Kokouksen järjestäminen

Lähettämällä kokouspyynnön voit määrittää kokousajan ja seurata, ketkä hyväksyvät pyynnön.

  1. Valitse kalenterissa Uusi kokous.

Valintanauhan Uusi kokous -komento

Pikanäppäin    Voit luoda Ctrl+Vaihto+Q-näppäinyhdistelmällä kokouspyynnön kaikkialla Outlook-ohjelmassa.

  1. Ilmoita vastaanottajille Aihe-ruudussa, mitä kokous käsittelee.
  2. Ilmoita vastaanottajille Sijainti-ruudussa, missä kokous pidetään. Jos käytät Microsoft Exchange -tiliä, voit tarkistaa kokoustilojen saatavuuden ja varata tiloja valitsemalla Kokoustilat.
  3. Napsauta kokouksen alkamis- ja päättymisaikaa Alkamisaika- ja Päättymisaika-luetteloissa. Jos valitset Koko päivän tapahtuma, tapahtuma näkyy 24 tunnin tapahtumana, joka alkaa ja päättyy keskiyöllä.
  4. Kirjoita kokouspyynnön leipätekstiin tiedot, jotka haluat jakaa vastaanottajien kanssa. Voit myös liittää tiedostoja.
  5. Valitse Aikatauluavustaja. Exchange-tilin aikatauluavustaja auttaa löytämään parhaan kokousajan analysoimalla milloin vastaanottajat ja kokousresurssit, kuten kokoustilat, ovat käytettävissä.

Jos et käytä Exchange-tiliä, valitse Ajoittaminen.

  1. Valitse Lisää osallistujia ja kirjoita vastaanottajien nimet ja sähköpostiosoitteet tai resurssien nimet (puolipisteillä erotettuina) Pakollinen-, Valinnainen- tai Resurssit-ruutuihin.

Jos et käytä Exchange-tiliä, valitse Lisää muita > Lisää osoitteistosta.

Voit etsiä osallistujia kirjoittamalla hakusanan Haku-ruutuun ja valitsemalla Siirry. Valitse nimi hakutulosten luettelosta ja valitse Pakollinen, Valinnainen tai Resurssit.

Vihreä pystyviiva osoittaa kokouksen alkamisajan. Punainen pystyviiva osoittaa kokouksen päättymisajan. Voit napsauttaa ja vetää viivoja uuteen alkamis- ja päättymisaikaan. Exchange-tilien vapaiden ja varattujen aikojen ruudukko osoittaa, milloin osallistujilla on aikaa.

  1. Exchange-tilien Kokoushuoneiden hakutoiminto -ruudussa on ehdotuksia kokouksen parhaista ajankohdista (joka sopii useimmille osallistujille). Valitse kokousaika napsauttamalla ajankohtaehdotusta Kokoushuoneiden hakutoiminto -ruudun Ehdotetut ajat -kohdassa tai valitse jokin ajankohta vapaiden ja varattujen aikojen ruudukosta.
  2. Kun olet lisännyt osallistujat, palaa valintanauhan kokouspyyntöön valitsemalla Tapaaminen.
  3. Jos et halua tehdä tapaamisesta toistuvaa tapaamista, valitse Lähetä.

Kokouksen muuttaminen toistuvaksi tapahtumaksi

  1. Valitse Tapaaminen > Toistuva tapahtuma.

Valintanauhan Toistuva tapahtuma -komento

Pikanäppäin    Voit ajoittaa kokouksen toistumaan säännöllisesti painamalla Ctrl+G-näppäinyhdistelmää.

  1. Valitse ensin haluamasi toistumisasetukset ja sitten OK.

Kun lisäät kokouspyyntöön toistumiskaavan, Kokous-välilehti muuttuu Toistuva kokous ‑välilehdeksi.

  1. Lähetä kokouspyyntö valitsemalla Lähetä.
 
 
Käyttö:
Outlook 2013