Pienoisohjelmien käyttäminen Business Contact Managerissa

Business Contact Manager for Outlook näyttää ajan tasalla olevia yritystietoja erityisesti tätä varten suunnitelluilla kaavioilla, joita kutsutaan myös pienoisohjelmiksi (pienoisohjelma: Työkalu, joka näyttää liiketoimintatiedot kaavioissa. Pienoisohjelmat näkyvät työtilassa ja koontinäkymässä. Pienoisohjelmat voivat liittyä esimerkiksi myyntivaiheiden seurantaan, kampanjoiden vertailuun tai myöhässä olevien yritysprojektien tarkkailuun.). Voit lisätä niitä Business Contact Managerin raporttinäkymiin tai mihin tahansa työtilaan (työtila: Yhteystietojen hallinta-, Myynti- ja Projektinhallinta-kansiot, joissa käyttäjät voivat tarkastella yritystietoja, avata tietueita ja analysoida liiketoimintatietoja. Työtilat on jaettu kahteen osaan, joista toisessa on pienoisohjelmat ja toisessa välilehdet.).

Pienoisohjelmilla voit valita haluamasi tiedot ja niiden sijainnin. Voit myös tulostaa raportteja näytettävistä tiedoista.

Tässä artikkelissa kuvataan Business Contact Manager for Outlook issa käytettävissä olevat pienoisohjelmat sekä niiden käyttö.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet


Pienoisohjelmien perusteet

Haluatko tietää, mitkä tuotteesi myyvät eniten? Tutustu siinä tapauksessa Parhaat tuotteet -pienoisohjelmaan.

Haluatko tietää, mikä on tilanne liidien hyväksynnässä? Tutustu siinä tapauksessa Myyntivaiheet-pienoisohjelmaan.

Onko sinun perusteltava edellisen markkinointikampanjasi kulut? Kampanjavertailu-pienoisohjelmasta näet aktiivisten kampanjoidesi oletetut tuotot.

Business Contact Manager for Outlookissa on laaja valikoima pienoisohjelmia, joista saat nopean tilannekatsauksen yrityksesi tilasta. Näissä pienoisohjelmissa tietueisiin (tietue: Täytetty asiakas-, työyhteyshenkilö- tai mahdollisuuslomake. Tietue sisältää asiakkaan, työyhteyshenkilön tai mahdollisuuden tiedot sekä muut siihen linkitetyt tietueet ja kohteet.) antamasi tiedot näytetään kaavioissa tai muissa visuaalisissa muodoissa. Pienoisohjelmat päivitetään aina, kun avaat raporttinäkymät tai pienoisohjelmia sisältävän työtilan. Voit myös päivittää ne valitsemalla Päivitä.

 Huomautus   Mitä huolellisemmin annat – ja työntekijäsi antavat – tiedot Asiakas- (asiakas: Yritys tai organisaatio, jonka kanssa on liiketoimintaa. Jos kyse on palvelusta, esimerkiksi hammashoidosta, kyseessä voi myös olla yksittäinen asiakas.) ja Työyhteyshenkilöt- (työyhteyshenkilö: Yhteyshenkilö asiakasyrityksessä.)tietueisiin, mitä huolellisemmin luot Mahdollisuus- (mahdollisuus: Tilaisuus myydä tuotteita tai palveluita asiakkaalle tai työyhteyshenkilölle.)tietueita ja mitä huolellisemmin linkität liidejä (liidejä: Mahdollinen tuleva asiakas, johon myyntiedustaja ottaa yhteyttä ja joka joko hyväksytään mahdollisuudeksi tai hylätään.) markkinoinnin aktiviteetteihin (markkinointiaktiviteetti: Toiminto, jolla myydään tuotteita tai palveluja tietylle vastaanottajaryhmälle tai kartoitetaan kyseiselle ryhmälle soveltuvia tuotteita tai palveluja. Markkinointiaktiviteetteihin voi kuulua soittoluetteloita, sähköpostiviestejä ja painettuja esitteitä.) ja niin edelleen, sitä arvokkaampia ovat pienoisohjelmissa näytettävät yhteenvetotiedot.

Mistä pienoisohjelmat saavat tiedot?

Jotta näkisit tietoja pienoisohjelmassa, sinun on hankittava yritystietosi Business Contact Manager -tietokantaan (Business Contact Manager -tietokanta: Tietokanta, johon tallennetaan asiakastiedot, työyhteyshenkilöt, mahdollisuudet, yritysprojektit sekä muita yritystietoja.). Pienoisohjelmat kyselevät sinne tallennettuja tietoja ja näyttävät sitten sinulla vain haluamasi tiedot kaavioina.

Voit antaa tiedot tietokantaan manuaalisesti lomakkeilla tai voit tuoda tiedot. Ohjeet tietojen tuomiseen löydät ohjeaiheesta Tietojen tuominen Business Contact Manageriin. Seuraavassa osiossa kuvataan kukin pienoisohjelma ja se, miten voit antaa niiden näyttämät tiedot.

Myynnin pienoisohjelmat

Myynnin pienoisohjelmat keskittyvät niihin myyntiprosessin alueisiin, jotka edellyttävät huomiotasi, sekä myyntiprosessin tärkeimpiin alueisiin ja haastaviin alueisiin. Kaksi erityisen yksityiskohtaista pienoisohjelmaa, Myyntijakso- ja Myyntivaiheet-pienoisohjelmat, kuvataan tarkemmin ohjeaiheessa Myyntijakso- ja Myyntivaiheet-pienoisohjelmien käyttäminen.

Myyntivaiheet-pienoisohjelma

Pienoisohjelma, joka näyttää myyntimahdollisuudet niiden myyntivaiheen mukaan.

Jos haluat nähdä tietoja missä tahansa myynnin pienoisohjelmassa, sinun on ensin luotava Mahdollisuus-tietueita. Tarkasteltavien tietojen tyypistä riippuen sinun on myös lisättävä Mahdollisuus-tietueisiin tuotteita ja palveluita (tuotteet ja palvelut: Ostettavia, myytäviä tai ostettavaksi tai myytäväksi tarjottavia tuotteita ja palveluita.).

Jos haluat, että pienoisohjelmat näyttävät tuottotietoja, sinun on annettava Mahdollisuus-tietueiden Todennäköisyys-kenttään prosenttiarvo sekä lisättävä tietueisiin tuotteita ja palveluita. Oletettu tuotto lasketaan todennäköisyysprosentin ja tietueiden tuotteiden ja palveluiden kokonaisarvon perusteella. Tuotto lasketaan tietueiden tuotteiden ja palveluiden kokonaismäärästä.

 Huomautus   Mahdollisuus-tietueet on linkitettävä Asiakas- tai Työyhteyshenkilö-tietueisiin.

Pienoisohjelma, jossa tiedot näytetään Kentät, joiden tiedot on annettava Mahdollisuus-tietueessa, jotta tiedot voidaan näyttää Pienoisohjelman näyttämät tiedot
Passiiviset asiakkaat Myyntivaihe (Ainakin yhden Asiakas- tai Työyhteyshenkilö-tietueeseen linkitetyn Mahdollisuus-tietueen myyntivaiheen tilan on oltava Päätetty (saatu), jotta sitä voidaan pitää asiakkaana.) Asiakkaat ja työyhteyshenkilöt, joihin et ole ollut yhteydessä valittuna ajanjaksona sekä kunkin arvioitu tuotto.
Myyntijakso
  • Todennäköisyys (Tämän on oltava yli 0 %.)
  • Päättämispäivä
  • Tuotteet ja palvelut
Avoimet myyntimahdollisuudet oletettujen päättämispäivien mukaan.
Myyntivaiheet
  • Todennäköisyys (Tämän on oltava yli 0 %.)
  • Myyntivaihe
  • Tuotteet ja palvelut
Avoimet mahdollisuudet myyntivaiheiden mukaan.
Parhaat asiakkaat Myyntivaihe [tämän on oltava Päätetty (saatu)] sekä Tuotteet ja palvelut Asiakkaat, jotka ovat ostaneet eniten tuotteita tai palveluita, dollarimäärän tai käyttökatteen mukaan.
Parhaat tuotteet Myyntivaihe [tämän on oltava Päätetty (saatu)], Päättämispäivä sekä Tuotteet ja palvelut Kaavio eniten myydyistä tuotteista ajan mittaan, myydyn määrän, tuoton tai käyttökatteen mukaan.
Parhaat viittaajat Mahdollisuuden löytäjä -kentässä on oltava asiakas tai työyhteyshenkilö, jonka kautta tämä mahdollisuus tai kauppa tuli yrityksenne tietoon. Jos haluat nähdä viittausten ja suositusten kautta tuleen liiketoiminnan tuotteen, sinun on myös valittava Myyntivaihe-kentän arvoksi Päätetty (saatu) ja lisättävä tuotteita ja palveluita. Uuden liiketoiminnan tai kauppojen parhaat lähteet, dollariarvon tai yhteyshenkilöiden määrän mukaan.

Markkinoinnin pienoisohjelmat

Markkinoinnin aktiviteettien (markkinointiaktiviteetti: Toiminto, jolla myydään tuotteita tai palveluja tietylle vastaanottajaryhmälle tai kartoitetaan kyseiselle ryhmälle soveltuvia tuotteita tai palveluja. Markkinointiaktiviteetteihin voi kuulua soittoluetteloita, sähköpostiviestejä ja painettuja esitteitä.) ja markkinointikampanjoiden vertailu on markkinoinnin pienoisohjelmien tärkein tehtävä. Jos haluat hyödyntää näitä pienoisohjelmia mahdollisimman tehokkaasti, sinun on luotava yksityiskohtaiset tietueet kaikille luomillesi markkinoinnin aktiviteeteille ja markkinointikampanjoille. Voit vertailla aktiviteetteja ja kampanjoita niiden tuottamien asiakkaiden, työyhteyshenkilöiden, liidien tai mahdollisuuksien määrän mukaan, niiden tuoton mukaan sekä niiden budjettien mukaan.

Jos haluat tarkkoja taloudellisia tietoja, muista sisällyttää tiedot seuraaviin kenttiin kunkin markkinoinnin aktiviteetin tietueeseen:

  • Tiedot-sivun Budjetoidut kulut -kenttä
  • Seuranta-sivun Todelliset kulut -kenttä.
  • Anna kaikkiin myyntimahdollisuuksiin sekä markkinoinnin aktiviteetin seurauksena luotuihin Asiakas-, Työyhteyshenkilö- ja Liidi-tietueisiin kyseisen aktiviteetin nimi kunkin tietueen Mahdollisuuden löytäjä -kenttään. Oletettu tuotto lasketaan Mahdollisuus-lomakkeessa lueteltujen tuotteiden ja palveluiden kokonaismäärän ja -arvon perusteella (ei kuitenkaan pelkästään niiden).

 Vihje   Jos haluat seurata markkinoinnin aktiviteettiin liittyvien puheluiden määrää, kirjoita aktiviteetin nimi myös puhelulokin Mahdollisuuden löytäjä -kenttään.

Pienoisohjelma, jossa tiedot näytetään Tietojen näyttämisen edellytykset Pienoisohjelman toiminta
Aktiviteettityyppien analyysi Luo vähintään yksi samantyyppinen Markkinoinnin aktiviteetti -tietue ja anna siihen mahdollisimman tarkat tiedot. Pienoisohjelma vertaa kaikkia tietyntyyppisiä tietueita, kuten soittoluetteloita ja joukkosähköpostituksia. Jos haluat nähdä yksittäisen aktiviteetin tulokset, käytä työtilan (työtila: Yhteystietojen hallinta-, Myynti- ja Projektinhallinta-kansiot, joissa käyttäjät voivat tarkastella yritystietoja, avata tietueita ja analysoida liiketoimintatietoja. Työtilat on jaettu kahteen osaan, joista toisessa on pienoisohjelmat ja toisessa välilehdet.) Analyysi-välilehteä.
Kampanja-analyysi Luo yksi tai useita markkinoinnin aktiviteetteja (tyypillä ei ole väliä), määritä ne tai se kampanjaan ja anna mahdollisimman tarkat tiedot luotavaan tietueeseen. Pienoisohjelma näyttä valitun markkinointikampanjan kunkin aktiviteetin tulokset kaaviossa.
Kampanjavertailu Luo vähintään kaksi markkinointikampanjaa ja niiden kuhunkin aktiviteettiin mahdollisimman tarkat tiedot. Pienoisohjelma vertaa markkinointikampanjoiden tehokkuutta ja onnistumista.

Projektinhallinnan pienoisohjelmat

Projektinhallinnan pienoisohjelmista näet projektien edistymisen määräpäivien, aikajanojen ja valmistumisprosentin mukaan.

Pienoisohjelmassa näytettävät tiedot Näyttämiseksi avattava tietue Kentät, joihin on annettava tiedot
Projektit – myöhässä Projekti
  • Aloituspäivä
  • Määräpäivä (Tämän on oltava nykyistä päivämäärää aiemmin.)
  • % valmiina
Projektit – määräaika seuraavaksi Projekti
  • Aloituspäivä
  • Määräpäivä
  • % valmiina
Projektit – kaikki Projekti
  • Aloituspäivä
  • Määräpäivä
  • % valmiina
Projektitehtävät – myöhässä. Projektitehtävä
  • Aloituspäivä
  • Määräpäivä (Tämän on oltava nykyistä päivämäärää aiemmin.)
  • % valmiina
Projektitehtävät – määräaika seuraavaksi Projektitehtävä
  • Aloituspäivä
  • Määräpäivä
  • % valmiina
Projektitehtävät – kaikki Projektitehtävä
  • Aloituspäivä
  • Määräpäivä
  • % valmiina

Projektitehtävät-pienoisohjelma

Pienoisohjelma, joka näyttää niiden projektien tehtävät, joiden määräpäivä on lähestymässä.

Yleinen pienoisohjelma

Tämä pienoisohjelma ei liity suoraan mihinkään työhön tai tehtävään, mutta siitä voi olla hyötyä useissa paikoissa.

  • Viimeisimmät liiketoimintakohteet: luettelo viimeksi avaamistasi kohteista, joka sisältää kuvakkeet, joista näet kunkin kohteen tyypin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Pienoisohjelman lisääminen tai poistaminen

Business Contact Manager for Outlookin pienoisohjelmat luokitellaan sen työtilan (työtila: Yhteystietojen hallinta-, Myynti- ja Projektinhallinta-kansiot, joissa käyttäjät voivat tarkastella yritystietoja, avata tietueita ja analysoida liiketoimintatietoja. Työtilat on jaettu kahteen osaan, joista toisessa on pienoisohjelmat ja toisessa välilehdet.) perusteella, jossa niitä todennäköisesti käytät, mutta voit lisätä minkä tahansa pienoisohjelman mihin tahansa työtilaan tai raporttinäkymiin.

Pienoisohjelman lisääminen raporttinäkymiin

  1. Valitse siirtymisruudusta Business Contact Manager.
  2. Valintanauhan Aloitus-välilehden Valitse Lisää pienoisohjelmia -ryhmässä jokin seuraavista:
  • Myynti
  • Markkinointi
  • Projektinhallinta
  • Yleiset.
  1. Valitse näytettävä pienoisohjelma.

Pienoisohjelma näytetään raporttinäkymissä. Jos haluat tarkastella muita pienoisohjelmia, vieritä näyttöä alaspäin.

Pienoisohjelman lisääminen työtilaan

  1. Saat työtilan näkyviin napsauttamalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jotakin seuraavista kansioista:
    • Yhteyshenkilöiden hallinta.
    • Myynti.
    • Markkinointi.
    • Projektinhallinta.
  1. Valitse valintanauhasta Pienoisohjelmat-välilehti.
  2. Valitse Lisää pienoisohjelmia -ryhmässä jokin seuraavista:
    • Myynti
    • Markkinointi
    • Projektinhallinta
    • Yleiset.

Pienoisohjelmat-välilehti

Valintanauhan Pienoisohjelmat-välilehti.
  1. Valitse näytettävä pienoisohjelma.

Pienoisohjelma näytetään työtilan yläosassa.

 Vihje   Kun lisäät pienoisohjelman, pienoisohjelmien alue näytetään automaattisesti.

Pienoisohjelman poistaminen

  • Napsauta poistettavan pienoisohjelman Poista-painiketta Poista pienoisohjelma.

Pienoisohjelma suljetaan ja jäljelle jääviä pienoisohjelmia siirretään ylös tai sivulle poistetun pienoisohjelman jättämän tilan täyttämiseksi.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Pienoisohjelmien käyttäminen

Kussakin pienoisohjelmassa on useita painikkeita.

Napsautettava painike Toiminto
Päivitä pienoisohjelma Päivitä     Pienoisohjelman päivittää tiedot kysymällä ne uudelleen Business Contact Manager -tietokannasta (Business Contact Manager -tietokanta: Tietokanta, johon tallennetaan asiakastiedot, työyhteyshenkilöt, mahdollisuudet, yritysprojektit sekä muita yritystietoja.). Tämän jälkeen pienoisohjelma näyttää ajan tasalla olevat tiedot.
Luo raportti Käynnistä raportti     Näyttää raportin, johon pienoisohjelman tiedot perustuvat.
Asetukset Asetukset     Avaa valintaikkunan, jossa voit valita pienoisohjelman tiedot sekä sen, miten ne näytetään.
Sulje pienoisohjelma

Poista     Poistaa pienoisohjelman työtilasta tai raporttinäkymistä.

 Huomautus   Työtilat ja raporttinäkymät toimivat itsenäisesti. Kun poistat pienoisohjelman työtilasta, sitä ei poisteta samalla raporttinäkymistä.

 Huomautus   Pienoisohjelmien koko ei voi muuttaa.

Pienoisohjelmassa näytettävien tietojen valitseminen

Pienoisohjelmissa näytetään vain pieni osa tiedoista, mutta voit valita näytettäväksi juuri haluamasi tieto-osat. Voit jopa lisätä saman pienoisohjelman raporttinäkymiin tai työtilaan useita kertoja, jos haluat, että saman pienoisohjelman eri esiintymissä näytetään eri tiedot.

  1. Napsauta pienoisohjelman Asetukset-painiketta. Asetukset
  2. Tarkista luetteloiden valinnat ja valintaikkunan valintaruudut. Valitse sitten ne asetukset, joiden mukaan haluat tietoja pienoisohjelmassa näytettävän.
  3. Jos haluat, että pienoisohjelmassa näytetään otsikot, valitse Kaavio-kohdassa haluamasi seuraavista valintaruuduista:
    • Akseleiden otsikot: tämä asetus näyttää tietojen otsikot pienoisohjelman kaavion sekä x- että y-akselissa.
    • Alaotsikko: tämä asetus näyttää otsikon, joka kuvaa pienoisohjelman tietoja, se voi olla esimerkiksi Saadut mahdollisuudet kohteen Nykyiset aktiviteetit mukaan.
    • Selite: Tämä asetus näyttää otsikot pienoisohjelman kaikille väreille ja palkeille. Tämä asetus ei ole käytettävissä kaikissa pienoisohjelmissa.
  4. Valitse OK. Pienoisohjelman tiedot päivitetään.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Pienoisohjelmien järjestäminen tai siirtäminen

Voit siirrellä pienoisohjelmia työtiloissa ja raporttinäkymissä.

Jos haluat siirtää pienoisohjelman, vedä se uuteen sijaintiin työtilassa tai raporttinäkymissä. Raporttinäkymien muita pienoisohjelmia siirretään vaaka- ja pystysuunnassa tilan täyttämiseksi.

Työtilojen pienoisohjelmat näytetään yhtenä rivinä. Jos haluat näyttää ne pienoisohjelmat, jotka eivät ole näkyvissä työtilassa, vieritä ruutua vasemmalla tai oikealle nuolille.

Raporttinäkymissä pienoisohjelmat näytetään sarakkeissa. Raporttinäkymissä voidaan näyttää pystysuunnassa jopa 20 pienoisohjelmaa. Voit näyttää pienoisohjelmat 1–4 sarakkeessa.

  1. Tuo raporttinäkymät näyttöön valitsemalla siirtymisruudussa Business Contact Manager.
  2. Valitse valintanauhasta Näytä-välilehti.
  3. Valitse Sarakkeet-luettelosta näytettävien sarakkeiden määrä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Pienoisohjelman luoman raportin tarkastelu

Kukin pienoisohjelma voi luoda raportin näyttämistään tiedoista. Jos haluat tarkastella pienoisohjelman raporttia, toimi seuraavasti:

  • Napsauta pienoisohjelman Käynnistä raportti-painiketta. Luo raportti

Raportissa näytetään kaikki pienoisohjelman tiedot sekä muut liittyvät tiedot. Jos esimerkiksi avasit raportin Passiiviset asiakkaat -välilehdessä, voit tarkastella luetteloa kaikista asiakkaista, jotka eivät ole olleet yhteydessä yritykseesi 30 päivään. Lisäksi voit tarkastella kunkin asiakkaan Asiakas-tietueen nimeä, puhelinnumeroa, myyntivaiheita ja päättämispäivää.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Outlook 2013, Outlook 2010