Kun käytät Microsoft Outlook ‑ohjelmaa, sähköpostiviestisi, kalenterisi, tehtäväsi ja muut kohteet tallennetaan postipalvelimeen, tietokoneeseen tai kumpaankin. Tietokoneeseen tallennetut Outlook-kohteet ovat Outlookin datatiedostossa (.pst ja .ost) (Outlookin datatiedosto (.pst ja .ost): Datatiedosto, joka sisältää viestit ja muut tietokoneesi kohteet.).
Sisältö
Tietoja Outlookin datatiedostoista (.pst ja .ost)
Outlook käyttää kahdenlaisia datatiedostoja. Useimmilla tileillä käytetään Outlookin datatiedostoa (.pst) (Outlookin datatiedosto (.pst): Tiedosto, johon tallennetaan viestit ja muut kohteet. .pst-tiedosto voidaan määrittää sähköpostiviestien oletustoimitussijainniksi. Sen avulla voidaan järjestää ja varmuuskopioida kohteita.). Jos käytät Microsoft Exchange Server ‑tiliä, viestit saapuvat ja tallentuvat yleensä sähköpostipalvelimeen. Jotta voisit käsitellä viestejä silloinkin, kun et voi muodostaa yhteyttä sähköpostipalvelimeen, tietokoneessa on toisentyyppinen Outlookin offline-datatiedosto (.ost) (Outlookin offline-datatiedosto (.ost): Käyttäjän kiintolevyllä oleva tiedosto, joka sisältää kopion postiviesteistä ja Outlook-kohteista. Tiedosto on synkronoitu posti- tai Exchange-palvelimeen tallennettujen tietojen kanssa. Outlookin offline-datatiedoston tunniste on .ost.).
Merkittävimmät erot näiden kahden datatiedostotyypin välillä ovat seuraavat:
Sivun alkuun
Outlookin datatiedosto (.pst)
Omat kansiot ‑tiedosto (.pst) on Outlookin datatiedosto, johon tallennetaan viestit ja muut kohteet. Tämä on Outlookin yleisin tallennustiedosto kotikäytössä ja pienyrityksissä. Kotikäyttäjät muodostavat Internet-yhteyden yleensä Internet-palveluntarjoajan (Internet-palveluntarjoaja (ISP): Yritys, joka tarjoaa asiakkailleen liittymän Internetiin sähköpostin käyttöä, keskusteluryhmiin osallistumista tai Internetin käyttöä varten. Jotkin Internet-palveluntarjoajat ovat kansainvälisiä ja tarjoavat mahdollisuuden käyttää Internetiä monessa eri paikassa, kun taas toiset toimivat vain tietyllä alueella.) kautta. Internet-palveluntarjoaja tarjoaa tällöin yleensä myös yhden tai useamman sähköpostitilin. Yleensä tällaisia tilejä kutsutaan niiden protokollien mukaisesti POP3- ja IMAP-tileiksi. Toisenlainen tilityyppi on HTTP eli WWW-pohjainen tili, joka toimii samaan tapaan kuin IMAP-sähköpostitili. Kaikki kolme tilityyppiä käyttävät .pst-tiedostoa.
Kohteita voi siirtää tai arkistoida Outlookin datatiedostoon (.pst). Koska .pst-tiedosto säilytetään tietokoneessa, palvelimen sähköpostilaatikon kokorajoitukset eivät koske sitä. Voit vapauttaa tilaa sähköpostipalvelimesta siirtämällä kohteita paikalliseen .pst-tiedostoon. Outlook voidaan määrittää toimittamaan uudet kohteet .pst-tiedostoon, mutta tällöin kohteita ei voi käyttää Microsoft Outlook Web Access -ohjelman ja Exchange Server -sähköpostitilin avulla eikä toisella tietokoneella.
Vaara Älä käytä Outlookin datatiedostoa (.pst) jaetun verkkoaseman tai toisen tietokoneen kautta, koska tietojen katoamisen riski on tällöin suurempi.
Vihje Varmuuskopioi Outlookin datatiedostot (.pst) säännöllisesti ja tallenna ne turvalliseen paikkaan. Internet-palveluntarjoaja tai Microsoft ei voi palauttaa sähköpostia eikä muita kohteita, jos kadotat .pst-tiedostosi.
Sivun alkuun
Outlookin offline-datatiedosto (.ost)
Yleensä Microsoft Exchangea käytettäessä sähköpostiviestit, kalenteri ja muut kohteet toimitetaan ja tallennetaan palvelimeen. Voit määrittää Outlookin säilyttämään paikallisen kopion kohteista Outlookin datatiedostossa, jonka nimi on Outlookin offline-datatiedosto (.ost). Näin voit käyttää Exchange-synkronointitilaa ja voit työskennellä offline-tilassa, jos et voi tai halua muodostaa yhteyttä Exchange-tietokoneeseen. Kun muodostat yhteyden uudelleen, .ost-tiedosto synkronoidaan Exchange-tietokoneen kanssa.
Offline-kansiot ovat replikoita (kopioita) Exchange-tietokoneessa olevan postilaatikon (postilaatikko: Microsoft Exchange -palvelimen kansio, johon sähköpostiviestit toimitetaan. Järjestelmänvalvoja määrittää kullekin käyttäjälle postilaatikon. Jos viestien toimituspaikaksi määritetään oma kansio, viestit kierrätetään postilaatikosta kyseiseen paikkaan.) kansioista. Jos käytössäsi on offline-kansioita, voit valita palvelimessa olevan kansion, käsitellä sen sisältöä verkkoyhteyttä muodostamatta, ja kun muodostat taas yhteyden, voit päivittää kansion ja sitä vastaavan palvelinkansion yhdenmukaisiksi. Tätä prosessia kutsutaan kansioiden synkronoinniksi.
Voit lisätä, poistaa ja muokata offline-kansioiden sisältöjä aivan kuten palvelinkansioidenkin sisältöjä. Voit esimerkiksi muuttaa tai siirtää kohteita kansioiden välillä, lähettää offline-tilan Lähtevät-kansion viestejä ja tarkastella offline-tilan yleisten kansioiden sisältöä. Uudet viestit säilytetään palvelimen Saapuneet-kansiossa, ja muut voivat lisätä, poistaa ja muuttaa yleisten kansioiden kohteita. Työskennellessäsi offline-kansioiden avulla et saa tietoja siitä, mitä muutoksia palvelimessa tehdään, ennen kuin synkronoit kansiot.
Synkronoitavia tietoja ovat seuraavat:
- Otsikot Vain sähköpostiviesteissä oleva otsikko on yksilöivä tunniste, joka sisältää lähettäjän nimen sekä viestin aiheen, vastaanottoajan ja koon.
- Koko kohteet Koko kohde käsittää otsikon, viestin rungon ja mahdolliset liitteet, myös upotetut objektit ja kuvat.
Kun työskentelet offline-tilassa, synkronoitavat kansiot määräytyvät lähetys- ja vastaanottoryhmien (lähetys- ja vastaanottoryhmä: Sähköpostitilejä ja kansioita, jotka voidaan ryhmitellä ja joille voidaan määrittää yhteisiä asetuksia, kuten viestien otsikoiden tai koko viestien lataaminen, ladattavien viestien kokorajoitukset, toimintatapa ilman yhteyttä ja yhteyttä käytettäessä sekä aikaväli, jolloin palvelimeen muodostetaan yhteys.) mukaan. Lähetys- ja vastaanottoryhmien avulla voit valita, mitkä kansiot synkronoidaan ja pidetään ajan tasalla niin, että jos palvelinyhteys puuttuu tai työskentelet muusta syystä offline-tilassa, voit jatkaa kansioiden kohteiden käsittelyä. Voit määrittää myös, että osoitteistoon (osoitteisto: Joukko osoiteluetteloita, joihin voi tallentaa nimiä, sähköpostiosoitteita, faksinumeroita ja jakeluluetteloita. Osoitteisto voi sisältää yleisen osoiteluettelon, Outlookin osoitteiston ja oman osoitteiston.) tehdyt päivitykset ladataan synkronoinnin yhteydessä.
Jos käytät Exchange-tiliä, on suositeltavaa käyttää Exchange-välimuistitilaa (Exchange-välimuistitila: Exchange Server -tilin postilaatikon kopio on käyttäjän tietokoneessa Outlookin offline-datatiedostona (.ost). Tämä nopeuttaa tietojen käsittelyä (myös offline-tilassa). Postipalvelin synkronoi postilaatikon tietoja säännöllisin välein.). Useimmat offline-tilassa työskentelyä vaativat tilanteet voidaan välttää käyttämällä Exchange-välimuistitilaa. Verkkoyhteyden puuttuminen ei yleensä edes näy sinulle, koska voit jatkaa kohteiden (kohde: Kohde on Outlookissa tiedon perusyksikkö (verrattavissa ohjelman tiedostoon). Kohteita ovat sähköpostiviestit, tapaamiset, yhteydet, tehtävät, päivyrimerkinnät, muistiinpanot sekä lähetetyt kohteet ja asiakirjat.) käsittelemistä, olipa sinulla yhteys Exchange-palvelimeen tai ei.
Exchange-välimuistitilassa Outlook luo offline-kansiotiedoston (.ost), lataa siihen kopion kaikkien postilaatikossa (postilaatikko: Microsoft Exchange -palvelimen kansio, johon sähköpostiviestit toimitetaan. Järjestelmänvalvoja määrittää kullekin käyttäjälle postilaatikon. Jos viestien toimituspaikaksi määritetään oma kansio, viestit kierrätetään postilaatikosta kyseiseen paikkaan.) olevien kansioiden kohteista ja ylläpitää synkronoitua kopiota. Tietoja käsitellään omassa tietokoneessa, ja Outlook synkronoi tiedot palvelimen kanssa. Kun yhteys Exchange-tietokoneeseen katkeaa, voit jatkaa tietojen käsittelyä. Kun yhteys palautuu, muutokset synkronoidaan automaattisesti niin, että palvelimessa ja tietokoneessa on jälleen samat kansiot ja kohteet.
Exchange-välimuistitilassa sinun ei tarvitse määrittää lähetys- ja vastaanottoryhmiä (lähetys- ja vastaanottoryhmä: Sähköpostitilejä ja kansioita, jotka voidaan ryhmitellä ja joille voidaan määrittää yhteisiä asetuksia, kuten viestien otsikoiden tai koko viestien lataaminen, ladattavien viestien kokorajoitukset, toimintatapa ilman yhteyttä ja yhteyttä käytettäessä sekä aikaväli, jolloin palvelimeen muodostetaan yhteys.), valita offline-tilassa käytettäviä kansioita ja pitää näitä synkronoituina.
Sivun alkuun
Tiedostojen sijainti
Datatiedosto (muu kuin tiedosto, johon tiedot oletusarvoisesti toimitetaan) voidaan tallentaa, kopioida ja siirtää toiseen paikkaan kiintolevyllä tai jaettuun verkkoresurssiin. Outlookin datatiedoston (.pst) avaamiseen tarvitaan kansion luku- ja kirjoitusoikeudet.
Outlookin datatiedostot (.pst)
Huomautus Microsoft Exchange Server ‑tilit tallentavat tiedot postipalvelimeen. Jos haluat käyttää Exchange-välimuistitilaa (Exchange-välimuistitila: Exchange Server -tilin postilaatikon kopio on käyttäjän tietokoneessa Outlookin offline-datatiedostona (.ost). Tämä nopeuttaa tietojen käsittelyä (myös offline-tilassa). Postipalvelin synkronoi postilaatikon tietoja säännöllisin välein.) tai haluat työskennellä offline-tilassa, kohteiden kopiot tallennetaan Outlookin offline-datatiedostoon (.ost) (Outlookin offline-datatiedosto (.ost): Käyttäjän kiintolevyllä oleva tiedosto, joka sisältää kopion postiviesteistä ja Outlook-kohteista. Tiedosto on synkronoitu posti- tai Exchange-palvelimeen tallennettujen tietojen kanssa. Outlookin offline-datatiedoston tunniste on .ost.). Lisätietoja on Outlookin datatiedostoja (.ost) käsittelevässä kohdassa. Joissakin organisaatioissa voit viedä tai arkistoida kohteita .pst-tiedostoon.
Nopein tapa avata Outlookin datatiedoston (.pst ja .ost) tallennuskansio on seuraava:
- Valitse Outlook 2010:n Tiedosto-välilehti.
- Valitse Tilin asetukset ja sitten Tilin asetukset.
- Napsauta Tiedot-välilehdessä haluamaasi tietuetta ja valitse Avaa kansion sijainti.
Outlook 2010:llä luodut Outlookin datatiedostot (.pst) tallennetaan tietokoneeseen Tiedostot\Outlook-tiedostot-kansioon. Jos käytössäsi on Windows XP, nämä tiedostot luodaan Omat tiedostot\Outlook-tiedostot ‑kansioon.
Jos olet päivittänyt Outlook 2010 ‑ohjelmaan tietokoneessa, jossa oli ennestään Outlookin aiemmissa versioissa luotuja datatiedostoja, nämä tiedostot tallennetaan toiseen sijaintiin piilotettuun kansioon.
Windows 7 ja Windows Vista asema:\Users\käyttäjä\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Windows XP asema:\Documents and Settings\käyttäjä\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Vihje Lisätietoja Windowsin piilotetuista kansioista on Windowsin Ohje ja tuki ‑osassa.
Outlookin datatiedostot (.ost)
.ost-tiedosto synkronoidaan Exchange-palvelimessa olevien kohteiden kanssa. Koska tiedot pysyvät Exchange-palvelimessa, voit luoda tämän .ost-tiedoston uudelleen uudessa tietokoneessa, eikä .ost-tiedostosta tarvitse tehdä varmuuskopiota.
Windows 7 ja Windows Vista asema:\Users\käyttäjä\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Windows XP asema:\Documents and Settings\käyttäjä\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Sivun alkuun
