Yhteystiedot

Yhteystietojen löytäminen nopeasti Outlook 2000:ssa

Haluatko löytää Outlookista® yhteyshenkilön, jonka sukunimen olet unohtanut? Tai muistatko ehkä yhteystiedoissa olevan mieleenpainuvan sähköpostiosoitteen, mutta et nimeä? Löydät haluamasi yhteystiedot nopeasti vakiotyökalurivinEtsi yhteyshenkilö -valintaruudun avulla ilman, että sinun tarvitsee edes avata osoitteistoa.

Kirjoita etsimäsi henkilön nimi työkalurivin Etsi henkilö -ruutuun. Voit kirjoittaa osan nimestä (esimerkiksi Jaana L), pelkän etunimen, koko nimen tai sähköpostitunnuksen. Voit avata edelliset hakemasi yhteystiedot napsauttamalla Etsi henkilö -ruudun nuolipainiketta ja valitsemalla nimen.

Sähköposti

Mukautetun osoiteluettelon lisääminen Outlook 2000:n työkaluriviin

Jos lähetät usein sähköpostia samoille ihmisille, voit automatisoida viestien luontia ja osoitteiden määritystä. Microsoft Outlook® 2000:n avulla voit lisätä työkaluriville painikkeen, joka tuo esiin luettelon henkilöistä, joille useimmiten lähetät postia. Painiketta napsauttamalla voit luoda uuden viestin, jossa on valmiina vastaanottajan osoite. Jos taas lähetät säännöllisesti viestejä, joiden aihe on sama (esimerkiksi viikkoraportti), voit luoda myös viestin, jossa on aihe valmiina.

Vastaanottajien luettelo luodaan kahdessa vaiheessa. Luo ensin työkalurivin painike. Lisää sitten siihen sähköpostiosoitteet ja aiherivit.

Työkalurivin painikkeen luominen

1. Valitse Työkalut-valikosta Mukauta ja valitse sitten Komennot-välilehti.
2. Valitse Luokat-luettelosta Uusi valikko.
3. Valitse Komennot-luettelosta Uusi valikko ja vedä se työkaluriviin. Kun osoitin muuttuu I-palkin näköiseksi, vapauta hiiren painike.
4. Napsauta työkalurivillä Uusi valikko -painiketta hiiren kakkospainikkeella ja kirjoita uuden painikkeen nimi pikavalikon Nimi-ruutuun.

Sähköpostiosoitteiden ja aihetekstien lisääminen

1. Valitse Mukauta-valintaikkunan Luokat-luettelosta Tiedosto.
2. Valitse Komennot-luettelosta Sähköpostiviesti ja vedä se työkaluriville lisäämääsi valikkopainikkeeseen. Kun osoitin on mukautetun painikkeen päällä, esiin tulee harmaa ruutu. Pudota Sähköpostiviesti-komento harmaaseen ruutuun. Jos lisäät muita komentoja, harmaata ruutua ei enää tule näkyviin. Pudota komento viimeksi lisätyn komennon päälle.
   
   Jos haluat käyttää jotakin toista kuvaketta, valitse Komennot-luettelosta komento, johon on liitetty haluamasi kuvake. Jos esimerkiksi lisäät jakeluluettelon, saat oikean kuvakkeen Jakeluluettelo-komennolla.
3. Napsauta työkalurivillä Sähköpostiviesti-komentoa hiiren kakkospainikkeella ja kirjoita pikavalikon Nimi-ruutuun henkilön nimi, jakeluluettelo tai komentoon liitettävä alias.
4. Osoita sitten pikavalikossa Liitä hyperlinkki ja valitse Avaa.
5. Valitse Linkki-kohdasta Sähköpostiosoite.
6. Kirjoita Sähköpostiosoite-ruutuun komentoon liitettävän vastaanottajan, jakeluluettelon tai tunnuksen sähköpostiosoite. Jos haluat lisätä myös viestin aiheriville vakiotekstin, esimerkiksi Viikkoraportti, kirjoita haluamasi teksti Aihe-ruutuun.

Toista nämä vaiheet kaikkien painikkeeseen liitettävien vastaanottajien, ryhmien tai vakioaihetekstien kohdalla.

Kaikkien lukukuittauksen sisältävien viestien tarkasteleminen

Haluako nähdä ensimmäiseksi lukukuittauksen sisältävät viestit, jotta voit vastata niihin heti? Saat kaikki lukukuittauksen sisältävät viestit näkyviin yhdellä kertaa toimimalla seuraavasti.

Lukukuittauksen sisältävien viestin näyttäminen

1. Valitse Näytä-valikosta Nykyinen näkymä ja valitse sitten Mukauta nykyistä näkymää.
2. Valitse Kentät.
3. Valitse Valitse käytettävissä olevat kentät -luettelosta Kaikki sähköpostikentät.
4. Valitse Käytettävissä olevat kentät -luettelosta Kuittaus pyydetään ja valitse Lisää. Voit muuttaa kentän näyttöjärjestystä valitsemalla Näytä nämä kentät tässä järjestyksessä -luettelosta Kuittaus pyydetään ja valitse Siirrä ylöspäin tai Siirrä alaspäin.
5. Valitse OK kahdesti.

Saapuneet-kansiossa on nyt sarake, jossa lukee Kyllä, jos viestissä on lukukuittaus, tai Ei, jos kuittausta ei ole.

Pikanäppäimet

Hyödyllisiä pikanäppäimiä Outlook 2000:ssa

Onko mielestäsi näppäimistön käyttäminen nopeampaa kuin hiiren? Pikanäppäimien avulla voit ohittaa valikkoja ja toteuttaa komentoja helposti ja nopeasti. Outlookissa® voit käyttää pikanäppäimiä moniin tarkoituksiin. Voit esimerkiksi toteuttaa valikkojen ja työkalurivien komentoja tai avata uuden sähköpostiviestin. Jotkin pikanäppäimet näkyvät valikossa olevien komentojen vieressä. Esimerkiksi Muokkaa-valikon Poista-komennon vieressä on pikanäppäin CTRL+D.

Täydellinen pikanäppäinluettelo on Office-avustajan ohjeessa. Saat Office-avustajan käyttöön Outlookissa 2000:ssa ja muissa Office 2000 -sovelluksissa painamalla F1-näppäintä. Kirjoita sitten tekstikenttään pikanäppäimet. Tärkeimmät Outlookin pikanäppäimet ovat seuraavat:

Lisätietoja saat lataamalla hyödyllisiä Office 2000:n pikanäppäimiä -luettelon.

Tehtävät

Eri projektihenkilöiden töiden seuranta

Usein yhteen projektiin (esimerkiksi esityksen valmisteluun) tarvitaan useampia kuin yksi henkilö. Jotta tällaiset ryhmäprojektit valmistuisivat ajallaan, on tärkeää seurata kunkin henkilön työtehtävien edistymistä. Jos Microsoft Outlook® 2000:ssa nimetään yksittäistä projektia ja yhtä tehtävänimikettä varten useampi kuin yksi henkilö, päivitettyä kopiota ei voi säilyttää tehtäväluettelossa. Mistä ratkaisu?

Voit jakaa projektin eri tehtäviin ja antaa tehtävän otsikoksi projektin nimen. Tämän jälkeen voit nimetä henkilöt eri tehtäviin. Voit esimerkiksi jakaa esityksen valmisteluprojektin kahteen eri tehtävään, joilla on seuraavat nimet: Myyntiesitelmän valmistelut: Matti Meikäläinen, Myyntiesitelmän valmistelut: Maija Meikäläinen. Kun olet luonut kunkin tehtävän ja napsauttanut Osoita tehtävä-painiketta, tarkista, että Tehtävä-välilehdessä oleva Säilytä päivitettävä kopio tästä tehtävästä tehtäväluettelossa -valintaruutu on valittuna. Jos haluat myös tilaraportit, valitse Lähetä minulle tilaraportti, kun tehtävä on suoritettu -valintaruutu.

Tämän jälkeen saat aina päivityksen tehtäviin osoitetuilta henkilöiltä,