Kun käytät POP3 (POP3: Yleisesti käytetty protokolla, jonka avulla haetaan sähköpostiviestejä Internet-sähköpostipalvelimesta.)-sähköpostitiliä (sähköpostitili: Palvelimen nimi, käyttäjän nimi, salasana ja sähköpostiosoite, joita käyttäen Outlook muodostaa yhteyden sähköpostipalveluun. Sähköpostitili luodaan Outlookissa järjestelmänvalvojan tai Internet-palveluntarjoajan antamien tietojen perusteella.), voit valita, ladataanko pelkät viestien otsikot (viestin otsikko: Yhteenvetotiedot, jotka ladataan tietokoneeseen ja jonka perusteella voidaan päättää, ladataanko, kopioidaanko tai poistetaanko koko viesti palvelimesta. Otsikko sisältää seuraavat kentät: aihe, lähettäjä, vastaanotettu, tärkeys, liitetiedosto ja koko.) vai koko viestit liitteineen. Kun viesti ladataan sähköpostipalvelimesta, oletusasetuksen mukaan viesti poistetaan palvelimesta. Näin Internet-palveluntarjoajalta (Internet-palveluntarjoaja (ISP): Yritys, joka tarjoaa asiakkailleen liittymän Internetiin sähköpostin käyttöä, keskusteluryhmiin osallistumista tai Internetin käyttöä varten. Jotkin Internet-palveluntarjoajat ovat kansainvälisiä ja tarjoavat mahdollisuuden käyttää Internetiä monessa eri paikassa, kun taas toiset toimivat vain tietyllä alueella.) hankitulle sähköpostitilille vapautuu tilaa.
Pelkkien otsikoiden lataaminen ensiksi POP3-sähköpostipalvelimesta on hyödyllistä silloin, kun saadaan suuria sähköpostiviestejä. Otsikkojen avulla voidaan ladata vain tarvittavat viestit. Esimerkiksi kannettavan tietokoneen kanssa matkustaessasi saatat käyttää hidasta yhteyttä, etkä halua ladata suuria viestejä tai liitteitä. Tällöin kannattaa ladata ensiksi vain otsikot.
Tässä artikkelissa oletetaan, että olet jo lisännyt POP3-sähköpostitilin Microsoft Outlook -ohjelmaan. Lisätietoja sähköpostitilien lisäämisestä on Katso myös -osassa.
Valitse haluamasi toimet
Otsikoiden lataaminen
Sähköpostiviestien otsikot eivät sisällä viestin tekstiä. Voit ladata kaikista viesteistä pelkät otsikot ja valita sitten haluamasi viestit ladattavaksi kokonaan. Kun lataat ensin vain otsikot ja sitten tarpeelliset viestit, verkkoyhteysaikaa tarvitaan vähemmän. Kun olet ladannut otsikot, voit valita, mitkä viestit ladataan tai poistetaan sähköpostipalvelimesta.
- Otsikoiden lataaminen manuaalisesti
- Valitse Työkalut-valikosta Lähetä tai vastaanota, valitse tili ja valitse sitten Lataa Saapuneet-kansion otsikot.
- Otsikoiden lataaminen automaattisesti
- Valitse Työkalut-valikosta Lähetä tai vastaanota, valitse Lähetys- ja vastaanottoasetukset ja valitse sitten Määritä lähetys- ja vastaanottoryhmät.
- Valitse Ryhmän nimi -kohdasta ryhmä, johon POP3-tili kuuluu.
Huomautus Jos et ole luonut mukautettuja lähetys- ja vastaanottoryhmiä, valitse Kaikki tilit -ryhmä.
- Valitse Muokkaa.
- Valitse Kansioasetukset-kohdasta Lataa vain otsikot.
Huomautus Jos lähetys- ja vastaanottoryhmässä on useampia kuin yksi tili ja haluat ladata joidenkin tilien kohteet kokonaan mutta toisista vain otsikot, luo uusi lähetys- ja vastaanottoryhmä. Siirrä yhteen lähetys- ja vastaanottoryhmään kaikki tilit, joista haluat ladata vain otsikot, ja toiseen tilit, joiden kohteet haluat ladata kokonaan.
Kun lataat otsikon, viestiluetteloon tulee näkyviin 
-kuvake.
Sivun alkuun
Viestien merkitseminen ladattaviksi tai poistettaviksi
Voit tehdä kullekin lataamallesi otsikolle jonkin seuraavista:
- Merkitse viesti ladattavaksi ja poistettavaksi sähköpostipalvelimesta.
- Merkitse viesti kopioitavaksi (viestin kopio jätetään palvelimeen).
- Poista viesti palvelimesta viestiä lataamatta.
Kun lataat viestit, ne poistetaan oletusarvon mukaan sähköpostipalvelimesta. Kun kopioit viestejä, tietokoneeseen ladataan viestin kopio ja alkuperäinen viesti jää palvelimeen, josta sen voi ladata myös toiseen tietokoneeseen. Kun viestit poistetaan Outlookista, ne poistetaan sekä tietokoneesta että palvelimesta.
- Viestien otsikoiden merkitseminen ladattaviksi tai poistettaviksi sähköpostipalvelimesta
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella Saapuneet-kansiossasi olevaa otsikkoa ja valitse sitten pikavalikosta Merkitse viestit ladattavaksi.
Näkyviin tulee kuvake, kun olet merkinnyt viestin otsikon ladattavaksi. Kuvake ilmaisee, että viesti ladataan ja poistetaan sähköpostipalvelimesta, kun viestien lähettäminen ja vastaanottaminen suoritetaan seuraavan kerran.
- Otsikoiden merkitseminen siten, että viestit kopioidaan palvelimesta
- Napsauta otsikkoa Saapuneet-kansiossa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Merkitse viestin kopio ladattavaksi.
Kun merkitset viestin kopion ladattavaksi, näkyviin tulee 
-kuvake.
Kuvake ilmaisee, että sähköpostiviestin kopio ladataan tietokoneeseen, kun viestien lähettäminen ja vastaanottaminen suoritetaan seuraavan kerran.
- Viestien otsikoiden merkitseminen poistettaviksi sähköpostipalvelimesta
- Valitse Saapuneet-kansiosta poistettava kohde ja paina DEL-näppäintä. Näkyviin tulee punainen X -kuvake, ja otsikon ensimmäinen rivi muuttuu yliviivatuksi tekstiksi.
Huomautus Voit valita useita kohteita poistettavaksi kerrallaan pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla viestejä valitessasi ja painamalla sitten DEL-näppäintä.
Huomautus Jos otsikko siirretään toiseen kansioon (esimerkiksi manuaalisesti tai sääntöä käytettäessä) ja sitten merkitään, otsikkoa ei käsitellä, kun valitaan Käsittele merkityt otsikot. Vain Saapuneet-kansiossa olevat otsikot käsitellään.
Sivun alkuun
Viestien lataaminen
Tee jompikumpi seuraavista:
- Uusien viestien noutaminen manuaalisesti
- Valitse Työkalut-valikosta Lähetä tai vastaanota, valitse tili ja valitse sitten Saapuneet.
- Uusien viestien noutaminen automaattisesti
- Valitse Työkalut-valikosta Lähetä tai vastaanota, valitse Lähetys- ja vastaanottoasetukset ja valitse sitten Määritä lähetys- ja vastaanottoryhmät.
- Valitse Ryhmän nimi -kohdasta ryhmä, johon POP3-sähköpostitili kuuluu, valitse Ryhmän nimi asetus -kohdasta Ajoita automaattinen lähetys ja vastaanotto n minuutin välein -valintaruutu ja kirjoita sitten arvo 1–1 440.
Huomautus Jos et ole luonut mukautettuja lähetys- ja vastaanottoryhmiä, valitse Kaikki tilit -ryhmä.
POP3-sähköpostipalvelimen uudet viestit tarkistetaan ja ladataan valitsemasi aikataulun mukaan.
Kun POP3-sähköpostitili lisätään, oletusasetuksen mukaan Outlook lataa kokonaiset kohteet liitteineen ja poistaa kohteet sitten palvelimesta. Jos asetusta muutetaan niin, että vain otsikot ladataan, voit myöhemmin siirtyä takaisin kokonaisten kohteiden lataamiseen.
- Valitse Työkalut-valikosta Lähetä tai vastaanota, valitse Lähetys- ja vastaanottoasetukset ja valitse sitten Määritä lähetys- ja vastaanottoryhmät.
- Valitse Ryhmän nimi -kohdasta ryhmä, johon POP3-sähköpostitili kuuluu.
Huomautus Jos et ole luonut mukautettuja lähetys- ja vastaanottoryhmiä, valitse Kaikki tilit -ryhmä.
- Valitse Muokkaa.
- Valitse Kansioasetukset-kohdasta Lataa koko kohde liitteineen.
Sivun alkuun
Viestien poistaminen sähköpostipalvelimesta
Kun viesti on ladattu POP3-sähköpostipalvelimesta, se poistetaan oletusarvon mukaan palvelimesta. Jos kuitenkin lataat vain viestien otsikot tai olet ottanut käyttöön Jätä viestin kopio palvelimeen -asetuksen, viesti jätetään sähköpostipalvelimeen.
Lisätietoja Jätä viestin kopio palvelimeen -asetuksesta on Katso myös -osan linkeissä.
Sinun ei tarvitse ladata viestiä, jos haluat poistaa sen palvelimesta. Voit merkitä sähköpostipalvelimesta poistettavien viestien otsikot. Tämä on hyödyllistä, jos huomaat jo otsikon perusteella, että haluat poistaa sähköpostiviestin. Tämän artikkelin Viestien merkitseminen ladattaviksi tai poistettaviksi -osassa kerrotaan, kuinka otsikon voi merkitä poistettavaksi.
Kun olet merkinnyt otsikon poistettavaksi, toimi seuraavasti:
- Viestien poistaminen tietokoneesta ja palvelimesta
- Valitse Saapuneet-kansiosta poistettava kohde ja paina DEL-näppäintä. Näkyviin tulee punainen X -kuvake, ja otsikon ensimmäinen rivi muuttuu yliviivatuksi tekstiksi.
Huomautus Voit valita useita kohteita poistettavaksi kerrallaan pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla viestejä valitessasi ja painamalla sitten DEL-näppäintä.
- Valitse Työkalut-valikosta Lähetä tai vastaanota, valitse tili ja valitse sitten Käsittele merkityt otsikot.
Kun poistat viestien otsikot, otsikko poistetaan tietokoneesta ja kokonainen viesti poistetaan sähköpostipalvelimesta. Tämän jälkeen et voi ladata poistettuja viestejä sähköpostipalvelimesta käyttämällä toista tietokonetta tai profiilia.
Huomautus Jos otsikko siirretään toiseen kansioon (joko manuaalisesti tai sääntöä käytettäessä) ja sitten merkitään, otsikkoa ei käsitellä, kun valitaan Käsittele merkityt otsikot. Vain Saapuneet-kansiossa olevat otsikot käsitellään.
Sivun alkuun
