Office XML -tiedostomuodoista on monenlaista hyötyä paitsi kehittäjille ja heidän luomilleen ratkaisuille myös yksityishenkilöille ja kaiken kokoisille organisaatioille.

Yritystietojen ja asiakirjojen integrointi
Office XML -tiedostomuotojen ansiosta tiedostoja voi luoda ripeästi eri tietolähteiden tietojen perusteella, ja asiakirjojen koostaminen, tietojen louhinta ja sisällön uudelleenkäyttäminen nopeutuvat. Tietojen siirtäminen Microsoft Office -sovelluksista yrityksen liiketoimintajärjestelmiin yksinkertaistuu. Microsoft Office -tiedostojen sisältämiä tietoja voi muuttaa ja asiakirjoja luoda kokonaan alusta vakiotyökaluilla ja -tekniikoilla; Microsoft Office -sovelluksia ei välttämättä tarvita. Henkilökunnan tuottavuus paranee, koska he voivat julkaista, etsiä ja käyttää samoja tietoja kerta toisensa jälkeen aiempaa nopeammin ja tarkemmin haluamassaan ympäristössä.

Avoin ja maksuton määritelmä
Officen XML-muodot perustuvat alan XML- ja ZIP-standarditekniikoihin ja tukevat integrointia kaikkien tekniikkatoimittajien kanssa. Ne ovat vapaasti ja maksuttomasti käytettävissä. Tiedostomuodon määritykset julkaistaan avoimesti ja laajasti alan toimijoiden käyttöön Microsoft Office 2003 -viiterakenteiden maksuttoman käyttöoikeuden mukaisesti.

Kompakti, sietokykyinen tiedostomuoto
Koska tiedostojen koot ovat aiempaa pienempiä ja vahingoittuneiden tiedostojen palauttaminen on entistä helpompaa, Microsoft Officen käyttäjät voivat työskennellä tehokkaasti ja luottavaisin mielin – tietojen häviämisen riski on aiempaa pienempi. Office XML -tiedostomuotoja käytettäessä tiedostot tallennetaan ZIP-pakkaustekniikkaa käyttäen. Kustannukset pienenevät, koska tiedostojen säilyttämiseen tarvittava tila pienenee – samoin kuin tarvittava kaistanleveys, kun tiedostoja lähetetään sähköpostitse, verkkojen välityksellä ja Internetissä.

Uudet oletusmuodot ovat erilaisia, koska ne perustuvat XML:ään. Se tarkoittaa, että käyttäjä voi avata ja muokata Microsoft Office Word-, Microsoft Office Excel- ja Microsoft Office PowerPoint -tiedostoja noin vain missä tahansa XML-käsittelyohjelmassa tallentamatta tiedostoja erikseen XML-muodossa. Uudet tiedostomuodot täydentävät Microsoftin aiempaa XML-tukea; ne parantavat tiedostojen ja tietojen hallintaa, pienentävät tiedostokokoa ja helpottavat vahingoittuneiden tiedostojen palauttamista. Käyttäjät voivat käyttää Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostojensa tietoja helpommin kuin koskaan ennen ja integroida niitä taustajärjestelmiin ja ‑prosesseihin.

Office XML -tiedostomuodoissa on tiettyjä huomattavia parannuksia Microsoft Office Wordin, Microsoft Office Excelin ja Microsoft Office PowerPointin vanhoihin binaaritiedostomuotoihin verrattuna. Koska uudet tiedostomuodot pakataan, tiedostokoko pienenee huomattavasti – tilanteen mukaan jopa 50–75 prosenttia. Tiedostomuotojen arkkitehtuurin ansiosta myös vahingoittuneiden tiedostojen palauttaminen toimii entistä paremmin. Kehittäjät voivat hallita tiedostojen sisältöä entistä valikoivammin; he voivat indeksoida sisältöä, poistaa luottamuksellisia tietoja ja koostaa asiakirjoja dynaamisesti.

Microsoft kehitti Office XML -muodot asiakkailta saamansa palautteen perusteella. Palautteessa toivottiin, että erillisiin tietolähteisiin perustuvia asiakirjoja voisi luoda nykyistä nopeammin. Microsoft halusi myös kehittää tapoja, joilla alan standardin mukaista XML:ää voitaisiin hyödyntää. Alan standardeihin, kuten XML:ään ja ZIP-muotoon, perustuvat vakaat ja pieniä tiedostokokoja tukevat rakenteet mahdollistavat asiakirjojen nopean luomisen. Ne myös pienentävät Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostojen kokoa ja parantavat vioittuneiden tiedostojen palauttamismahdollisuuksia.

Eivät ole. Office XML -muodoissa käytetään tiettyjä Windows Metro -määrityksessä kuvattuja käytäntöjä, mutta tiedostomuodoissa on useita merkittäviä eroja. Metro on Microsoft Windows Server 2008:n uusi, kiinteä tiedostomuoto. Office XML -tiedostomuodot ovat kokonaisvaltaista muokkaamista tukevia Microsoft Office Word-, Microsoft Office Excel- ja Microsoft Office PowerPoint -tiedostomuotoja. Vaikka molemmissa tiedostomuodoissa käytetäänkin esimerkiksi XML:ää ja ZIP-pakkausta, niiden käyttötarkoitus ja rakenne ovat erilaisia.

Ei. Molemmissa tiedostomuodoissa hyödynnetään XML:ää ja ZIP-pakkausta, mutta niiden käyttötarkoitus on erilainen. Metro on Windows Server 2008:n uusi asiakirjatiedostomuoto, jossa painopiste on asettelulla. Tarkoitus on, että käyttäjät voivat luoda, jakaa, tulostaa ja arkistoida asiakirjoja vaivattomasti. Office XML -tiedostomuodot ovat uusia oletustiedostomuotoja, joita käytetään nimenomaan Microsoft Office Word-, Microsoft Office Excel- ja Microsoft Office PowerPoint -ohjelmissa. Nämä tiedostomuodot nopeuttavat eri tietolähteiden tietoihin perustuvien tiedostojen luomista, helpottavat tiedostojen koostamista ja toimivat apuvälineinä tietojen louhinnassa.

Uudet tiedostomuodot eroavat nykyisistä Office 2003:n XML-viiterakenteista kahdella tavalla:

• XML-tiedostot pakataan ZIP-muotoon tiedostokoon pienentämiseksi.

• Yksittäisen tiedoston sisältämät tiedot (esimerkiksi kommentit, kaaviot, kuvat tai asiakirjan metatiedot) segmentoidaan ja tallennetaan tiedostoon erillisinä osina. Tällainen kompakti modulaarirakenne on paitsi pieni kooltaan myös helppokäyttöinen kehittäjille ja muille ohjelmille.

Kun määritelmät julkistetaan yleiseen käyttöön, niillä on avoin käyttöoikeus, jonka käyttäminen on maksutonta.

2007 Microsoft Office Systemin (jonka vanha työnimi on Office 12) julkaisemiseen liittyviä ilmoituksia, toimintojen vertailuja, kehittäjätyökaluja ja kehittäjäresursseja on käytettävissä Microsoft Officen tulevaisuutta käsittelevässä sivustossa.

Ohjelmapäällikkö Brian Jones on työskennellyt Microsoft Office -tiimissä kuusi vuotta. Hän ylläpitää Officen XML-tiedostomuotoja käsittelevää blogia MSDN (Microsoft Developer Network) -sivustossa. Brianin blogissa käydään aiheeseen liittyviä keskusteluja ja kerrotaan 2007 Microsoft Office -julkaisuun liittyvän päätöksenteon taustoista. Mukana on myös linkkejä kehittäjille tarkoitettuihin resursseihin.

Uusia tiedostomuotoja käytetään Microsoft Office -tuotteiden uuden julkaisuversion Microsoft Office Word-, Microsoft Office Excel- ja Microsoft Office PowerPoint -ohjelmissa.

Kyllä. Vanhat tiedostomuodot ovat käytettävissä Microsoft Office System -tuotteiden uudessa julkaisuversiossa.

Toistaiseksi Office XML -tiedostomuotoja käytetään vain Microsoft Office Word-, Microsoft Office Excel- ja Microsoft Office PowerPoint -ohjelmissa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö uusia tiedostomuotoja voitaisi tulevaisuudessa käyttää myös muissa sovelluksissa. Office XML -tiedostomuodot otetaan ensin käyttöön Word-, Excel- ja PowerPoint-ohjelmissa, koska yli puolet Microsoft Office 2003 -viiterakennehankkeeseen osallistuneista kehittäjistä käyttää omissa ratkaisuissaan Wordin ja Excelin viiterakenteita. PowerPoint lisättiin joukkoon käyttäjien erityispyynnöstä.

InfoPathissa käytetään toistaiseksi alkuperäistä XML-tiedostomuotoa, joka on nimeltään XSN. Microsoft tutkii parhaillaan asiakaspalautteen perusteella, kuinka tätä uutta tiedostomuotoa voisi hyödyntää muissa Microsoft Office System -tekniikoissa, joita ovat esimerkiksi Visio, Access, Project, OneNote, Publisher, FrontPage ja Outlook.

Ei ole. Vaikka Office XML -tiedostomuodot ovatkin ensi kertaa Microsoft Office Wordin, Microsoft Office Excelin ja Microsoft Office PowerPointin oletustiedostomuotoja, kyseessä on luonnollinen kehitysaskel Microsoftin Office XML -strategiassa. XML tuli mukaan jo Microsoft Office 2000:ssa, jossa XML:ää käytettiin HTML-tiedostomuodossa sellaisten osien esittämiseen, joita ei tuolloin voinut esittää HTML-standardien avulla. Tällaisia ominaisuuksia ovat esimerkiksi metatiedot ja vektorigrafiikat. SpreadsheetML oli mukana vaihtoehtoisena tiedostomuotona Microsoft Office Excel 2002:ssa ja WordprocessingML vaihtoehtoisena tiedostomuotona Microsoft Office Word 2003:ssa. Microsoft Office 2003 oli siinäkin mielessä pitkä askel eteenpäin, että sen uusia ominaisuuksia olivat XML-pohjainen lomakesovellus eli Microsoft Office InfoPath 2003 sekä Wordin, Excelin ja InfoPathin mukautettujen XML-rakenteiden tuki. Microsoft Officen aiemmissa versioissa käytettyjä XML-muotoja tuetaan kokonaisvaltaisesti 2007 Microsoft Office -versiossa.

Kyllä. Microsoft julkaisee tiedostomuuntimet Microsoft Office XP- ja Microsoft Office 2003 -ohjelmistoja varten, joten Microsoft Officen aiempien versioiden käyttäjät voivat avata uusissa tiedostomuodoissa tallennettuja tiedostoja.

Microsoft Officen aiempia versioita varten julkaistavat muuntimet lukevat, noudattavat ja käyttävät sisältöoikeuksien hallintaa asiakirjoissa. Jos asiakirja on suojattu sisältöoikeuksien hallinnalla, se pysyy suojattuna huolimatta siitä, käyttääkö vastaanottaja 2007 Microsoft Office System -ohjelmistoa, Microsoft Office 2003:a tai jotakin vanhempaa versiota.

Uudet tiedostomuodot määritettiin oletustiedostomuodoiksi, jotta pienestä tiedostokoosta ja heti käyttövalmiista tietojenpalautusominaisuuksista olisi mahdollisimman paljon hyötyä. Tällä tavoin tietotyöntekijät saavat uusien tiedostomuotojen hyödyt heti käyttöönsä päivittäistä työrutiinia häiritsemättä. Office XML -tiedostomuotojen ansiosta tiedostoja voidaan luoda erillisten tietolähteiden tiedoista, tietojen louhinta helpottuu ja sisältöä voi käyttää uudelleen Microsoft Officessa.

Kyllä. Microsoft julkaisee päivityksen Microsoft Office 2000-, Microsoft Office XP- ja Microsoft Office 2003 -ohjelmistoihin, jotta käyttäjät voivat lukea, muokata ja tallentaa uusia Office XML -muotoisia tiedostoja Microsoft Officen aiemmilla versioilla.

Uudet tiedostomuodot parantavat tiedostojen ja tietojen hallintaa, koska tiedostojen koko pienenee ja viallisten tai vahingoittuneiden tietojen palauttaminen helpottuu. Yhteentoimivuus palvelinsovellusten ja muiden sovellusten kanssa on niin ikään entistä parempi, koska muut ohjelmistotyökalut voivat käyttää XML-tiedostorakennetta aiempaa helpommin ja havaita sekä käyttää tiettyjä tiedoston osia, kuten kommentteja, asiakirjan metatietoja tai upotettua koodia. Koska tiedostomuotojen määritys julkaistaan yleisesti ja niiden käyttöoikeus on maksuton, kaikki asiakkaat ja tekniikkatoimittajat voivat käyttää tiedostomuotoja omissa järjestelmissään.

Microsoft Office 2003 -viiterakenteiden tavoin uudet Office XML -tiedostomuodot ovat avoimia, yleisesti julkaistuja tiedostomuotoja. XML-perustaisten tiedostomuotojen avulla kehittäjät voivat avata tiedostoista haluamansa sisällön kokonaisia tiedostoja jäsentämättä. Käyttäjät voivat avata ja muokata Microsoft Office Word-, Microsoft Office Excel- ja Microsoft Office PowerPoint -tiedostoja noin vain millä tahansa XML-käsittelyohjelmalla tallentamatta tiedostoja erikseen XML-muodossa.

Microsoft kehitti Office XML -muodot asiakkailta saamansa palautteen perusteella. Palautteessa toivottiin, että erillisiin tietolähteisiin perustuvia asiakirjoja voisi luoda nykyistä nopeammin. Microsoft halusi myös kehittää tapoja, joilla alan standardin mukaista XML:ää voitaisiin hyödyntää. Alan standardeihin, kuten XML:ään ja ZIP-muotoon, perustuvat vakaat ja pieniä tiedostokokoja tukevat rakenteet mahdollistavat asiakirjojen nopean luomisen. Ne myös pienentävät Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostojen kokoa ja parantavat vioittuneiden tiedostojen palauttamismahdollisuuksia.

Henkilökohtaiset tunnistetiedot ovat tiedostoissa olevia tietoja, joiden perusteella käyttäjä tai tiedoston tekijä voidaan tunnistaa. Tavallisesti nämä tiedot näkyvät tiedoston tekemiseen käytetyn sovelluksen ominaisuusikkunassa. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi tekijän nimi, tiedoston sijainti ja luomispäivämäärä. Koska tällaiset tiedot tallennetaan tiedostoon erilliseen osaan Office XML -tiedostomuotoja käytettäessä, ohjelmien on helppo poistaa ne siistisi tiedoston muita osia muuttamatta.

Kyllä. Muokkausmerkinnät ja kommentit tallennetaan tiedostoon erilliseen tieto-osaan. Käyttäjä näkee heti, onko tiedostossa kommentteja, ja hän voi poistaa ne ennen tiedoston jakamista.

Kyllä. Käyttäjät voivat avata ja poistaa kommentit ja muokkausmerkinnät tiedostosta ilman, että tiedoston muut osat muuttuvat.

Tiedostojen koostaminen tarkoittaa tiedostojen luomista aiemmin luotujen, usein käytettyjen tietojen pohjalta. Käyttäjä voi tehdä tämän manuaalisesti, tai se voidaan tehdä palvelimessa ilman käyttäjän toimia. Office XML -tiedostomuotojen modulaarisen tiedostomuotoarkkitehtuurin ansiosta tiedoston sisältöä voi täydentää, muokata ja leikata helpommin kuin vanhoja tiedostomuotoja käytettäessä. Yritys voi esimerkiksi lisätä uudistetun logonsa tietovaraston jokaiseen asiakirjaan ohjelmalla, joka osaa avata kuvan jokaisesta tiedostosta. Käyttäjä voi tehdä nämä toimet manuaalisesti, tai ne voidaan tehdä ohjelmallisesti palvelimessa.

Tietojen yhdenmukaisuus toteutuu uusissa tiedostomuodoissa entistä paremmin, koska käyttäjät voivat

• käyttää taustatietokantojen tietoja entistä vaivattomammin, joten kaikilla tiedostoa käsittelevillä käyttäjillä on käytettävissään oikeat, ajantasaiset tiedot

• säilyttää ja avata tiedostojen vahingoittumattomat osat tiedostomuodon modulaarisen arkkitehtuurin ansiosta

• avata vain koodia, jonka IT-henkilökunta on määrittänyt turvalliseksi; IT-osasto voi määrittää koko organisaatiota koskevia käytäntöjä, joilla ei-toivottujen koodien suorittaminen estetään henkilökunnan avaamissa tiedostoissa

• tukahduttaa virusten leviämistä. Kehittäjät voivat päättää, estetäänkö upotetun koodin suorittaminen tiedostotyypin perusteella. Sovellukset tunnistavat oitis tiedostoihin mahdollisesti upotetut makrot.

Koska tiedoston tiedot on segmentoitu ja tallennettu erikseen, tiedostojen tietojen menettämisen riski on huomattavasti pienempi. Vaikka jokin yksittäinen osa vaurioituu, tiedoston muut osat voidaan avata normaalisti. Jos tiedostossa on esimerkiksi viallinen kaavio, vain kaavion avaaminen epäonnistuu, ja tiedoston muut osat ovat ennallaan. Myös tiedoston vahingoittuneiden osien korjaaminen toimii aiempaa paremmin.

Kyllä. Käyttäjät voivat valita muita tiedostomuotoja samalla tavalla kuin nykyisissäkin Microsoft Office -tuotteissa, kun he tallentavat tiedostoja Microsoft Office Word-, Microsoft Office Excel- ja Microsoft Office PowerPoint -ohjelmassa.

Office XML -tiedostomuotojen sisäinen tietosäilö on segmentoitu erillisiksi osiksi; esimerkiksi upotettu koodi ja tiedoston asiakirjasisältö tallennetaan erikseen. Yksittäisen tiedoston jokainen osa pakataan ZIP-pakkaustekniikalla. Tiedoston yksittäisten osien lisäksi koko tiedosto pakataan vielä erikseen ZIP-tekniikalla. Tällä tavoin Microsoft Office Word -asiakirjojen, Microsoft Office Excel -laskentataulukoiden ja Microsoft Office PowerPoint -esitysten tiedostokokoa on pienennetty. Pakkauksen tiiviys ja pakkauksessa säästynyt tila on tiedostokohtaista.

Ei. Kun tiedostoja avataan Microsoft Officessa, pakkaaminen ja purkaminen tapahtuvat automaattisesti. Käyttäjien ei tarvitse pakata tiedostoja manuaalisesti, eikä ohjelma milloinkaan pyydä käyttäjää purkamaan tiedostoja.

Eivät. Kuvia ei pakata ZIP-pakkaustekniikkaa käytettäessä.

Uudet Office XML -tiedostomuodot tukevat mukautettujen rakenteiden käyttämistä. Ne helpottavat XML-tietojen tallentamista Microsoft Office Word -asiakirjoihin ja Microsoft Office Excel -laskentataulukoihin, eikä tietoja tarvitse muuttaa erikseen Word- tai Excel-muotoon. Mukautetut tiedot tallennetaan niiden alkuperäiseen rakenteeseen tiedoston sisälle.

Työnkulku on ehdottomasti keskeisellä sijalla 2007 Microsoft Office -julkaisussa, mutta kehitys on liian varhaisessa vaiheessa tarkempien tietojen antamiseksi. Microsoft ilmoittaa, kun kerrottavaa on hieman enemmän.

Uudet Office XML -tiedostomuodot parantavat tietoturvaa, koska upotettua koodia ja makroja sisältävät tiedostot on helppo tunnistaa ja eristää. Jos toisin ei ole määritetty, tiedostot eivät saa suorittaa koodia tai makroja, ja kaikki upotetut koodit jätetään huomiotta. Tietoturva paranee, kun upotettujen koodien käyttäminen sallitaan vain tilanteissa, jotka järjestelmänvalvoja on erikseen määrittänyt.

Uudet Office XML -tiedostomuodot voi suojata salasanoja käyttäen toiminnoilla, jotka vastaavat nykyisten Microsoft Office -tuotteiden toimintoja. Käyttäjät voivat lisätä tiedostoihin salasanoja, jotka estävät tiedostojen avaamisen tai muokkaamisen.

Kyllä. Uudet Office XML -tiedostomuodot parantavat tietoturvaa, koska upotettua koodia ja makroja sisältävät tiedostot on helppo tunnistaa ja eristää. Tiedostot eivät saa suorittaa koodia tai makroja, ja kaikki upotetut koodit jätetään huomiotta. Tietoturva paranee, kun upotettujen koodien käyttäminen sallitaan vain tilanteissa, jotka järjestelmänvalvoja on erikseen määrittänyt.

Kyllä. Office XML -tiedostomuotoja käytettäessä tiedostojen upotettuja koodeja ja tiedostoihin tallennettuja makroja ei suoriteta.

Microsoft tekee kaikkensa, jotta uudet tiedostomuodot olisivat yhteensopivia Microsoft Officen aiempien versioiden kanssa ja että vanhoja tiedostomuotoja tuetaan kokonaisvaltaisesti Microsoft Office -ohjelmistotuotteen uudessa versiossa. Microsoft luo kehitystyökaluja, resursseja ja ohje- ja tukipalveluita asiakkaita ja kumppaneita varten. Jotta siirtyminen sujuisi mahdollisimman saumattomasti, tiedostomuotojen määritelmät julkaistaan, ennen kuin tuote tulee saataville. Se antaa asiakkaille, kumppaneille ja kehittäjille mahdollisuuden perehtyä tiedostomuotoihin, ennen kuin he ryhtyvät vastaanottamaan tai luomaan tiedostoja.

Kyllä. Yksittäinen käyttäjä tai joukkoasennusta tekevä IT-ammattilainen voi vaihtaa oletustiedostomuodot Microsoft Officen asennusvaiheessa.

Kyllä. Kun ohjelmisto on asennettu, käyttäjä voi halutessaan vaihtaa käytettävän oletustiedostomuodon. Käyttäjä voi myös valita haluamansa tiedostomuodon tallentaessaan yksittäisen tiedoston Microsoft Office Word-, Microsoft Office Excel- tai Microsoft Office PowerPoint -sovelluksessa.

Kyllä. IT-ammattilainen voi vaihtaa oletustiedostomuodon käyttöönoton aikana. Myös yksittäinen käyttäjä voi vaihtaa oletustiedostomuodon asennuksen jälkeen.

Kyllä. Organisaatiot voivat määrittää tiedostomuodon työntekijöitään varten asennusvaiheessa.

Kyllä. Kun 2007 Microsoft Office on asennettu, käyttäjä voi valita Microsoft Office Word-, Microsoft Office Excel- ja Microsoft Office PowerPoint -ohjelmissa käytettävän oletustiedostomuodon.

Kyllä. Microsoft julkaisee määritelmän yleisesti, ennen kuin tuote tulee saataville. Kaikki ratkaisujen toimittajat ja kehittäjät voivat halutessaan hankkia Office XML -tiedostomuotojen määritelmän maksuttoman käyttöoikeuden. Kolmansien osapuolten kehittäjät voivat integroida tiedostomuodot omiin ratkaisuihinsa ilman, että Microsoft vaatii siitä korvauksia.

XML antaa yrityksille mahdollisuuden poimia tietoja muodossa, jota voi käyttää vapaasti uudelleen eri yhteyksissä juuri silloin ja sillä tavalla kuin organisaatiossa katsotaan tarpeelliseksi – ympäristöstä riippumatta. Microsoft Office Systemin XML-tukea hyödyntämällä käyttäjät voivat sujuvoittaa tiedonkulkua organisaatioissa ja luoda mukautettuja liiketoimintaprosesseja ja tuottavuusratkaisuja, jotka vahvistavat tietotyöntekijöiden työpanosta ja vaikutusmahdollisuuksia.

Esimerkiksi tiedot, jotka yksittäinen henkilö luo tai poimii työpöydälleen, voidaan nyt yhdistää XML:n avulla suoraan keskeisiin liiketoimintaprosesseihin. Tällöin kyseisten prosessien hallinta helpottuu, eikä tietoja enää tarvitse muokata uudelleen erillisjärjestelmiä varten. Myös taustajärjestelmiin tallennetut vanhat tiedot voi ottaa hyötykäyttöön XML:n avulla. Ne voidaan käsitellä ja valjastaa uusiin käyttötarkoituksiin tietokoneen Microsoft Office -sovelluksissa, jotka ovat useimmille käyttäjille entuudestaan tuttuja.

Office 2003:n XML-tuki perustuu alan standardeihin. Microsoft tukee tätä alan standardien mukaista XML:ää kahdella tavalla:

• Tietojen esittäminen. Tämä liittyy työhön, jota Microsoft on tehnyt Office 2003 -viiterakennehankkeen parissa.

• Varsinaisten tietojen pohjalla oleva rakenne ja Microsoftin mukautettujen rakenteiden tuki. Tämä merkitsee, että Microsoft tukee kaikkia W3C XSD -standardiin perustuvia XML-rakenteita. Käyttäjät voivat siis hyödyntää alalla kehitettäviä rakenteita, joita käytetään jo esimerkiksi terveydenhuollon, vakuutusyhtiöiden ja teollisen tuotannon järjestelmissä.

Kyllä vain. XML-pohjaiset tiedot perustuvat täydellisesti alan XML-standardeihin, joten tiedostoja voi käsitellä kaikilla XML:ää ja mukautettuja rakenteita tukevilla sovelluksilla.

Ero on siinä, mitä rakenteilla on tarkoitus esittää. Microsoft Office Excel 2003-, Microsoft Office Word 2003-, Microsoft Office InfoPath 2003- ja Microsoft Office Visio 2003 -ohjelmia varten aiemmin julkaistut viiterakenteet ovat niin kutsuttuja esityspainotteisia rakenteita. Niissä painotetaan sitä, miltä tietojen on tarkoitus näyttää ja kuinka ne esitetään (esimerkiksi kuinka Visio-kaavio esitetään katselijalle).

Mukautetut rakenteet puolestaan ovat niin kutsuttuja tietopainotteisia rakenteita. Muiden merkintäkielten tapaan XML määrittää tietyt tiedoston elementit tunnisteiden avulla. XML-tunnisteet määrittävät tiedoston rakenteelliset elementit sekä niiden merkityksen. Tämän vuoksi XML voi määrittää paitsi tiedoston ulkoasun ja ilmeen myös rakenteen ja sisällön. Office System XML -infrastruktuurin puitteissa Microsoft tukee mukautettuja rakenteita, joita käyttäjät voivat itse määrittää tai luoda tai jotka määritetään erilaisissa prosesseissa.