Helppokäyttöisten PowerPoint-esitysten luominen

Tässä artikkelissa neuvotaan, millä tavoin voidaan luoda sellaisia Microsoft PowerPoint -esityksiä, joita toimintarajoitteisten henkilöiden on helppo käyttää. Koska monia tiedostoja tarkastellaan usein sähköisessä muodossa, julkishallinto ja toimialat eri puolilla maailmaa toteuttavat käytäntöjä, joiden mukaan sähköisten tiedostojen ja tietotekniikan on oltava toimintarajoitteisten henkilöiden käytettävissä. Esimerkiksi yhdysvaltalaisessa lainsäädännössä (Rehabilitation Act of 1973, Section 508) edellytetään, että liittovaltion virastojen kaikkien sähköisten asiakirjojen ja tietotekniikan on oltava helposti toimintarajoitteisten käyttäjien käytettävissä.

 Vihje    Microsoft Office 2010 -ohjelmisto sisältää uuden PowerPointissa, Wordissa ja Excelissä toimivan Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalun, jonka avulla voi tarkistaa, että PowerPoint-esitykset ovat riittävän helppokäyttöisiä myös toimintarajoitteisille käyttäjille. Lisätietoja on artikkelissa Helppokäyttöisyyden tarkistus.

Artikkelin sisältö


Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin ja objekteihin

Vaihtoehtoinen teksti tulee näkyviin, kun siirrät osoittimen kuvan tai objektin päälle. Se auttaa näytönlukijaa käyttäviä henkilöitä hahmottamaan esityksessä olevien kuvien sisällön. Vaihtoehtoista tekstiä pitäisi käyttää esityksessä seuraavissa objekteissa:

  • kuvat
  • ClipArt
  • kaaviot
  • taulukot
  • muodot (jotka eivät sisällä tekstiä ja joita ei ole ryhmitetty)
  • SmartArt-grafiikkaobjektit
  • ryhmät (muotoja lukuun ottamatta myös kaikilla tässä luettelossa olevilla objekteilla pitäisi olla vaihtoehtoinen teksti, kun ne muodostavat ryhmän)
  • upotetut objektit
  • video- ja äänitiedostot.

Lisää vaihtoehtoinen teksti seuraavasti:

  1. Napsauta kuvaa tai objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muotoile.

 Huomautus   Valitse taulukoissa Taulukon ominaisuudet.

  1. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
  2. Kirjoita kuvan tai objektin kuvaus Otsikko- ja Kuvaus-tekstiruutuihin.

 Vihje    Käytä lyhyitä mutta selkeitä kuvauksia. Esimerkiksi "punainen Ferrari" on paljon kuvaavampi kuin pelkkä "auto".

  1. Valitse Sulje.

Lisätietoja on artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, taulukkoon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Taulukoiden sarakkeiden otsikkotietojen määrittäminen

Taulukkoa kuvaavan vaihtoehtoisen tekstin lisäksi myös sarakkeiden selkeät otsikot antavat kontekstia ja helpottavat taulukossa liikkumista.

Määritä taulukon otsikkorivi seuraavasti:

  1. Napsauta mitä tahansa kohtaa taulukossa.
  2. Valitse Taulukkotyökalut - Rakenne-välilehden Taulukkotyyliasetukset-ryhmän Otsikkorivi-valintaruutu.
  3. Lisää otsikkotiedot.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Dian yksilöivän nimen varmistaminen

Henkilöt, jotka eivät näe diaa, voivat valita dian ja siirtyä diasta toiseen diojen otsikoiden avulla.

Lisää näkyvät otsikot dioihin seuraavasti:

  1. Palauta valitun dian paikkamerkit valitsemalla Aloitus-välilehden Diat-ryhmässä Palauta.
  2. Kirjoita Otsikko-tekstiruutuun yksilöivä nimi.

Toimi seuraavasti, jos et halua dian otsikon olevan näkyvissä:

  1. Napsauta Aloitus-välilehden Piirto-ryhmässä Järjestä-valikkoa.
  2. Valitse Valintaruutu.
  3. Voit vaihdella näkyvyyttä napsauttamalla tekstiruudun vieressä olevaa silmäkuvaketta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Merkityksellisen hyperlinkkitekstin käyttäminen

Hyperlinkin tekstin pitäisi ilmaista selkeästi linkin kohde. Sen ei siis pitäisi olla pelkkä URL-osoite.

Lisää hyperlinkki tiedostoon seuraavasti:

  1. Aseta osoitin kohtaan, johon haluat lisätä hyperlinkin.
  2. Avaa Hyperlinkki-valintaikkuna valitsemalla Lisää-välilehden Linkit-ryhmässä Hyperlinkki.
  3. Kirjoita Näytettävä teksti -kenttään lyhyt, linkin kohdetta kuvaava nimi tai lause.
  4. Kirjoita Osoite-kenttään linkin URL-osoite.
  5. Valitse OK.

Voit muuttaa hyperlinkin tekstiä seuraavasti:

  1. Valitse ensin linkki ja avaa sitten hyperlinkin valintaruutu valitsemalla Lisää-välilehden Linkit-ryhmässä Hyperlinkki.
  2. Tee tarvittavat muutokset Näytettävä teksti -kentässä.
  3. Valitse OK.

Voit lisäksi käyttää Kohdeohje-tekstiä, joka näkyy, kun osoitin pysähtyy hyperlinkin päälle. Kohdeohjetta käytetään samalla tavoin kuin vaihtoehtoista tekstiä. Lisää Kohdeohje-teksti seuraavasti:

  1. Aseta osoitin hyperlinkkiin, johon haluat lisätä Kohdeohje-tekstin.
  2. Avaa hyperlinkin valintaikkuna valitsemalla Lisää-välilehden Linkit-ryhmässä Hyperlinkki.
  3. Valitse Kohdeohje…
  4. Kirjoita teksti Kohdeohjeen teksti -kenttään.
  5. Valitse OK.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Yksinkertaisen taulukkorakenteen käyttäminen

Kun käytössä ei ole upotettuja taulukoita eikä arvotaulukoissa ole yhdistettyjä tai jaettuja soluja, tiedot ovat ennakoitavissa ja niissä on helppo siirtyä.

Voit tarkistaa taulukon rakenteen ja yksinkertaistaa sitä seuraavasti:

  1. Valitse taulukon ensimmäinen solu.
  2. Paina sarkainta useita kertoja. Tällä tavoin voit varmistaa, että kohdistus siirtyy rivillä solu kerrallaan ja sitten seuraavan rivin ensimmäisen soluun.
  3. Jos taulukkoa on yksinkertaistettava soluja yhdistämällä tai jakamalla, valitse tilanteen mukaan Taulukkotyökalujen Asettelu-välilehden Yhdistä-ryhmässä Yhdistä solut tai Jaa solut.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tyhjien solujen käytön välttäminen muotoilussa

Jos taulukon muotoilussa käytetään tyhjiä soluja, näytönlukijaa käyttävä henkilö saattaa virheellisesti olettaa, että taulukko päättyy siihen. Voit korjata tämän ongelman poistamalla tarpeettomat tyhjät solut. Jos esityksen sisältö on kuitenkin aseteltu taulukon avulla, voit poistaa kaikki taulukkotyylit seuraavasti:

  1. Valitse koko taulukko.
  2. Laajenna taulukkotyylivalikoima napsauttamalla Taulukkotyökalujen Rakenne-välilehden Taulukkotyylin-ryhmässä tyylivalikoiman vieressä olevaa nuolta.
  3. Valitse valikoiman alla olevasta valikosta Tyhjennä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tekstityksen käyttäminen ääni- ja videotiedostoissa

Aina kun käytät esityksessä ääni- ja videolisäosia, on varmistettava, että toimintarajoitteiset käyttäjät saavat sisällön vaihtoehtoisessa muodossa esimerkiksi tekstitettynä, tallenteena tai vaihtoehtoisena tekstinä.

Jos käytät PowerPoint 2010:tä, voit ladata ja asentaa Microsoft PowerPointin tekstitysapuohjelman (STAMP), jolla voit tekstittää kätevästi esityksen video- ja äänitiedostot.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Diojen loogisen lukujärjestyksen varmistaminen

Henkilöt, jotka eivät näe diaa, kuulevat dian tekstin, muodot ja sisällön tietyssä järjestyksessä luettuna. Jos käytät diamallin ulkopuolisia objekteja, on tärkeää, että näytönlukija lukee ne oikeassa järjestyksessä.

Voit tarkistaa diojen sisällön lukujärjestyksen seuraavasti:

  1. Valitse Aloitus-välilehden Piirto-ryhmässä ensin Järjestä ja sitten Valintaruutu.
  2. Valintaruutu-kohdassa on luettelo dian objekteista. Objektit luetaan luettelossa alhaalta ylöspäin. Voit siirtää väärässä paikassa olevat kohteet alareunan Muuta järjestystä -nuolipainikkeilla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Näkyvyyden parantaminen värisokeita käyttäjiä varten

Värisokeus vaikuttaa monen ihmisen elämään. Värisokeat eivät yleensä pysty erottamaan punaista ja vihreää toisistaan tai he näkevät punaisen ja vihreän eri tavalla. Esityksiä luotaessa on tärkeää valita visuaalista kontrastia lisääviä elementtejä, jotta henkilö, joka ei erota värejä, voi hahmottaa näkemänsä. Seuraavat seikat kannattaa ottaa huomioon dioja luotaessa:

  • Vältä oranssin, punaisen ja vihreän käyttöä mallissa ja tekstissä.
  • Korosta kaavion tärkeät kohdat värin sijaan materiaalikuvioilla.
  • Tuo tiedot esille ympyröimällä ne tai käyttämällä animaatiota sen sijaan, että käyttäisit laserosoitinta tai värejä.
  • Varmista, että koko esityksessä käytetään selkeää kontrastia.

Tarkistamalla kontrastin saat käsityksen siitä, miten värisokea henkilö näkee esityksesi. Toimi seuraavasti:

  1. Valitse Näytä-välilehden Väri tai harmaasävy -ryhmästä Harmaasävy.
    Harmaasävy valittu PowerPointin valintanauhan Näytä-välilehdessä
  2. Valitsemalla Harmaasävyt-välilehdessä Harmaasävy-vaihtoehdon näet, miltä diat näyttävät, kun käytössä on pelkkä kontrastitaso.
    PowerPointin Harmaasävyt-välilehti, harmaasävy valittuna

Värisokeus ja esityksen luominen Aiheessa Värisokeuden korjauslasit on lisätietoja tavoista, joilla PowerPointissa voi valita värejä, vaikka niiden erottaminen toisistaan on vaikeaa.

Lisätietoja

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Office 365 Enterprise, Office 365 Enterprise -järjestelmänvalvoja, Office 365 Midsize Business -järjestelmänvalvoja, Office 365 Midsize Business user, Office 365 Small Business, Office 365 Small Business -järjestelmänvalvoja, Office Shared 2013, PowerPoint 2013, PowerPoint 2010, PowerPoint 2007