Kokoustyötila on Web-sivusto, johon voidaan koota keskitetysti kaikki yhtä tai useaa kokousta koskevat tiedot ja materiaali.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

• Tietooja kokoustyötiloista

• Kokoustyötilasivuston osat

• Kokoustyötilasivuston oasllistujat, käyttäjät ja sivustoryhmät

Tietoja kokoustyötiloista

Kokoustyötilasivusto on Web-sivusto, joka on kaikkien yhdessä tai useassa kokouksessa tarvittavien tietojen ja materiaalin tietovarasto. Voit määrittää kokoustyötilasivuston, kun luot kokouskutsun Microsoft Office Outlookissa. Outlook lisää aiheen, osallistujien nimet, päivämäärän, ajan ja sijainnin automaattisesti kokouspyynnöstä kokoustyötilasivustoon. Jos muutat näitä tietoja myöhemmin, Outlook päivittää kokoustyötilasivuston automaattisesti uusilla tiedoilla.

 Huomautus   Jos sen sijaan päivität tiedot kokoustyötilasivustossa, sinun täytyy päivittää kyseiset tiedot manuaalisesti kokouspyyntöön Outlookissa.

Jos määrität kokoustyötilasivuston käyttämällä Outlookia yhdessä Microsoft Exchange -tilin kanssa, ohjelma lisää automaattisesti linkin kokouspyynnön tekstiosaan. Napsauttamalla linkkiä kutsutut näkevät kokoustyötilasivustossa esityslistan, asiakirjat ja muut kokoukseen liittyvät tiedot ja voivat käsitellä niitä. Kokouksen aikana voit tarkastella kokoustyötilasivustoa ja päivittää sitä tiedoilla, kuten osallistujien nimillä, tehdyillä päätöksillä, osallistujille osoitetuilla toimilla tai tehtävillä, sekä julkaista kokouksen pöytäkirjan. Näiden ominaisuuksien avulla voit tallentaa kokouksen kaikki tiedot tulevaa tarvetta varten.

Kokoustyötilasivusto voidaan luoda eri paikoista, jos käytettävissä on Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ja SharePoint-pääsivusto. Ohjelma luo uuden kokoustyötilasivuston SharePoint-pääsivuston alisivustoksi. Kokoustyötilasivusto voidaan luo esimerkiksi Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopivassa kalenteri- ja aikataulunhallintaohjelmassa, kuten Outlookissa, intranetin Windows SharePoint Services 3.0- tai Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sivustossa tai sellaisessa ulkoisessa sivustossa, jossa on käytössä Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 tai uudempi. Kokoustyötilasivusto voidaan myös luoda käyttämällä aiemmin luotua kokoustyötilasivustoa, mutta tässä tapauksessa uusi sivusto ei voi olla aiemmin luodun kokoustyötilasivuston alisivusto.

Sekä Outlook että Windows SharePoint Services 3.0 voivat auttaa määrittämään kokoustyötilasivuston useampaa kuin yhtä kokousta varten esimerkiksi silloin, kun kyseessä on toistuva kokous tai useat toisiinsa liittyvät kokoukset, jotka on linkitetty samaan kokoustyötilasivustoon. Voit myös nimetä edustajan määrittämään kokoustyötilasivuston puolestasi.

 Huomautus   Jos käytät jotain muuta sähköpostiohjelmaa kuin Outlookia, lue lisätietoja sen ohjeista tai ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

Voit kutsua kenet tahansa, jolla on kelvollinen sähköpostiosoite samassa luotetussa toimialueessa kuin sinä, luotetussa toimialueessa luotuihin kokoustyötilasivustoihin. Kuka tahansa, jolla on kelvollinen sähköpostiosoite, voi käyttää ulkoisissa sivustoissa luotuja kokoustyötilasivustoja.

Jos käytät Windows SharePoint Services 3.0 -ohjelman kanssa yhteensopivaa pikaviestiohjelmaa, kuten Microsoft Windows Live Messengeria tai Microsoft Office Communicatoria, voit olla kyseisen ohjelman avulla yhteydessä muihin osallistujiin käyttämällä ohjelmaa kokoustyötilasivuston Osallistujat-luettelosta. Voit pyytää online-yhteydessä olevan osallistujan kokoustyötilasivustoon, jotta voitte työskennellä yhdessä.

 Sivun alkuun

Kokoustyötilasivuston osat

Kokoustyötilasivusto koostuu yhdestä tai useasta sivusta. Sivut sisältävät Web-osiksi kutsuttuja tietoja. Web-osia ovat esimerkiksi kokouksen tiedot ja luettelot kokouksen suunnitteluun, pitämiseen ja seurantaan liittyvistä tiedoista. Tyypillisiä luetteloiden nimiä ovat Tavoitteet, Esityslista, Osallistujat, Päätökset ja Tehtävät. Näiden lisäksi voidaan lisätä asiakirja- ja kuvakirjasto, joihin kutsutut voivat tallentaa kokoukseen liittyvää materiaalia. Luettelot ja kirjastot, jotka näkyvät oletusarvon mukaan aloitussivulla, määräytyvät sen mallin mukaan, joka valitaan, kun kokoustyötila luodaan.

Jos kokoustyötilasivusto ei sisällä kaikkea tarvitsemaasi tietoa, voit mukauttaa sen vastaamaan tarpeitasi. Kokoustyötilasivuston ohje on saatavissa sivustossa ja Windows SharePoint Services -ohjeessa.

 Sivun alkuun

Kokoustyötilasivuston osallistujat, käyttäjät ja sivustoryhmät

Vaikka Outlook päivittää osallistujaluettelon kokoustyötilasivustossa, se ei myönnä automaattisesti osallistujille kokoustyötilasivuston käyttöoikeuksia. Käyttöoikeuksien myöntäminen määräytyy kokoustyötilasivuston lajin mukaan.

Jos luot uuden kokoustyötilasivuston ja lähetät kokouspyynnön, joka sisältää linkin sivustoon, ohjelma liittää osallistujat automaattisesti Osallistuja-sivustoryhmään ja lisää heidät sivustoon käyttäjinä, joilla on kokoustyötilasivuston luku- ja kirjoitusoikeudet. Ohjelma lisää sinut kokouksen järjestäjänä Järjestelmänvalvoja-sivustoryhmään. Jos oikeuksien myöntämisessä osallistujalle automaattisesti on ongelma, saat viestin, jonka ohjeissa kerrotaan, missä paikassa työtilasivustossa voit lisätä osallistujan käyttäjäksi.

Jos linkität aiemmin luotuun kokoustyötilasivustoon sen jälkeen, kun olet lähettänyt kokouspyynnön, kaikki osallistujat saavat automaattisesti sivuston käyttöoikeudet, jos jompikumpi seuraavista pitää paikkansa:

• Kokoustyötilasivusto on luotu alun perin ainutkertaisilla oikeuksilla, jotka eivät ole samat kuin Web-pääsivuston oikeudet.
• Kokoustyötilasivusto on perinyt oikeuksien asetukset SharePoint-pääsivustosta ja osallistujilla on pääsivuston käyttöoikeudet.

Lisätietoja on kokoustyötilasivuston ohjeessa.

 Sivun alkuun