Roskapostisuodatuksessa on kaksi osaa: roskapostiluettelot ja Microsoft Researchin kehittämä edistyksellinen tekniikka, joka määrittää useiden tekijöiden, kuten viestin lähetysajankohdan ja sisällön, perusteella, onko lukematon viesti roskapostia. Suodatin ei erittele tiettyjä lähettäjiä tai sähköpostiviestin tyyppejä. Suodatin perustuu viestin yleiseen sisältöön ja määrittää todennäköisyyden sille, että viesti on roskapostia, viestin rakenteen kehittyneen analyysin avulla.

Roskapostisuodatusluetteloita on viisi: Turvalliset lähettäjät -luettelo (turvallisten lähettäjien luettelo: Luettelo niistä toimialuenimistä ja sähköpostiosoitteista, joista tulevat viestit haluat vastaanottaa. Oletusarvon mukaan yleisessä osoitteistossa olevat sähköpostiosoitteet ja yhteystiedot kuuluvat tähän luetteloon.), Turvalliset vastaanottajat -luettelo (turvallisten vastaanottajien luettelo: Osoitelistoista tai muista toimialueiden nimistä ja sähköpostiosoitteista muodostuva luettelo, johon itse kuulut. Haluat itse vastaanottaa viestejä näistä osoitteista, eikä niihin lähettämiäsi viestejä tulkita roskapostiksi.), Estetyt lähettäjät -luettelo (estettyjen lähettäjien luettelo: Luettelo niistä toimialuenimistä ja sähköpostiosoitteista, jotka halutaan torjua. Tässä luettelossa olevista sähköpostiosoitteista tai toimialueita tulevat viestit tulkitaan aina roskapostiksi.) ja kaksi kansainvälisten asetusten luetteloa, estettyjen merkistöjen luettelo (estettyjen kielikoodien luettelo: Luettelo, jonka avulla voit estää kielikoodeja tai merkistöjä. Tällä tavalla voit suodattaa ei-toivotut sähköpostiviestit, jotka ovat kielellä, jota et ymmärrä.) ja estettyjen ylätason toimialueiden luettelo (estettyjen ylätason toimialueiden luettelo: Luettelo, jonka avulla voit estää ylätason toimialuenimiä. Estämällä maiden toimialueita voit suodattaa ei-toivotut sähköpostiviestit, jotka saapuvat tietyistä maista.).

Turvalliset lähettäjät -luettelo  Jos suodatin merkitsee viestin vahingossa roskapostiksi, voit lisätä viestin lähettäjän Turvalliset lähettäjät -luetteloon. Tämän luettelon sisältämien sähköpostiosoitteiden tai toimialueiden lähettämiä sähköposteja ei koskaan merkitä roskapostiksi viestin sisällöstä riippumatta.

• Yhteystiedot-kansion sähköpostiosoitteet sisältyvät tähän luetteloon oletusarvon mukaan, joten Yhteystiedot-kansioon kuuluvien henkilöiden sähköposteja ei merkitä roskapostiksi.
• Henkilöt, jotka eivät ole Yhteystiedot-luettelon jäseniä, mutta joille lähetät sähköpostia, lisätään luetteloon, kun Lisää automaattisesti Turvallisten lähettäjät -luetteloon henkilöt, joille lähetän sähköpostia -valintaruutu on valittuna (oletus).

  Huomautuksia

  • Vastaanottajan sähköpostiosoite tallentuu oletusarvon mukaan ainoastaan, jos viesti on luotu ja lähetetty Outlookissa normaalisti. Jonkin sovelluksen automaattisesti luomien viestien osoitetietoja ei tallenneta.
  • Omia jakeluluetteloita ei lisätä, vaikka valintaruutu olisi valittuna.
  • Jos vahingossa vastaat roskapostiin valintaruudun ollessa valittuna, roskapostin lähettäjän osoite lisätään Turvalliset lähettäjät -luetteloon. Jos huomaat edelleen saavasi tältä roskapostin lähettäjältä viestejä, on sinun lisättävä lähettäjän osoite estettyjen lähettäjien luetteloon ja poistettava osoite turvallisten lähettäjien luettelosta.
  • Jos osoite on sekä Estetyt lähettäjät -luettelossa että Turvalliset lähettäjät -luettelossa, Turvalliset lähettäjät -luettelo on etusijalla eikä osoitteesta tulevia viestejä tällöin merkitä roskapostiksi.
• Jos käytät Microsoft Exchange Server -sähköpostitiliä, yleisen osoitteiston (yleinen osoiteluettelo: Osoitteisto, joka sisältää yrityksen kaikkien käyttäjien, ryhmien ja jakeluluettelojen sähköpostiosoitteet. Järjestelmänvalvoja luo tämän osoitteiston ja ylläpitää sitä. Se voi sisältää myös yleisten kansioiden sähköpostiosoitteita.) nimiä ja sähköpostiosoitteita pidetään automaattisesti turvallisina.
• Voit myös määrittää, että Outlook hyväksyy vain Turvalliset lähettäjät -luettelon henkilöiden viestit, jolloin voit määrittää itse, mitkä viestit pääsevät Saapuneet-kansioosi.

Turvalliset vastaanottajat -luettelo  Jos kuulut postitus- tai jakeluluetteloihin, voit lisätä näiden nimet Turvalliset vastaanottajat -luetteloon, jolloin näihin sähköpostiosoitteisiin lähetettyjä viestejä ei merkitä roskapostiksi niiden sisällöstä riippumatta.

Estetyt lähettäjät -luettelo  Voit helposti estää tietyiltä lähettäjiltä saapuneet sähköpostit lisäämällä lähettäjän sähköpostiosoitteen tai toimialuenimen tähän luetteloon. Tämän luettelon henkilöiden tai toimialuenimien lähettämät viestit merkitään aina roskapostiksi viestin sisällöstä riippumatta. Kun lisäät lähettäjän nimen tai sähköpostiosoitteen Estetyt lähettäjät -luetteloon, Outlook siirtää kaikki kyseisen lähettäjän viestit Roskaposti-kansioon.

• Jos kuvien automaattinen lataaminen on poistettu käytöstä, Turvalliset lähettäjät- ja Turvalliset vastaanottajat -luetteloiden sähköpostiosoitteista tai toimialuenimistä vastaanotetut tai niihin lähetetyt viestit ovat poikkeuksia ja sisältö, joka tavallisesti on estetty, ladataan.
• Jos sinulla on aiemmin luotuja turvallisten tai estettyjen nimien ja osoitteiden luetteloja, voit tuoda niiden tiedot Outlook-ohjelmaan.
• Sähköpostiosoitteiden on oltava täsmälleen määritetyn mukaisia, ja osoitteet ovat etusijalla toimialuenimiin nähden. Voit estää toimialueen viestit, mutta vastaanottaa tietystä turvallisista osoitteista lähetettyjä viestejä lisäämällä yksittäiset osoitteet Turvalliset lähettäjät -luetteloon. Voit esimerkiksi lisätä osoitteen joku@example.com Turvalliset lähettäjät -luetteloon ja toimialueen @example.com Estetyt lähettäjät -luetteloon. Tämä estää kaikki viestit, joiden lähettäjän osoitteessa on @example.com, paitsi osoitteesta joku@example.com saapuvat viestit.

Kansainvälisten asetusten luettelot  Voit estää vieraskieliset tai eri maista tai eri alueilta saapuvat viestit kahden luettelon avulla.

• Estetyt ylätason toimialueet   Voit tämän luettelon avulla estää viestit, joiden osoitteisiin sisältyy tietty ylätason toimialue. Valitsemalla luettelosta esimerkiksi CA [Kanada], US [Yhdysvallat] ja MX [Meksiko] -valintaruudut estät viestit sähköpostiosoitteista, jotka päättyvät .ca, .us tai .mx. Luettelo sisältää myös muita toimialueita. Tällä tavalla saat estettyä haluamistasi maista tai tietyiltä alueilta saapuvat viestit.
• Estetyt merkistöt   Voit tämän luettelon avulla estää viestit, jotka on muotoiltu käyttämällä tiettyä koodausmuotoa (koodaus: Tapa esittää merkkejä HTML- tai tekstimuotoisissa sähköpostiviesteissä. Koodaustapoja ovat esimerkiksi US-ASCII, Unicode (UTF-8) ja Western European (ISO). Outlook valitsee automaattisesti parhaan koodaustavan lähteville sähköpostiviesteille.) eli merkistöä. Nykyisin suurin osa roskapostista käyttää US-ASCII-merkistöä. Jäljelle jäävä osa roskapostista käyttää muita kansainvälisiä merkistöjä. Estetyt merkistöt -luettelon avulla voit suodattaa pois viestit, jotka on kirjoitettu kielellä, jota et osaa.

  Huomautuksia

  • Unicode (Unicode: Unicode Consortiumin kehittämä merkkien koodausstandardi. Koska Unicode-järjestelmässä yhtä merkkiä edustaa useita tavuja, lähes kaikki maailman kirjoitetut kielet voidaan esittää yhdellä merkistöllä.)-merkistöt eivät sisälly estettyjen merkistöjen luetteloon.
  • Viestit, joiden merkistö on tuntematon tai joiden merkistöä ei ole määritetty, suodatetaan kuitenkin Roskapostisuodattimella.

Roskapostisuodatinta voi käyttää seuraavien sähköpostitilien kanssa:

• Microsoft Exchange Server -sähköpostitili välimuistin avulla toteutetussa tilanvaihdossa
• Exchange Server -tili, joka välittää viestit omat kansiot -tiedostoon (.pst) (Omat kansiot -tiedosto (.pst): Tiedosto, johon tallennetaan viestit ja muut kohteet. Tällainen .pst-tiedosto voidaan määrittää sähköpostiviestin oletustoimitusosoitteeksi. Sen avulla voidaan järjestää kohteet ja tallentaa kohteiden varmuuskopiot.)
• HTTP (HTTP (Hypertext Transfer Protocol): Protokolla, jota käytetään Web-sivujen lukemiseen Internetistä. Outlook käyttää HTTP-protokollaa sähköpostiprotokollana, minkä ansiosta viestit muistuttavat yksityisiä Web-sivuja.) (MSN Hotmail)
• POP3 (POP3: Yleisesti käytetty protokolla, jonka avulla haetaan sähköpostiviestejä Internet-sähköpostipalvelimesta.)
• IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): Toisin kuin POP3:n kaltaiset sähköpostiprotokollat, IMAP luo palvelimeen kansioita, joihin se tallentaa ja järjestelee viestit muiden tietokoneiden noudettaviksi. Käyttäjä voi lukea vain viestien otsikot ja valita viestit, jotka haluaa siirtää itselleen.)
• Microsoft Office Outlook Connector IBM Lotus Dominoa varten
• Outlook Connector MSN:ää varten.

Kaikki Outlook-käyttäjäprofiilin (Outlook-sähköpostiohjelman profiili: Outlook käyttää profiilia sähköpostitilien ja sähköpostiviestien tallennuspaikan asetusten muistamiseen.) sähköpostitilit käyttävät samoja roskapostisuodattimen asetuksia ja luetteloita. Jos sinulla on esimerkiksi sekä Exchange Server -sähköpostitili että Hotmail-tili, kummallakin tilillä on Roskaposti-kansio. Jos sinulla taas on sekä Exchange Server -sähköpostitili että POP3-tili, tilit käyttävät samaa Roskaposti-kansiota.

Jos muutat profiiliasi, vie roskapostiluetteloistasi kopio ennen muutosten tekemistä ja tuo tiedot Outlook 2003 -ohjelmaan muutosten jälkeen, jolloin sinun ei tarvitse luoda roskapostisuodatusluetteloita uudelleen.

• Kohota suojauksen tasoa tarvittaessa   Saat parhaan mahdollisen Roskapostisuodattimen ja muiden parannettujen suojausominaisuuksien tarjoaman suojan asettamalla Roskapostisuodattimen suojaustasoksi Paras suojaus tai Vain turvalliset luettelot.
• Päivitä roskapostisuodatin säännöllisesti   Päivityksiä on Office Online -sivuston Ladattavat kohteet -sivulla. Valitse Office Update -kohdassa Etsi päivityksiä.
• Estä HTML-viesteissä roskapostin lähettäjien jäljitteinä käyttämät kuvat   Web-jäljite voi olla HTML-viestiin sijoitettu, ulkoiseen Web-palvelimeen linkitetty kuva, joka latautuu, kun olet avannut viestin. Sen avulla roskapostin lähettäjä voi selvittää sähköpostiosoitteesi olevan voimassa. Outlook on oletusarvoisesti määritetty estämään automaattisen kuvien lataamisen. Voit tarkastella automaattisen lataamisen asetuksiasi valitsemalla Työkalut-valikosta Asetukset. Valitse Suojaus-välilehdessä Muuta automaattisen lataamisen asetuksia. Varmista, että Älä lataa kuvia tai muuta sisältöä automaattisesti HTML-muotoisissa sähköpostiviesteissä -valintaruutu on valittuna.
• Poista automaattinen kokouspyyntöjen ja viestien luku- ja vastaanottokuittausten käsittely käytöstä   Kokouspyyntö tai luku- tai vastaanottokuittausta odottava viesti saattaa olla roskapostia. Automaattinen kokouspyyntöön vastaaminen tai viestin luku- tai vastaanottokuittaus altistaa sinut Web-jäljitteiden käytölle.
• Rajoita sähköpostiosoitteesi julkaisemista   Vältä sähköpostiosoitteesi paljastamista julkisilla Web-sivustoilla ja poista sähköpostiosoitteesi henkilökohtaisesta Web-sivustostasi. Jos ilmoitat sähköpostiosoitteesi tai teet linkin siihen, saat todennäköisesti roskapostia.
• Muuta hieman sähköpostiosoitettasi, kun julkaiset sen uutisryhmässä, keskustelu- tai ilmoituspalstalla tai muussa julkisessa sivustossa.  Voit esimerkiksi muuttaa o-kirjaimet nolliksi ja ilmoittaa sähköpostiosoitteeksesi "j0ku@example.c0m" . Tällöin toinen käyttäjä pystyy päättelemään aidon osoitteesi, mutta roskapostin lähettäjien käyttämät automaattiset hakuohjelmat eivät.
• Käytä eri tarkoituksiin eri sähköpostiosoitteita   Voit käyttää yhtä sähköpostiosoitetta ystävien, perheen tai työkavereiden kanssa käytävään viestintään ja toista osoitetta julkisempiin toimintoihin, kuten ostoksiin ja uutiskirjeiden tilaamiseen ja keskustelupalstoilla ja uutisryhmissä käytävään viestintään.
• Tarkista Web-sivustojen tietosuojakäytännöt   Lue uutisryhmän, verkkopankin tai -kaupan tietosuojakäytäntö tarkkaan, ennen kuin annat sähköpostiosoitteesi tai muita henkilökohtaisia tietoja. Sivustossa (yleensä Web-sivuston kotisivun alalaidassa) pitäisi olla linkki tai osio "Tietosuojalausunto", "Tietosuojakäytäntö", "Käyttöoikeussopimus" tai "Käyttöehdot". Jos sivustossa ei kerrota, mihin henkilökohtaisia tietojasi käytetään, ei kyseisen sivuston palveluja ehkä ole syytä käyttää.
• Varo jo valittuina olevia valintaruutuja   Internet-ostotapahtumien yhteydessä saattaa yrityksen sivulla olla valmiiksi valittu valintaruutu, jolla hyväksyt osoitetietojesi myymisen tai välittämisen muille yrityksille ("kolmansille osapuolille"). Poistamalla valintaruudun valinnan estät sähköpostiosoitteesi välittämisen.
• Älä vastaa roskapostiin   Älä vastaa edes postitusluettelosta poistamiseen viittaavaan osoitteeseen (yleensä unsubscribe), ellet ole varma viestin lähettäjän luotettavuudesta. Roskapostiin vastaaminen vahvistaa sähköpostiosoitteesi olevan voimassa.
• Jos yritys pyytää henkilötietojasi sähköpostin välityksellä, älä vastaa viestiin  Lailliselta pohjalta toimivat yritykset eivät yleensä pyydä henkilötietojasi sähköpostin välityksellä. Jos saat tällaisen viestin, kyseessä saattaa olla harhauttavasti aitoa viestiä matkiva väärennös. Roskapostin lähettäjä yrittää kalastella tarvitsemiaan tietoja, kuten tilinumeroasi tai verkkopankin salasanojasi, päästäkseen käsiksi pankkitileihisi. Jos viesti on tuntemaltasi yritykseltä, kuten luottokorttiyhtiöltäsi, ota yritykseen yhteyttä puhelimitse, mutta älä käytä viestissä olevaa puhelinnumeroa. Käytä esimerkiksi numerotiedustelusta, tiliotteesta tai laskusta löytämääsi numeroa. Jos pyyntö on aito, yrityksen puhelinkeskuksen pitäisi osata ohjata sinut eteenpäin.
• Älä lahjoita hyväntekeväisyyteen sähköpostiviestin perusteella   Valitettavasti roskapostin lähettäjät yrittävät myös käyttää hyväkseen ihmisten hyväntahtoisuutta. Käsittele hyväntekeväisyysjärjestöltä sähköpostin välityksellä saatua lahjoituspyyntöä roskapostina. Jos kyseessä on hyväntekeväisyysjärjestö, jolle haluaisit tehdä lahjoituksen, etsi heidän yhteystietonsa muualta ja ota järjestöön yhteyttä puhelimitse.
• Älä välitä ketjukirjeitä   Välittämällä ketjukirjeen välität sähköpostiosoitteesi tuntemattomille ihmisille ja saatat tietämättäsi edesauttaa huijauksen levittämistä. Lisäksi ketjukirjeet lisäävät turhaan verkon kuormitusta.