Outlookin kansiorakenteen kopioiminen toiseen tietokoneeseen

Sovellukset
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2002

Olet suunnitellut erinomaisen kansiorakenteen sähköpostiviestejäsi sekä kalenterisi, yhteystietojesi, tehtäviesi ja muistilappujesi tietoja varten. Työtoverisi ihailee järjestelmällisyyttäsi ja haluaa määrittää omat Outlook-kansionsa täsmälleen samalla tavalla.

Työtoverisi voi tehdä tämän luomalla kunkin kansion erikseen jäljittelemällä sinun kansiorakennettasi. Voit kuitenkin helpottaa hänen työtään ja jakaa koko rakenteen hänen kanssaan. Kansioiden sisältämiä tietoja ei tietenkään jaeta.

Outlookin vientitoiminnon ja automaattisen arkistointitoiminnon (automaattinen arkistointi: Kohteiden siirtäminen aika ajoin automaattisesti toiseen kansioon tai kohteiden poistaminen niiden luontipäivämäärän perusteella.) avulla voit luoda kopion oman Outlook-kansiorakenteesi sisältävästä Omat kansiot -tiedostostasi (.pst) (Omat kansiot -tiedosto (.pst): Tiedosto, johon tallennetaan viestit ja muut kohteet. Tällainen .pst-tiedosto voidaan määrittää sähköpostiviestin oletustoimitusosoitteeksi. Sen avulla voidaan järjestää kohteet ja tallentaa kohteiden varmuuskopiot.) lukuun ottamatta kansiorakenteesi kansioiden sisältämiä tietoja.

 Huomautus   Kun .pst-tiedoston kopio on luotu, tuloksena on kaksi erillistä mutta täsmälleen saman kansiorakenteen sisältävää tiedostoa. Kopio ei kuitenkaan sisällä mitään alkuperäisen kansiorakenteen kansioiden sisältämistä tiedoista.

Kaikkien kansioiden ja tietojen vieminen uuteen .pst-tiedostoon

  1. Valitse Tiedosto-valikosta Tuo ja vie.
  2. Valitse Vie tiedostoon ja valitse Seuraava.
  3. Valitse Omat kansiot -tiedosto (.pst) ja valitse Seuraava.
  4. Napsauta ylimmän tason kansiota, valitse Etsi myös alikansioista -valintaruutu ja valitse Seuraava.
  5. Kirjoita tai etsi selaamalla kansio, johon haluat tallentaa uuden tiedoston, ja varmista, että tiedostolla on nimi.
  6. Valitse Valmis.

Uuden .pst-tiedoston avaaminen ja tuominen näyttöön

  1. Kun vienti on valmis, valitse Tiedosto-valikosta Avaa ja valitse Outlookin datatiedosto.
  2. Valitse tiedosto, jonka loit edellä olevassa Kaikkien kansioiden ja tietojen vieminen uuteen .pst-tiedostoon -kohdassa, ja valitse OK.

.pst-tiedoston kopio näkyy siirtymisruudussa (siirtymisruutu: sarake, jonka kansiolinkit helpottavat tietojen käyttöä. Napsauttamalla kansiota saat näkyviin sen sisällön. Kansiossa on myös Suosikkikansiot-osa ja painikkeet, joilla voit siirtyä posti-, kalenteri- ja tehtävänäkymien sekä muiden näkymien välillä.).

Uuden .pst-tiedoston kaikkien tietojen arkistoiminen

  1. Valitse Tiedosto-valikosta Arkistoi.
  2. Napsauta ylimmän tason kansiota.
  3. Valitse Arkistoi kansio ja sen alikansiot.
  4. Valitse Myös kohteet, joille on valittu "Ei automaattista arkistointia" -valintaruutu.
  5. Kirjoita Arkistoi vanhemmat kohteet kuin -ruutuun kuluvan päivän päivämäärä.
  6. Muuta Arkistointitiedosto-ruudussa näkyvän kansiopolun lopussa olevaksi tiedostonimeksi removeditems.pst.
  7. Valitse OK.

 Huomautus   Tilapalkki ilmaisee, että arkistointi on meneillään. Kansiot sisältävät kohteita siihen saakka, kunnes arkistointi on valmis.

Uuden .pst-tiedoston pakkaaminen

  1. Napsauta uuden .pst-tiedoston sisältämää ylimmän tason kansiota hiiren kakkospainikkeella.
  2. Valitse Ominaisuudet: ".pst-tiedoston nimi".
  3. Valitse Lisäasetukset.
  4. Valitse Pakkaa.
  5. Kun pakkaaminen on valmis, valitse OK kahdesti.

Kun olet tehnyt kaikki seuraavassa Uuden .pst-tiedoston kopioiminen ja avaaminen toisessa tietokoneessa -kohdassa kuvatut vaiheet, voit kopioida uuden .pst-tiedoston toiseen tietokoneeseen, jossa sinä tai joku toinen käyttäjä voi lisätä sen omaan Outlook-profiiliinsa.

Uuden .pst-tiedoston kopioiminen ja avaaminen toisessa tietokoneessa

Luomasi .pst-tiedoston kopio on nyt Outlook-profiilisi alkuperäisen kansiorakenteen kaksoiskappale. Erona on kuitenkin se, että kopio ei sisällä mitään alkuperäisten kansioiden sisältämiä tietoja.

  1. Kopioi .pst-tiedosto Microsoft Windows® Resurssienhallinnassa toisen tietokoneen asema:\Documents and Settings\käyttäjä\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook-kansioon.

Vaikka voitkin säilyttää datatiedostojasi missä tahansa kansiossa, tämä on oletusarvoinen kansio, jota Outlook käyttää luodessaan .pst-tiedostoja.

 Huomautus   Tämä kansio on piilotettu kansio. Jotta voisit siirtyä kansioon Windows Resurssienhallinnassa, sinun on ensin otettava piilotettujen kansioiden näyttäminen käyttöön. Valitse Windows Resurssienhallinnassa Työkalut-valikosta Kansion asetukset. Valitse Näytä-välilehden Lisäasetukset-kohta ja valitse sitten Tiedostot ja kansiot -kohdan Piilotetut tiedostot ja kansiot -kohdasta Näytä piilotetut tiedostot ja kansiot. Jos haluat nähdä kaikkien tiedostojen tiedostotunnisteet, poista Piilota tunnettujen tiedostotyyppien tunnisteet -valintaruudun valinta. Piilotetut kansiot näkyvät himmennettyinä sen merkiksi, että ne eivät ole tavallisia kansioita.

  1. Käynnistä Outlook.
  2. Valitse Tiedosto-valikosta Avaa ja valitse Outlookin datatiedosto.
  3. Valitse tiedosto, jonka siirsit tähän toiseen tietokoneeseen, ja valitse OK.

Tyhjä .pst-tiedosto, jonka kansiorakenne vastaa alkuperäisen tiedoston kansiorakennetta, näkyy siirtymisruudussa.

Voit nyt kopioida tai siirtää tietoja uuteen kansiorakenteeseen.

 Huomautuksia 

  • Jos aiot käyttää tätä uutta .pst-tiedostoa ensisijaisena työtiedostona ja haluat, että sinulle saapuvat sähköpostiviestit toimitetaan siihen, sinun on muutettava Outlookin oletusarvoista toimitussijaintia. Lisätietoja tästä on Outlookin ohjeessa. Ohje sisältää toimitussijainnin muuttamisen ohjeet.
  • Jos uuden tietokoneen Outlook-profiilissa on Microsoft Exchange Server -tili ja haluat säilyttää kaikki tietosi sähköpostipalvelimessa, sinun on kopioitava kansiot uudesta .pst-tiedostosta kohdassa Postilaatikko - Oma nimi määritettyyn sijaintiin. Luomasi uusi .pst-tiedosto tallentaa kaikki kohteet paikallisesti tietokoneeseesi, jolloin et voi käyttää niitä Microsoft Office Outlook Web Accessin avulla tai mistään muusta etäsijainnista.
 
 
Käyttö:
Outlook 2003