Outlookin datatiedostojen koon pienentäminen

Microsoft Outlook -ohjelman postilaatikko kasvaa, kun luot ja vastaanotat kohteita. Vaikka poistat kohteita, tiedoston koko ei ehkä pienene suhteessa poistamiesi tietojen määrään. Postilaatikon koon rajoittamiseen ja datatiedoston koon pienentämiseen on useita keinoja.

Valitse haluamasi toimet


Postilaatikon koon pienentäminen

Voit käyttää Postilaatikon koon hallinta -työkalua, jonka avulla voit tarkastella postilaatikkosi sekä yksittäisten kansioiden kokoa. Voit myös arkistoida vanhoja kohteita Omat kansiot -tiedostoon (.pst) ja tyhjentää Poistetut kohteet -kansiosi.

  1. Valitse Työkalut-valikosta Postilaatikon koon hallinta.
  2. Tee jokin seuraavista:
    • Tarkastele postilaatikkosi ja sen sisältämien yksittäisten kansioiden yhteiskokoa valitsemalla Näytä postilaatikon koko.
    • Etsi vanhoja kohteita valitsemalla Etsi vanhemmat kuin n päivää, kirjoittamalla numero 1–999 ja valitsemalla sitten Etsi.
    • Etsi suuria kohteita valitsemalla Etsi suuremmat kohteet kuin n kilotavua, kirjoittamalla numero 1–9999 ja valitsemalla sitten Etsi.
    • Siirrä vanhoja kohteita postilaatikosta Omat kansiot -tiedostoon (.pst) valitsemalla Automaattinen arkistointi. Oletusarvon mukainen .pst-arkistotiedostojen tallennussijainti on c:\Documents and Settings\käyttäjätunnus\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.
    • Tarkista Poistetut kohteet -kansiosi koko valitsemalla Näytä poistettujen viestien koko.
    • Tyhjennä Poistetut kohteet -kansiosi valitsemalla Tyhjennä.
    • Tarkista Ristiriidat-kansiosi koko valitsemalla Näytä ristiriitojen koko.
    • Poista Ristiriidat-kansion sisältö valitsemalla Poista.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Omat kansiot -tiedoston (.pst) koon pienentäminen

Jos poistat kohteita Omat kansiot -tiedostosta (.pst), tiedosto pakataan automaattisesti taustatoimintona, kun et käytä tietokonetta ja Outlook on käytössä. Jos haluat pienentää tiedoston kokoa välittömästi, voit pakottaa pakkaamisen suoritettavaksi heti. Tiedoston pakkaaminen voi viedä useita minuutteja.

  1. Valitse Tiedosto-valikosta Datatiedoston hallinta.
  2. Valitse pakattava datatiedosto ja valitse sitten Asetukset.
  3. Valitse Pakkaa.

 Huomautus    Outlookia ei tarvitse sulkea .pst-tiedoston pakkaamisen jälkeen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Offline-kansiotiedoston (.ost) koon pienentäminen

Offline-kansiotiedoston (.ost) (offline-kansiotiedosto: Tietokoneen kiintolevyllä oleva tiedosto, joka sisältää offline-kansioita. Offline-kansiotiedoston tunniste on .ost. Offline-kansiotiedosto voidaan luoda automaattisesti Outlookin asennuksen yhteydessä, tai se luodaan, kun kansio otetaan ensimmäistä kertaa käyttöön offline-tilassa.) koon pienentäminen voi parantaa suorituskykyä, jos olet poistanut tiedostosta suuren määrän kohteita (kohde: Kohde on Outlookissa tiedon perusyksikkö (verrattavissa ohjelman tiedostoon). Kohteita ovat sähköpostiviestit, tapaamiset, yhteydet, tehtävät, päivyrimerkinnät, muistiinpanot sekä lähetetyt kohteet ja asiakirjat.). Tämä toimenpide ei poista palvelimeen tallennettuja kohteita.

  1. Poista kaikki kohteet, joita et halua säilyttää, ja tyhjennä Poistetut kohteet -kansio.
  2. Valitse Työkalut-valikosta Tilin asetukset.

NäytäTiliasetukset-komento puuttuu.

Tilin asetukset-komento on Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelman Työkalut-valikossa. Jos käytät Outlookin aiempaa versiota, seuraavat ohjeet eivät koske sinua. Käytä tällöin ohjelman omaa ohjetta. Jos käyttämäsi ohjelman otsikkorivillä lukee Outlook Express, käyttämäsi ohjelma ei ole Outlook. Saat lisätietoja Outlook Express -ohjelman ohjeista.

  1. Valitse luettelosta Microsoft Exchange Server ja valitse sitten Muuta.
  2. Valitse Lisää asetuksia.
  3. Valitse Lisäasetukset-välilehti ja valitse sitten Offline-kansiotiedoston asetukset.
  4. Valitse Pakkaa.

 Huomautuksia 

  • Voit poistaa kohteen sekä online- että offline-kansioista valitsemalla kohteen ja painamalla sitten DEL-näppäintä.
  • Jos käytät Exchange-tiliä ja Exchange-synkronointitilaa, vain valitun kansion kohteet poistetaan paikallisesta .ost-tiedostosta. Palvelimessa olevat kohteet ladataan .ost-tiedostoon uudelleen seuraavan kerran synkronoitaessa, jos kansio on valittu Exchange Server -sähköpostitilin Lähetys- ja vastaanottoasetukset-kohdan Kansioasetukset-kohdassa.
  • Exchange-synkronointitilaa käytettäessä suosikkikansioiden yleisiä kansioita ei oletusasetuksen mukaan synkronoida. Jos synkronoit myös yleiset kansiot, offline-kansiotiedostosi (.ost) koko saattaa kasvaa merkittävästi.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Outlook 2007