Sähköpostiviestien hallinta sääntöjen avulla

Sääntö on toiminto, jonka Microsoft Outlook suorittaa määritettyjen ehtojen mukaisesti saapuville tai lähteville viesteille automaattisesti. Voit luoda säännön mallista, viestistä tai käyttämällä omia ehtojasi.

Käytätkö Outlook Web App -sovellusta? Voit luoda ja hallita sääntöjä, jotka toimivat myös Outlookin työpöytäohjelmassa. Lisätietoja on artikkelissa Saapuneet-kansion säännöt.

Artikkelin sisältö


Sähköpostiviestien hallinnan helpottaminen sääntöjen avulla

Sääntö on toiminto, jonka Microsoft Outlook suorittaa automaattisesti, kun vastaanotettava tai lähetetty viesti täyttää säännössä määritetyt ehdot. Voit valita monenlaisia ehtoja ja toimintoja ohjatussa sääntöjen luomisessa.

Säännöt ovat  joko järjestämis- tai ilmoitussääntöjä. Säännöt eivät toimi luetuissa viesteissä vaan ainoastaan viesteissä, joita ei ole luettu.

Ohjatun sääntöjen luontitoiminnon sääntömallit

Ohjattu sääntöjen luominen sisältää malleja useimmin käytettyjä sääntöjä varten. Mallit ovat seuraavat:

  • Pidä asiat järjestyksessä     Nämä säännöt auttavat arkistoimaan ja seuraamaan viestejä. Voit esimerkiksi luoda säännön, jonka mukaan viestit, jotka tulevat tietyltä lähettäjältä, esimerkiksi Tiina Lassilalta, ja joiden Aihe-rivillä on sana "myynti", merkitään seurattaviksi, luokitellaan Myynti-luokkaan ja siirretään kansioon Tiinan myynti.
  • Pysy ajan tasalla     Nämä säännöt ilmoittavat tietyntyyppisen viestin saapumisesta ennalta sovitulla tavalla. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka lähettää automaattisesti viestin mobiililaitteeseesi, kun saat sähköpostia joltakin perheenjäseneltä.
  • Aloita tyhjästä säännöstä     Tällaiset säännöt luodaan ilman sääntömallia ja mukautetaan alusta alkaen itse.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Säännön luominen

Outlook sisältää yleisiin käyttötilanteisiin sopivia malleja. Voit käyttää valmiita sääntömalleja tai luoda omia mukautettuja sääntöjä.

Outlook-sääntömallien käyttäminen

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.
  2. Valitse Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.
  3. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunan Sähköpostisäännöt-välilehdessä Uusi sääntö.
  4. Valitse Vaihe 1: Valitse malli -kohdassa haluamasi malli Pidä asiat järjestyksessä- tai Pysy ajan tasalla -kokoelmasta.
  5. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa. Jos esimerkiksi napsautat henkilöt tai julkinen ryhmä -linkkiä, näkyviin tulee Osoitteisto.
  6. Valitse Seuraava.
  7. Valitse Vaihe 1: Valitse ehdot ‑kohdassa ehdot, jotka haluat viestin täyttävän, jotta sääntöä sovelletaan viestiin.
  8. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi ehdon alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.
  9. Valitse Seuraava.
  10. Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.
  11. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi toiminnon alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.
  12. Valitse Seuraava.
  13. Valitse Vaihe 1: Valitse poikkeukset -kohdassa säännön poikkeukset ja valitse sitten Seuraava.
  14. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi poikkeuksen alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.
  15. Valitse Seuraava.
  16. Kirjoita nimi Vaihe 1: Anna säännölle nimi ‑kohtaan.
  17. Valitse Vaihe 2: Määritä säännön asetukset ‑kohdassa haluamiesi asetusten valintaruudut.
    • Jos haluat suorittaa tämän säännön sanomille, jotka ovat jo Saapuneet-kansiossa, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa Saapuneet -valintaruutu.
    • Uusi sääntö on oletusarvoisesti käytössä. Voit poistaa sen käytöstä poistamalla Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruudun valinnan.
    • Voit ottaa tämän säännön käyttöön kaikissa Outlook-sähköpostitileissäsi valitsemalla Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruudun.
  18. Valitse Valmis.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Mukautetun säännön luominen

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.
  2. Valitse Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.
  3. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunan Sähköpostisäännöt-välilehdessä Uusi sääntö.
  4. Valitse Aloita tyhjästä säännöstä ‑kohdasta joko Tarkista viestit niiden saapuessa tai Tarkista viestit lähettämisen jälkeen.
  5. Valitse Seuraava.
  6. Valitse Vaihe 1: Valitse ehdot ‑kohdassa ehdot, jotka haluat viestin täyttävän, jotta sääntöä sovelletaan viestiin.
  7. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi ehdon alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.
  8. Valitse Seuraava.
  9. Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.
  10. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi toiminnon alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.
  11. Valitse Seuraava.
  12. Valitse Vaihe 1: Valitse poikkeukset -kohdassa säännön poikkeukset ja valitse sitten Seuraava.
  13. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa lisäämäsi poikkeuksen alleviivattua arvoa ja määritä sitten arvo.
  14. Valitse Seuraava.
  15. Kirjoita nimi Vaihe 1: Anna säännölle nimi ‑kohtaan.
  16. Valitse Vaihe 2: Määritä säännön asetukset ‑kohdassa haluamiesi asetusten valintaruudut.
    • Jos haluat suorittaa tämän säännön sanomille, jotka ovat jo Saapuneet-kansiossa, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa Saapuneet -valintaruutu.
    • Uusi sääntö on oletusarvoisesti käytössä. Voit poistaa sen käytöstä poistamalla Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruudun valinnan.
    • Voit ottaa tämän säännön käyttöön kaikissa Outlook-sähköpostitileissäsi valitsemalla Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruudun.
  17. Valitse Valmis.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Viestin lähettäjiin tai vastaanottajiin perustuvan säännön luominen

Säännön voi luoda nopeasti mistä tahansa viestistä. Tämän menetelmän etuna on se, että voit hyödyntää ohjelman ehdottamia viestin lähettäjään tai vastaanottajiin perustuvia sääntöjä. Kun esimerkiksi luet viestiä, yksi ohjelman ehdottama sääntö siirtää kaikki kyseisen lähettäjän viestit valitsemaasi kansioon.

  1. Valitse viesti, jonka perusteella haluat luoda säännön, ja valitse sitten Aloitus-välilehden Siirrä-ryhmästä Säännöt.

Ehdotetut viestin lähettäjään ja vastaanottajiin perustuvat säännöt tulevat näkyviin.

  1. Tee jokin seuraavista:
  • Valitse jokin ehdotetuista säännöistä, napsauta kohdekansiota ja valitse sitten OK.
  • Saat näkyviin lisää lähettäjään, vastaanottajiin tai viestin aiheeseen perustuvia sääntövaihtoehtoja valitsemalla Luo sääntö.

Jos valitsit Luo sääntö vaiheessa 2, Luo sääntö -valintaikkuna tulee näkyviin. Jatka alla kuvatulla tavalla.

  1. Valitse Kun saan sähköpostiviestin, joka täyttää seuraavat valitut ehdot -kohdasta haluamasi ehtojen valintaruudut.
  2. Valitse Toimi seuraavasti -kohdasta niiden toimintojen valintaruudut, jotka haluat säännön suorittavan, kun määritetyt ehdot täyttyvät.
  3. Valitse Siirrä kohde kansioon -valintaruutu.
  4. Napsauta jotakin aiemmin luotua kansiota tai luo viestejä varten uusi kansio valitsemalla Uusi.

Voit lisätä sääntöön ehtoja, toimintoja ja poikkeuksia valitsemalla Lisäasetukset ja noudattamalla sitten Ohjatun sääntöjen luomisen ohjeita. Tämä on sama ohjattu toiminto, joka tulee näkyviin, kun Backstage-näkymässä valitaan Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta. (Pääset Backstage-näkymään valitsemalla Tiedosto-välilehden.) Lisätietoja on kohdassa Mukautetun säännön luominen.

  1. Valitse OK.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sääntöjen tuominen ja vieminen

Lisätietoja sääntöjen tuomisesta ja viemisestä muiden käytettäväksi on artikkelissa Sääntöjoukon tuominen tai vieminen.

Sääntöjen suorittaminen manuaalisesti

Jos haluat suorittaa yhden tai usean säännön manuaalisesti, toimi seuraavasti:

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.
  2. Valitse Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.
  3. Valitse Suorita säännöt.
  4. Valitse Suorita säännöt -valintaikkunan Valitse suoritettavat säännöt ‑kohdasta niiden sääntöjen valintaruudut, jotka haluat suorittaa.
  5. Jos haluat valita Suoritettava kansio -ruutuun toisen kansion, valitse Selaa, napsauta haluamaasi kansiota ja valitse sitten OK.

Valitse Sisällytä alikansiot -valintaruutu, jos haluat, että sääntöön sisällytetään myös kaikki vaiheessa 5 määritetyn kansion alikansiot.

  1. Käytä sääntöjä kohteeseen -luettelon oletusarvona on kaikki viestit. Voit muuttaa arvoksi luetut tai lukemattomat viestit.
  2. Valitse Suorita.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Palvelinpohjaiset säännöt ja asiakassäännöt

Outlook käyttää kahdenlaisia sääntöjä  : palvelinpohjaisia ja vain asiakas ‑sääntöjä.

  • Palvelinpohjaiset säännöt     Kun käytössäsi on Microsoft Exchange Server -tili, jotkin luotavat säännöt ovat palvelinpohjaisia sääntöjä. Säännöt suoritetaan Exchange-postipalvelimessa olevassa postilaatikossa myös silloin, kun Outlook ei ole käynnissä tietokoneessa. Palvelinpohjaiset säännöt on määritettävä käytettäviksi, kun viestit toimitetaan ensimmäistä kertaa palvelimen Saapuneet-kansioosi, ja säännöt on voitava suorittaa loppuun asti palvelimessa. Esimerkiksi viestin tulostamiseen käytettävää sääntöä ei voi suorittaa, ennen kuin se on suoritettu loppuun palvelimessa. Jos sääntöä ei voida suorittaa loppuun palvelimessa, se suoritetaan, kun käynnistät Outlookin, jolloin se muuttuu vain asiakas -säännöksi.
  • Vain asiakas -säännöt     Vain asiakas -säännöt ovat sääntöjä, jotka suoritetaan vain omassa tietokoneessasi. Näitä sääntöjä (esimerkiksi tiettyjen viestien tulostamiseen määritettyä sääntöä) ei voi suorittaa, ennen kuin ne on suoritettu loppuun palvelimessa. Vain asiakas -säännöt voidaan suorittaa vain silloin, kun Outlook on käynnissä.

Jos sääntöluettelossasi on sekä palvelinpohjaisia sääntöjä että asiakassääntöjä, palvelinpohjaiset säännöt suoritetaan ennen asiakassääntöjä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sääntöjen soveltaminen muihin Outlook-kohteisiin

Vastaanottokuittaukset, äänestysvastaukset ja automaattiset vastaukset

Sääntöjä käytettäessä vastaanottokuittauksia, lukukuittauksia, äänestysvastauksia ja automaattisia vastauksia (poissaoloilmoituksia) käsitellään viesteinä. Esimerkiksi sääntö, joka siirtää tiettyyn kansioon kaikki ne kohteet (kohde: on Outlookissa tiedon perusyksikkö (verrattavissa ohjelman tiedostoon). Kohteita ovat sähköpostiviestit, tapaamiset, yhteydet, tehtävät, päivyrimerkinnät, muistiinpanot sekä lähetetyt kohteet ja asiakirjat.), joiden aiherivillä esiintyy sana "kokous", siirtää kyseiseen kansioon myös kaikki sellaiset vastaanottokuittaukset, äänestysvastaukset ja automaattiset vastaukset, joiden aiherivillä on sana "kokous".

 Huomautus    Jos sääntö siirtää äänestysvastauksia Saapuneet-kansiosta toiseen kansioon, se vaikuttaa äänestyksen seurantaan. Kun avaat äänestyspainikkeen sisältäneen lähetetyn viestin, seurantatiedot eivät sisällä säännön siirtämien vastausten tietoja. Vastauksen siirtäminen manuaalisesti tai vastauksen poistaminen ei vaikuta seurantaan.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja asiakirjat

Kokouspyyntöjä, tehtäväpyyntöjä ja tiedostoja käsitellään säännöissä viesteinä. Jos esimerkiksi luot säännön, joka siirtää tiettyyn kansioon kaikki ne kohteet (kohde: on Outlookissa tiedon perusyksikkö (verrattavissa ohjelman tiedostoon). Kohteita ovat sähköpostiviestit, tapaamiset, yhteydet, tehtävät, päivyrimerkinnät, muistiinpanot sekä lähetetyt kohteet ja asiakirjat.), joiden Aihe-kentässä esiintyy sana "kokous", myös kaikki määritetyn ehdon täyttävät tehtävä- ja kokouspyynnöt siirretään kyseiseen kansioon. Kun luot tällaisiin kohteisiin vaikuttavia sääntöjä, pidä mielessä seuraavat rajoitukset:

  • Jos kohde siirretään jonnekin muualle kuin sähköpostikansioon, se ei välttämättä toimi odotetulla tavalla siirtämisen jälkeen. Jos esimerkiksi viesti siirretään Kalenteri-kansioon, uutta tapaamista ei luoda.
  • Jos sääntö siirtää kokous- tai tehtävävastauksen Poistetut-kansioon, alkuperäinen kohde ei voi jäljittää vastausta.
  • Jos kokouspyyntö siirtyy automaattisesti Poistetut-kansioon, kokousta ei lisätä kalenteriin.
  • Lähettämiisi viesteihin vaikuttavia sääntöjä ei käytetä tehtäväpyyntöihin tai kokouspyyntöihin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Yhteystietoryhmät

Yhteystietoryhmän sisältävä sääntö voi toimia eri tavoin sen mukaan, miten sääntö on luotu.

  • Yhteystietoryhmä-kansioon lähetettyjen viestin siirtäminen      Tämä sääntö on käytettävissä vain, jos käytössäsi on Exchange Server -tili. Vain yhteystietoryhmälle lähetetyt viestit siirretään määrittämääsi kansioon. Yhteystietoryhmään kuuluvilta henkilöiltä saamiasi viestejä ei siirretä määrittämääsi kansioon.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Viestien lähettäminen edelleen oman organisaation ulkopuolelle

Kun käytössä on Microsoft Exchange Server 2010 -tili, et oletusarvoisesti voi käyttää sääntöjä, jotka lähettävät viestejä edelleen organisaation ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin. Tämä asetuksen avulla pyritään estämään se, ettei organisaation luottamuksellisia ja yksityisiä tietoja paljastu ulkopuolisille. Tämän asetuksen voi muuttaa vain Exchange-järjestelmänvalvoja.

Lisätietoja on kohdassa Tilini käyttämän Microsoft Exchange Server -version selvittäminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Outlook 2010