Yhteyshenkilön lisääminen

Voit kerätä ja järjestää henkilöiden tietoja yhteyshenkilöitä luomalla. Yhteyshenkilöihin voi tallentaa henkilön tiedot elektronisten käyntikorttien tapaan. Yhteyshenkilö voi sisältää esimerkiksi vain perustiedot, kuten nimen ja sähköpostiosoitteen, tai myös muita tietoja, kuten katuosoitteen, useita puhelinnumeroita ja valokuvan.

Kun olet tallentanut jonkun yhteyshenkilönä, voit kirjoittaa nimen pari ensimmäistä kirjainta sähköpostiviestiin, jolloin Outlook täydentää sähköpostiosoitteen automaattisesti. Voit myös soittaa henkilölle muutamalla napsautuksella ilman puhelinnumeron etsimistä.

Yhteyshenkilön lisääminen sähköpostiviestistä

  1. Avaa viesti, jotta henkilön nimi näkyy jollakin seuraavista riveistä: Lähettäjä:, Vastaanottaja:, Kopio: tai Piilokopio:.
  2. Napsauta sopivaa nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää Outlook-yhteystietoihin. Voit kirjoittaa haluamasi tiedot uuteen avautuvaan ikkunaan.

Outlook lisää yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen Sähköposti-kenttään sekä muut viestissä olevat yhteyshenkilön tiedot niihin tarkoitettuihin kenttiin. Mikäli kyseessä on organisaatiosi yhteyshenkilö, tietoihin luultavasti kuuluu henkilön tehtävänimike, osasto, puhelinnumero ja toimipiste.

Uuden yhteyshenkilön lisääminen Outlookiin viestistä

  1. Valitse Tallenna.

Uuden yhteyshenkilön lisääminen alusta alkaen

  1. Valitse näytön alalaidasta Henkilöt.

Valitse Henkilöt

  1. Valitse Uusi-ryhmässä Uusi yhteystieto tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+N.

Yhteyshenkilö-välilehden Uusi yhteystieto -painike

Vihje   Voit luoda yhteyshenkilön missä tahansa Outlookin kohdassa painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto+C.

  1. Anna nimi ja muut yhteyshenkilön tiedot.
  2. Jos haluat luoda uuden yhteyshenkilön heti, valitse Tallenna ja luo uusi (näin sinun ei tarvitse aloittaa alusta jokaisen yhteyshenkilön kohdalla). Kun olet luonut haluamasi yhteyshenkilöt, valitse Tallenna ja sulje.

 Vihje    Haluatko lisätä toisen yhteyshenkilön samasta yrityksestä? Napsauta Tallenna ja uusi -kohdan viereistä pientä alanuolta ja valitse Yhteyshenkilö samassa yrityksessä . Uuden yhteyshenkilön luominen samasta yrityksestä

Useamman kuin yhden sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron tallentaminen

Voit tallentaa henkilölle useamman kuin yhden puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen tai postiosoitteen. Esimerkki:

  1. Kirjoita uudessa yhteystietokortissa yhteyshenkilösi ensimmäinen sähköpostiosoite Sähköposti-ruutuun.
  2. Napsauta Sähköposti-ruudun vieressä olevaa alanuolta ja valitse Sähköposti 2. Ensimmäinen sähköpostiosoite tallennetaan, ja voit kirjoittaa kenttään toisen osoitteen.

Toisen sähköpostiosoitteen lisääminen yhteyshenkilölle

Yhteyshenkilön valokuvan lisääminen

Jos sinulla on yhteyshenkilön kuva tallennettuna tietokoneeseen (tai muuhun paikkaan), voit käyttää sitä henkilön yhteystiedoissa.

  1. Napsauta kuvan kuvaketta Uusi yhteystieto -ruudussa.

Lisää valokuva napsauttamalla kuvan kuvaketta

  1. Etsi haluamasi kuva Lisää yhteyshenkilön kuva -ruudussa ja valitse sitten OK.

Muita tapoja luoda yhteyshenkilöitä

  • Yhteystietojen tuominen .csv- tai.pst-tiedostosta    .csv-tiedosto sisältää tekstitiedostoon tuotuja yhteystietoja, ja jokainen tieto on erotettu toisistaan pilkulla.

.pst-tiedosto on Outlookista tuotu tiedosto, jonka muoto on myös toisen Outlookia käyttävän tietokoneen luettavissa.

Lisätietoja on artikkelissa Yhteyshenkilöjen tuominen.

  • Tietojen hakeminen Excelistä    Ohjattu tuominen ja vieminen -toiminnon avulla voit tuoda Excel-tiedostoon (kuten .xlsx tai .xls) tallennettuja yhteystietoja.

Lisätietoja on artikkelissa Yhteyshenkilöjen tuominen Excel-laskentataulukosta.

 
 
Käyttö:
Outlook 2013