Saapuneet-kansioon järjestäminen

Jotkut saavat Microsoft Outlookin Saapuneet-kansioon vain muutaman sähköpostiviestin päivässä. Useimmat, etenkin yhteystietoryhmiin kuuluvat henkilöt saavat niin paljon sähköpostia, että viestien hallitseminen on todellinen haaste. Oletetaan esimerkiksi, että olet sellaisen valokuvaus-, peli- tai alumniryhmän jäsen, jossa on tuhansia jäseniä. Saatat saada päivässä kymmeniä viestejä. Jos sinulla ei ole aikaa vastata jokaiseen viestiin heti, Saapuneet-kansio täyttyy muutamassa kuukaudessa tuhansista viesteistä. Niiden järjestäminen saattaa vaikuttaa toivottomalta tehtävältä, mutta muutaman kätevän toiminnon opetteleminen auttaa selviämään yli äyräiden pursuavasta Saapuneet-kansiosta. Näitä toimintoja ovat viestien järjestäminen, viestien lukumäärän vähentäminen ja viestien hallinta.

Viestien järjestäminen

Ryhmä-, henkilö- tai aihekohtaisten sääntöjen ja kansioiden luominen

Jos saat säännöllisesti viestejä tietyiltä ryhmiltä tai henkilöiltä tai jos viestit koskevat tiettyjä aiheita, voit luoda kullekin ryhmälle, henkilölle tai aiheelle oman kansion ja säännön, joka siirtää kaikki niihin liittyvät saapuvat viestit automaattisesti kyseisiin kansioihin. Jos haluat tämän jälkeen päästä nopeasti selville siitä, mitä esimerkiksi valokuvausryhmässä tapahtuu, voit lukea vain kyseiseen ryhmään liittyvät viestit.

Outlook 2010:ssä on helppo luoda sähköpostia koskevia sääntöjä ja kansioita. Säännön voi esimerkiksi luoda vain muutamalla napsautuksella. Säännön voi luoda vastaavasti myös muissa Outlook-versioita.

Outlook 2010 -valintanauhassa on valittu Säännöt- ja Siirrä aina viestit kohteeseen: -komennot

Lue lisää sääntöjen luomisesta Outlook 2003:ssa, Outlook 2007:ssä tai Outlook 2010:ssä. Voit myös tutustua aihetta käsittelevään Outlook-blogiin.

Viestien määrän vähentäminen

Puhdista-komennon käyttäminen

Jos käytät Outlook 2010:tä, Puhdista-komento on kätevä tapa poistaa nopeasti suuri määrä sähköpostiviestejä. Oletetaan, että sinulla on tuhansia lukemattomia sähköposteja Alumniyhdistys-kansiossa. Puhdista-komennolla sähköpostien määrää voi pienentää 35 prosentilla noin neljässä sekunnissa. Se toimii seuraavasti. Kun valitset Aloitus-välilehdessä Puhdista, Outlook 2010 arvioi kunkin keskustelun tai kaikkien kansiossa olevien keskusteluiden viestien sisällön. Jos keskustelun aiempi viesti sisältyy kokonaan johonkin vastaukseen, kyseinen viesti poistetaan. Pitkässä keskustelussa Puhdista-toiminto voi poistaa merkittävän määrän päällekkäisiä viestejä.

Outlook 2010 -valintanauhan Aloitus-välilehti Puhdista-komento valittuna

Katso video, jossa esitellään Puhdista-komennon käyttöä. Lisätietoja Puhdista-toiminnosta ja muista Outlook 2010:n ominaisuuksissa on tässä Outlook-blogissa.

Haku ja poistaminen

Joskus keskusteluissa tai kansioissa voi olla tiettyjä viestejä, jotka haluat poistaa. Voit etsiä nämä viestit Outlook 2010:n pikahaulla. Oletetaan vaikkapa, että monissa valokuvauskerhon keskusteluissa on kyse tarvikkeiden ostamisesta ja myynnistä. Näiden viestien aiherivillä mainitaan luultavasti sanat "myytävänä", "ostetaan" tai jokin versio näistä sanoista. Jos nämä viestit eivät kiinnosta sinua, voit etsiä viestit, joissa näitä sanoja on käytetty aiherivillä, ja poistaa ne. Tai ehkäpä olet kiinnostunut vain tietyn merkkisistä varusteista. Voit hakea lukemattomista keskusteluista tuotemerkkejä, joista et ole kiinnostunut, ja poistaa ne.

Outlook 2010 -valintanauha, jossa pikahaku otettu käyttöön ja Haku: Saapuneet -tekstiruutu korostettu

Lue, miten pikahaku otetaan käyttöön Outlook 2010:ssä. Lisätietoja pikahaun käyttämisestä, hakujen tarkentamisesta Haku-valintanauhassa ja kansioiden luomisesta toistuvia hakuja varten on tässä blogissa.

Viestiryhmien näyttäminen keskusteluina

Jos haluat tarkastella nopeasti suurta määrä viestejä ja päättää, mitä poistetaan, voit käyttää keskustelunäkymää. Keskustelunäkymässä kaikki keskustelun viestit näytetään yhdessä, joten voit etsiä Saapuneet-kansiosta tiettyä aihetta. Yleensä keskustelun uusin viesti sisältää edelliset viestit ja niiden vastaukset. Jos siis haluat saada uutiset valokuvauskerhon tulevasta kilpailusta, keskustelunäkymään käyttämällä sinun ei tarvitse lukea kaikkia viestejä. Jos puolestaan et ole kiinnostunut jostain tietystä aiheesta, vaikkapa studiovalaistuksesta, voit poistaa koko studiovalaistusta koskevan keskustelun, vaikka siinä on seitsemän lukematonta viestiä.

Keskustelun näyttäminen Outlook 2010:ssä

Keskustelujen ohittaminen

Kaikki saavat viestejä aiheista, jotka eivät kiinnosta heitä. Jos olet erikoistunut ulkokuvauksiin, studiomuotokuvat eivät välttämättä kiinnosta sinua. Keskustelunäkyvän Ohita-komennolla voit ohittaa tällaiset viestit. Ohita-komennon nerous piilee siinä, että se siirtää automaattisesti kaikki keskustelun nykyiset ja tulevat viestit Poistetut-kansioon. Tällä tavoin keskustelut, joista et ole kiinnostunut, eivät täytä Saapuneet-kansiota.

Outlook 2010 -valintanauhan Aloitus-välilehti, jossa Ohita-komento valittu

Viestien hallitseminen

Jos haluat estää Saapuneet-kansion täyttymisen uudelleen ja sitä seuraavan aikaa vievän uuden puhdistuksen, opettele tapoja, joilla voit hallita Saapuneet-kansiota. Näiden seuraavien vihjeiden avulla viestien hallintaa kuluu vähemmän aikaa sen jälkeen, kun olet puhdistanut Saapuneet-kansion.

  1. Voit korostaa vain sinulle, ei siis useille vastaanottajille, lähetyt viestit ehdollisella muotoilulla ja asettaa nämä viestit ensisijaisiksi. Tällä tavoin voit tuoda esille viestit, jotka sinun on luettava ensin.
  2. Luo lisää sääntöjä, joilla ryhmäviestit (kuten keskustelupalstat) siirretään automaattisesti kansioihin. Näitä viestejä ei tarvitse tarkistaa yhtä usein.
  3. Pyri siihen, että Saapuneet-kansiossa olisi enintään 30 lukematonta viestiä.
  4. Tunnista useimmin toistuvat tehtävät ja luo niille pikatoiminnot.

Sivun alkuun Sivun alkuun