Soittoluetteloiden luominen ja käyttäminen Business Contact Managerissa

Eräs yritysten tärkeimmistä tehtävistä on yhteydenpito asiakkaisiin ja mahdollisiin asiakkaisiin. Usein paras yhteydenpitotapa on vanha kunnon puhelin.

Haluat ehkä olla yhteydessä liideihin (liidejä: Mahdollinen tuleva asiakas, johon myyntiedustaja ottaa yhteyttä ja joka joko hyväksytään mahdollisuudeksi tai hylätään.), joilta olet saanut käyntikortin tai jotka ovat jättäneet yhteystietonsa verkkosivustossasi. Sinun on varmaan myös usein soitettava asiakkaille, jotka haluavat tietää, milloin heidän varastoistaan loppuneita tuotteita on saatavilla, tai puhuttava maksuissaan myöhässä olevien nykyisten asiakkaiden (asiakas: Yritys tai organisaatio, jonka kanssa on liiketoimintaa. Jos kyse on palvelusta, esimerkiksi hammashoidosta, kyseessä voi myös olla yksittäinen asiakas.) tai työyhteyshenkilöiden (työyhteyshenkilö: Yhteyshenkilö asiakasyrityksessä.) kanssa.

Tässä artikkelissa kuvataan, miten voit käyttää Business Contact Manager for Outlookin soittoluetteloita ja arvioida niiden tehokkuutta. Lisäksi artikkeli sisältää ohjeet soittoluetteloiden, kohdistettujen vastaanottajien luetteloiden sekä puheluiden käsikirjoitusten luomiseen ja aktiviteettien sekä tulosten seurantaan.

Yrityksen markkinointi puhelimitse

Business Contact Manager for Outlookilla voit koota asiakkaistasi ja työyhteyshenkilöistäsi soittoluettelon, luoda puhelun käsikirjoituksen sekä seurata puheluiden tuloksia. Voit luoda soittoluettelon myös raportin nimistä. Jos haluat lisätietoja soittoluettelon luomisesta, tutustu ohjeaiheeseen Raporttien ja kaavioiden käyttäminen Business Contact Managerissa.

Soittoluettelo on myös tärkeä markkinoinnin aktiviteetti (markkinointiaktiviteetti: Toiminto, jolla myydään tuotteita tai palveluja tietylle vastaanottajaryhmälle tai kartoitetaan kyseiselle ryhmälle soveltuvia tuotteita tai palveluja. Markkinointiaktiviteetteihin voi kuulua soittoluetteloita, sähköpostiviestejä ja painettuja esitteitä.). Soittoluettelot voivat sisältyä markkinointikampanjoihin (markkinointikampanja: Markkinointiohjelma, jossa hyödynnetään useita viestintämenetelmiä, esimerkiksi mainoksia ja suoria postituksia, ja jonka tarkoituksena on saavuttaa tietty päämäärä, esimerkiksi kasvattaa markkinaosuutta, markkinoida uusia tuotteita tai säilyttää nykyiset asiakkaat.).

Jos haluat seurata soittoluetteloaktiviteetin tuloksia, sinun on kirjattava aktiviteetin nimi kaikkien aktiviteetin luomien Asiakas-, Työyhteyshenkilö-, Mahdollisuus- (liidejä: Mahdollinen tuleva asiakas, johon myyntiedustaja ottaa yhteyttä ja joka joko hyväksytään mahdollisuudeksi tai hylätään.) ja Liidi- (mahdollisuus: Tilaisuus myydä tuotteita tai palveluita asiakkaalle tai työyhteyshenkilölle.)tietueiden Mahdollisuuden löytäjä -kenttään. Muista kirjata myös aktiviteetin budjetoidut ja todellisen kulut Soittoluettelo-tietueen Tiedot- ja Seuranta-sivuihin.

Kun olet tehnyt tämän, voit tarkastella soittoluettelon tuloksia Soittoluettelo-lomakkeen Seuranta-sivussa. Jos soittoluettelo kuuluu markkinointikampanjaan, voit seurata kampanjan kokonaistuloksia Markkinointi-työtilan (työtila: Yhteystietojen hallinta-, Myynti- ja Projektinhallinta-kansiot, joissa käyttäjät voivat tarkastella yritystietoja, avata tietueita ja analysoida liiketoimintatietoja. Työtilat on jaettu kahteen osaan, joista toisessa on pienoisohjelmat ja toisessa välilehdet.) Analyysi-välilehdessä.

Sisältö


Soittoluettelon luominen

Business Contact Manager for Outlookin soittoluettelo ei ole pelkkä nimien ja numeroiden luettelo. Se on järjestelmä, jonka avulla voit olla itsevarma ja valmistautunut soittaessasi asiakkaille ja mahdollisille asiakkaille. Sillä voit myös seurata puheluiden tuloksia.

Markkinoinnin aktiviteetin vastaanottajien luettelo voi sisältää vain yhdentyyppisiä tietueita, joko asiakkaita tai työyhteyshenkilöitä. Samassa luettelossa voi silti olla työyhteyshenkilöitä ja liidejä, koska Liidi-tietue perustuu Työyhteyshenkilö-tietuetyyppiin.

  1. Valitse siirtymisruudussa Business Contact Manager -kohdasta Markkinointi.
  1. Valintanauhan Aloitus-välilehden Valitse Uusi-ryhmästä Soittoluettelo Soittoluettelo-kuvake.
  1. Anna Soittoluettelo-lomakkeen Aktiviteetti-kohdan Nimi-kenttään soittoluettelon nimi. Nimi voi olla esimerkiksi Kalifornian mahdolliset asiakkaat.

Soittoluettelo-tietue

 Huomautus   Jos soittoluettelo kuuluu markkinointikampanjaan, kirjoita kampanjan nimi Kampanja-tekstiruutuun. Voit myös valita olemassa olevan kampanjan nimen nuolilla. Jos soittoluettelo ei kuulu markkinointikampanjaan, soittoluettelo liitetään Nykyiset aktiviteetit -oletusmainoskampanjaan.

  1. Valitse Vastaanottajien luettelo -osiosta tietuetyyppi, jotka haluat soittoluettelolla tavoittaa. Tietuetyyppiasetus voi olla Kaikki asiakkaat, Kaikki työyhteyshenkilöt ja liidit, Kaikki työyhteyshenkilöt tai Kaikki liidit.

Voit myös valita jonkin seuraavista asetuksista:

  • Etsintäkansio: Tällä asetuksella voit valita etsintäkansion, joka sisältää esisuodatetun vastaanottajien luettelon, jolla voit luoda mukautetun luettelon. Kun valitset kansion, kenttä nimetään uudelleen nimellä Mukautettu luettelo.
  • Aiemmin luotu markkinoinnin aktiviteetti: valitse tämä asetus, jos haluat käyttää aiemmassa aktiviteetissa käytettyä vastaanottajien luetteloa.
  • Uusi luettelo: valitse tämä asetus, jos haluat avata Työyhteyshenkilöiden suodattaminen -valintaikkunan, jossa voit valita luettelon suodatusperusteet.

 Vihje   Voit luoda vastaanottajien luettelon myös raportista. Jos haluat lisätietoja, tutustu ohjeaiheeseen Raporttien ja kaavioiden käyttäminen Business Contact Managerissa.

Jos olet luonut Asiakas-tietuetyyppiin perustuvia uusia tietuetyyppejä, ne näytetään Kaikki asiakkaat -luettelossa. Jos olet luonut Työyhteyshenkilö-tietuetyyppiin perustuvia uusia tietuetyyppejä, ne näytetään Kaikki työyhteyshenkilöt ja liidit -luettelossa.

  1. Jos haluat muokata valittua luetteloa suodattamalla, valitse Tarkasta ja suodata.

Jos haluat lisätietoja luettelon suodattamisesta, tutustu ohjeaiheeseen Tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa.

  1. Saat Aktiviteetin tiedot -sivun näkyviin valitsemalla valintanauhan Näytä-ryhmästä Tiedot. Voit halutessasi antaa arvot Kampanjakoodi-, Budjetoidut kulut-, Aloituspäivä, Päättymispäivä ja Kommentit-kenttiin.

 Huomautus   Jos haluat palata Soittoluettelo-lomakkeen pääsivuun, valitse valintanauhan Markkinointi-välilehden Näytä-ryhmästä Yleiset.

  1. Vastaanottajan tiedot näytetään Yleiset sivut Vastaanottajan tiedot -kohdassa. Jos haluat vaihtaa tietueesta näytettäviä osioita, valitse Valitse osat.Valitse osat Valitse sitten osat, jotka haluat näytettävän.
  2. Voit halutessasi luoda puheluille käsikirjoituksen, jolla voit varmistaa niiden yhdenmukaisuuden sekä sen, että käsittelet niissä kaikki tarvittavat asiat. Käsikirjoituksen avulla pysyt myös helposti asiassa. Sen avulla voit myös nopeasti vaihtaa lähestymistapaa, jos puhelinkeskustelu ei etene toivotusti.

NäytäPuhelun käsikirjoituksen luominen

  1. Valitse valintanauhan Puheluloki-ryhmästä Puhelun käsikirjoitusPuhelun käsikirjoitus -kuvake.
  2. Jos haluat luoda puheluillesi käsikirjoituksen, toimi seuraavasti:
    • Kirjoita käsikirjoitus Puhelun käsikirjoitus -ikkunaan.
    • Valitse Toimet-ryhmästä Lataa sisältö.Puhelun käsikirjoitus -kuvake Siirry sitten aiemmin tallennettuun tiedostoon.
    • Kopioi ja liitä käsikirjoitus toisesta tiedostosta.

Käsikirjoitus näytetään kunkin vastaanottajan Puheluloki-osiossa.

Soittoluettelo, jossa on käsikirjoitus

 Huomautus   Jos muokkaat käsikirjoitusta Soittoluettelo-tietueen Puheluloki-osiossa, muokkaat käsikirjoitusta vain valitun vastaanottajan osalta. Jos haluat muokata kaikkien vastaanottajien käsikirjoitusta, sinun on valittava valintanauhasta Puhelun käsikirjoitusPuhelun käsikirjoitus -kuvake ja muokattava käsikirjoitusta Puhelun käsikirjoitus -ikkunassa.

  1. Voit halutessasi lisätä soittoluetteloon väriluokan Outlookin luokittelutoiminnolla. Valitse valintanauhan Markkinointi-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Luokittele. Valitse sitten väriluokka.
  2. Jos haluat aloittaa puheluiden soittamisen heti, voit aloittaa luettelon ensimmäisestä nimestä. Jos et halua aloittaa heti, tallenna soittoluettelo.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Olemassa olevan soittoluettelon avaaminen

Jos et ehdi soittamaan kaikille soittoluettelon vastaanottajille yhdellä kertaa, voit jatkaa soittoluettelon vastaanottajille soittamista myös myöhemmin. Voit myös jatkaa soittoluettelon vastaanottajille soittamista, jos olet välillä tehnyt muutoksia käsikirjoitukseen tai vastaanottajien luetteloon.

  1. Valitse siirtymisruudussa Business Contact Manager -kohdasta Markkinointi.
  1. Valitse luetteloruudun Soittoluettelot-välilehdestä soittoluettelo, jonka haluat avata.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Soittoluettelon muokkaaminen

Soittoluetteloiden luominen ja muokkaaminen on helppoa. Voit vaihtaa luettelossa näytettävää tietuetyyppiä, tarkentaa luetteloa suodattamalla (suodatin: Suodattimella voidaan määrittää, mitkä tietueet tai sarakkeet kysely palauttaa. Suodatin rajoittaa aina tuloksia.) tai valita vastaanottajat. Voit myös muokata käsikirjoitusta joillekin tai kaikille vastaanottajille.

  1. Avaa soittoluettelo, jota haluat muokata.
  2. Tee soittoluettelon muutokset Soittoluettelon luominen -kohdan ohjeiden mukaisesti.

 Tärkeää   Et voi muokata soittoluetteloa, kun vaihdat minkä tahansa luettelossa olevan tietueen puhelun tilaa. Tässä tapauksessa sinun on luotava uusi soittoluettelo nykyisen soittoluettelon pohjalta. Voit tehdä sen napsauttamalla soittoluetteloa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Ota yhteyttä soittoluettelon avulla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Puheluiden soittaminen ja seuranta soittoluettelolla

  1. Avaa tai luo soittoluettelo.

Vastaanottajien luettelon ensimmäinen nimi näkyy korostettuna.

Vastaanottajien luettelo, jossa ei ole yhtään soitettu puhelua

 Huomautus   Näytettävät nimet ovat peräisin lähdetietueen Tallenna nimellä -kentästä. Vastaanottajan tiedot -kentässä näytettävä nimi peräisin Koko nimi -kentästä.

  1. Näet Vastaanottajan tiedot -kohdasta yhteyshenkilön puhelinnumeron. Soita yhteyshenkilölle tähän numeroon.
  2. Avaa käsikirjoitus valitsemalla valintanauhan Puheluloki-ryhmästä Puhelun käsikirjoitus. Kun yhteyshenkilö vastaa puhelimeen, lue käsikirjoitus luontevalla äänellä. Jos sinulla ei ole käsikirjoitusta, ilmoita asiasi.

 Huomautus   Jos muokkaat käsikirjoitusta Soittoluettelo-tietueen Puheluloki-osiossa, muokkaat käsikirjoitusta vain valitun vastaanottajan osalta.

  1. Anna puhelun kesto puhelulokin Kokonaiskesto-kohdassa. Voit myös tallentaa puhelun keston automaattisesti.

NäytäPuhelun keston tallentaminen automaattisesti

  1. Kun aloitat puhelun tai jatkat sitä tauon jälkeen, valitse valintanauhan Puheluloki-ryhmästä Käynnistä ajastinKäynnistä ajastin -kuvake.
  2. Kun lopetat puhelun tai puhelussa on tauko, valitse Keskeytä ajastinKeskeytä ajastin -kuvake.

Puhelun kesto tallennetaan Puheloki-kohdan Kokonaiskesto-ruutuun. Voit antaa puhelun keston myös manuaalisesti.

  1. Jos haluat lisätä muistiinpanoja keskustelusta, valitse valintanauhan (valintanauha: Osa, joka korvaa useimmat valikot, työkalurivit ja tehtäväruudut. Valintanauha sisältää tehtävien mukaan määräytyviä välilehtiä, jotka sisältävät loogisiin ryhmiin järjestettyjä työkaluja ja asetuksia.) Puheloki-ryhmästä Lisää aikaleima. Kirjoita sitten kommenttisi ruutuun, jossa käsikirjoitus näytetään.

 Huomautus   Jos haluat muokata tekstin ulkoasua, napsauta valintanauhan Muotoile tekstiä -välilehteä. Siellä voit käyttää muotoilutoimintoja. Jos haluat lisätä tiedostoja, kuvia tai taulukoita, valitse Lisää.

  1. Kun puhelu on käynnissä tai päättynyt, valitse valintanauhan Markkinointi-välilehdestä Vastaanottajan toimet -ryhmä ja valitse sitten jokin seuraavista asetuksista tai toiminnoista:
  • Uusi historiakohde: Valitse tämä, jos haluat lisätä vastaanottajan tietueeseen uuden viestintätapahtuman, kuten muistiinpanon, tehtävän, tiedoston tai sähköpostiviestin. Soittoluettelon vastaanottajalle luodaan automaattisesti uusi puheluloki.
  • Seuranta: valitse tämä, jos haluat lisätä tietueeseen seurantamerkinnän tai jos haluat merkitä seurantakohteen suoritetuksi Merkitse valmiiksi -asetuksella.
  • Avaa: valitse tämä, jos haluat näyttää vastaanottajan tietueen.
  • WWW-sivu: valitse tämä, jos haluat näyttää vastaanottajan tietueeseen liittyvän verkkosivun (jos sellainen on).
  1. Kun puhelu on päättynyt, päivitä tietue soittoluettelon Puhelun tila -kentässä. Tämän kentän oletusasetus on Ei soitettu. Valitse kentässä jokin seuraavista asetuksista:
  • Viesti jätetty
  • Puhelu on tehty
  • Älä soita.

 Tärkeää   Et voi muokata soittoluetteloa, kun muutat minkä tahansa luettelossa olevan tietueen (tietue: Täytetty asiakas-, työyhteyshenkilö- tai mahdollisuuslomake. Tietue sisältää asiakkaan, työyhteyshenkilön tai mahdollisuuden tiedot sekä muut siihen linkitetyt tietueet ja kohteet.) puhelun tilaa. Voit kuitenkin luoda soittoluettelosta uuden soittoluettelon, joka on tämän soittoluettelon kaksoiskappale. Voit tehdä tämän napsauttamalla soittoluetteloa hiiren kakkospainikkeella Markkinointi-työtilassa (työtila: Yhteystietojen hallinta-, Myynti- ja Projektinhallinta-kansiot, joissa käyttäjät voivat tarkastella yritystietoja, avata tietueita ja analysoida liiketoimintatietoja. Työtilat on jaettu kahteen osaan, joista toisessa on pienoisohjelmat ja toisessa välilehdet.) ja valitsemalla sitten Ota yhteyttä soittoluettelon avulla.

  1. Jos vastaanottaja pyytää, että hänet poistetaan soittoluettelosta, valitse Älä soita -valintaruutu. Asiakkaalla tai työyhteyshenkilöllä on tämän jälkeen Älä soita -merkintä sekä vastaanottajien luettelossa että Asiakas- tai Työyhteyshenkilö-tietueen Tiedot-sivussa. Älä soita -merkinnällä varustettuja vastaanottajia ei voi sisällyttää tuleviin soittoluetteloihin.
  2. Kun valitset Tallenna ja sulje, teet seuraavat muutokset:
  • Tallennat muutokset valitun tietueen viestintähistoriaan puhelulokina ja siirryt seuraavaan soitettavaan tietueeseen.
  • Pysäytät ajastimen ja tallennat puhelun kokonaiskeston puhelulokiin.
  • Määrität puhelun tilan vastaanottajien luettelossa.

Vastaanottajien luettelo, jossa on kaksi soitettua puhelua

Kuvateksti 1 Viesti jätetty
Kuvateksti 2 Puhelu on tehty
Kuvateksti 3 Älä soita
Kuvateksti 4 Nykyinen vastaanottaja
  1.  Huomautus   Vaikka tila päivitetään vastaanottajien luettelossa, kun tallennat tietueen, Puhelun tila -osion asetukset on muutettava manuaalisesti.

  2. Kun olet soittanut läpi koko soittoluettelon, sulje aktiviteetti. Valitse sitten valintanauhan Markkinointi-ryhmästä Merkitse päätetyksi.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Soittoluetteloiden tehokkuuden arviointi

Voit luoda soittoluetteloita ja käsikirjoituksia moniin tarkoituksiin. Kun soitat markkinointipuheluita, haluat kuitenkin varmasti tietää työsi tulokset. Voit tarkistaa soittoluettelon tulokset soittoluettelon Seuranta-sivusta.

  1. Avaa soittoluettelo.
  2. Valitse valintanauhan Näytä-ryhmästä SeurantaSeuranta-sivu.
  3. Tarkista seuraavat kohdat Seuranta-sivussa:
    • Aktiviteetin tulokset -kohdasta näet aktiviteetin yhteenvetotiedot seuraavissa kentissä: Aloitetut liidit, Aloitetut mahdollisuudet, Aloitetut asiakkaat, Aloitetut yhteyshenkilöt, Aloitetut puhelulokit ja Oletettu tuotto. Kaikissa kentissä on Näytä raportti -kenttä, jota napsauttamalla näet tarkemman raportin kyseisen kentän tiedoista.

 Huomautus   Tiedot, mukaan lukien oletettu tuotto, päivitetään, kun soittoluettelo merkitään Asiakas-, Työyhteyshenkilö-, Liidi- tai Mahdollisuus-tietueen Mahdollisuuden löytäjä -kenttään.

  • Voit päivittää seuraavat tiedot Aktiviteetin tiedot -alueessa:
    • Todelliset kulut     Anna soittoluettelon todelliset kulut, jotta voit laskea aktiviteetin tuoton.
    • Päätetty     Valitse tämä valintaruutu, jos haluat merkitä, että soittoluettelo on suoritettu ja aktiviteetti päätetty. Jos haluat ottaa soittoluettelon uudelleen käyttöön, poista valintaruudun valinta.
  • Vastaanottajat-osiossa voit tarkastella soittamiasi puheluita. Halutessasi voit myös luoda Mahdollisuus-tietueen suoraan vastaanottajan tietueesta. Voit tehdä sen napsauttamalla nimeä luettelossa ja valitsemalla sitten Aloita mahdollisuus.

 Huomautus   Voit luoda Mahdollisuus-tietueen myös soittoluettelon Yleiset-sivun vastaanottajien luettelosta. Valitse nimi vastaanottajien luettelosta ja valitse sitten valintanauhan Markkinointi-välilehden Vastaanottajan toimet -ryhmästä Uusi historiakohde.Uusi historiakohde -kuvake Valitse tämän jälkeen Mahdollisuus.

  1. Valitse Tallenna ja sulje.Tallenna ja sulje -kuvake

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Outlook 2013, Outlook 2010