Kuvien ja liitetiedostojen koon pienentäminen

Kun lähetät viestin, jonka koko ylittää sinun palvelimessasi tai vastaanottajan palvelimessa määritetyn viestin enimmäiskoon rajoituksen, viesti palautetaan eikä sitä lähetetä.

Optimoimalla sähköpostin kuvien ja liitetiedostojen koon voit välttää useimpiin sähköpostitileihin liittyvien viestin enimmäiskokorajoitusten ylittymisen.

 Huomautus    Kun viestejä siirretään Internetissä, niiden koko kasvaa siitä, mikä niiden sisältämän tekstin, grafiikan, kuvien tai liitetiedostojen kokojen summa todellisuudessa on. Viestin koodaus Internetin kautta siirtämistä varten kasvattaa viestin kokoa noin kolmanneksen. Jos Internet-palveluntarjoajasi (Internet-palveluntarjoaja (ISP): Yritys, joka tarjoaa asiakkailleen liittymän Internetiin sähköpostin käyttöä, keskusteluryhmiin osallistumista tai Internetin käyttöä varten. Jotkin Internet-palveluntarjoajat ovat kansainvälisiä ja tarjoavat mahdollisuuden käyttää Internetiä monessa eri paikassa, kun taas toiset toimivat vain tietyllä alueella.) sallii esimerkiksi enintään 10 megatavun kokoisten viestien lähettämisen ja liität viestiin 9 megatavun liitetiedoston, viestin enimmäiskoko todennäköisesti ylittyy.

Viestien koon rajoituksen lisäksi monissa sähköpostitileissä myös postilaatikon tai tilin tallennustilan kokoa on rajoitettu. Suuret liitetiedostot eivät täytä vain vastaanottajan postilaatikkoa vaan myös lähettäjän Outlookin datatiedoston koon ja postilaatikon. Oletusarvon mukaan jokaisen lähetetyn viestin kopio tallennetaan Outlookin Lähetetyt-kansioon.

Sisältö


Kuvaliitteiden koon pienentäminen

Sähköpostiviesteihin liitettävien kuvien kokoa voi pienentää Outlook 2010:ssä kahdella tavalla:

  • Pienentämällä kuvan mittoja    Digitaalikameroilla otetut kuvat voivat olla mitoiltaan niin suuria, ettei niitä voi näyttää useimmissa tietokonenäytöissä koko näytön tilassa. Kuvatiedoston kokoa voi pienentää merkittävästi pienentämällä kuvan leveyttä ja korkeutta. Tätä toimintoa voi käyttää viestiin liitettyihin kuviin, jotka eivät näy viestin tekstissä.
  • Pienentämällä kuvan tarkkuutta    Tiedostokokoa voi pienentää pienentämällä kuvan dpi-arvoa, mutta tämä vaikuttaa myös kuvan laatuun. Tietokonenäytössä näytettävien kuvien ei tarvitse olla yhtä tarkkoja kuin tulostettavien. Jos vastaanottaja ei tarvitse suuritarkkuuksista kuvaa, voit käyttää pienempää asetusta. Tätä asetusta voi käyttää viestin tekstissä näkyviin kuviin.

Molemmissa tapauksissa tietokoneen kiintolevylle tai muistivälineeseen tallennettu alkuperäinen kuvatiedosto säilyy muuttumattomana. Vain lähetettävän kuvan kopion kokoa pienennetään.

Outlookissa liitetyt kuvatiedostot

Lisätessäsi liitteitä Outlookissa voit pienentää kuvaliitteitä viestikohtaisesti. Jos haluat muuttaa suurten kuvien kokoa, liitettyjen kuvien tarkkuus pienenee siten, että se on enintään 1 024 x 768 kuvapistettä.

 Huomautus    Jos upotat kuvan viestin tekstiosaan (kuva näkyy toisin sanoen viestissä) käyttämällä Kuvat-ryhmän Kuva-komentoa, kuvaliitteen koon muuttaminen ei ole mahdollista.

  1. Luo uusi sähköpostiviesti Outlookissa.
  2. Valitse Lisää-välilehden Sisällytä-ryhmästä Liitä tiedosto.

 Vihje    Voit myös vetää ja pudottaa kuvan Windowsin Resurssienhallinnasta. Kuvatiedosto liitetään sähköpostiviestiin.

  1. Napsauta viesti-ikkunassa Tiedosto-välilehteä.
  2. Valitse Kuvaliitteet-kohdassa Muuta isojen kuvien kokoa, kun lähetän tämän viestin.

Kuvaliitteen koon muuttamisasetukset Backstage-näkymässä

  1. Palaa viestiin napsauttamalla Viesti-välilehteä.
  2. Kun olet saanut sähköpostiviestin valmiiksi, valitse Lähetä.

Windowsin Resurssienhallinnasta Lähetä-toiminnolla lähetetyt kuvatiedostot

Kun valitset kuvatiedostoja Windowsin Resurssienhallinnasta ja luot sen jälkeen sähköpostiviestin, voit muuttaa kokoa useilla tavoilla.

  1. Avaa Windowsin Resurssienhallinta valitsemalla Käynnistä ja kaksoisnapsauta sitten Tietokone-kohtaa.

 Huomautus    Jos käytössäsi on Windows XP, kaksoisnapsauta Oma tietokone ‑kohtaa.

Pikanäppäin    Voit avata Windowsin Resurssienhallinnan painamalla Windows-näppäin+E.

  1. Siirry kansioon, joka sisältää lähetettävät kuvat.
  2. Valitse kuva. Voit valita useita tiedostoja pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla samalla, kun napsautat tiedostoja.
  3. Napsauta valittua tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, valitse Lähetä ja valitse sitten Sähköpostin vastaanottaja.

Windows 7:ssä näkyviin tulee Tiedostojen liittäminen ‑valintaikkuna. Windows Vistassa ja Windows XP:ssä näkyviin tulee vastaava valintaikkuna.

  1. Valitse Kuvan koko ‑luettelosta haluamasi kuvakoko.

Kuvaliitteen koon muuttamisvaihtoehdot

Näkyviin tulee arvioitu uusi tiedostokoko.

Näkyviin tulee uusi Outlook-viesti-ikkuna, jossa on liitetty kuva.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kuvatiedostojen koon pienentäminen pienentämällä kuvaliitteiden tarkkuuslaatua

 Huomautus    Tätä vaihtoehtoa voi käyttää vain kuviin, jotka näkyvät viestin tekstiosassa.

Jos kuvan käyttötarkoitus ei edellytä kuvan jokaista kuvapistettä (kuvapiste: Mittayksikkö, jota tietokoneen näyttö käyttää kuvien piirtämisessä. Kuvat muodostuvat näytössä näistä yksiköistä, jotka näkyvät useimmiten hyvin pieninä pisteinä.), voit pienentää tai muuttaa tarkkuutta. Tarkkuuden pienentäminen tai muuttaminen on tehokasta kuvissa, jotka olet skaalannut pienemmiksi, koska niiden pistettä tuumalla (dpi) ‑arvo itse asiassa kasvaa. Tarkkuuden muuttaminen saattaa vaikuttaa kuvan laatuun.

  1. Napsauta kuvaa tai kuvia, joiden tarkkuutta (tarkkuus: Näytössä tai tulostimella tulostetussa kuvassa tai tekstissä olevien yksityiskohtien määrä.) haluat muuttaa.
  2. Valitse Kuvatyökalut-välilehdessä Muotoile-välilehden Säädä-ryhmästä Pakkaa kuvat.

Valintanauhan Säädä-ryhmä

Jos Kuvatyökalut- ja Muotoile-välilehtiä ei näy, varmista, että olet valinnut kuvan. Sinun täytyy ehkä valita kuva kaksoisnapsauttamalla, jotta Muotoile-välilehti avautuu.

  1. Jos haluat muuttaa tiedoston kaikkien kuvien sijasta ainoastaan valittujen kuvien tarkkuutta, valitse Käytä vain tässä kuvassa ‑valintaruutu.
  2. Valitse Kohde - tulostus ‑kohdasta haluamasi tarkkuus.

 Tärkeää    Jos pienennät tiedoston kokoa pakkaamalla kuvan, lähdekuvan yksityiskohtien määrä muuttuu. Tämä tarkoittaa sitä, että pakkaamisen jälkeen kuva voi näyttää erilaiselta kuin ennen pakkaamista. Siksi kuva tulisikin pakata ennen taiteellisten tehosteiden lisäämistä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Liitetiedostojen koon pienentäminen

Se, miten paljon kuvaa on mahdollista pienentää, määräytyy tiedostomuodon ja tiedoston sisällön perusteella. Esimerkiksi Muistion .txt-tiedosto pienentyy huomattavasti. Microsoft Word 2010 ‑asiakirjan .docx-tiedostomuoto on jo pakattu, joten sen pakkaamisella uudelleen ei ole paljonkaan vaikutusta tiedostokokoon.

 Huomautus    Lisätietoja kuvatiedostojen koon pienentämisestä on osassa Kuvaliitteiden koon pienentäminen..

  1. Avaa Windowsin Resurssienhallinta valitsemalla Käynnistä ja kaksoisnapsauta sitten Tietokone-kohtaa.

 Huomautus    Valitse Windows XP:ssä Oma tietokone kaksoisnapsauttamalla.

Pikanäppäin    Voit avata Windowsin Resurssienhallinnan painamalla Windows-näppäin+E.

  1. Siirry kansioon, joka sisältää lähetettävän tiedoston.
  2. Valitse tiedosto. Voit valita useita tiedostoja pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla samalla, kun napsautat tiedostoja.
  3. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella, valitse Lähetä ja valitse sitten Pakattu kansio (.zip).
  4. Valitse juuri luomasi pakattu tiedosto.

Tiedoston nimi vastaa alkuperäisen tiedoston nimeä, mutta sillä on eri kuvake. Jos olet määrittänyt Windowsin näyttämään tiedostotunnisteet, tiedoston nimi päättyy tunnisteeseen .zip.

  1. Valitse Lähetä ja valitse sitten Sähköpostin vastaanottaja.

Näkyviin tulee uusi Outlook-viesti-ikkuna.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Koon hallinnan parhaat käytännöt lähetettäessä kuvia ja liitetiedostoja

Seuraavassa on luettelo parhaista tavoista lähettää kuvia ja liitetiedostoja:

  • Suurien liitetiedostojen lähettäminen tai julkaiseminen     Jos lähetät liitetiedostoja tai kuvia jollekulle organisaatiossasi työskentelevälle henkilölle, käytä tietokoneesi tiedostoresurssia tai jaettua verkkoresurssia. Voit lisätä sähköpostiviestiin linkin kyseiseen sijaintiin. Jos organisaatiossasi on käytössä Windows SharePoint Services 3.0, lähetä liitetiedostot asiakirjatyötilaan tai SharePoint-kirjastoon ja ohjaa käyttäjät sinne. Molemmissa tapauksissa jokainen käyttäjä käyttää vain yhtä tiedostojen kopiota.
  • Liitetiedostojen rajoittaminen alle viiteen megatavuun     Yleinen ohje on, että hitaiden puhelinverkkoyhteyksien yhteydessä tulee käyttää paljon pienempiä kokoja, kuten 250 kilotavua. Jos sinun on lähetettävä suurempia liitetiedostoja, tarkista lähetettävien viestien enimmäiskoko postipalvelimen järjestelmänvalvojalta tai Internet-palveluntarjoajalta. Kysy myös vastaanottajalta, mikä hänen enimmäiskokorajoituksensa on. Huomioi lisäksi vastaanottajan Internet-yhteyden nopeus. Suurten liitetiedostojen lataus puhelinverkkoyhteyden avulla voi kestää kauan.
  • Useiden liitetiedostojen lähettäminen useissa sähköpostiviesteissä     Useat pienet sähköpostiviestit toimitetaan perille yhtä suurta viestiä todennäköisemmin. Tämän tekniikan avulla saatat välttyä viestin kokoa koskevilta rajoituksilta, mutta vastaanottajan postilaatikon kokorajoitus voi silti ylittyä. Kaikki postilaatikon tallennustilan rajoituksen täyttymisen jälkeen vastaanotetut viestit hylätään.
  • Pakattujen kuvatiedostomuotojen käyttäminen     Kuvatiedostomuotoja on lukemattomia, mutta sähköpostiviesteissä parhaita tiedostomuotoja ovat .jpg, .png ja .gif. Suurimmat kuvatiedostomuodot ovat niitä, joita ei tallenneta pakatussa tiedostomuodossa, kuten .tif ja .bmp (Windows Paintin oletustiedostomuoto).
  • Pienempien alkuperäistiedostojen käyttäminen     Digitaalikameralla otetun valokuvan koko on tavallisesti suuri vaikka se tallennettaisiinkin pakatussa tiedostomuodossa, kuten .jpg-muodossa. Yksittäisen kuvan koko on usein monta megatavua. Muista, että sähköpostiviestin koko suurenee noin kolmanneksen, kun se siirretään Internetin kautta. Kun otat digitaalikuvia, käytä kamerassa pienempää tarkkuusasetusta. Käytä myös pakattuja tiedostomuotoja, kuten .jpg-muotoa. Rajaa valokuvat grafiikkaohjelmassa niin, että ne sisältävät vain oleellisen sisällön.
  • Tiedostojen pakkausohjelman käyttäminen     Muiden valmistajien apuohjelmien lisäksi Windowsissa on oma tiedostojen pakkausohjelma, joka käyttää pakattua .zip-tiedostomuotoa. Monet liitetiedostomuodot voidaan pienentää pakkausohjelmalla. Jotkut jo pakatussa muodossa tallennetut tiedostomuodot pienenevät vain vähän. Esimerkiksi Muistion .txt-tekstitiedosto pienentyy .jpg-kuvaa huomattavasti enemmän, koska .jpg-tiedostomuoto on jo pakatussa muodossa. Lisätietoja tiedoston pakkauksen käyttämisestä on Windowsin ohjeessa.
  • Lähetetyt-kansion tarkasteleminen     Oletusarvon mukaan jokaisen lähetetyn viestin kopio tallentuu Lähetetyt-kansioon. Tämä kasvattaa Outlookin datatiedoston (.pst) kokoa, mikä voi puolestaan vaikuttaa postilaatikon kokorajoitukseen joissakin sähköpostitileissä, koska lähetetyt viestit tallentuvat postipalvelimeen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Outlook 2010