Tietuetyyppien ja luetteloiden luominen ja mukauttaminen

Business Contact Manager for Outlookilla voit mukauttaa lomakkeita lisäämällä niihin kenttiä, joita yrityksesi tarvitsee, poistamalla tarpeettomia kenttiä sekä siirtämällä kenttiä, jotta voit korostaa itsellesi tärkeimpiä tietoja. Voit myös luoda uusia lomakkeita, lisätä luetteloita, mukauttaa raportteja, muokata myyntivaiheita ja liidien pisteytysperusteita sekä valita yhteystietokorttien kentät.

Tässä artikkelissa käsitellään lomakkeiden luomista ja mukautusta sekä luetteloiden luomista ja mukautusta.

 Huomautus   Vain tietokannan omistaja voi mukauttaa lomakkeita.

Seuraavista ohjeartikkeleista saat lisätietoja raporttien mukauttamisesta, myyntivaiheiden, myynnin aktiviteettien ja muistutusten muokkaamisesta, liidien pisteytysperusteiden muuttamisesta ja yhteystietokorteista:

Sisältö


Sivun alkuun Sivun alkuun

Uuden tietuetyypin luominen

Business Contact Manager for Outlook sisältää useita erilaisia mukautettavia lomakkeita ja tietuetyyppejä. Se sisältää muun muassa seuraavat tietuetyypit: Asiakas (asiakas: Yritys tai organisaatio, jonka kanssa on liiketoimintaa. Jos kyse on palvelusta, esimerkiksi hammashoidosta, kyseessä voi myös olla yksittäinen asiakas.), Työyhteyshenkilö (työyhteyshenkilö: Yhteyshenkilö asiakasyrityksessä.), Liidi (liidejä: Mahdollinen tuleva asiakas, johon myyntiedustaja ottaa yhteyttä ja joka joko hyväksytään mahdollisuudeksi tai hylätään.), Mahdollisuus (mahdollisuus: Tilaisuus myydä tuotteita tai palveluita asiakkaalle tai työyhteyshenkilölle.) ja Projekti (yritysprojekti: Projekti, joka on luotu Outlookin Business Contact Managerissa. Yritysprojekti koostuu yhdestä tai useasta projektitehtävästä.).

Voit käyttää näitä oletuslomakkeita sellaisinaan tai voit luoda uusia tietuetyyppejä, jotka vastaavat yrityksesi tarpeita.

Voit myös mukauttaa lomakkeita lisäämällä ja poistamalla kenttiä. Jos haluat lisätietoja, tutustu tämän ohjeartikkelin Kentän lisääminen tai poistaminen -kohtaan.

Uusien tietuetyyppien on perustuttava joko Asiakas- tai Työyhteyshenkilö-tietuetyyppiin. Se, miten tietueita voidaan linkittää ja miten tiedot jaetaan niiden kesken, pysyy ennallaan kaikissa luomissasi tietuetyypeissä.

Esimerkki: pyörien tukkukauppias luo mukautettuja tietuetyyppejä

Pyörien tukkukauppiaan on luotava Myymälä- ja Myymälän työntekijä -tietueet.

Kullakin tukkukauppiaalta ostavalla myymälällä on useita hankinnoista vastaavia työntekijöitä. Pyörien tukkukauppias myy useille myymälöille, joilla on kaikilla tietty joukko hankintapäätöksistä vastaavia työntekijöitä. Tukkukauppiaan on liitettävä kukin myymälän työntekijöistä heidän omiin myymälöihinsä, jotta kauppias näkee myymälöiden työntekijöiden luettelon ja viestinnän heidän kanssaan, kun hän tarkastelee myymälän tietoja.

Tämän vuoksi tukkukauppias luo Asiakas-tietuetyyppiin perustuvan Myymälä-tietueen ja Työyhteyshenkilö-tietueeseen perustuvan Myymälän työntekijä -tietueen. Tukkukauppias luo Myymälä-tietueen Asiakas-tietuetyypistä, koska Asiakas-tietueissa näytetään siihen liittyvät työyhteyshenkilöt sekä kaikkien siihen liittyvien työyhteyshenkilöiden viestintätapahtumat.

Mukautetun tietuetyypin luominen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.
  1. Napsauta Business Contact Manager -välilehteä.
  2. Valitse Mukauta ja valitse sitten Mukauta tietuetyyppejä.
  3. Toimi Mukauta tietuetyyppejä -valintaikkunassa seuraavasti.
    • Jos haluat luoda Työyhteyshenkilö-tietuetyyppiin perustuvan uuden lomakkeen, valitse Uusi työyhteyshenkilötyyppi.
    • Jos haluat luoda Asiakas-tietuetyyppiin perustuvan uuden lomakkeen, valitse Uusi asiakastyyppi.

Mukauta tietuetyyppejä -valintaikkuna, jonka Uusi työyhteyshenkilötyyppi- ja Uusi asiakastyyppi -painikkeet on korostettu.


 Huomautuksia 

  • Jos tarvitset uuden tietuetyypin yksittäisille henkilöille, valitse Uusi työyhteyshenkilötyyppi.
  • Jos tarvitset uuden tietuetyypin organisaatioille tai ryhmille suuremmissa organisaatioissa, valitse Uusi asiakastyyppi. Kaikki Asiakas-tietueeseen linkitetyn tietueen viestintätapahtumat näkyvät Asiakas-tietueen viestintähistoriassa. Jos haluat lisätietoja Asiakas-tietueista, tutustu ohjeaiheeseen Asiakkaiden tietojen tallentaminen Business Contact Managerissa.
  1. Anna Uusi työyhteyshenkilötyyppi- ja Uusi asiakastyyppi -valintaikkunoissa tietuetyypille yksikkönimi ja monikkonimi.
  2. Voit myös valita Selaa, jos haluat vaihtaa tietuetyypin tietueissa näytettävää kuvaketta.
  3. Valitse OK.

Uusi tietuetyyppisi luetellaan nyt Mukauta tietuetyyppejä -valintaikkunan tietuetyyppien luettelossa.

 Huomautus   Uusi tietuetyyppisi sisältää kaikki sen asiakkaan tai työyhteyshenkilön, jonka perusteella loit uuden tietueen, oletussivut ja -kentät. Se ei sisällä mitään muihin lomakkeisiin lisäämiäsi sivuja tai kenttiä tai niissä mukauttamiasi kenttiä tai sivuja. Jos haluat mukauttaa lomaketta vaihtamalla sen sivuja ja kenttiä, siirry Lomakkeen mukauttaminen -osioon (seuraava osio).

Sivun alkuun Sivun alkuun

Lomakkeen mukauttaminen

Voit mukauttaa lomakkeita useilla tavoilla: voit lisätä ja poista sivuja, osioita ja kenttiä ja voit järjestää kentät uudelleen yrityksellesi sopivalla tavalla.

 Huomautus   Vain tietokannan omistaja voi mukauttaa lomakkeita.

Voit viedä mukauttamasi lomakkeet jakaaksesi niitä muiden kanssa. Jos haluat lisätietoja viemisestä, tutustu ohjeaiheeseen Yritystietueiden vieminen Business Contact Managerista.

 Tärkeää   Kaikki lomakkeeseen tekemäsi muutokset koskevat kaikkia tietuetyypin tietueita. Jos esimerkiksi poistat kentän Työyhteyshenkilö-lomakkeesta, se poistetaan kaikista Työyhteyshenkilö-tietueista.

Tässä osiossa käsiteltävät aiheet


Sivun alkuun Sivun alkuun

Lomakkeen avaaminen mukautettavaksi

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.
  1. Napsauta Business Contact Manager -välilehteä.
  2. Valitse Mukauta ja valitse sitten Mukauta tietuetyyppejä.
  3. Valitse luettelosta mukautettava tietuetyyppi ja napsauta sitten Mukauta lomaketta -painiketta.

Mukauta tietuetyyppejä -valintaikkuna, jonka Mukauta lomaketta -painike on korostettu.

 Vihje   Voit myös mukauttaa mitä tahansa auki olevaa lomaketta. Valitse valintanauhan Mukauta-ryhmässä Lomakkeen asettelu.

Lomakkeen mukautettava versio avautuu näyttöön. Nyt voit lisätä ja poistaa sivuja, osioita ja kenttiä sekä järjestellä lomakkeen osiot ja kentät haluamallasi tavalla.

 Huomautus   Yleiset-sivu näytetään oletusarvoisesti. Jos haluat näyttää jonkin muun sivun, valitse Mukauta-välilehden Sivut-ryhmästä Näytä ja napsauta sitten haluamasi sivun nimeä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Uuden sivun luominen

Voit luoda mihin tahansa lomakkeeseen jopa neljä lisäsivua. Useimmissa lomakkeissa on oletusarvoisesti kolme sivua: Yleiset,Tiedot ja Historia.

  1. Lomakkeen avaaminen mukautettavaksi
  2. Valitse Mukauttaminen-välilehden Sivut-ryhmästä Näytä Näytä-kuvake. Valitse tämän jälkeen Käyttäjäsivu 1 tai jokin muu käyttäjäsivu.

Näyttöön avautuu tyhjä sivu.

 Huomautus   Jos sivun nimen perässä lukee (Piilotettu), sivu on oletusarvoisesti piilotettu. Jos haluat antaa tietoja lomakkeen tähän sivuun, sinun on poistettava sen piilotus käytöstä.

  1. Jos sivu on piilotettu, voit tuoda sen näkyviin poistamalla Piilota-toiminnon käytöstä. Valitse Sivut-ryhmästä PiilotaPiilota-kuvake.

 Huomautus   Varmista, että sivu ei ole enää piilotettu valitsemalla Sivut-ryhmästä Näytä. Jos valitsemasi sivun perässä ei enää lue (Piilotettu), sivu on näkyvissä.

Voit nyt nimetä sivun uudelleen tai lisätä siihen osioita ja kenttiä. Saat lisätietoja tämän artikkelin kohdista Osioiden lisääminen ja poistaminen ja Kenttien lisääminen ja poistaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sivun nimeäminen tai uudelleennimeäminen

  1. Valitse Mukauta-välilehden Sivut-ryhmästä Näytä. Napsauta sitten uudelleennimettävän sivun nimeä.
  2. Valitse Sivut-ryhmästä Nimeä sivu uudelleenNimeä sivu uudelleen -kuvake.
  3. Kirjoita sivun uusi nimi Sivun nimi -ruutuun ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Osioiden lisääminen ja poistaminen

Lomakkeen tiedot on järjestetty osioihin. Esimerkiksi Työyhteyshenkilö-lomakkeessa on Puhelinnumerot-osio, joka sisältää useita puhelinnumerokenttiä, esimerkiksi Työ- ja Koti-kentät.

Työyhteyshenkilö-lomakkeen Asettelu-näyttö, jonka Puhelinnumerot-osio on korostettu.

Osion lisääminen

  1. Lomakkeen avaaminen mukautettavaksi
  2. Valitse Mukauta-välilehden Asettelu-ryhmästä Lisää osaLisää ryhmä -kuvake.
  3. Kirjoita osion nimi Osan nimi -ruutuun ja valitse sittenOK.

 Huomautus   Jos haluat muuttaa osion leveyttä, valitse osio. Valitse Mukauta-välilehdestä joko LeveäLeveä-kuvake tai KapeaKapea-kuvake.

Osion poistaminen

  1. Napsauta poistettavaa osiota.

 Vihje   Osiossa näytetään osion nimi ja sen vieressä vaakatasossa oleva viiva. Jos haluat valita osion, napsauta sen nimeä tai kohtaa nimen lähellä.

Valittu puhelinnumeroiden osio

  1. Valitse Mukauta-välilehden Asettelu-ryhmästä Poista.Poista-kuvake


 Huomautuksia 

  • Kaikki tämän osion kentät poistetaan, mutta niitä ei poisteta Business Contact Manager -tietokannasta. Jos haluat lisätä kentät takaisin lomakkeeseen, tutustu tämän ohjeartikkelin Kentän lisääminen -kohtaan. Kun poistat kenttiä, et poista niiden sisältämiä tietoja. Kaikki kentissä annetut tiedot pysyvät yhä tietokannassasi, jos et poista kenttiä pysyvästi.
  • Kun poistat osion, se poistetaan Business Contact Manager -tietokannastasi. Osioon sisältyviä kenttiä ei poisteta osion kanssa. Jos haluat lisätä osion uudelleen, voit lisätä sen samalla nimellä ja lisätä sitten kentät tähän osioon.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kenttien lisääminen ja poistaminen

Voit lisätä Business Contact Manager for Outlookiin erityyppisiä kenttiä, joita yrityksesi tarvitsee. Lisättävän kentän tyyppi määrittää, millaisia tietoja kenttään voidaan antaa tai millaisia tietoja siinä voidaan valita.

Jos esimerkiksi haluat kirjoittaa tietoja tekstiruutuun, voit lisätä tekstikentän. Jos haluat valita kohteen luettelosta, voit lisätä esitäytetyn luettelon (tällaisia kenttiä kutsutaan myös avattaviksi luetteloiksi). Jos haluat linkittää tai liittää tietueen toiseen tietueeseen, voit lisätä Suhde-kentän.

Kukkakauppias voi esimerkiksi lisätä Suosikkikukka-tekstikentän, johon ihmiset voivat kirjoittaa suosikkikukkansa. Takka-asiantuntija voi taas esimerkiksi luoda Takkamalli-kentän, joka sisältää luettelon valittavista malleista. Jos haluat lisätietoja luetteloista, tutustu tämän ohjeartikkelin Luetteloiden luominen tai muokkaaminen -kohtaan.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kentän lisääminen

  1. Lomakkeen avaaminen mukautettavaksi

 Vihje   Ennen kuin siirryt seuraavaan vaiheeseen, napsauta osiota, johon haluat lisätä kentän. Jos kenttä ei ole haluamassasi paikassa, voit vetää sen toiseen osioon, kun olet lisännyt sen.

  1. Valitse Mukauta-välilehden Asettelu-ryhmästä Lisää kenttiäLisää kenttiä -kuvake.
  2. Toimi Lisää kenttiä -valintaikkunassa seuraavasti:
    • Valitse luettelosta jokin kentistä ja valitse sitten Lisää lomakkeeseen.

Lisää kenttiä -valintaikkuna

  • Jos haluat luoda uuden kentän tai lisätä toisessa lomakkeessa jo luomasi kentän, valitse Uusi.

Toimi Lisää uusi kenttä -valintaikkunassa seuraavasti:

NäytäUuden kentän luominen    

  1. Kirjoita kentän nimi Kentän nimi -ruutuun.
  2. Valitse Tietotyyppi-luettelosta tietotyyppi, jota luettelossa käytetään. Se voi olla esimerkiksi Luku.
Kentän tietotyyppi Valittava tietotyyppi
Korkeintaan 96 merkkiä pitkät sanat tai lauseet Teksti
Luvut ilman desimaaleja tai desimaalien kanssa Luku
Prosentit Prosentti
Hinnat, tulot tai muut valuuttamuotoiset tiedot Valuutta
Vastaukset yksinkertaisiin kysymyksiin, kuten kyllä tai ei, tosi tai epätosi, käytössä tai ei käytössä. Kyllä/Ei
Päivämäärät tai kellonajat missä tahansa Outlookissa käytettävissä olevassa muodossa Päivämäärä/Aika
Kokonaisluvut Kokonaisluku
Esitäytetty kohteiden tai arvojen luettelo, jotta voit säästää aikaa tai taata yhdenmukaisuuden lomakkeissa Avattava luettelo
WWW-osoite URL
Linkki tietokannan toiseen tietueeseen Suhde
  1.  Huomautus   Et voi muuttaa kentän tietotyyppiä, kun olet luonut kentän. Jos haluat vaihtaa kentän tietotyyppiä, poista kenttä ja lisää sitten uusi kenttä, jossa on haluamasi tietotyyppi.

  2. Valitse tarvittaessa Muoto-kentästä kentän tietojen muoto.

 Huomautus   Joillain tietotyypeillä on vain yksi muoto.

  1. Valitse OK.

Luomasi kenttä näkyy nyt Lisää kenttiä -valintaikkunan luettelossa.

  1. Jos haluat lisätä kentän lomakkeeseen, napsauta kenttää Lisää kenttiä -valintaikkunassa ja valitse sitten Lisää lomakkeeseen.

NäytäKentän lisääminen toisesta lomakkeesta    

  1. Napsauta Lisää kenttä eri lomakkeesta -asetusta.
  2. Valitse kenttä luettelosta ja valitse sitten OK.

 Huomautus   Tässä luettelossa näytetään vain aiemmin luodut kentät.

Valitsemasi kenttä näkyy nyt Lisää kenttiä -valintaikkunan luettelossa.

  1. Jos haluat lisätä kentän lomakkeeseen, napsauta kenttää Lisää kenttiä -valintaikkunassa ja valitse sitten Lisää lomakkeeseen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Suhde-kentän lisääminen

Suhde-kentällä voit linkittää tietueen toisiin tietueisiin. Kaikki tiettyyn tietueeseen linkitetyt tietueet luetellaan valitussa tietueessa, jota kutsutaan kohdetietueeksi. Tämä vastaa sitä, kuinka Asiakas-tietueessa luetellaan kaikki siihen linkitetyt työyhteyshenkilöt.

 Huomautus   Voit linkittää tietueeseen saman tai eri tietuetyypin tietueita.

Jos esimerkiksi haluat linkittää Malliyritys-tietokannassa pyörien jälleenmyyntiliikkeet toimittajiin, joiden pyöriä ne myyvät, toimi seuraavasti:

  • Avaa Toimittaja-tietue mukautettavaksi. Suhde-kenttä lisätään tähän tietuetyyppiin.

Mukauta tietuetyyppejä -valintaikkuna, jossa on valittuna Toimittaja-tietuetyyppi, Malliyritys-tietokannassa.

  • Lisää Toimittaja-tietuetyyppiin Suhde-kenttä nimeltä Jälleenmyyntiliikkeet. Kohdetietuetyyppi on Myymälät, kun taas kohdekentän nimi on Toimittajien nimet.


 Huomautuksia 

  • Kun luot Suhde-kentän lähdetietuetyyppiin, myös kohdetietueeseen luodaan taulukko, jossa luetellaan kaikki siihen liittyvät tietueet. Tässä esimerkissä Toimittaja-tietueissa (lähdetietueet) on Suhde-kenttä, jolla linkität ne Myymälä-tietueisiin. Myymälä-tietueissa (kohdetietueet) on taulukko, jossa luetellaan niihin liittyvät Toimittaja-tietueet.
  • Taulukkoa, tai kohdekenttää, ei voi muokata. Jos haluat muokata liittyviä tietueita, käytä Suhde-kenttää. Tässä esimerkissä se tarkoittaa sitä, että sinun on poistettava myymälä Toimittaja-tietueesta tai lisättävä toinen myymälä. Tämä muuttaa toimittajien luetteloa liittyvien Myymälä-tietueiden luettelossa.

Uuden Suhde-kentän luominen Luo uusi kenttä -valintaikkunassa.

  • Linkitä Jälleenmyyntiliike-tietueet Toimittaja-tietueisiin Toimittaja-tietueiden Suhde-kentällä-

Toimittaja-tietue, jossa luetellaan myymälät Jälleenmyyntiliikkeet-suhdekentässä.

  • Tarkista Jälleenmyyntiliikkeet-tietueiden kohdekenttä, jotta näet näihin liikkeisiin pyöriä toimittavat toimittajat.

Myymälä-tietue, jossa näytetään taulukko, jossa luetellaan myymälään pyöriä toimittavat toimittajat.

Jos haluat lisätietoja Malliyritys-tietokannasta, tutustu ohjeaiheeseen Tietoja Adventure Worksista ja malliyritystietokannasta.

Suhde-kentän lisääminen
  1. Lomakkeen avaaminen mukautettavaksi
  2. Valitse Mukauta-välilehden Asettelu-ryhmästä Lisää kenttiäLisää kenttiä -kuvake.
  3. Valitse Lisää kenttiä -valintaikkunassa Uusi.

Lisää kenttiä -valintaikkuna

  1. Kirjoita Luo uusi välilehti -valintaikkunan Kentän nimi -ruutuun Suhde-kentän nimi.
  2. Valitse Tietotyyppi-luettelosta Suhde.
  3. Valitse Kohdetietuetyyppi-luettelosta tietuetyyppi, johon haluat valitun tietueen linkittää.

 Huomautus   Jos kohdetietuetyyppi on sama kuin tietuetyyppi, jota olet mukauttamassa, Kentän nimi ja Kohdekentän nimi -asetusten arvojen on oltava erilaiset.

  1. Kirjoita kohdekentän nimi Kohdekentän nimi -ruutuun.

 Huomautus   Kohdekentän nimi on sen taulukon nimi, jossa luetellaan kaikki kohdetietuetyyppiin linkitetyt liittyvät tietueet.

  1. Valitse OK.

Valitsemasi kenttä näkyy nyt Lisää kenttiä -valintaikkunan luettelossa.

  1. Jos haluat lisätä kentän lomakkeeseen, napsauta Lisää kenttiä -valintaikkunassa kenttää, jossa Tietotyyppi-sarakkeen arvo on Suhde, ja valitse sitten Lisää lomakkeeseen.

 Huomautus   Kenttä, jonka Tietotyyppi-sarakkeessa lukee Suhde, on kenttä, johon tiedot annetaan. Kenttä, jonka Tietotyyppi-sarakkeessa lukee Suhdekohdeluettelo, lisätään automaattisesi kohdetietuetyyppiin. Se on myös taulukko, jossa luetellaan kaikki liittyvät tietueet, jotka annoit Suhde-kenttään.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kentän poistaminen

  1. Lomakkeen avaaminen mukautettavaksi
  2. Napsauta kenttää, jonka haluat poistaa lomakkeesta.

 Huomautus   Pakollisia kenttiä, kuten Asiakkaan nimi, ei voi poistaa.

  1. Valitse Mukauta-välilehden Asettelu-ryhmästä Poista.Poista-kuvake. Voit myös painaa DELETE-näppäintä.

 Huomautus   Kenttä ja kaikki sen sisältämät tiedot voidaan lisätä takaisin lomakkeeseen, koska kenttä on yhä tallennettu Business Contact Manager -tietokantaasi. Kenttä voidaan myös lisätä muihin lomakkeisiin Lisää kenttiä -valintaikkunasta.

Kentän poistaminen pysyvästi

 Vaara   Jos poistat kentän Lisää kenttiä -valintaikkunasta, poistat kentän pysyvästi. Tällöin menetät kaikki tähän kenttään annetut tiedot. Jos poistat kentän lomakkeesta, poistat lomakkeesta pelkän kentän. Jos lisäät kentän takaisin lomakkeeseen, voit taas käyttää kentän tietoja.

  1. Lomakkeen avaaminen mukautettavaksi
  2. Valitse Mukauta-välilehden Asettelu-ryhmästä Lisää kenttiäLisää kenttiä -kuvake.
  3. Napsauta Lisää kenttiä -valintaikkunassa poistettavaa kenttää ja valitse sitten Poista.

 Huomautus   Voit poistaa kentän pysyvästi vain, jos sitä ei käytetä missään muussa lomakkeessa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Osioiden uudelleennimeäminen ja kenttien muokkaaminen

Voit nimetä minkä tahansa lomakkeen osion uudelleen, mutta voit nimetä uudelleen vain kenttiä, jotka olet luonut itse.

Voit muokata kenttiä nimeämällä niitä uudelleen ja vaihtamalla kentässä valittavissa olevien tietojen muotoa.

 Huomautus   Et voi vaihtaa kentän tietuetyyppiä. Voit poistaa kentän ja lisätä sitten uuden kentän, jossa on haluamasi tietotyyppi.

  1. Lomakkeen avaaminen mukautettavaksi
  2. Napsauta osiota tai kenttää, jonka haluat nimetä uudelleen tai jota haluat muokata.

 Huomautus   Voit nimetä uudelleen vain itse luomiasi kenttiä.

  1. Valitse Mukauta-välilehden Asettelu-ryhmästä Muokkaa kenttää tai osaaMuokkaa kenttää tai osaa -kuvake.
  2. Toimi seuraavasti:
    • Osion uudelleennimeäminen     Kirjoita osiolle uusi nimi Muokkaa osaa -valintaikkunassa.
    • Luomasi kentän nimen muokkaaminen     Kirjoita kentälle uusi nimi Muokkaa kenttää -valintaikkunassa.

Jos haluat vaihtaa kentässä sallittujen tietojen muotoa, valitse toinen muoto Muoto-ruudusta. Joissain kenttätyypeissä on vain yksi muotoiluasetus.

Lomakkeen kohteiden järjestäminen

Mukautettavassa lomakkeessa voit siirtää osioiden paikkaa sivussa, siirtää osioita sivusta toiseen ja järjestää kentät uudelleen.

Osion siirtäminen ja sivun kenttien järjestäminen uudelleen

  1. Lomakkeen avaaminen mukautettavaksi
  2. Napsauta osiota tai kenttää, jonka haluat siirtää.

 Vihje   Osiossa näytetään osion nimi ja sen vieressä vaakatasossa oleva viiva. Jos haluat valita osion, napsauta sen nimeä tai kohtaa nimen lähellä.

Valittu puhelinnumeroiden osio

  1. Vedä osio tai kenttä uuteen sijaintiin sivussa. Voit siirtää kenttää tai osiota näppäimistön nuolinäppäimillä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Osion siirtäminen toiseen sivuun

  1. Napsauta osiota, jonka haluat siirtää.

Valittu puhelinnumeroiden osio

  1. Valitse Mukauta-välilehden Asettelu-ryhmästä Siirrä kohteeseenSiirrä-kuvake.
  2. Napsauta Siirrä sivulle -valintaikkunassa sivua, johon haluat osion siirtää, ja valitse sitten OK.

 Huomautus   Jos sivu on piilotettu, sinun on poistettava Piilota-toiminto käytöstä, jos haluat antaa tietoja sivussa. Valitse Mukauta-välilehden Näytä-ryhmästä tämä piilotettu sivu. Valitse sitten Sivut-ryhmästä PiilotaPiilota-kuvake.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Lomakkeen poistaminen

 Vaara   Jos poistat tietuetyypin, menetät kaikki kyseisessä tietuetyypissä annetut tiedot.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.
  1. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja napsauta sitten Mukauta-painiketta.
  2. Valitse Mukauta tietuetyyppejä.
  3. Valitse Mukauta tietuetyyppejä -valintaikkunassa luomasi tietuetyyppi.

 Huomautus   Voit poistaa vain itse luomiasi kenttiä. Et voi poistaa oletustietuetyyppejä.

  1. Valitse Poista tietuetyyppi.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Luetteloiden luominen ja muokkaaminen

Kun annat samoja tietoja lomakkeisiin usein, sinun kannattaa luoda luettelo, josta voit valita tiedot, sillä on helpompaa ja nopeampaa.

Luettelon luominen

  1. Lomakkeen avaaminen mukautettavaksi
  2. Valitse Mukauta-välilehden Asettelu-ryhmästä Lisää kenttiäLisää kenttiä -kuvake.
  3. Valitse Lisää kenttiä -valintaikkunassa Uusi.
  4. Valitse Tietotyyppi-luettelosta Avattava luettelo.

 Huomautus   Luetteloiden ainoa muotoiluasetus on Avattava luettelo.

  1. Valitse OK.
  2. Lisää kohteet luetteloosi.

NäytäToimintaohjeet

  1. Jos haluat lisätä kohteen (arvon) luetteloon, valitse Muokkaa luetteloita -valintaikkunasta Lisää.
  2. Kirjoita Lisää kohde -valintaikkunan Kohteen nimi -ruutuun arvon nimi.
  3. Valitse OK.

Lisäämäsi kohde näkyy nyt Muokkaa luetteloita -valintaikkunan Arvo-sarakkeessa.

  1. Jos haluat lisätä luetteloon toisenkin kohteen, toista äskeiset toimenpiteet.
  1. Jos haluat siirtää kohdetta luettelossa ylös tai alas, napsauta siirrettävää arvoa ja napsauta sitten ylös- tai alaspäin osoittavaa nuolipainiketta.
  2. Jos haluat valita jonkin arvon luettelon oletusarvoksi, napsauta halumaasi arvoa ja valitse sitten Aseta oletukseksi.

 Huomautus   Jos käytät jotain tiettyä kohdetta muita useammin, se kannattaa asettaa oletusarvoksi. Näin säästät aikaa lomakkeen täyttämisessä.

  1. Valitse OK.

Luettelon muokkaaminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.
  1. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja napsauta sitten Mukauta-painiketta.
  2. Valitse Muokkaa luetteloita.
  3. Napsauta muokattavaa luetteloa Muokkaa luetteloa -valintaikkunassa.

Kun valitset luettelon, luettelon kohteet näytetään Arvo-sarakkeessa.

Muokkaa luetteloita -valintaruutu

  1. Muokkaa luetteloa seuraavasti:

Arvon lisääminen luetteloon      Napsauta Lisää-painiketta, kirjoita kohteen nimi ja valitse sitten OK.

Arvon nimeäminen uudelleen     Napsauta kohdetta, napsauta Nimeä uudelleen -painiketta, kirjoita kohteen uusi nimi ja valitse sitten OK.

Arvon poistaminen tai korvaaminen toisella arvolla     Napsauta kohdetta ja valitse sitten Poista, jos haluat poistaa sen. Jos haluat korvata arvon, valitse luettelosta toinen arvo ja valitse sitten OK. Jos haluat poistaa arvon, valitse OK.

Arvon siirtäminen luettelossa ylös- tai alaspäin     Napsauta kohdetta ja napsauta sitten ylös- tai alaspäin osoittavaa nuolipainiketta.

Kohteen asettaminen oletusarvoksi     Napsauta kohdetta ja valitse sitten Aseta oletukseksi.

  1. Kun olet tehnyt kaikki haluamasi muutokset, valitse Muokkaa luetteloita -valintaikkunassa OK.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Outlook 2013, Outlook 2010