Tarpeettomien viestien poistaminen keskustelujen puhdistustoiminnolla

Microsoft Outlook 2010:n uudella keskustelujen puhdistustoiminnolla voit pienentää postikansioiden viestien määrää. Tarpeettomat viestit siirretään keskustelusta Poistetut-kansioon.

Mikä on keskustelu?

Keskustelu tunnetaan myös sähköpostin viestiketjuna. Keskustelu tarkoittaa koko viestiketjua ensimmäisestä viestistä kaikkiin vastauksiin. Keskustelun viesteillä on sama aihe.

Jos esimerkiksi lähetät toiselle käyttäjälle viestin, ja hän vastaa, tuloksena on keskustelu. Monissa keskusteluissa voi olla useita vastauksia lähettäjältä toiselle tai jopa useita käyttäjiä, jotka vastaavat keskustelun eri osiin.

Mitä keskustelujen puhdistustoiminto tekee?

Keskustelujen puhdistustoiminto arvioi keskustelun kunkin viestin sisällön. Jos viesti sisältyy kokonaan johonkin vastaukseen, edellinen viesti poistetaan. Katso seuraavaa esimerkkiä.

Juha-Pekka lähettää viestin Tiinalle ja Arille. Tiina vastaa sekä Juha-Pekalle että Arille, ja hänen Outlook-viestitekstinsä sisältää Juha-Pekan alkuperäisen viestin kokonaisuudessaan. Ari huomaa Tiinan viestin ja vastaa sekä Juha-Pekalle että Tiinalle. Arin vastaus sisältää keskustelun kaikki edelliset viestit. Keskustelujen puhdistustoiminto voi nyt poistaa kaikki viestit Arin viimeistä viestiä lukuun ottamatta, koska siihen sisältyy kopio kaikista edellisistä viesteistä.

Keskustelujen puhdistustoiminnosta on eniten hyötyä keskusteluissa, joissa on paljon edestakaisin lähetettyjä vastauksia ja erityisesti vastaanottajia.

Tarpeettomien viestien poistaminen

  1. Valitse Aloitus-välilehden Poista-ryhmästä Puhdista.

Valintanauhan Puhdista-komento

  1. Napsauta jotakin seuraavista:
  • Puhdista keskustelu    Toiminto tarkistaa nykyisen keskustelun ja poistaa tarpeettomat viestit.
  • Puhdista kansio    Toiminto tarkistaa valitun kansion kaikki keskustelut ja poistaa tarpeettomat viestit.
  • Puhdista kansio ja alikansiot    Toiminto tarkistaa valitun kansion ja sen alikansioiden kaikki keskustelut ja poistaa tarpeettomat viestit.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Keskustelujen puhdistustoiminnon asetusten muuttaminen

Voit määrittää puhdistustoiminnosta pois jätettävät viestit sekä sen, mihin poistetut viestit siirretään.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.
  2. Valitse Asetukset.
  3. Valitse Sähköposti.
  4. Valitse Keskustelujen puhdistus ‑kohdassa jokin seuraavista:
  • Jos haluat muuttaa kohteiden siirtopaikkaa, valitse Puhdistetut kohteet siirtyvät tähän kansioon: ‑kohdassa Selaa ja valitse sitten Outlook-kansio. Oletusarvon mukaan viestit siirretään Poistetut-kansioon. Jos Outlook-profiilisi sisältää useita sähköpostitilejä, jokaisella tilillä on oma Poistetut-kansio. Viestit siirretään sähköpostitiliä vastaavaan Poistetut-kansioon.
  • Jos haluat kopioida Puhdista-toiminnon poistamien kohteiden (käytettäessä Puhdista kansio ja alikansiot ‑komentoa) kansiorakenteen, valitse Kun puhdistat alikansioita, luo kohdekansion kansiohierarkia uudelleen .
  • Jos haluat aina säilyttää lukemattomat viestit, valitse Älä siirrä lukemattomia viestejä ‑valintaruutu. Voit myös poistaa ruudun valinnan. Tämän asetuksen valitsemista ei suositella. Poistetut viestit, myös ne, joita et ole ehkä vielä lukenut, säilyvät keskusteluun jäljelle jäävissä viesteissä.
  • Jos haluat aina säilyttää luokitellut viestit, valitse Älä siirrä luokiteltuja viestejä ‑valintaruutu. Voit myös poistaa ruudun valinnan. Tämän asetuksen valitsemista suositellaan. Luokkia käytetään tiettyihin viesteihin, ja luokitellun viestin poistaminen tarkoittaa sitä, että viestin sisältö katoaa.
  • Jos haluat aina säilyttää merkityt viestit, valitse Älä siirrä merkittyjä viestejä ‑valintaruutu. Voit myös poistaa ruudun valinnan. Tämän asetuksen valitsemista suositellaan. Merkintöjä käytetään tiettyihin viesteihin, ja merkityn viestin poistaminen tarkoittaa sitä, että viestin sisältö katoaa.
  • Jos haluat aina säilyttää digitaalisesti allekirjoitetut viestit, valitse Älä siirrä digitaalisesti allekirjoitettuja viestejä ‑valintaruutu. Voit myös poistaa ruudun valinnan. Tämän asetuksen valitsemista suositellaan.
  • Jos haluat aina säilyttää alkuperäisen viestin, vaikka joku muuttaisi sen sisältöä vastausviestissä, valitse Kun vastaus muokkaa viestiä, älä siirrä alkuperäistä ‑valintaruutu. Voit myös poistaa ruudun valinnan. Tämän asetuksen valitsemista suositellaan. Näin sinulla on aina keskustelun täydellinen sisältö käytettävissäsi, vaikka joku toinen käyttäjä muuttaisi vastaukseen sisältyvää viestiä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Outlook 2010