Outlook 2013:n perustoiminnot

Microsoft Outlook 2013 järjestelee sähköpostisi, kalenterisi, yhteystietosi, tehtäväsi ja tehtäväluettelosi samassa paikassa. Kaikki alkaa sähköpostitilistäsi. Sieltä voit alkaa käsitellä sähköpostejasi, muuttaa niitä tehtäviksi ja tapaamisiksi sekä tallentaa henkilöitä yhteystietoihisi, niin ettei sinun tarvitse enää koskaan muistaa sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa. Seuraavassa esitellään nämä perustoiminnot.

Sähköpostitilin määrittäminen

Ensimmäiseksi sinun pitää määrittää sähköpostitilisi. Sen jälkeen voit vastaanottaa ja lähettää sähköposteja, käyttää kalenteria, luoda yhteystietoja ja käsitellä tehtäviä.  

Asetukset määritetään automaattisesti, jos olet käyttänyt samassa tietokoneessa Outlookin aiempaa versiota. Jos aiempi versio ei ole ollut käytössä, automaattinen tilin määritys alkaa, kun käynnistät Outlookin, ja ohjaa sinua prosessin vaiheissa.

Ohjelma kysyy sinulta nimeä, sähköpostiosoitetta ja salasanaa. Yleensä tämä riittää, mutta jos automaattinen määritys epäonnistuu, Outlook kysyy lisätietoja, kuten postipalvelimesi nimeä.

Jos sinulla ei ole näitä tietoja, sähköpostipalvelusi toimittaja voi antaa sinulle lisätietoja.

Uusi tili -painike Backstage-näkymässä

 Huomautus    Jos haluat myöhemmin lisätä uuden sähköpostitilin, käynnistä automaattinen tilin määritys valitsemalla Tiedosto > Tilin asetukset.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Uuden sähköpostiviestin luominen

Valitse Sähköposti-kohdasta Uusi sähköposti.

Uusi sähköposti

Pikanäppäin     Voit luoda sähköpostiviestin painamalla CTRL+VAIHTO+M.

Kun viesti on valmis, valitse Lähetä.

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostiviestin luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sähköpostiviestin lähettäminen edelleen tai viestiin vastaaminen

Valitse Lukuruutu (lukuruutu: Outlook-ohjelman ikkuna, jossa voit tarkastella kohdetta esikatselutilassa avaamatta sitä. Kun haluat tuoda kohteen näkyviin lukuruudussa, napsauta kohdetta.)-kohdassa tai valintanauhassa Vastaa, Vastaa kaikille tai Lähetä edelleen.

Vastaa

Jos haluat poistaa nimen Vastaanottaja- ja Kopio-riveiltä, napsauta nimeä ja paina sitten DELETE-näppäintä. Jos haluat lisätä vastaanottajan, napsauta Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-ruutua ja lisää vastaanottaja.

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostiviestiin vastaaminen tai sähköpostiviestin lähettäminen edelleen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Liitetiedoston lisääminen sähköpostiviestiin

Voit jakaa tiedoston liittämällä sen viestiisi. Voit liittää myös muita Outlook -kohteita, kuten viestejä, yhteystietoja tai tehtäviä.

  1. Luo viesti tai valitse aiemmin luodussa viestissä Vastaa, Vastaa kaikille tai Lähetä edelleen.
  2. Valitse viesti-ikkunassa Viesti > Liitä tiedosto.

Liitä tiedosto

Lisätietoja on aiheessa Tiedoston, viestin, yhteyshenkilön tai tehtävän liittäminen sähköpostiviestiin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sähköpostiviestin liitetiedoston avaaminen tai tallentaminen

Voit avata liitteen lukuruudusta (lukuruutu: Outlook-ohjelman ikkuna, jossa voit tarkastella kohdetta esikatselutilassa avaamatta sitä. Kun haluat tuoda kohteen näkyviin lukuruudussa, napsauta kohdetta.) tai avatusta viestistä. Kun olet avannut liitteen ja tarkastellut sitä, voit tallentaa sen. Jos viestissä on useampi kuin yksi liite, voit tallentaa ne ryhmänä tai yksi kerrallaan.

Liitteen avaaminen

Kaksoisnapsauta liitettä.

Lisätietoja on aiheessa Liitteiden avaaminen.

Liitteen tallentaminen

  1. Napsauta liitettä lukuruudussa tai avoinna olevassa viestissä.
  2. Valitse Liitteet-välilehden Toiminnot-ryhmässä Tallenna nimellä. Voit myös napsauttaa liitettä hiiren kakkospainikkeella ja valita Tallenna nimellä.

Tallenna nimellä Liitteet

Lisätietoja on aiheessa Liitteiden tallentaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sähköpostin allekirjoituksen lisääminen viesteihin

Voit luoda henkilökohtaisia allekirjoituksia, jotka näkyvät viestiesi alareunassa. Allekirjoitukset voivat sisältää tekstiä, kuvia, sähköisen käyntikortin (Sähköinen käyntikortti: Perinteistä käyntikorttia muistuttava yhteystietonäkymä, joka voidaan lisätä viestiin.), logon tai jopa kuvan käsinkirjoitetusta allekirjoituksesta.

Allekirjoituksen luominen

  1. Valitse uudessa viestissä Allekirjoitus >Allekirjoitukset.

Allekirjoitus

  1. Valitse Viestin allekirjoitus -välilehdestä Uusi.

Allekirjoituksen lisääminen

Valitse uudessa viestissä Allekirjoitus ja napsauta sitten haluamaasi allekirjoitusta.

Allekirjoitus

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostiviestin allekirjoituksen luominen ja lisääminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kalenteritapaamisen luominen

Tapaamiset ja kokoukset eivät tarkoita samaa asiaa Outlookissa. Tapaamiset ovat kalenteriin ajoitettavia toimintoja, joihin ei liity muiden henkilöiden kutsumista tapaamisiin eikä resurssien, kuten kokoushuoneen, varaamista.

Valitse Kalenteri.

Valitse kalenterissa Uusi tapaaminen. Voit myös napsauttaa kalenteriruudukon aikalohkoa hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Uusi tapaaminen -vaihtoehdon.

Kalenteri Uusi tapaaminen

Pikanäppäin     Luo tapaaminen painamalla CTRL+VAIHTO+A.

Lisätietoja on aiheessa Tapaamisen ajoittaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kokouksen ajoittaminen

Outlookissa kokoukseen sisältyy muita henkilöitä ja siihen voi liittyä resursseja, kuten kokoushuoneita. Saat kokouspyyntöjesi vastaukset Saapuneet-kansioosi.

Valitse kalenterissa Uusi kokous.

Kalenteri Uusi kokous

Pikanäppäin     Luo uusi kokouspyyntö missä tahansa Outlook-kansiossa painamalla CTRL+VAIHTO+Q.

Lisätietoja on aiheessa Kokouksen järjestäminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Muistutuksen asettaminen

Muistutukset tuovat näyttöön ponnahdusikkunan, jolloin et unohda tärkeitä määräaikoja. Outlook-ohjelmassa voi melkein mille tahansa, mukaan lukien sähköposteille, tapaamisille ja yhteystiedoille, voi lisätä muistutuksia tai niistä voi poistaa muistutuksia.

Tapaamiset ja kokoukset

Avaa Tapaaminen tai Kokous ja valitse sitten avattavasta Muistutus-luettelosta, kuinka kauan ennen tapaamista tai kokousta haluat saada siitä muistutuksen. Voit ottaa muistutuksen pois käytöstä valitsemalla Ei mitään.

Sähköpostiviestit, yhteyshenkilöt ja tehtävät

Valitse Seuranta > Lisää muistutus.

Seuranta

 Vihje    Muistutusten avulla voit merkitä sähköpostiviestejä nopeasti tehtäväkohteiksi. Tällöin viesti näkyy tehtävien pikanäkymässä ja tehtävissä, mutta muistutusta ei lisätä automaattisesti. Lisää muistutus napsauttamalla viestiluettelon lippua hiiren kakkospainikkeella. Jos viestisi on auki, voit valita myös Seuranta > Lisää muistutus.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Yhteyshenkilön luominen

Yhteystiedot voivat sisältää vain nimen ja sähköpostiosoitteen tai monipuolista lisätietoja, kuten yhteyshenkilöiden katuosoitteita, puhelinnumeroita, kuvan, syntymäpäivän jne.

Henkilöt

Valitse Henkilöt-kohdassa Uusi yhteyshenkilö.

Uusi yhteyshenkilö

Pikanäppäin     Luo yhteyshenkilö missä tahansa Outlook-ohjelman kansiossa painamalla CTRL+VAIHTO+C.

Lisätietoja on aiheessa Yhteyshenkilön luominen tai lisääminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tehtävän luominen

 Monet käyttäjät kirjoittavat tehtäväluetteloita esimerkiksi paperilla tai laskentataulukossa olevaan luetteloon tai käyttävät jotakin paperin ja sähköisten tapojen yhdistelmää. Outlook -ohjelmassa erilaiset luettelot voidaan yhdistää yhdeksi luetteloksi, vastaanottaa muistutuksia ja seurata tehtävän edistymistä.

Valitse Tehtävät

Valitse Tehtävät-kohdassa Uusi tehtävä.

Uusi tehtävä

Pikanäppäin     Luo uusi tehtävä painamalla CTRL+VAIHTO+K.

Lisätietoja on aiheessa Tehtävien ja seurattavien kohteiden luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sähköpostiviestin, yhteystietojen, kalenterimerkinnän tai tehtävän tulostaminen

Kohdassa Tiedosto > Tulosta voit tulostaa yksittäisiä kohteita, kuten sähköpostiviestejä, yhteyshenkilöjä tai kalenterimerkintöjä, tai suurempia näkymiä, kuten kalentereita, osoitteistoja tai postikansioiden sisällysluetteloita.

  1. Napsauta tulostettavaa Outlook-kohdetta tai -kansiota.
  2. Valitse Tiedosto > Tulosta.

Tulostaminen

Lisätietoja on aiheessa Kohteiden tulostaminen Outlookissa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Office 365 Enterprise, Office 365 Enterprise -järjestelmänvalvoja, Office 365 Midsize Business, Office 365 Midsize Business -järjestelmänvalvoja, Office 365 Small Business, Office 365 Small Business -järjestelmänvalvoja, Outlook 2013