Sääntö on toiminto, jonka Microsoft Outlook suorittaa määrittämiesi ehtojen mukaisesti vastaanotettaville tai lähetettäville viesteille automaattisesti. Voit luoda säännön mallista, viestistä tai käyttäen omia ehtojasi.
Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet
Sähköpostiviestien hallinnan helpottaminen sääntöjen avulla
Sääntö on toiminto, jonka Microsoft Outlook suorittaa automaattisesti, kun lähetettävä tai vastaanotettava viesti täyttää säännössä määritetyt ehdot. Voit valita monenlaisia ehtoja ja toimintoja ohjatussa sääntöjen luomisessa. Sääntöjä käyttämällä pysyt ajan tasalla ja pidät sähköpostiviestit järjestyksessä.
Säännöt ovat joko järjestämis- tai ilmoitussääntöjä. Säännöt eivät toimi luetuissa viesteissä vaan ainoastaan viesteissä, joita ei ole luettu.
Ohjattu sääntöjen luominen sisältää malleja useimmin käytettyjä sääntöjä varten:
- Pidä asiat järjestyksessä Nämä säännöt auttavat arkistoimaan ja seuraamaan viestejä. Voit esimerkiksi luoda säännön koskemaan viestejä, jotka tulevat tietyltä lähettäjältä, kuten Pertti Virtaselta, ja joiden Aihe-rivillä on jokin tietty sana, kuten "myyntiluvut". Sääntö voi merkitä viestit seurattaviksi, määrittää niiden luokaksi Myyntiluvut ja siirtää ne kansioon Pertin myyntiluvut.
- Pysy ajan tasalla Tällaiset säännöt ilmoittavat asiasta määrittämälläsi tavalla, kun vastaanotat tietyntyyppisen viestin. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka lähettää ilmoituksen matkapuhelimeesi, kun saat sähköpostia perheenjäseneltäsi.
- Aloita tyhjästä säännöstä Tällaiset säännöt luodaan alusta alkaen itse.
Sivun alkuun
Säännön luominen
- Valitse Aloitus-välilehden Toiminnot-ryhmästä Säännöt ja valitse sitten Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.
- Jos käytät useita sähköpostitilejä, valitse Toteuta muutokset tässä kansiossa -luettelosta haluamasi Saapuneet-kansio ja valitse sitten Uusi sääntö.
Jos haluat luoda säännön mallista, toimi seuraavasti:
- Valitse Vaihe 1: Valitse malli -kohdassa haluamasi malli Pidä asiat järjestyksessä- tai Pysy ajan tasalla -kokoelmasta.
- Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa. Jos esimerkiksi napsautat henkilö tai jakeluluettelo -linkkiä, näkyviin tulee Osoitteisto.
- Valitse Vaihe 1: Valitse ehdot -kohdassa ehdot, jotka haluat viestin täyttävän, jotta sääntöä sovelletaan viestiin.
- Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten Seuraava.
- Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.
- Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten Seuraava.
- Valitse Vaihe 1: Valitse poikkeukset -kohdassa säännön poikkeukset ja valitse sitten Seuraava.
- Päätä säännön luominen kirjoittamalla säännön nimi ja valitsemalla haluamasi muut asetukset.
- Jos haluat suorittaa säännön viesteissä, jotka ovat valmiiksi jossakin kansiossa, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa kansio -valintaruutu.
- Jos haluat ottaa tämän säännön käyttöön kaikissa omissa sähköpostitileissä ja niihin liittyvissä Saapuneet-kansioissa, valitse Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruutu.
- Valitse Valmis.
Sivun alkuun
Jos haluat luoda säännön määrittämällä haluamasi ehdot, toiminnot ja poikkeukset, toimi seuraavasti:
- Valitse Aloitus-välilehden Toiminnot-ryhmästä Säännöt.
- Jos käytät useita sähköpostitilejä, valitse Toteuta muutokset tässä kansiossa -luettelosta haluamasi Saapuneet-kansio.
- Valitse Uusi sääntö.
- Valitse Aloita tyhjästä säännöstä -kohdasta joko Tarkista viestit niiden saapuessa tai Tarkista viestit lähettämisen jälkeen ja valitse sitten Seuraava.
- Valitse Vaihe 1: Valitse ehdot -kohdassa ehdot, jotka haluat viestin täyttävän, jotta sääntöä sovelletaan viestiin.
- Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten Seuraava.
- Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.
- Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten Seuraava.
- Valitse Vaihe 1: Valitse poikkeukset -kohdassa säännön poikkeukset ja valitse sitten Seuraava.
- Päätä säännön luominen kirjoittamalla säännön nimi ja valitsemalla haluamasi muut asetukset.
- Jos haluat suorittaa säännön viesteissä, jotka ovat valmiiksi jossakin kansiossa, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa kansio -valintaruutu.
- Jos haluat ottaa tämän säännön käyttöön kaikissa omissa sähköpostitileissä ja niihin liittyvissä Saapuneet-kansioissa, valitse Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruutu.
- Valitse Valmis.
Sivun alkuun
Voit luoda säännön suoraan viestistä. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka siirtää kyseiseltä lähettäjältä saapuvat viestit tiettyyn kansioon.
Jos haluat luoda säännön viestistä, toimi seuraavasti:
- Napsauta viestiä, jolle haluat luoda säännön, ja valitse sitten Aloitus-välilehden Toiminnot-ryhmästä Säännöt ja ja valitse sitten Luo sääntö.
- Valitse Luo sääntö -valintaikkunassa valintaruudut, jotka vastaavat haluamiasi ehtoja. Useat vaihtoehdot sisältävät valmiiksi tietoja valitsemastasi viestistä.
- Valitse Siirrä kohde kansioon -valintaruutu.
- Napsauta jotakin aiemmin luotua kansiota tai luo viestejä varten uusi kansio valitsemalla Uusi.
- Voit lisätä sääntöön ehtoja, toimintoja ja poikkeuksia valitsemalla Lisäasetukset ja noudattamalla sitten ohjatun sääntöjen luomisen ohjeita.
Vihje Voit suorittaa säännön heti valitsemalla ohjatun sääntöjen luomisen viimeiseltä sivulta Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat kansiossa -valintaruudun.
Sivun alkuun
Säännön suorittaminen manuaalisesti
Jos haluat suorittaa yhden tai usean säännön manuaalisesti, toimi seuraavasti:
- Valitse Toiminnot-valikosta Säännöt.
- Poista sääntö käytöstä Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta -valintaikkunassa poistamalla säännön valintaruudun valinta.
- Valitse Suorita säännöt.
- Valitse Suorita säännöt -valintaikkunan Valitse suoritettavat säännöt -kohdasta sen säännön valintaruutu, jonka haluat suorittaa.
- Valitse Suoritettava kansio -ruudussa Selaa ja valitse kansio, johon haluat soveltaa sääntöä.
- Valitse Käytä sääntöjä kohteeseen -luetteloruudusta viestiluokka, johon kuuluviin viesteihin haluat soveltaa sääntöä.
Voit esimerkiksi soveltaa sääntöä vain kansion lukemattomiin viesteihin.
- Valitse Suorita.
Poikkeukset
Voit lisätä sääntöihin poikkeuksia erityistapauksissa, esimerkiksi silloin, kun viesti on merkitty seurattavaksi tai määritetty tärkeäksi. Sääntöä ei sovelleta viesteihin, jos yksikin määrittämistäsi poikkeuksista toteutuu.
Sivun alkuun
Palvelinpohjaiset säännöt ja asiakassäännöt
Palvelinpohjaiset säännöt Jos käytät Microsoft Exchange -tiliä, voit luoda palvelinpohjaisia sääntöjä. Nämä säännöt suoritetaan postipalvelimessa olevassa postilaatikossasi, vaikka Outlook ei olisi käynnissä. Säännöt on määritettävä käytettäviksi, kun viestit toimitetaan ensimmäistä kertaa palvelimen Saapuneet-kansioosi, ja säännöt on voitava suorittaa loppuun asti palvelimessa. Esimerkiksi viestin tulostamiseen käytettävää sääntöä ei voi suorittaa, ennen kuin se on suoritettu loppuun palvelimessa. Jos sääntöä ei voida suorittaa loppuun palvelimessa, se suoritetaan, kun käynnistät Outlookin, jolloin se muuttuu asiakassäännöksi.
Asiakassäännöt Asiakassäännöt ovat sääntöjä, jotka suoritetaan vain tietokoneessasi. Nämä ovat sääntöjä, joita ei voi suorittaa, ennen kuin ne on suoritettu loppuun palvelimessa. Tällainen on esimerkiksi sääntö, joka määrittää tiettyjen viestien tulostamisen. Asiakassäännöt suoritetaan vain, kun Outlook on käynnissä.
Jos sääntöluettelossasi on sekä palvelinpohjaisia sääntöjä että asiakassääntöjä, palvelinpohjaiset säännöt suoritetaan ennen asiakassääntöjä.
Sivun alkuun
Sääntöjen soveltaminen muihin Outlook-kohteisiin
Vastaanottokuittaukset, äänestysvastaukset ja automaattiset vastaukset
Käytettäessä sääntöjä vastaanottokuittauksia, lukukuittauksia, äänestysvastauksia ja automaattisia vastauksia käsitellään viesteinä. Esimerkiksi sääntö, joka siirtää tiettyyn kansioon kaikki ne kohteet (kohde: Kohde on Outlookissa tiedon perusyksikkö (verrattavissa ohjelman tiedostoon). Kohteita ovat sähköpostiviestit, tapaamiset, yhteydet, tehtävät, päivyrimerkinnät, muistiinpanot sekä lähetetyt kohteet ja asiakirjat.), joiden aiherivillä esiintyy sana "kokous", siirtää kyseiseen kansioon myös kaikki sellaiset vastaanottakuittaukset, lukukuittaukset, äänestysvastaukset ja automaattiset vastaukset, joiden aiherivillä on sana "kokous".
Huomautus Jos sääntö siirtää äänestysvastauksia Saapuneet-kansiosta toiseen kansioon, tällä on vaikutusta äänestyksen seurantaan. Kun avaat äänestyspainikkeen sisältäneen lähetetyn viestin, seurantatiedot eivät sisällä säännön siirtämien vastausten tietoja. Vastausten siirtäminen manuaalisesti tai poistaminen ei vaikuta seurantaan.
Sivun alkuun
Kokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja tiedostot
Käytettäessä sääntöjä kokouspyyntöjä, tehtäväpyyntöjä ja tiedostoja käsitellään viesteinä. Jos esimerkiksi luot säännön, joka siirtää tiettyyn kansioon kaikki ne kohteet (kohde: Kohde on Outlookissa tiedon perusyksikkö (verrattavissa ohjelman tiedostoon). Kohteita ovat sähköpostiviestit, tapaamiset, yhteydet, tehtävät, päivyrimerkinnät, muistiinpanot sekä lähetetyt kohteet ja asiakirjat.), joiden Aihe-ruudussa esiintyy sana "kokous", myös kaikki määritetyn ehdon täyttävät kokous- ja tehtäväpyynnöt siirretään kyseiseen kansioon. Kun luot tällaisiin kohteisiin vaikuttavia sääntöjä, pidä mielessä seuraavat rajoitukset:
- Muuhun kuin sähköpostikansioon siirretty kohde ei välttämättä toimi odotetulla tavalla siirtämisen jälkeen. Jos esimerkiksi viesti siirretään Kalenteri-kansioon, uutta tapaamista ei luoda.
- Jos sääntö siirtää kokous- tai tehtävävastauksen Poistetut-kansioon, alkuperäinen kohde ei voi jäljittää vastausta.
- Jos kokouspyyntö siirretään automaattisesti Poistetut-kansioon, kokousta ei lisätä Kalenteri-kansioon.
- Lähettämiisi viesteihin vaikuttavia sääntöjä ei käytetä tehtäväpyyntöihin tai kokouspyyntöihin.
Sivun alkuun
Yhteystietoryhmät
Jakeluluettelon sisältävä sääntö toimii eri tavoin sen mukaan, miten sääntö on luotu:
- Siirrä yhteystietoryhmälle lähetetyt viestit Tämä sääntö on käytettävissä vain silloin, kun käytössä on Exchange-tili. Vain yhteystietoryhmälle lähetetyt viestit siirretään määrittämääsi kansioon. Yhteystietoryhmään kuuluvilta henkilöiltä saamiasi viestejä ei siirretä määrittämääsi kansioon.
Sivun alkuun
Viestin välittäminen oman organisaation ulkopuolelle
Jos käytössäsi on Exchange 2010 -tili, et voi käyttää sääntöjä, jotka välittävät sähköpostiviestejä organisaation ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin. Tämä asetus estää luottamuksellisten liiketoimintatietojen joutumisen yrityksen ulkopuolisiin käsiin. Tämän asetuksen voi muuttaa vain Exchange-järjestelmänvalvoja.
Sivun alkuun
