Microsoft Outlook 2010:n uudet ominaisuudet

Microsoft Outlook 2010 sisältää uusia ominaisuuksia ja toimintoja, joilla voit pitää yhteyttä ihmisiin sekä hallita tietojasi ja ajankäyttöäsi entistäkin helpommin.

Laajennettu valintanauha

Microsoft Officen sujuvaan käyttöliittymään kuuluva valintanauha sisältyi ensimmäisen kerran Microsoft Office Outlook 2007 -versioon. Valintanauhan tarkoituksena on helpottaa tehtävien suorittamiseksi tarvittavien komentojen löytämistä. Komennot on järjestetty loogisella tavalla ryhmiin, jotka on sijoitettu välilehtiin. Outlook 2010 -ohjelmassa valikoiden tilalla on valintanauha nyt myös Outlookin pääikkunassa. Lisäksi voit mukauttaa valintanauhan lisäämällä siihen omia välilehtiäsi omien tarpeidesi ja työskentelytapojesi mukaan.

Valintanauhan Uusi sähköpostiviesti ‑komento

Lisää tilaa tilin hallintaan

Monet Outlook-asetukset, jotka eivät liity suoraan Outlook-kohteiden luomiseen tai hallintaan, kuten tulostuskomennot ja tilien hallinta-asetukset, ovat nyt käytettävissä Microsoft Office Backstage -näkymä -näkymässä. Kun valitset Tiedosto, voit hallita tilejäsi, määrittää sääntöjä ja automaattisia vastauksia sekä käyttää useita muita hallinta-asetuksia.

Parannettu keskustelunäkymä

Parannettu keskustelunäkymä on nyt käytettävissä viestejä käsiteltäessä. Tämä näkymä helpottaa samaan aiheeseen liittyvien viestien seurantaa ja hallintaa, vaikka viestit sijaitsisivat eri kansioissa. Voit tarkastella koko keskusteluketjua ja siihen lisäämiäsi vastauksia, etsiä nopeasti uusimmat vastaukset sekä löytää aiempaa helpommin viestit, jotka ovat tärkeimpiä sinulle. Voit myös luokitella tai ohittaa keskustelut helposti. Lisätietoja on kohdassa Tietoja keskusteluikkunasta.

Saapuneet-viestiluettelossa olevat keskustelut

Viestien käsitteleminen ja arkistoiminen

Pikatoiminnot     Voit muuttaa eniten käyttämäsi komennot ja toimet yhden napsautuksen pikatoiminnoiksi. Voit mukauttaa oletusarvoisia pikatoimintoja sekä yhdistää usein käyttämäsi komennot omiksi painikkeiksi. Valikoiman sisältämien valmiiden pikatoimintojen avulla voit esimerkiksi arkistoida ja merkitä viestin, lähettää viestin työryhmälle sekä käyttää monia muita suosittuja komentoja. Lisätietoja on artikkelissa Yleisten tai toistuvien tehtävien automatisoiminen pikatoiminnoilla.

Pikatoimintojen valikoima

Kokousvastaus    Kokouksen ajoittaminen on nyt yhtä helppoa kuin viestiin vastaaminen. Samalla kun luet viestiä, voit ajoittaa kokouksen kaikkien viestin vastaanottajien kanssa uudella Kokousvastaus-komennolla. Sillä voit lisätä kaikki viestin vastaanottajat kokouspyyntöön yhdellä napsautuksella. Lisätietoja on artikkelissa Sähköpostiviestiin vastaaminen kokouspyynnöllä.

Pikahaun parannukset    Jo Outlook 2007:ään sisältyi pikahaku. Outlook 2010 -ohjelmassa voit tarkentaa hakujasi entistäkin paremmin hakuehdoilla, kuten lähettäjällä, aiheen avainsanoilla ja muilla tiedoilla, kuten sillä, sisältävätkö haettavat viestit liitteitä. Tilannekohtainen Hakutyökalut-välilehti sisältää suodattimia, joiden avulla voit tehokkaasti rajata hakusi haluamiisi tietoihin. Lisätietoja on ohjeartikkelissa Viestin tai kohteen etsiminen pikahaulla.

Pikahakua tarkentavat komennot

Tarpeettoman sisällön poistaminen Saapuneet-kansiosta

Keskustelun ohittaminen    Jos keskustelun sisältö ei ole enää ajankohtainen, voit estää jatkossa kyseiseen keskusteluun tulevien vastausten näkymisen Saapuneet-kansiossa. Ohita-komento siirtää koko keskustelun ja siihen myöhemmin lähetetyt vastaukset Poistetut-kansioon. Lisätietoja on artikkelissa Keskustelun ohittaminen.

Aloitus-välilehden Poista-ryhmä

Keskustelujen tiivistäminen    Jos viesti sisältää kaikki keskustelun aiemmat viestit, voit poistaa tarpeettomat viestit keskustelusta valitsemalla Puhdista. Esimerkiksi kun henkilö vastaa keskusteluun, vastaus näkyy keskustelussa ylimpänä ja aiemmat viestit uusimman vastauksen alapuolella. Jos et halua nähdä jokaista viestiä erikseen, voit säilyttää vain uusimman viestin, joka sisältää koko keskustelun. Lisätietoja on artikkelissa Tarpeettomien viestien poistaminen Keskustelujen puhdistus -toiminnolla.

Valintanauhan Puhdista-komento

Tehokkaat viestiominaisuudet

Postivihjeet     Outlook 2010 sisältää sähköpostivihjeitä, joiden avulla voit välttää yleiset, mutta joskus vakavatkin virheet. Sähköpostivihjeitä voi tulla näyttöön esimerkiksi silloin, kun käytät Vastaa kaikille -toimintoa ja vastaanottajien luettelo on suuri, olet lähettämässä arkaluontoisia tietoja oman organisaatiosi ulkopuolisille vastaanottajille tai lähetät viestiä vastaanottajalle, joka ei ole paikalla. Lisätietoja on artikkelissa Postivihjeiden poistaminen käytöstä.

Postivihje ilmoittaa, kun viestin vastaanottaja ei ole paikalla

Viestit, joissa ei ole aihetta     Kun valitset Lähetä viestissä, joka ei sisällä aihetta, näyttöön tulee varoitussanoma, joka pyytää varmistamaan, että aiheen pois jättäminen on tarkoituksellista.

Näyttöön tulee varoitusvalintaikkuna, kun viesti ei sisällä aihetta

Automaattisen täydennyksen luetteloon tehdyt parannukset     Nimen poistaminen automaattisen täydennyksen luettelon ehdotuksista on nyt helpompaa, ja jos käytössäsi on Microsoft Exchange Server ‑tili, voit käyttää automaattisen täydennyksen luetteloa missä tahansa tietokoneessa, jossa käytät Outlookia Exchange-tilin kautta. Lisätietoja on artikkelissa Nimen poistaminen automaattisen täydennyksen luettelosta.

Automaattisen täydennyksen luettelo, jossa on poistamiskuvake

Palvelimessa sijaitsevat allekirjoitukset     Viestejä varten luomasi mukautetut allekirjoitukset ovat nyt käytettävissäsi riippumatta siitä, mitä tietokonetta käytät.

Liitettyjen valokuvien koon muuttaminen    Voit automaattisesti pienentää suurten kuvaliitteiden kokoa. Lisätietoja on artikkelissa Kuvien ja liitetiedostojen koon pienentäminen.

Kuvaliitteen koon muuttamisasetukset Backstage-näkymässä

Näyttökuvan sisällyttäminen    Uudella näyttökuvan lisäyskomennolla voit nyt helposti jakaa näyttösi muiden kanssa. Voit valita koko näytön tai osan näytöstä ja sisällyttää sen näyttökuvaksi viestiin.

Näyttökuvan lisäämiskomento

Parannetut tarkistustoiminnot    Kieliasun tarkistustoiminnot ovat nyt käytettävissä aiempaa useammassa paikassa. Voit tarkistaa esimerkiksi viestien aiherivien, tehtävien ja kokouspyyntöjen kieliasun.

Yksityiskohtaiset lähetystiedot     Kun käytät Microsoft Exchange Server ‑tiliä, voit tarkastella sekä lähtevien että saapuvien viestien yksityiskohtaisia lähetystietoja.

Parannetut kalenteriominaisuudet

Kokousehdotukset    Kokousehdotukset olivat uusi ominaisuus Outlook 2007:ssä, ja ne tulevat nyt näkyviin, kun luot kokouspyyntöä. Toiminto tarkastelee osallistujien kalentereita ja ehdottaa vapaiden aikojen perusteella kokoukselle parasta ajankohtaa.

Kokousehdotukset-ruutu

Kalenteriryhmät     Voit tarkastella helposti niiden henkilöiden kalentereita, jotka tekevät kanssasi usein yhteistyötä. Kun määrität haluamasi henkilöt kalenteriryhmään, voit tarkastella kyseisten henkilöiden kalentereita nopeasti avaamalla määrittämäsi kalenteriryhmän. Kalenteriryhmät voivat sisältää myös resursseja, esimerkiksi neuvotteluhuoneita, joten voit helposti etsiä haluaminasi ajankohtina vapaat neuvotteluhuoneet. Lisätietoja on artikkelissa Kalenteriryhmän luominen, tarkasteleminen tai poistaminen.

Kalenteriryhmä siirtymisruudussa

Aikataulunäkymä    Uudessa aikataulunäkymässä voit ajoittaa kokouksia nyt aiempaa tehokkaammin sekä käyttäessäsi uusia kalenteriryhmiä että valitessasi kalentereita tarkasteltaviksi manuaalisesti. Yksittäiset kalenterit, resurssien kalenterit ja kalenteriryhmät tulevat näkyviin vaakasuuntaiseen näkymään, joten voit nopeasti nähdä ajankohdat, jotka sopivat kaikille osallistujille parhaiten.

Kalenterin aikataulunäkymä

Pikakatselu    Kun saat kokouspyynnön, pikakatselun avulla näet nopeasti, kuinka kokouspyyntö vaikuttaa kalenteriisi. Kun luot kokouspyynnön tai vastaat kokouspyyntöön, kokouspyyntöön tulee näkyviin näyttökuva kalenteristasi. Näet suoraan kokouspyynnössä, aiheuttaako kokouspyyntö aikatauluristiriitoja ja mitkä kohteet kalenterissasi ovat ehdotetun kokousajankohdan vieressä.

Kalenterin pikakatselu kokouspyyntöviestissä

Tilien käsitteleminen Outlookissa

Useita Exchange-tilejä     Outlook 2010 tukee usean Exchange-tilin käyttämistä yhdestä Outlook-profiilista.

IMAP-parannukset    IMAP-sähköpostitilin viestien poistaminen tapahtuu nyt samalla tavalla kuin muidenkin sähköpostitilityyppien viestien poistaminen. Kun viestejä poistetaan, ne siirretään Poistetut-kansioon. Viestejä ei enää tarvitse merkitä poistettaviksi.

Tehtävien hallinta

Tehtävät-palkki    Tehtävät-palkkia on parannettu käyttäjäpalautteen perusteella. Outlook 2010 -ohjelmassa koko päivän tapaamiset ja tapahtumat ovat nyt helpommin käytettävissä. Muita parannuksia ovat ristiriidoista ja vastaamattomista kokouspyynnöistä ilmoittavat visuaaliset ilmaisimet, päivien erottimet sekä aiempaa helpompi menetelmä muuttaa kohteiden kokoa vetämällä ja pudottamalla. Saat lisätietoja ohjeaiheesta Tehtävät-palkin koon tai sisällön muuttaminen.

Tietojen tallentaminen

Datatiedoston uusi nimi    Outlook-tiedot tallennetaan tietokoneeseen datatiedostoina. Aiemmissa Outlook-versioissa nämä tiedostot olivat nimeltään omia kansiotiedostoja (.pst) ja offline-kansiotiedostoja (.ost). Nyt tiedot tallennetaan Outlookin datatiedostoina (.pst) (Outlookin datatiedosto (.pst): Tiedosto, johon tallennetaan viestit ja muut kohteet. .pst-tiedosto voidaan määrittää sähköpostiviestien oletustoimitussijainniksi. Sen avulla voidaan järjestää ja varmuuskopioida kohteita.) ja offline-tilassa olevina Outlookin datatiedostoina (.ost) (Outlookin offline-datatiedosto (.ost): Käyttäjän kiintolevyllä oleva tiedosto, joka sisältää kopion postiviesteistä ja Outlook-kohteista. Tiedosto on synkronoitu posti- tai Exchange-palvelimeen tallennettujen tietojen kanssa. Outlookin offline-datatiedoston tunniste on .ost.). Lisätietoja on artikkelissa Tiedoston luominen tietojen tallentamista varten.

Outlookin datatiedostojen (.pst ja .ost) aiempaa helpompi käytettävyys    Outlookin aiemmissa versioissa datatiedostot tallennettiin omiksi kansiotiedostoiksi (.pst) ja offline-kansiotiedostoiksi (.ost) tietokoneessa olevaan piilotettuun kansioon. Outlook 2010 -ohjelmassa luomasi uudet datatiedostot tallennetaan oletusarvoisesti Tiedostot\Omat Outlook-tiedostot -kansioon. Tämä helpottaa Outlook-tietojen varmuuskopiointia sekä datatiedoston löytämistä ja kopioimista uuteen tietokoneeseen. Lisätietoja on artikkelissa Tiedoston luominen tietojen tallentamista varten.

Tehokas yhteydenpito

Outlook Social Connector    Uudella Outlook Social Connectorilla voit muodostaa yhteyden käyttämiisi yhteisöpalveluihin ja liiketoimintaverkostoihin, kuten Microsoft SharePointiin, Windows Liveen ja muihin suosittuihin kolmansien osapuolien sivustoihin. Tämän ansiosta voit hankkia enemmän tietoja ja pitää yhteyttä yhteyshenkilöihisi näissä verkostoissa ja palveluissa poistumatta Outlookista. Lisätietoja on artikkelissa Tietoja Outlook Social Connectorista.

Lukuruudun käyttäjäruutu

Pikayhteystiedot    Saat nyt yhteyden yhteyshenkilöihisi nopeasti, koska pikaviestit ja tavoitettavuustiedot ovat käytettävissä suoraan postinäkymässä. Valintanauha sisältää uuden Etsi yhteystieto -ruudun, johon voit kirjoittaa henkilön nimestä alun ja saada näkyviin tulokset heti. Näet myös tavat ottaa yhteyttä henkilöön, kuten lähettämällä pikaviestin, puhelimitse, sähköpostitse tai ajoittamalla kokouksen. Kun käytössä on Microsoft Office Communicator -integrointi, voit etsiä yhteystietoja yleisestä osoitteistosta ja yhteystiedoistasi sekä nähdä nimien lisäksi myös henkilöiden kuvat, tehtävät ja tavoitettavuustiedot.

Hierarkkinen osoitteisto     Voit valita viestien, kokouspyyntöjen ja tehtävämääritysten vastaanottajat selaamalla Outlookin osoitteiston sisältämää organisaatiohierarkiaa.

Yhdistetyn viestiliikenteen parannukset

Vastaajan tekstitallenne     Vastaajan esikatselu näyttää vastaajaasi jätetystä viestistä puheesta tekstiksi muunnetun tallenteen.

Vastaajan tekstitallenne

Suojattu vastaaja     Suojatulla vastaajalla voit suojata vastaajan ja rajata sen vain tarkoitetuille vastaanottajille.

Muut parannukset

Näkymien zoomaushallinta     Voit lähentää ja loitontaa posti- ja kalenterinäkymiä ikkunan alareunassa sijaitsevan uuden liukusäätimen avulla.

Näkymän zoomaushallinta

Tallennustilan ilmaisin     Uudessa Backstage-näkymä -näkymässä voit tarkastella tilitietojasi. Näet visuaalisessa esitysmuodossa esimerkiksi sen, kuinka paljon tilaa on jäljellä Saapuneet-kansiossasi.

Postilaatikon jäljellä olevan tilan ilmaisin

Siirtymisruutu    Kaikki aiemmin siirtymisruudussa (siirtymisruutu: sarake, jonka kansiolinkit helpottavat tietojen käyttöä. Napsauttamalla kansiota saat näkyviin sen sisällön. Kansiossa on myös Suosikkikansiot-osa ja painikkeet, joilla voit siirtyä posti-, kalenteri- ja tehtävänäkymien sekä muiden näkymien välillä.) olleet komennot ja näkymät sijaitsevat nyt valintanauhassa. Myös kansioiden järjestystä on muutettu, jotta yleisimmät oletuskansiot, kuten Saapuneet-kansio ja Poistetut-kansio, olisivat mahdollisimman helposti käytettävissä. Lisäksi joitakin otsikoita ja kuvakkeita on poistettu, joten siirtymisruutu on nyt ulkoasultaan selkeä ja yksinkertainen.

Laajennettavuus     Outlook 2010 sisältää kehittäjien toivomia ominaisuuksia, jotka mahdollistavat Outlook-käyttöliittymän sovelluskohtaiset mukautukset. Outlook-käyttöliittymän ohjelmoitavuuteen tehtyjen parannusten lisäksi Outlookin objektimalli tukee nyt uusia ja laajennettuja ominaisuuksia, kuten keskusteluja ja mobiilitoimintoja.

Komentorivivalitsimet    Käyttöönottoa ja vianmääritystä varten on lisätty komentorivivalitsimia. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft Outlook 2010:n komentorivivalitsimet.

64-bittisyyden tuki     Outlook 2010 on saatavilla sekä 32- että 64-bittisenä versiona.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Outlook 2010