Outlook 2010:n perustoiminnot

Office 2010:n käytön aloittaminen Seuraavassa on esitelty joitakin Microsoft Outlook 2010:n perustoimintoja.

Jos etsimäsi kohde ei ole luettelossa, käytä edellä olevaa hakukenttää.

Sisältö


Mikä Outlook on?

Microsoft Outlook 2010 on tehokas sekä työhön että vapaa-aikaan tarkoitettu sähköpostin hallintatyökalu, jota käyttää yli 500 miljoonaa Microsoft Office -käyttäjää eri puolilla maailmaa. Uudessa Outlook 2010 -versiossa on useita uusia ominaisuuksia, jotka helpottavat viestintää työssä, kotona ja koulussa.

Uudistetun ulkoasunsa, sähköpostiviestien parannetun järjestämistoiminnon sekä monipuolisten haku-, viesti- ja verkosto-ominaisuuksiensa ansiosta Outlook 2010 on tehokas viestintäratkaisu, jolla työskentelet tehokkaasti ja pidät helposti yhteyttä sinulle tärkeisiin ihmisiin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sähköpostitilin lisääminen

Ennen kuin voit lähettää ja vastaanottaa sähköpostiviestejä Outlook 2010 -ohjelmalla, sinun on lisättävä ja määritettävä sähköpostitili. Jos olet käyttänyt Microsoft Outlookin aiempaa versiota samassa tietokoneessa, johon Outlook 2010 on asennettu, järjestelmä tuo tiliasetukset automaattisesti.

Jos olet uusi Outlook-käyttäjä tai asennat Outlook 2010:n uuteen tietokoneeseen, automaattinen tilin määritys käynnistyy automaattisesti ja auttaa määrittämään sähköpostitilien tiliasetukset. Tämä asennus tarvitsee vain nimesi, sähköpostiosoitteesi ja salasanan. Jos sähköpostitiliä ei voi määrittää automaattisesti, sinun on annettava tarvittavat lisätiedot manuaalisesti.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.
  2. Valitse Tilitiedot‑kohdasta Lisää tili.

Backstage-näkymä ja Lisää tili -komento

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostitilin lisääminen tai poistaminen.

 Huomautus    Lisätietoja Windows Live Hotmail ‑tilin lisäämisestä on aiheessa Windows Live Hotmail ‑tilin käyttäminen Outlookissa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Uuden sähköpostiviestin luominen

Outlook 2010 ‑ohjelmassa on monenlaisia ominaisuuksia ja mukautuksia, joilla voit pitää yhteyttä yhteen tai useaan vastaanottajaan.

  • Valitse sähköpostin Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä Uusi sähköposti.

Valintanauhan Uusi sähköposti -komento

Pikanäppäin    Luo uusi sähköpostiviesti painamalla CTRL+VAIHTO+M.

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostiviestin luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sähköpostiviestin lähettäminen edelleen tai viestiin vastaaminen

  • Valitse Aloitus- tai Viesti-välilehden Vastaa-ryhmästä Vastaa, Vastaa kaikille tai Välitä.

Valintanauhan Vastaa-ryhmä

 Huomautus    Välilehden nimi määräytyy sen mukaan, onko viesti valittu viestiluettelosta vai avattu omaan ikkunaansa.

Poista nimi Vastaanottaja- ja Kopio-riveiltä valitsemalla nimi ja painamalla DEL-näppäintä. Lisää vastaanottaja napsauttamalla Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-ruutua ja kirjoittamalla vastaanottaja.

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostiviestiin vastaaminen tai sähköpostiviestin lähettäminen edelleen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Liitetiedoston lisääminen sähköpostiviestiin

Sähköpostiviestiin voi liittää tiedostoja. Lähetettäviin viesteihin voi lisätä myös muita Outlook-kohteita, kuten viestejä, yhteystietoja tai tehtäviä.

  1. Luo viesti tai valitse aiemmin luodussa viestissä Vastaa, Vastaa kaikille tai Välitä.
  2. Valitse viesti-ikkunan Viesti-välilehden Sisällytä-ryhmästä Liitä tiedosto.

Valintanauhan Liitä tiedosto -komento

Lisätietoja on aiheessa Tiedoston tai muun kohteen liittäminen sähköpostiviestiin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sähköpostiviestin liitetiedoston avaaminen tai tallentaminen

Liitetiedoston voi avata lukuruudusta (lukuruutu: Outlook-ohjelman ikkuna, jossa voit tarkastella kohdetta esikatselutilassa avaamatta sitä. Kun haluat tuoda kohteen näkyviin lukuruudussa, napsauta kohdetta.) tai avoinna olevasta viestistä. Kun olet avannut liitteen ja tarkastellut sitä, voit tallentaa sen kiintolevyasemaan. Jos viestissä on useita liitteitä, voit tallentaa ne yhdellä kertaa.

Liitteen avaaminen

  • Kaksoisnapsauta liitettä.

Liitteen tallentaminen

  1. Napsauta liitettä lukuruudussa tai avoinna olevassa viestissä.
  2. Valitse Liitetiedostot-välilehden Toiminnot-ryhmästä Tallenna nimellä. Voit myös napsauttaa liitettä hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Tallenna nimellä.

Valintanauhan Tallenna nimellä -komento

Lisätietoja on aiheessa Liitteiden avaaminen ja tallentaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sähköpostin allekirjoituksen lisääminen viesteihin

Voit luoda sähköpostiviestejä varten mukautettuja allekirjoituksia, joissa on tekstiä, kuvia, sähköinen käyntikortti (Sähköinen käyntikortti: Perinteistä käyntikorttia muistuttava yhteystietonäkymä, joka voidaan lisätä viestiin.), logo tai kuva käsinkirjoitetusta allekirjoituksestasi.

Allekirjoituksen luominen

  1. Avaa uusi viesti. Valitse Viesti-välilehden Sisällytä-ryhmästä Allekirjoitus ja valitse sitten Allekirjoitukset.

Valintanauhan Allekirjoitukset-komento

  1. Valitse Viestin allekirjoitus ‑välilehdestä Uusi.

Allekirjoituksen lisääminen

  • Valitse uuden viestin Viesti-välilehden Sisällytä-ryhmästä Allekirjoitus ja napsauta sitten lisättävää allekirjoitusta.

Valintanauhan Allekirjoitukset-komento

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostiviestin allekirjoituksen luominen ja lisääminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kalenteritapaamisen luominen

Tapaamiset ovat kalenteriin ajoitettavia toimintoja, joihin ei liity muiden henkilöiden kutsumista tapaamisiin eikä resurssien varaamista.

  • Valitse kalenterissa Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä Uusi tapaaminen. Voit myös napsauttaa kalenteriruudukon aikalohkoa hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Uusi tapaaminen -vaihtoehdon.

Valintanauhan Uusi tapaaminen -komento

Pikanäppäin    Luo tapaaminen painamalla CTRL+VAIHTO+A.

Lisätietoja on aiheessa Tapaamisen ajoittaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kokouksen järjestäminen

Kokous on tapaaminen, jossa on muitakin ihmisiä ja joka voi sisältää resursseja, kuten neuvotteluhuoneen. Kokouspyyntöihin saapuneet vastaukset näkyvät Saapuneet-kansiossa.

  • Valitse kalenterin Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä Uusi kokous.

Valintanauhan Uusi kokous -komento

Pikanäppäin    Luo uusi kokouspyyntö missä tahansa Outlookin kansiossa painamalla CTRL+VAIHTO+Q.

Lisätietoja on aiheessa Kokouksen järjestäminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Muistutuksen asettaminen

Voit määrittää muistutuksia eri kohteille, kuten sähköpostiviesteille, tapaamisille ja yhteystiedoille, sekä poistaa muistutuksia.

Tapaamiset ja kokoukset

Valitse avoimessa kohteessa Tapaaminen- tai Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä olevasta avattavasta Muistutus-luettelosta, kuinka kauan ennen tapaamisen tai kokouksen alkua haluat saada muistutuksen. Voit poistaa muistutuksen käytöstä valitsemalla Ei mitään.

Sähköpostiviestit, yhteystiedot ja tehtävät

  • Valitse Aloitus-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Seuranta ja valitse sitten Lisää muistutus.

Valintanauhan Lisää muistutus -komento

 Vihje    Muistutusten avulla voit merkitä sähköpostiviestejä nopeasti tehtäväkohteiksi. Napsauta viestiluettelon Merkinnän tila -saraketta hiiren kakkospainikkeella. Jos viesti on jo avoinna, valitse Viesti -välilehden Seuranta-ryhmästä Seuranta ja valitse sitten Lisää muistutus.

Lisätietoja on aiheessa Muistutusten asettaminen tai poistaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Yhteystiedon luominen

Yhteystiedot voivat olla pelkästään nimiä ja sähköpostiosoitteita tai ne voivat sisältää muitakin tietoja, kuten lähiosoitteen, useita puhelinnumeroita, kuvan, syntymäpäiviä ja muuta yhteystietoon liittyvää.

  • Valitse Yhteystiedot-kohdasta Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä Uusi yhteystieto.

Valintanauhan Uusi yhteystieto -komento

Pikanäppäin    Luo yhteystieto missä tahansa Outlookin kansiossa painamalla CTRL+VAIHTO+C.

Lisätietoja on aiheessa Yhteystiedon luominen tai lisääminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tehtävän luominen

 Monet käyttäjät kirjoittavat suoritettavat tehtävät  esimerkiksi paperilla tai laskentataulukossa olevaan luetteloon tai käyttävät jotakin paperin ja sähköisten tapojen yhdistelmää. Microsoft Outlook -ohjelmassa erilaiset luettelot voidaan yhdistää yhdeksi luetteloksi, vastaanottaa muistutuksia ja seurata tehtävän edistymistä.

  • Valitse Tehtävät-kohdasta Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä Uusi tehtävä.

Valintanauhan Uusi tehtävä -komento

Pikanäppäin    Luo uusi tehtävä painamalla CTRL+VAIHTO+K.

Lisätietoja on aiheessa Tehtävien ja seurattavien kohteiden luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Muistilapun luominen

Sähköiset muistilaput ovat samanlaisia kuin paperiset tarralaput. Niille voit kirjoittaa muistiin kysymyksiä, ajatuksia, muistutuksia ja kaikkea sitä, mitä voisit kirjoittaa myös paperilapulle.

  • Valitse Muistilaput-kohdassa Uusi-ryhmästä Uusi muistilappu.

Valintanauhan Uusi muistilappu -komento

Pikanäppäin    Luo muistilappu painamalla CTRL+VAIHTO+N.

Lisätietoja on aiheessa Muistilapun luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sähköpostiviestin, yhteystietojen, kalenterimerkinnän tai tehtävän tulostaminen

Voit tulostaa yksittäisiä kohteita, kuten sähköpostiviestejä, yhteystietoja tai kalenterimerkintöjä, tai suurempia näkymiä, kuten kalentereita, osoitteistoja tai postikansioiden sisällysluetteloita.

Tulostaminen tapahtuu samalla tavalla Sähköposti- ja Kalenteri-kansiossa sekä muissa Microsoft Outlookin kansioissa. Kaikki tulostusasetukset ja -toiminnot ovat Backstage-näkymässä. Avaa Backstage-näkymä valitsemalla Tiedosto-välilehti.

  1. Napsauta tulostettavaa kohdetta tai kansiota Outlookissa.
  2. Valitse Tiedosto-välilehti.
  3. Valitse Tulosta.

Lisätietoja on aiheessa Kohteiden tulostaminen Outlookissa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Outlook 2010