Kohteiden arkistoiminen manuaalisesti

Tehokas tapa Outlookin datatiedoston (.pst) tai Exchange-postilaatikon koon pienentämiseen on vanhojen kohteiden säännöllinen arkistointi. Toisin kuin perinteisesti varmuuskopioidut kohteet, joissa Outlook-kohteet kopioidaan, arkistoidut kohteet siirretään erilliseen Outlook-datatiedostoon (.pst). Voit käyttää arkistoituja kohteita milloin tahansa avaamalla tämän tiedoston.

 Huomautus   Arkistoi-komento ja -ominaisuus ei esiinny minkään Outlook-profiilin tilin yhteydessä, jos Exchange Server -tili sisältyy profiiliin ja organisaatiossa käytetään Microsoft Exchange Serverin online-arkistoa. Verkonvalvoja voi myös poistaa tämän ominaisuuden käytöstä.

Outlook-kohteet arkistoidaan oletusarvoisesti säännöllisin väliajoin. Jos haluat lisätietoja automaattisesti arkistoinnista, tutustu ohjeaiheeseen Kohteiden varmuuskopioiminen tai poistaminen automaattisen arkistoinnin avulla .

Voit varmuuskopioida ja arkistoida kohteita myös manuaalisesti automaattisen arkistoinnin lisäksi tai sen sijasta. Manuaalinen arkistointi tarjoaa sinulle joustavuutta, sillä voit määrittää tarkasti, mitkä kansiot arkistoon sisällytetään ja mitä arkiston Outlook-datatiedostoa (.pst) käytetään.

Voit arkistoida Outlook-kohteita manuaalisesti toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.
  2. Valitse Puhdistustyökalut.
  3. Valitse Arkisto.
  4. Valitse Arkistoi kansio ja sen alikansiot -asetus ja napsauta sitten arkistoitavaa kansiota. Kaikki valitun kansion alikansiot sisällytetään tähän manuaaliseen arkistointiin.
  5. Anna Arkistoi vanhemmat kohteet kuin: -kohtaan päivämäärä.

Arkisto-valintaikkuna

  1. Jos et halua käyttää oletustiedostoa tai -sijaintia, valitse Arkistotiedosto-kohdassa Selaa ja määritä uusi tiedosto tai sijainti. Selaa haluamasi tiedoston sijaintiin tai anna uusi tiedostonimi ja valitse sitten OK. Kohdetiedostosijainti näkyy nyt Arkistotiedosto-ruudussa.
  2. Jos haluat sisällyttää arkistointiin kohteet, jotka on saatettu merkitä poisjätettäväksi automaattisesta arkistoinnista, valitse Myös kohteet, joille on valittu "Ei automaattista arkistointia" -valintaruutu. Kun valitset tämän asetuksen, kohteiden poissulkemista ei kumota pysyvästi, mutta niiden Ei automaattista arkistointia -asetus jätetään kuitenkin huomiotta tässä arkistossa.

Automaattisen arkistoinnin käytöstä poistaminen

Jos haluat arkistoida vain manuaalisesti, sinun on poistettava automaattinen arkistointi käytöstä. Toimi seuraavasti:

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.
  2. Valitse Asetukset.
  3. Valitse Lisäasetukset-välilehden Automaattinen arkistointi -kohdassa Automaattisen arkistoinnin asetukset.
  4. Poista Arkistoi automaattisesti joka n päivä -valintaruudun valinta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Outlook 2010