Viestien hallinta sääntöjen avulla

Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä säännöt ovat ja miten niiden avulla voi pitää Saapuneet-kansion kohteet järjestyksessä ja ajan tasalla.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet


Viestien hallinnan helpottaminen sääntöjen avulla

Sääntö on toiminto, jonka Microsoft Outlook suorittaa automaattisesti, kun lähetettävä tai vastaanotettava viesti täyttää säännössä määritetyt ehdot. Voit valita monenlaisia ehtoja ja toimintoja ohjatussa sääntöjen ja ilmoitusten luomisessa.

Säännöt ovat joko järjestämis- tai ilmoitussääntöjä. Ohjattu sääntöjen ja ilmoitusten luominen sisältää malleja useimmin käytettyjä sääntöjä varten.

  • Pidä asiat järjestyksessä    Nämä säännöt auttavat arkistoimaan ja seuraamaan viestejä. Voit esimerkiksi luoda säännön koskemaan viestejä, jotka tulevat tietyltä lähettäjältä, kuten Pertti Virtaselta, ja joiden Aihe-rivillä on jokin tietty sana, kuten "myyntiluvut". Sääntö voi merkitä viestit seurattaviksi, määrittää niiden luokaksi Myyntiluvut ja siirtää ne kansioon Pertin myyntiluvut.
  • Pysy ajan tasalla    Tällaiset säännöt ilmoittavat asiasta määrittämälläsi tavalla, kun vastaanotat tietyntyyppisen viestin. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka lähettää ilmoituksen matkapuhelimeesi, kun saat sähköpostia perheenjäseneltäsi.
  • Aloita tyhjästä säännöstä    Tällaiset säännöt luodaan alusta alkaen itse.

Mallisäännöt

Kuva 2  Ohjattu sääntöjen ja ilmoitusten luominen sisältää useita valmiiksi määritettyjä sääntöjä eli malleja.

Poikkeukset

Voit lisätä sääntöihin poikkeuksia erityistapauksissa, esimerkiksi silloin, kun viesti on merkitty seurattavaksi tai määritetty tärkeäksi. Sääntöä ei sovelleta viesteihin, jos yksikin määrittämistäsi poikkeuksista toteutuu.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Säännön luominen mallista

  1. Valitse siirtymisruudusta (siirtymisruutu: sarake, jonka kansiolinkit helpottavat tietojen käyttöä. Napsauttamalla kansiota saat näkyviin sen sisällön. Kansiossa on myös Suosikkikansiot-osa ja painikkeet, joilla voit siirtyä posti-, kalenteri- ja tehtävänäkymien sekä muiden näkymien välillä.) Sähköposti.
  2. Valitse Työkalut-valikosta Säännöt ja ilmoitukset.
  3. Jos käytät useita sähköpostitilejä, valitse Toteuta muutokset tässä kansiossa -luettelosta haluamasi Saapuneet-kansio.
  4. Valitse Uusi sääntö.
  5. Valitse Vaihe 1: Valitse malli -kohdassa haluamasi malli Pidä asiat järjestyksessä- tai Pysy ajan tasalla -kokoelmasta.
  6. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa. Jos esimerkiksi napsautat henkilö tai jakeluluettelo -linkkiä, näkyviin tulee Osoitteisto.
  7. Valitse Vaihe 1: Valitse ehdot -kohdassa ehdot, jotka haluat viestin täyttävän, jotta sääntöä sovelletaan viestiin.
  8. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten Seuraava.
  9. Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.
  10. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten Seuraava.
  11. Valitse Vaihe 1: Valitse poikkeukset -kohdassa säännön poikkeukset ja valitse sitten Seuraava.
  12. Päätä säännön luominen kirjoittamalla säännön nimi ja valitsemalla haluamasi muut asetukset.
    • Jos haluat suorittaa säännön viesteissä, jotka ovat valmiiksi jossakin kansiossa, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa kansio -valintaruutu.
    • Jos haluat ottaa tämän säännön käyttöön kaikissa omissa sähköpostitileissä ja niihin liittyvissä Saapuneet-kansioissa, valitse Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruutu.
  13. Valitse Valmis.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Säännön luominen alusta lähtien

Jos haluat luoda säännön määrittämällä haluamasi ehdot, toiminnot ja poikkeukset, toimi seuraavasti:

  1. Valitse siirtymisruudusta (siirtymisruutu: sarake, jonka kansiolinkit helpottavat tietojen käyttöä. Napsauttamalla kansiota saat näkyviin sen sisällön. Kansiossa on myös Suosikkikansiot-osa ja painikkeet, joilla voit siirtyä posti-, kalenteri- ja tehtävänäkymien sekä muiden näkymien välillä.) Sähköposti.
  2. Valitse Työkalut-valikosta Säännöt ja ilmoitukset.
  3. Jos käytät useita sähköpostitilejä, valitse Toteuta muutokset tässä kansiossa -luettelosta haluamasi Saapuneet-kansio.
  4. Valitse Uusi sääntö.
  5. Valitse Aloita tyhjästä säännöstä -kohdasta joko Tarkista viestit niiden saapuessa tai Tarkista viestit lähettämisen jälkeen ja valitse sitten Seuraava.
  6. Valitse Vaihe 1: Valitse ehdot -kohdassa ehdot, jotka haluat viestin täyttävän, jotta sääntöä sovelletaan viestiin.
  7. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten Seuraava.
  8. Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -kohdassa toiminto, jonka haluat säännön suorittavan, kun viesti täyttää ehdot.
  9. Napsauta Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta -kohdassa alleviivattua arvoa, jos et ole vielä tehnyt sitä, ja valitse sitten Seuraava.
  10. Valitse Vaihe 1: Valitse poikkeukset -kohdassa säännön poikkeukset ja valitse sitten Seuraava.
  11. Päätä säännön luominen kirjoittamalla säännön nimi ja valitsemalla haluamasi muut asetukset.
    • Jos haluat suorittaa säännön viesteissä, jotka ovat valmiiksi jossakin kansiossa, valitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa kansio -valintaruutu.
    • Jos haluat ottaa tämän säännön käyttöön kaikissa omissa sähköpostitileissä ja niihin liittyvissä Saapuneet-kansioissa, valitse Luo tämä sääntö kaikkiin tileihin -valintaruutu.
  12. Valitse Valmis.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Säännön luominen viestistä

Voit luoda säännön suoraan viestistä. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka siirtää kyseiseltä lähettäjältä saapuvat viestit tiettyyn kansioon.

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella viestiä, jonka perusteella haluat luoda säännön, ja valitse pikavalikosta Luo sääntö.

Valitse Luo sääntö -valintaikkunassa valintaruudut, joiden kohdalla valitsemiesi viestien tiedot ovat valmiina.

  1. Valitse Siirrä kohde kansioon -valintaruutu.
  2. Napsauta jotakin aiemmin luotua kansiota tai luo viestejä varten uusi kansio valitsemalla Uusi.
  3. Voit lisätä sääntöön ehtoja, toimintoja ja poikkeuksia valitsemalla Lisäasetukset ja noudattamalla sitten ohjatun sääntöjen ja ilmoitusten luomisen ohjeita.

Vihje     Voit suorittaa säännön heti, kun se on valmis, valitsemalla ohjatun sääntöjen ja ilmoitusten luomisen viimeiseltä sivulta Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat kansiossa -valintaruudun.

Kaikki Saapuneet-kansion tai minkä tahansa muun valitsemasi kansion viestit, jotka täyttävät sääntöön liittyvät ehdot eivätkä ole poikkeustapauksia, siirretään määrittämääsi kansioon. Voit testata uutta sääntöä avaamalla uuden kansion. Tarkista, siirtääkö sääntö juuri oikeat viestit.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Säännön suorittaminen aika ajoin muttei jatkuvasti

Jos haluat käyttää sääntöä aika ajoin mutta et jatkuvasti, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Työkalut-valikosta Säännöt ja ilmoitukset.
  2. Poista sääntö käytöstä Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa poistamalla säännön valintaruudun valinta.
  3. Valitse Suorita säännöt.
  4. Valitse Suorita säännöt -valintaikkunan Valitse suoritettavat säännöt -kohdasta sen säännön valintaruutu, jonka haluat suorittaa.
  5. Valitse kansio, johon haluat soveltaa sääntöä.
  6. Valitse viestiluokat, joihin haluat soveltaa sääntöä.

Voit esimerkiksi soveltaa sääntöä vain kansion lukemattomiin viesteihin.

  1. Valitse Suorita.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Palvelinpohjaiset säännöt ja asiakassäännöt

Palvelinpohjaiset säännöt    Jos käytät Microsoft Exchange -tiliä, palvelin voi palvelin suorittaa sääntöjä viesteissä, vaikka Outlook ei olisi käynnissä. Tällaisia sääntöjä kutsutaan palvelinpohjaisiksi säännöiksi. Säännöt on määritettävä käytettäviksi, kun viestit toimitetaan Saapuneet-kansioosi palvelimessa, ja säännöt on kyettävä suorittamaan loppuun asti palvelimessa. Esimerkiksi viestin tulostamiseen käytettävää sääntöä ei voi käyttää palvelimessa. Jos sääntöä ei voida suorittaa palvelimessa, se suoritetaan, kun käynnistät Outlookin.

Asiakassäännöt    "Asiakas" on sähköpostiohjelma, joka suoritetaan käyttäjän tietokoneessa. Jos sääntöä ei voida käyttää palvelimessa, se on "asiakassääntö", koska se suoritetaan käyttäjän tietokoneessa. Jos sääntöluettelossasi on sekä palvelimessa suoritettavia sääntöjä että sääntöjä, joita ei voi suorittaa palvelimessa, palvelinpohjaiset säännöt suoritetaan ennen asiakassääntöjä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Vastaanottokuittaukset, äänestysvastaukset ja poissa-viestit

Vastaanotto- ja lukukuittauksia, äänestysvastauksia ja poissaoloilmoituksia pidetään viesteinä. Jos esimerkiksi luot säännön, joka siirtää kohteet (kohde: Kohde on Outlookissa tiedon perusyksikkö (verrattavissa ohjelman tiedostoon). Kohteita ovat sähköpostiviestit, tapaamiset, yhteydet, tehtävät, päivyrimerkinnät, muistiinpanot sekä lähetetyt kohteet ja asiakirjat.), joiden Aihe-ruudussa on sana "kokous", tiettyyn kansioon, myös kaikki tätä ehtoa vastaavat vastaanottokuittaukset, äänestystulokset ja poissaoloilmoitukset siirretään.

 Huomautus   Jos äänestystulos siirretään Saapuneet-kansiosta, vastausta ei seurata alkuperäisessä viestissä automaattisesti.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja asiakirjat

Kokouspyyntöjä, tehtäväpyyntöjä ja asiakirjoja pidetään viesteinä. Jos esimerkiksi luot säännön, joka siirtää kohteet (kohde: Kohde on Outlookissa tiedon perusyksikkö (verrattavissa ohjelman tiedostoon). Kohteita ovat sähköpostiviestit, tapaamiset, yhteydet, tehtävät, päivyrimerkinnät, muistiinpanot sekä lähetetyt kohteet ja asiakirjat.), joiden Aihe-ruudussa on sana "kokous", tiettyyn kansioon, myös kaikki tätä ehtoa vastaavat kokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja asiakirjat siirretään. Kun luot tällaisiin kohteisiin vaikuttavia sääntöjä, pidä mielessä seuraavat rajoitukset:

  • Muuhun kuin sähköpostikansioon siirretty kohde ei välttämättä toimi odotetulla tavalla siirtämisen jälkeen. Jos esimerkiksi viesti siirretään Kalenteri-kansioon, uutta tapaamista ei luoda.
  • Jos sääntö siirtää kokous- tai tehtävävastauksen Poistetut-kansioon, alkuperäinen kohde ei voi jäljittää vastausta.
  • Jos kokouspyyntö siirretään automaattisesti Poistetut-kansioon, kokousta ei lisätä Kalenteri-kansioon.
  • Lähettämiisi viesteihin vaikuttavia sääntöjä ei käytetä tehtäväpyyntöihin tai kokouspyyntöihin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Jakeluluettelo

Jakeluluettelon uusi sääntö käyttäytyy sen mukaan, miten luot säännön:

  • Siirrä jakeluluetteloon lähetetyt viestit tiettyyn kansioon    Jos valitset tämän sääntömallin, vain jakeluluetteloon lähetetyt viestit siirretään määrittämääsi kansioon. Jakeluluettelossa olevilta henkilöiltä saamiasi viestejä ei siirretä määrittämääsi kansioon.

 Huomautus   Sääntö toimii vain Exchange-tileissä.

  • Siirrä tietyn lähettäjän viestit tiettyyn kansioon    Jos valitset tämän sääntömallin, myös kaikilta määrittämäsi jakeluluettelon jäseniltä saamasi viestit siirretään määrittämääsi kansioon.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Viestin välittäminen oman organisaation ulkopuolelle

Jos työskentelet organisaatiossa, joka käyttää Exchange-ohjelmaa, organisaation ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin välitettäviä viestejä, joissa käytetään sääntöä, ei oletusarvon mukaan lähetetä. Tämän asetuksen tarkoituksena on ehkäistä yrityksen sisäisten tietojen paljastuminen. Asetuksen käyttöä valvoo Exchange-järjestelmänvalvoja.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Outlook 2007