Tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa

Voit suodattaa (suodatin: Suodattimella voidaan määrittää, mitkä tietueet tai sarakkeet kysely palauttaa. Suodatin rajoittaa aina tuloksia.) luetteloissa ja raporteissa näytettäviä tietoja, jotta voit tarkastella yrityksesi kannalta olennaisimpia tietoja. Voit esimerkiksi suodattaa Asiakkaat postitoimipaikan mukaan -oletusraportin tiedot siten, että raportissa näytetään vain aktiiviset asiakkaat (asiakas: Yritys tai organisaatio, jonka kanssa on liiketoimintaa. Jos kyse on palvelusta, esimerkiksi hammashoidosta, kyseessä voi myös olla yksittäinen asiakas.), joiden luokitus on Erinomainen. Voit myös tallentaa tämän suodatetun luettelon ja käyttää sitä soittoluettelona, osoiteluettelona suoramarkkinointiaktiviteetissa (markkinointiaktiviteetti: Toiminto, jolla myydään tuotteita tai palveluja tietylle vastaanottajaryhmälle tai kartoitetaan kyseiselle ryhmälle soveltuvia tuotteita tai palveluja. Markkinointiaktiviteetteihin voi kuulua soittoluetteloita, sähköpostiviestejä ja painettuja esitteitä.) tai luettelona, jonka perusteella myyntihenkilöstö soittaa asiakkaille. Jos haluat lisätietoja markkinoinnin aktiviteeteista, tutustu ohjeaiheeseen Tuotteiden ja palveluiden markkinointi Business Contact Managerin avulla.

Sisältö


Luetteloiden tietojen suodattaminen

Voit suodattaa Asiakas-, Työyhteyshenkilö- (työyhteyshenkilö: Yhteyshenkilö asiakasyrityksessä.) ja Projekti (yritysprojekti: Projekti, joka on luotu Outlookin Business Contact Managerissa. Yritysprojekti koostuu yhdestä tai useasta projektitehtävästä.)-tietueiden ja muiden tietueiden (tietue: Täytetty asiakas-, työyhteyshenkilö- tai mahdollisuuslomake. Tietue sisältää asiakkaan, työyhteyshenkilön tai mahdollisuuden tiedot sekä muut siihen linkitetyt tietueet ja kohteet.) luetteloita useissa eri paikoissa Business Contact Manager for Outlookissa:

Suodattamalla saat näkyviin juuri ne tietueet, joita haluat käyttää tai tarkastella. Voit esimerkiksi suodattaa Työyhteyshenkilöt-luettelon näyttämään vain ne työyhteyshenkilöt, joiden luokitus on Erinomainen tai jotka asuvat tietyssä paikassa tai tietyllä alueella.

 Huomautus   Siirtymisruudun Yritystietueet-kansion luetteloita ei voida suodattaa. Näitä ovat muun muassa Työyhteyshenkilöt-, Asiakkaat-, Mahdollisuudet-, Markkinoinnin aktiviteetit-, Projektit-, Projektitehtävät- ja Viestintähistoria-luettelot.

Tässä osiossa käsiteltävät aiheet


Luettelon muokkaaminen suodattimella

Muuta Business Contact Manager for Outlookin työtilojen välilehdessä näytettäviä tietoja luomalla luetteloon suodatin. Suodatinta käytetään kaikissa luettelon tietueissa sekä luetteloon lisättävissä uusissa tietueissa.

Jos haluat tarkistaa, onko välilehdessä käytössä suodatin, napsauta välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa. Jos välilehdessä on käytössä suodatin, Muokkaa välilehteä -valintaikkunan Suodatin-painikkeen vieressä lukee suodatin on käytössä.

välilehti, jossa on suodatin käytössä

 Huomautus   Siirtymisruudun Yritystietueet-kohdan kansioita ei voida suodattaa. Näitä kansioita ovat muun muassa Työyhteyshenkilöt, Asiakkaat, Mahdollisuudet (mahdollisuus: Tilaisuus myydä tuotteita tai palveluita asiakkaalle tai työyhteyshenkilölle.), Markkinoinnin aktiviteetit (markkinointiaktiviteetti: Toiminto, jolla myydään tuotteita tai palveluja tietylle vastaanottajaryhmälle tai kartoitetaan kyseiselle ryhmälle soveltuvia tuotteita tai palveluja. Markkinointiaktiviteetteihin voi kuulua soittoluetteloita, sähköpostiviestejä ja painettuja esitteitä.) sekä Projektit. Voit suodattaa niitä työtiloista.

  1. Saat työtilan näkyviin napsauttamalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jotakin seuraavista kansioista:
    • Yhteyshenkilöiden hallinta.
    • Myynti.
    • Markkinointi.
    • Projektinhallinta.
  1. Napsauta työtilassa välilehteä, jonka haluat suodattaa.
  2. Valitse valintanauhasta (valintanauha: Osa, joka korvaa useimmat valikot, työkalurivit ja tehtäväruudut. Valintanauha sisältää tehtävien mukaan määräytyviä välilehtiä, jotka sisältävät loogisiin ryhmiin järjestettyjä työkaluja ja asetuksia.) Näytä-välilehti.
  3. Valitse Suodatin-ryhmästä Suodatin. Suodatin-painike

 Vihje   Valintanauhan Suodatin-ryhmässä on myös useita esimääritettyjä suodattimia, kuten Vastuuhenkilö ja Aktiivinen. Napsauta suodatinta ja napsauta sitten tietoja, jotka haluat suodattaa. Suodata-ryhmän asetukset saattavat vaihdella valitun työtilan tai tietuetyypin mukaan. Esimerkiksi Myyntivaiheet-suodatin on käytettävissä vain Mahdollisuus-tietueissa.

  1. Voit toimia Suodatin-valintaikkunassa seuraavasti:
Napsautettava kohde Toiminto
Perussuodatus-välilehti Valitse asetukset, joiden perusteella tiedot suodatetaan, ja poista ne asetukset, joiden perusteella et halua suodattaa tietoja.
Erikoissuodatus-välilehti Luo yksi kysely tai useita kyselyitä, joilla voit suodattaa tuloksia entistä tarkemmin.
Tulosten tarkastelu -välilehti Tarkastele suodatuksen tuloksia. Jos haluat poistaa kohteen tuloksista, valitse sen valintaruutu.
Tallenna suodatin -painike Tallenna valinnat nimettynä suodattimena, jota voit käyttää uudelleen. Anna luomallesi suodattimelle nimi ja valitse Tallenna.
Avaa suodatin -painike Valitse aiemmin tallennettu suodatin ja suodata tulokset sillä.
OK-painike Käytä suodatinta tietueessa, jota tarkastelet, ja sulje Suodatin-valintaikkuna.
  1.  Huomautus   Perussuodatus- ja Erikoissuodatus-asetuksia käytetään luettelon tulosten suodattamiseen, joten saatat vahingossa suodattaa pois kaikki tulokset. Jos esimerkiksi valitset Perussuodatus-välilehdessä näytettäväksi vain aktiiviset tietueet ja valitset Erikoissuodatus-välilehdessä näytettäväksi vain passiiviset tietueet, Tulosten tarkastelu -välilehdessä ei näytetä yhtään tulosta.

Jos haluat lisätietoja Perussuodatus- ja Erikoissuodatus-välilehtien käytöstä, tutustu tämän ohjeartikkelin Perussuodatuksen ja erikoissuodatuksen käyttäminen -kohtaan.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Uuden välilehden luominen suodatetulla luettelolla

Joskus et ehkä halua nähdä kaikkia tietyntyyppisiä tietueita (tietue: Täytetty asiakas-, työyhteyshenkilö- tai mahdollisuuslomake. Tietue sisältää asiakkaan, työyhteyshenkilön tai mahdollisuuden tiedot sekä muut siihen linkitetyt tietueet ja kohteet.) luettelossa. Myyjä saattaa esimerkiksi haluta nähdä vain asiakkaat (asiakas: Yritys tai organisaatio, jonka kanssa on liiketoimintaa. Jos kyse on palvelusta, esimerkiksi hammashoidosta, kyseessä voi myös olla yksittäinen asiakas.), joiden luokitus on Erinomainen tai Hyvä, tai Työyhteyshenkilöt (työyhteyshenkilö: Yhteyshenkilö asiakasyrityksessä.), jotka sijaitsevat tietyllä alueella tai myyntialueella. Voit helposti luoda uuden välilehden haluamastasi tietuetyypistä. Tämän jälkeen voit suodattaa sen siten, että luettelossa näytetään vain haluamasi tiedot.

  1. Saat työtilan näkyviin napsauttamalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jotakin seuraavista kansioista:
    • Yhteyshenkilöiden hallinta.
    • Myynti.
    • Markkinointi.
    • Projektinhallinta.
  1. Valitse muokattavan työtilan (työtila: Yhteystietojen hallinta-, Myynti- ja Projektinhallinta-kansiot, joissa käyttäjät voivat tarkastella yritystietoja, avata tietueita ja analysoida liiketoimintatietoja. Työtilat on jaettu kahteen osaan, joista toisessa on pienoisohjelmat ja toisessa välilehdet.) luetteloruudussa Luo uusi välilehti.
  2. Anna uudelle välilehdelle sitä kuvaava nimi Luo uusi välilehti -valintaikkunassa, esimerkiksi Erinomaiset työyhteyshenkilöt.
  3. Napsauta nuolta Kohteen tyyppi -luettelossa, jotta näet lisättävissä olevat tietuetyypit. Valitse sitten haluamasi tietuetyyppi.

Kohteen tyyppi -luettelo sisältää Asiakas- ja Työyhteyshenkilö-oletustietuetyypit sekä kaikki mukautetut tietuetyypit. Jos haluat lisätietoja tietuetyyppien mukauttamisesta, tutustu ohjeaiheeseen Tietuetyyppien ja luetteloiden luominen ja mukauttaminen.

  1. Napsauta Suodatin-painiketta. Valitse Suodatin-valintaikkunassa ehdot, joilla välilehden tiedot suodatetaan. Ohjeet siihen on mainittu aiemmin tässä ohjeartikkelissa.
  2. Valitse OK. Uusi välilehti luodaan ja se asetetaan olemassa olevien välilehtien oikealle puolelle luetteloruudussa. Jos haluat siirtää välilehteä, vedä se haluamaasi paikkaan.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Viestintähistorialuettelon suodattaminen

Voit suodattaa yksittäisten tietueiden Viestintähistoria-luettelossa näytettävät kohteet siten, että luettelossa näytetään vain haluamasi kohteet.

  1. Saat työtilan näkyviin napsauttamalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jotakin seuraavista kansioista:
    • Yhteyshenkilöiden hallinta.
    • Myynti.
    • Markkinointi.
    • Projektinhallinta.
  1. Valitse työtilassa välilehti, jossa tietue, jonka haluat avata, sijaitsee.
  2. Avaa tietue (tietue: Täytetty asiakas-, työyhteyshenkilö- tai mahdollisuuslomake. Tietue sisältää asiakkaan, työyhteyshenkilön tai mahdollisuuden tiedot sekä muut siihen linkitetyt tietueet ja kohteet.) kaksoisnapsauttamalla sitä.
  3. Valitse valintanauhan Näytä-ryhmästä Historia.
  4. Valitse Näytä-välilehti.
  5. Valitse valintanauhan Suodatin-ryhmästä Suodatin.

 Vihje   Suodatin-ryhmässä on myös esimääritettyjä suodattimia. Ne vaihtelevat valitun tietuetyypin mukaan. Valitse ensin suodatin. Tämän jälkeen voit valita haluamasi asetuksen tulosten tarkentamiseksi.

  1. Suodatin-valintaikkuna avautuu näyttöön. Siinä näytetään kaikki valitsemaasi tietuetyyppiin linkitetyt viestintähistoriatietueet.
  2. Voit toimia Suodatin-valintaikkunassa seuraavasti:
Napsautettava kohde Toiminto
Perussuodatus-välilehti Valitse asetukset, joiden perusteella tiedot suodatetaan, ja poista ne asetukset, joiden perusteella et halua suodattaa tietoja. Sisällytä viestintähistoria kohteesta osiossa voit antaa tai valita muut tietueet, jotka myös sisällytetään tuloksiin (katso kuva). Näitä valintoja käytetään yhdessä Erikoissuodatus-välilehden valintojen kanssa tietojen suodattamiseen.
Erikoissuodatus-välilehti Luo yksi kysely tai useita kyselyitä, joilla voit suodattaa tuloksia entistä tarkemmin. Näitä valintoja käytetään yhdessä Perussuodatus-välilehden valintojen kanssa tietojen suodattamiseen.
Tulosten tarkastelu -välilehti Tarkastele suodatuksen tuloksia. Jos haluat poistaa kohteen tuloksista, valitse sen valintaruutu.
Tallenna suodatin -painike Tallenna valinnat nimettynä kyselynä, jota voit käyttää uudelleen. Anna luomallesi suodattimelle nimi ja valitse Tallenna.
Avaa suodatin -painike Valitse aiemmin tallennettu suodatin ja suodata tulokset sillä.
OK-painike Käytä suodatinta tietueessa, jota tarkastelet, ja sulje Suodatin-valintaikkuna.
  1. viestintähistorian suodattamisen kuvateksti
  2. Lisää muiden yhteyshenkilöiden viestintätapahtumia Suodatin-valintaikkunan tässä osiossa.
  3.  Huomautus   Jos aiot käyttää luomaasi suodatettua näkymää uudelleen, muista tallentaa se nimettynä suodattimena. Suodatusvalintasi säilytetään vain niin kauan, kun tarkastelemasi tietue on avoinna. Kun suljet tietueen, kaikki suodatusvalintasi tyhjennetään.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Markkinoinnin aktiviteetin vastaanottajien luettelon suodattaminen

  1. Napsauta siirtymisruudussa Business Contact Manager -painiketta.Siirtymisruudun Business Contact Manager -painike
  1. Saat Markkinointi-työtilan näkyviin napsauttamalla sitä.
  2. Valitse työtilassa sen markkinoinnin aktiviteetin välilehti, jonka haluat päivittää.
  3. Avaa markkinoinnin aktiviteetin tietue kaksoisnapsauttamalla aktiviteetin nimeä.

 Huomautus   Vain markkinoinnin aktiviteetit, joita ei ole aloitettu tai suoritettu, voidaan suodattaa.

  1. Valitse Vastaanottajien luettelo -osiossa Tarkasta ja suodata. Näyttöön avautuu Suodatin-valintaikkuna, jossa näet Tulosten tarkastelu -välilehden.
  2. Voit toimia Suodatin-valintaikkunassa seuraavasti:
Napsautettava kohde Toiminto
Perussuodatus-välilehti Valitse asetukset, joiden perusteella tiedot suodatetaan, ja poista ne asetukset, joiden perusteella et halua suodattaa tietoja.
Erikoissuodatus-välilehti Luo yksi kysely tai useita kyselyitä, joilla voit suodattaa tuloksia entistä tarkemmin. Voit esimerkiksi luoda luettelon, joka näyttää vain Kaliforniassa sijaitsevat liidit. Voit tehdä sen valitsemalla Osavaltio/Provinssi (työ) ja muokkaamalla tämän ehdon arvoksi Kalifornia (katso kuva).
Tulosten tarkastelu -välilehti Tarkastele suodatuksen tuloksia. Jos haluat poistaa kohteen tuloksista, valitse sen valintaruutu.
Tallenna suodatin -painike Tallenna valinnat nimettynä kyselynä, jota voit käyttää uudelleen. Voit käyttää tätä suodatinta uudelleen toisen markkinoinnin aktiviteetin vastaanottajien luettelossa.
Avaa suodatin -painike Valitse aiemmin tallennettu suodatin ja suodata tulokset sillä.
OK-painike Käytä suodatinta tietueessa, jota tarkastelet, ja sulje Suodatin-valintaikkuna.

Erikoissuodatus

Esimerkki Erikoissuodatus-välilehdessä, jossa määritetään kysely siten, että tuloksissa näytetään vain Kaliforniassa sijaitsevat Liidi-tietueet.

 Huomautus   Perussuodatus- ja Erikoissuodatus-asetuksia käytetään luettelon tulosten suodattamiseen, joten saatat vahingossa suodattaa pois kaikki tulokset. Jos esimerkiksi valitset Perussuodatus-välilehdessä näytettäväksi vain aktiiviset tietueet ja valitset Erikoissuodatus-välilehdessä näytettäväksi vain passiiviset tietueet, Tulosten tarkastelu -välilehdessä ei näytetä yhtään tulosta.

Tietojen suodattaminen raporteissa

Suodatin on käytännössä vain menetelmä, jolla voit valita, mitkä tietueet (tietue: Täytetty asiakas-, työyhteyshenkilö- tai mahdollisuuslomake. Tietue sisältää asiakkaan, työyhteyshenkilön tai mahdollisuuden tiedot sekä muut siihen linkitetyt tietueet ja kohteet.)sisällytetään raporttiin, joka perustuu tietoihin, jotka olet jo antanut yritystietueissasi. Kun luot suodattimen ja käytät sitä, Business Contact Manager -tietokantasi (Business Contact Manager -tietokanta: Tietokanta, johon tallennetaan asiakastiedot, työyhteyshenkilöt, mahdollisuudet, yritysprojektit sekä muita yritystietoja.) käydään läpi. Tietokannasta näytetään vain ne tietueet, jotka sisältävät tiedot, jotka olet määrittänyt suodattimessa.

  1. Toimi seuraavasti:

NäytäOletusraportin avaaminen

  1. Valitse siirtymisruudusta Business Contact Manager.
  2. Valitse valintanauhasta Raportit-välilehti ja valitse sitten ryhmä joka sisältää raportin, jonka haluat avata. Jos esimerkiksi haluat tarkastella raporttia työyhteyshenkilöistäsi, valitse Yhteystietojen hallinta -ryhmästä Työyhteyshenkilöt.

Valintanauhan Raportit-välilehti

  1. Valitse raportti, jonka haluat suodattaa.

NäytäTallennetun raportin avaaminen

  1. Valitse siirtymisruudusta Business Contact Manager.
  2. Valitse valintanauhan Raportit-välilehti.
  3. Valitse Avaa--ryhmästä Tallennetut raportit ja valitse sitten avattavan raportin tyyppi. Jos esimerkiksi tallensit työyhteyshenkilöraportin, valitse Työyhteyshenkilöt.
  4. Napsauta Avaa tallennetut raportit -valintaikkunassa suodatettavaa raporttia ja valitse sitten Avaa.

  1. Valitse valintanauhan Lajittele ja suodata-ryhmästä Suodatin.
  2. Toimi Suodatin-valintaikkunassa seuraavasti:
  • Valitse Perussuodatus-välilehdessä haluamasi asetukset tai poista haluamasi asetusten valinnat. Jos haluat lisätietoja perussuodattimen asetuksista, tutustu tämän ohjeartikkelin kohtaan Perussuodatus-välilehden käyttäminen.
  • Jos haluat suodattaa raportin tuloksia vielä tarkemmin määrittämällä lisää ehtoja, napsauta Erikoissuodatus-välilehteä. Määritä sitten tiedot, jotka haluat sisällyttää tuloksiin. Jos haluat lisätietoja suodatusehtojen valitsemisesta ja erikoissuodatuksen määrittämisestä, tutustu tämän ohjeartikkelin Erikoissuodatus-välilehden käyttäminen -kohtaan.
  1. Jos haluat nähdä, mitkä tiedot raportissa näytetään, napsauta Tulosten tarkastelu -välilehteä. Jos haluat lisätietoja tuloksista, tutustu tämän ohjeartikkelin Tulosten tarkastelu -välilehden käyttäminen -kohtaan.
  2. Kun olet suodattanut raportin näyttämään haluamasi tiedot, voit tallentaa sen myöhemmin käytettäväksi. Voit tehdä sen seuraavasti.
  • Tallenna raportti. Valitse Tallenna nimellä ja anna raportille nimi.
  • Tallenna suodatin. Jos Suodatin-valintaikkuna ei ole auki, avaa se valitsemalla valintanauhasta Suodatin. Suodatusvalintasi näytetään valintaikkunassa. Valitse Tallenna ja anna suodattimelle nimi.


 Huomautuksia 

Raportin tallentaminen tallentaa vain muodon. Raportin tiedot päivitetään aina, kun avaat raportin. Jos tallennat luomasi suodattimen, voit käyttää sitä uudelleen muissa samantyyppisissä tietueissa.

Suodatin tallennetaan oletusarvoisesti .bcmq-tiedostomuodossa (Business Contact Manager -kysely).

Sivun alkuun Sivun alkuun

Suodattimen avaaminen

Voit käyttää tallennettua suodatinta uudelleen avaamalla sen Suodatin-valintaikkunasta. Tallennetut suodattimet ovat hyödyllisiä, jos haluat saada vastaavat tulokset eri tietojoukoissa. Jos esimerkiksi loit suodattimen, jolla näet kaikki myöhässä olevan asiakkaan viestintähistorian puhelulokit, voit käyttää samaa suodatinta toisessa luomassasi asiakaspohjaisessa tietueessa (tietue: Täytetty asiakas-, työyhteyshenkilö- tai mahdollisuuslomake. Tietue sisältää asiakkaan, työyhteyshenkilön tai mahdollisuuden tiedot sekä muut siihen linkitetyt tietueet ja kohteet.), esimerkiksi Toimittaja-tietueessa.

Voit käyttää suodatinta kaikissa tietueissa, jotka ovat samantyyppisiä kuin tietue, jolle loit suodattimen. Esimerkiksi liidiraportin suodatinta voi käyttää vain muissa liidiluetteloissa.

Voit halutessasi myös avata suodattimen, jotta voit muokata sen ehtoja tai tuloksia.

  1. Saat työtilan näkyviin napsauttamalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jotakin seuraavista kansioista:
    • Yhteyshenkilöiden hallinta.
    • Myynti.
    • Markkinointi.
    • Projektinhallinta.
  1. Avaa suodatin seuraavasti:
    • Työtilan välilehdet    
      1. Napsauta välilehteä. Valitse valintanauhasta Näytä-välilehti.
      2. Valitse Suodatin-ryhmästä Suodatin.
    • Viestintähistoria-luettelo    
      1. Avaa tietue kaksoisnapsauttamalla sitä.
      2. Valitse valintanauhan Näytä-ryhmästä Historia.
      3. Valitse valintanauhan Näytä-välilehti. Valitse Suodatin-ryhmästä Suodatin.
    • Markkinoinnin aktiviteetti    
      1. Avaa markkinoinnin aktiviteetin tietue kaksoisnapsauttamalla sitä.

 Huomautus   Et voi muokata aloitettujen tai suoritettujen markkinoinnin aktiviteettien suodattimia.

  1. Valitse Vastaanottajien luettelo -osiossa Tarkasta ja suodata.
  • Raportti    
    1. Valitse työtilan valintanauhassa tai aloituskeskuksessa Raportit-välilehti.
    2. Valitse valintanauhan Avaa--ryhmästä Tallennetut raportit ja valitse sitten avattavan raportin tyyppi. Jos esimerkiksi tallensit työyhteyshenkilöraportin, valitse Työyhteyshenkilöt.
    3. Napsauta Avaa tallennetut raportit -valintaikkunassa avattavaa raporttia ja valitse sitten Avaa. Tiedot päivitetään, kun raportti avataan.
    4. Valitse raportin valintanauhan Lajittele ja suodata-ryhmästä Suodatin.
  1. Valitse Suodatin-valintaikkunassa Avaa. Kaikki tallentamasi suodattimet luetellaan, mutta voit käyttää vain suodattimia, jotka on luotu saman tyypin tietueessa kuin nykyinen tietue, jota käytät.
  2. Napsauta avattavaa suodatinta ja valitse Avaa.
  3. Tarkista tulokset. Jos haluat nähdä tulokset valintaikkunassa, valitse Tulosten tarkastelu -välilehti. Jos haluat näyttää suodatetut tulokset, valitse OK.
  4. Voit halutessasi tehdä suodattimeen muutoksia valintaikkunassa. Kun olet valmis, tallenna muutokset valitsemalla Tallenna suodatin. Jos haluat sulkea valintaikkunan tallentamatta muutoksia, valitse OK.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Suodatuksen kumoaminen

Luettelossa käyttämäsi suodattimen kumoaminen on helppoa. Voit määrittää, onko luettelo suodatettu, useilla eri tavoilla:

  • Työtilan välilehti     Työtilojen luettelovälilehdet eivät näy suodatettuina, jos et napsauta välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muokkaa. Suodatin-kentän vieressä lukee suodatin on käytössä, jos luettelo on suodatettu.
  • Viestintähistoria-luettelo     Nämä luettelot suodatetaan vain, kun viestintätapahtumat sisältävä tietue on auki. Niistä ei näe, onko ne suodatettu.
  • Markkinoinnin aktiviteetti     Markkinoinnin aktiviteetti -tietueiden vastaanottajien luettelon nimen vieressä lukee (Muokattu), jos luettelo on suodatettu.
  • Raportti     Suodatettujen raporttien otsikon vieressä on pieni vihreä suodatinkuvake. Vain tallennettuja raportteja suodatetaan.
  1. Valitse siirtymisruudusta Business Contact Manager.
  2. Siirry luetteloon, jossa on suodatin, jonka haluat poistaa.

Poista suodatin toimimalla seuraavasti:

 Huomautus   Et voi muokata tai poistaa aloitettujen tai suoritettujen markkinoinnin aktiviteettien suodattimia.

  1. Valitse Vastaanottajien luettelo -osiossa Tarkasta ja suodata.
  2. Valitse Suodatin-valintaikkunassa Perussuodatus-välilehti.
  • Raportti    
    1. Valitse työtilan valintanauhassa tai aloituskeskuksessa Raportit-välilehti.
    2. Valitse valintanauhasta Avaa tallennetut raportit ja valitse sitten avattavan raportin tyyppi. Jos esimerkiksi tallensit työyhteyshenkilöraportin, valitse Työyhteyshenkilöt.
    3. Napsauta Avaa tallennetut raportit -valintaikkunassa avattavaa raporttia ja valitse sitten Avaa.
    4. Valitse raportin valintanauhan Lajittele ja suodata-ryhmästä Suodatin.
  1. Valitse Perussuodatus-välilehdessä kaikki valintaruudut ja napsauta kaikkia asetuksia. Tämä palauttaa sivun sen oletusasetuksiin, joilla ei suodateta mitään tietoja.

 Huomautus   Perussuodatus-välilehden Viimeisin muokkauspäivämäärä -osion oletusasetus on Kaikki (kaikki päivämäärät).

  1. Valitse Erikoissuodatus-välilehti ja valitse sitten Poista kaikki.
  2. Valitse Tulosten tarkastelu -välilehti ja valitse sitten Valitse kaikki.
  3. Sulje valintaikkuna ja poista suodatin valitsemalla OK.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Perussuodatuksen ja erikoissuodatuksen käyttäminen

Voit käyttää tiedoissasi sekä perussuodatusta että erikoissuodatusta. Perussuodatus suodattaa tiedot esimääritettyjen ehtojen perusteella, kun taas erikoissuodatuksessa voit luoda mukautetun kyselyn kaikilla mahdollisilla suodatettavilla tietueen (tietue: Täytetty asiakas-, työyhteyshenkilö- tai mahdollisuuslomake. Tietue sisältää asiakkaan, työyhteyshenkilön tai mahdollisuuden tiedot sekä muut siihen linkitetyt tietueet ja kohteet.) tietokentillä. Perussuodatusta ja erikoissuodatusta voidaan käyttää yksitellen tai yhdessä.

Kun olet suodattanut tiedot, tarkista Tulosten tarkastelu -valintaikkunasta, että sait tulokset, jotka halusit.

Tässä osiossa käsiteltävät aiheet


Perussuodatus-välilehden käyttäminen

Kaikki Perussuodatus-välilehden asetukset on oletusarvoisesti valittu. Voit poistaa asetuksen valinnan napsauttamalla sitä. Näin voit poistaa tuloksista kyseiset tiedot sisältävät tietueet.

Joissain valittavissa luetteloissa voi olla Määrittämätön-asetus. Tämä asetus palauttaa kaikki tietueet, joissa ei ole määritettyä arvoa. Jos haluat suodattaa näkyviin vain nämä tietueet, poista luettelon muiden asetusten valinnat. Määrittämätön-asetus pysyy oletusarvoisesti valittuna.

Perussuodatus-valintaikkuna

Jos suodatat tietueita, joita on mukautettu käyttäjän määrittämillä kentillä (käyttäjän määrittämä kenttä: Kenttä, jonka käyttäjä voi luoda ja määrittää erityisesti liiketoimintaansa liittyvien tietojen seuraamista varten.), myös nämä arvot näytetään Perussuodatus-välilehdessä.

 Huomautus   Perussuodatus- ja Erikoissuodatus-asetuksia käytetään luettelon tulosten suodattamiseen, joten saatat vahingossa suodattaa pois kaikki tulokset. Jos esimerkiksi valitset Perussuodatus-välilehdessä näytettäväksi vain aktiiviset tietueet ja valitset Erikoissuodatus-välilehdessä näytettäväksi vain passiiviset tietueet, Tulosten tarkastelu -välilehdessä ei näytetä yhtään tulosta.

Kun suodatat Asiakas-luetteloita- ja -raportteja, näyttöön avautuu Asiakkaiden suodattaminen -valintaikkuna. Valitse kustakin osiosta arvo, jonka haluat sisältyvän tuloksiin.

Arvo Toiminto
Sisällytä Valitse Asiakas-tietueisiin sisällytettävä arvo. Poista valintaruudun valinta, jos haluat jättää ne pois tuloksista.
Asiakkaan tila Valitse arvo, jonka perusteella tuloksiin sisällytetään joko aktiiviset tai passiiviset asiakkaat.
Mahdollisuuden lähde Valitse arvo luettelosta.
Alue Valitse arvo luettelosta.
Viimeisin muokkauspäivämäärä Valitse esimääritetty ajanjakso tai tietyt alkamis- ja päättymispäivämäärät. Tuloksiin sisällytetään vain valittuna ajanjaksona tai päivinä muokatut asiakkaat.
Maksun tila Valitse arvo luettelosta.
Asiakkaan luokitus Valitse arvo luettelosta.
Liiketoiminnan tyyppi Valitse arvo luettelosta.
Vastuuhenkilö Jätä tietyille käyttäjille määritetyt asiakkaat tulosten ulkopuolelle poistamalla valintaruutujen valinnat. Tässä luettelossa luetellaan käyttäjät, joiden kanssa olet jakanut tietokantasi.

Kun suodatat Työyhteyshenkilö- ja Liidi-luetteloita- ja -raportteja, näyttöön avautuu Työyhteyshenkilöiden suodattaminen -valintaikkuna. Valitse kustakin osiosta arvo, jonka haluat sisältyvän tuloksiin.

Arvo Toiminto
Sisällytä Valitse Työyhteyshenkilö- ja Liidi-tietueisiin sekä muihin Työyhteyshenkilö-tietuetyyppeihin sisällytettävä arvo. Poista valintaruudun valinta, jos haluat jättää ne pois tuloksista.
Maksun tila Valitse arvo luettelosta.
Mahdollisuuden lähde Valitse arvo luettelosta.
Viimeisin muokkauspäivämäärä Valitse ennalta määritetty jakso tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin sisällytetään vain työyhteyshenkilöt, joita on muokattu valittuna ajanjaksona tai valittuina päivinä.
Yhteyshenkilön tila Valitse arvo, jonka perusteella tuloksiin sisällytetään joko aktiiviset tai passiiviset työyhteyshenkilöt.
Luokitus Valitse arvo luettelosta.
Vastuuhenkilö Jätä tietyille käyttäjille määritetyt asiakkaat tulosten ulkopuolelle poistamalla valintaruutujen valinnat. Tässä luettelossa luetellaan käyttäjät, joiden kanssa olet jakanut tietokantasi.

Kun suodatat tietueen viestintähistoriaa tai Aktiviteetit työyhteyshenkilön mukaan-, Aktiviteetti asiakkaan mukaan- tai Aktiviteetit mahdollisuuden mukaan -raportteja, näyttöön avautuu Viestinnän historiakohteiden suodattaminen -valintaikkuna. Valitse kustakin osiosta arvo, jonka haluat sisältyvän tuloksiin.

Arvo Toiminto
Luontipäivä Valitse ennalta määritetty ajanjakso tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin sisällytetään vain viestintätapahtumat, jotka on luotu valittuna ajanjaksona tai valittuina päivinä.
Viimeisin muokkauspäivämäärä Valitse ennalta määritetty ajanjakso tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain viestintätapahtumat, joita on muokattu valittuna ajanjaksona tai valittuina päivinä.
Sisällytettävät viestinnän historiakohteet Jätä tietyntyyppiset viestintätapahtumat tulosten ulkopuolelle poistamalla valintaruutujen valinnat.
Sisällytä viestintähistoria kohteesta

Etsi tietue kirjoittamalla sen nimi Anna nimi -ruutuun tai valitse se luettelosta.

Valitse Sisällytä viestintähistoria kohteesta Linkitetyt tietueet, jos haluat sisällyttää kaikki viestintätapahtumat tietueista, jotka on linkitetty tähän raporttiin valittuihin asiakkaisiin tai työyhteyshenkilöihin.

Kun suodatat Mahdollisuus-luetteloita- ja -raportteja, näyttöön avautuu Mahdollisuuksien suodattaminen -valintaikkuna. Valitse kustakin osiosta arvo, jonka haluat sisältyvän tuloksiin.

Arvo Toiminto
Myyntivaihe Valitse arvo luettelosta.
Sisällytettävä päättämispäivä Valitse esimääritetty ajanjakso tai tietyt alkamis- ja päättymispäivämäärät. Tuloksiin sisällytetään vain valittuna ajanjaksona tai päivinä muokatut mahdollisuudet.
Sisällytettävät mahdollisuustyypit Valitse arvo luettelosta.
Viimeisin muutosaika Valitse esimääritetty ajanjakso tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin sisällytetään vain mahdollisuudet, joita on muokattu valittuna kautena tai valittuina päivinä.
Mahdollisuuden lähde Valitse arvo luettelosta.
Todennäköisyys Valitse valintaruutu, jos haluat sisällyttää tuloksiin vain mahdollisuudet, joilla on tietty todennäköisyys johtaa myyntiin. Valitse ehto ja määritä todennäköisyyden arvoksi 0–100.
Tuotteet ja palvelut Poista valintaruudut, jos haluat jättää tuloksista pois mahdollisuudet, jotka sisältävät tai eivät sisällä tuotteita ja palveluja.
Vastuuhenkilö Jätä tietyille käyttäjille määritetyt asiakkaat tulosten ulkopuolelle poistamalla valintaruutujen valinnat. Tässä luettelossa luetellaan käyttäjät, joiden kanssa olet jakanut tietokantasi.

Kun suodatat Projekti-luetteloita- ja -raportteja, näyttöön avautuu Projektien suodattaminen -valintaikkuna. Valitse kustakin osiosta arvo, jonka haluat sisältyvän tuloksiin.

Arvo Toiminto
Aloituspäivä Valitse esimääritetty ajanjakso tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin sisällytetään vain projektit, jotka on aloitettu valittuna ajanjaksona tai valittuina päivinä.
Tila Valitse arvo luettelosta.
Projektin tyyppi Valitse arvo luettelosta.
Viimeisin muokkauspäivämäärä Valitse esimääritetty ajanjakso tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain projektit, joita on muokattu valittuna ajanjaksona tai valittuina päivinä.
Määräpäivä Valitse esimääritetty ajanjakso tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain projektit, joiden määräpäivä on valittuna ajanjaksona tai valittuina päivinä.
Prioriteetti Valitse arvo luettelosta.
Prosenttia valmiina Valitse valintaruutu, jos haluat sisällyttää vain projektit, joista on valmiina tietty prosenttiosuus. Valitse ehto ja määritä prosenttiarvoksi 0–100.

Kun suodatat Projektitehtävä-luetteloita- ja -raportteja, näyttöön avautuu Projektitehtävien suodattaminen -valintaikkuna. Valitse kustakin osiosta arvo, jonka haluat sisältyvän tuloksiin.

Arvo Toiminto
Aloituspäivä Valitse esimääritetty ajanjakso tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin sisällytetään vain projektit, jotka on aloitettu valittuna ajanjaksona tai valittuina päivinä.
Tila Valitse arvo luettelosta.
Vastuuhenkilö Jätä tietyille käyttäjille määritetyt asiakkaat tulosten ulkopuolelle poistamalla valintaruutujen valinnat. Tässä luettelossa luetellaan käyttäjät, joiden kanssa olet jakanut tietokantasi.
Viimeisin muokkauspäivämäärä Valitse esimääritetty ajanjakso tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain projektit, joita on muokattu valittuna ajanjaksona tai valittuina päivinä.
Määräpäivä Valitse esimääritetty ajanjakso tai määritä alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tuloksiin lisätään vain projektit, joiden määräpäivä on valittuna ajanjaksona tai valittuina päivinä.
Prioriteetti Valitse arvo luettelosta.
Vaatii huomiota Valitse, vaaditaanko huomiota vai ei.
Prosenttia valmiina Valitse valintaruutu, jos haluat sisällyttää vain työtehtävät, joista on valmiina tietty prosenttiosuus. Valitse ehto ja määritä prosenttiarvoksi 0–100.

Tallenna suodatin    Jos haluat tallentaa tämän suodattimen käytettäväksi myöhemmin, valitse Tallenna suodatin.

Avaa suodatin    Jos haluat avata tallennetun suodattimen, valitse Avaa suodatin.

Erikoissuodatus-välilehti    Tässä välilehdessä voit luoda tarpeitasi vastaavan kyselyn.

Tulosten tarkastelu -välilehti    Tässä välilehdessä näet suodattimen tulokset ja voit tarkastella sekä poista tietueita.

Erikoissuodatus-välilehden käyttäminen

Erikoissuodatus-välilehdessä voit tarkentaa sisällytettäviä tai pois jätettäviä tietoja luomalla kyselyn. Voit määrittää yhden ehdon tai useita ehtoja, joiden on täytyttävä, jotta tietty tietue sisällytetään tuloksiin. Jos esimerkiksi haluat lähettää onnitteluviestin kaikille aktiivisille työyhteyshenkilöille, joiden vuosipäivä syntymäpäivä on seuraavien 60 päivän aikana, voit luoda seuraavan kyselyn, jossa arvot ryhmitellään sulkeilla seuraavasti: Aktiivinen = On valittu Ja (Vuosipäivä = Seuraavat 60 päivää Tai Syntymäpäivä = Seuraavat 60 päivää).

Jos suodatat tietueita, joita on mukautettu käyttäjän määrittämillä kentillä (käyttäjän määrittämä kenttä: Kenttä, jonka käyttäjä voi luoda ja määrittää erityisesti liiketoimintaansa liittyvien tietojen seuraamista varten.), voit käyttää myös näitä arvoja tulosten suodattamiseen Erikoissuodatus-välilehdessä.

Erikoissuodatus-valintaikkuna

 Huomautus   Perussuodatus- ja Erikoissuodatus-asetuksia käytetään luettelon tulosten suodattamiseen, joten saatat vahingossa suodattaa pois kaikki tulokset. Jos esimerkiksi valitset Perussuodatus-välilehdessä näytettäväksi vain aktiiviset tietueet ja valitset Erikoissuodatus-välilehdessä näytettäväksi vain passiiviset tietueet, Tulosten tarkastelu -välilehdessä ei näytetä yhtään tulosta.

Arvo Toiminto
Kentän nimi Valitse kenttä, jonka perusteella tiedot suodatetaan.
Vertaileminen Valitse operaattori, johon haluat haluat kenttää verrata.
Vertailukohde Kirjoita vertailtavan kentän nimi tai valitse vertailtava kenttä.
Ryhmittely Ryhmittele ehdot sulkeilla siten, kun haluat, että ne muodostavat yhden loogisen loogisen tuloksen. Ryhmittelyt ovat käytettävissä vain, kun olet määrittänyt vähintään kaksi arvoriviä.
Ja tai   Tai Yhdistä yksittäisiä ehtoja Ja- tai Tai-operaattoreilla. Nämä operaattorit ovat käytettävissä vain, kun olet määrittänyt vähintään kaksi arvoriviä.
Poista kaikki Poista kaikki ehdot lomakkeesta ja aloita uudelleen.
Poista Poista tämä arvorivi.

 Huomautus   Luotavien ehtojen enimmäismäärä on 20.

Tallenna suodatin    Jos haluat tallentaa tämän suodattimen käytettäväksi myöhemmin, valitse Tallenna suodatin.

Avaa suodatin    Jos haluat avata tallennetun suodattimen, valitse Avaa suodatin.

Tulosten tarkastelu -välilehden käyttäminen

Tulosten tarkastelu -välilehdessä voit hallita hakutuloksia tarkastelemalla tai poistamalla valmiin raportin tai luettelon tietueita. Tulosluettelossa tarkasteltavien kohteiden enimmäismäärä on 2000.

Tässä välilehdessä näkyvät tietueet on suodatettu näkyviin Perussuodatus- ja Erikoissuodatus-toiminnoilla.

Tulosten tarkastelu -välilehti

  • Voit poistaa tietueen tulosluettelosta poistamalla valintamerkin tietueen nimen vierestä.
  • Voit etsiä kohteen vierittämättä tulosluetteloa, kun kirjoitat sen nimen Kirjoita tai valitse luettelosta -ruutuun.

Tallenna suodatin    Jos haluat tallentaa tämän suodattimen myöhemmin käytettäväksi, valitse Tallenna suodatin.

 Huomautus    Jos tulosluettelosta on suljettu pois yli 300 kohdetta, raporttikyselyä ei voi tallentaa.

Avaa suodatin    Jos haluat avata tallennetun suodattimen, valitse Avaa suodatin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Outlook 2013, Outlook 2010