa siirtymiseen ja sisällön etsimiseen.
Katso Esittelyvideo: Word 2010:n siirtymisruudun käyttäminen
Sivun alkuun
Merkityksellisen hyperlinkkitekstin käyttäminen
Hyperlinkin tekstin pitäisi ilmaista selkeästi linkin kohde. Sen ei siis pitäisi olla pelkkä URL-osoite.
Lisää hyperlinkki tiedostoon seuraavasti:
- Aseta osoitin kohtaan, johon haluat lisätä hyperlinkin.
- Avaa hyperlinkin valintaikkuna valitsemalla Lisää-välilehden Linkit-ryhmässä Hyperlinkki.
- Kirjoita Näytettävä teksti -kenttään lyhyt, linkin kohdetta kuvaava nimi tai lause.
- Kirjoita Osoite-kenttään linkin URL-osoite.
- Valitse OK.
Voit muuttaa hyperlinkin tekstiä seuraavasti:
- Valitse linkki ja avaa sitten Hyperlinkki-valintaikkuna valitsemalla Lisää-välilehden Linkit-ryhmästä Hyperlinkki.
- Tee tarvittavat muutokset Näytettävä teksti -kentässä.
- Valitse OK.
Voit lisäksi käyttää Kohdeohje-tekstiä, joka näkyy, kun osoitin pysähtyy hyperlinkin päälle. Kohdeohjetta käytetään samalla tavoin kuin vaihtoehtoista tekstiä. Lisää Kohdeohje-teksti seuraavasti:
- Aseta osoitin hyperlinkkiin, johon haluat lisätä Kohdeohje-tekstin.
- Avaa hyperlinkin valintaikkuna valitsemalla Lisää-välilehden Linkit-ryhmässä Hyperlinkki.
- Valitse Kohdeohje.
- Kirjoita teksti Kohdeohjeen teksti -kenttään.
- Valitse OK.
Sivun alkuun
Yksinkertaisen taulukkorakenteen käyttäminen
Kun käytössä ei ole upotettuja taulukoita eikä arvotaulukoissa ole yhdistettyjä tai jaettuja soluja, tiedot ovat ennakoitavissa ja niissä on helppo siirtyä. Esimerkki: Lomaketta suunnitellessa koko asiakirja perustuu usein paljon muotoiluja käyttävään taulukkoon. Tällaisessa taulukossa on kuitenkin hankala siirtyä näytönlukijalla ja käyttäjän on hahmotettava kunkin solun sisältö erikseen, sillä he kuulevat solujen sisällöt ennakoimattomassa järjestyksessä. Tämä vaikeuttaa lomakkeen sisällön ymmärtämistä.
Voit tarkistaa taulukon rakenteen ja yksinkertaistaa sitä seuraavasti:
- Valitse taulukon ensimmäinen solu.
- Paina sarkainta useita kertoja. Tällä tavoin voit varmistaa, että kohdistus siirtyy rivillä solu kerrallaan ja sitten seuraavan rivin ensimmäisen soluun.
- Jos taulukkoa on yksinkertaistettava soluja yhdistämällä tai jakamalla, valitse tilanteen mukaan Taulukkotyökalujen Asettelu-välilehden Yhdistä-ryhmässä Yhdistä solut tai Jaa solut.
Lisätietoja on artikkelissa Word 2010: Taulukot.
Sivun alkuun
Tyhjien solujen käytön välttäminen muotoilussa
Jos taulukon muotoilussa käytetään tyhjiä soluja, näytönlukijaa käyttävä henkilö saattaa virheellisesti olettaa, että taulukko päätyy siihen. Voit korjata tämän ongelman poistamalla tarpeettomat tyhjät solut. Jos asiakirjan sisältö on kuitenkin aseteltu taulukon avulla, voit poistaa kaikki taulukkotyylit seuraavasti:
- Valitse koko taulukko.
- Laajenna taulukkotyylivalikoima napsauttamalla Taulukkotyökalujen Rakenne-välilehden Taulukkotyylin-ryhmässä tyylivalikoiman vieressä olevaa nuolta.
- Valitse valikoiman alla olevasta valikosta Tyhjennä.
Lisätietoja on artikkelissa Word 2010: Taulukot.
Sivun alkuun
Asettelutaulukoiden jäsentely siirtymistä helpottavaksi
Jos käytät asettelutaulukkoa (taulukkoa, jonka tyylinä on Normaali taulukko), varmista, että lukujärjestys on looginen (vasemmalta oikealle ja ylhäältä alas).
Varmista taulukon lukujärjestys siirtymällä sarkaimella solusta toiseen. Näin voit tarkistaa, että tiedot esitetään loogisessa järjestyksessä.
Lisätietoja on artikkelissa Word 2010: Taulukot.
Sivun alkuun
Toistuvien tyhjien merkkien käytön välttäminen
Ylimääräiset välilyönnit ja sarkaimet sekä tyhjät kappaleet voidaan hahmottaa tyhjiksi kohdiksi näytönlukijaa käytettäessä. Kun käyttäjä kuulee useita kertoja ilmoituksen tyhjästä kohdasta, hän saattaa olettaa, että taulukossa ei ole enää muita tietoja. Tyhjä tila kannattaa siis luoda muotoilulla, sisennyksellä ja tyyleillä.
Voit lisätä tyhjän tilan kappaleen ympärille käyttämällä muotoilua seuraavasti:
- Poista kappaleen ympärillä oleva tyhjä tila.
- Valitse teksti, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Kappale.
- Luo tyhjä tila valitsemalla Sisennys- ja Välistys-arvot.
Sivun alkuun
Kiinnittämättömien objektien käytön välttäminen
Jos objektit eivät ole tekstin tasossa, niissä siirtyminen on hankalaa eivätkä ne ehkä ole näkövammaisten käytössä. Kun tekstin rivitysasetukseksi objektin ympärillä valitaan Ylhäällä ja alhaalla tai Tekstin tasossa, näytönlukijaa käyttävien henkilöiden on helpompi seurata asiakirjan rakennetta.
Voit muuttaa tekstin rivitystä objektien ympärillä seuraavasti:
- Valitse objekti ja napsauta hiiren kakkospainiketta.
- Valitse ensin Tekstin rivitys ja sitten joko Tekstin tasossa tai Ylhäällä ja alhaalla.
Sivun alkuun
Kuvallisten vesileimojen käytön välttäminen
Näkörajoitteiset tai kognitiivisista ongelmista kärsivät henkilöt eivät ehkä ymmärrä vesileimoina käytettyjä kuvia. Jos vesileimaa on käytettävä, varmista, että sen sisältämät tiedot ovat esillä myös jossain muualla asiakirjassa.
Sivun alkuun
Äänitiedostojen tekstittäminen
Jos käytät asiakirjassa äänilisäosia, varmista, että toimintarajoitteiset käyttäjät saavat sisällön vaihtoehtoisessa muodossa esimerkiksi tekstitettynä, tallenteena tai vaihtoehtoisena tekstinä.
Sivun alkuun
Lisätietoja
Sivun alkuun
