Tietoja viestien hallinnasta sääntöjen avulla

Sääntöjen (sääntö: Vähintään yksi automaattinen toiminto, joka suoritetaan tietyt ehdot täyttäville sähköpostiviesteille ja kokouspyynnöille, sekä poikkeukset näihin ehtoihin. Sääntöjä kutsutaan myös suodattimiksi.) avulla voit hallita sähköpostiviestejä suorittamalla toimintoja viesteille, jotka vastaavat tiettyjä ehtoja. Kun olet luonut säännön, Microsoft Outlook käyttää sääntöä Saapuneet-kansioosi saapuville tai lähettämillesi viesteille. Voit esimerkiksi suorittaa automaattisesti seuraavast toimet:

  • välittää esimiehellesi kaikki Veijo Vainiolta Saapuneet-kansioon saapuneet viestit
  • määrittää Myynti-luokan kaikkiin lähetettäviin viesteihin, joiden Aihe-ruudussa esiintyy sana "myynti"
  • merkitä lipulla kaikki esimiehesi lähettämät kokouspyynnöt tai kokouspäivitykset.

Säännöt ovat joko ilmoitus- tai järjestämissääntöjä. Ilmoitussäännöt ilmoittavat sinulle tietyntyyppisten sähköpostiviestien saapumisesta. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka lähettää sähköpostiviestin matkapuhelimeesi, kun saat sähköpostia perheeltäsi. Järjestämissäännöt suorittavat viestiin vaikuttavia toimintoja. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka siirtää tietyt viestit haluamaasi kansioon tai merkitsee ne seurantaa varten tiettynä päivänä.

Voit myös suorittaa sääntöjä manuaalisesti. Sääntöjen manuaalinen suorittaminen mahdollistaa niiden käyttämisen yksittäisiin jo Saapuneet-kansiossa tai toisessa kansiossa oleviin viesteihin.

Voit lisätä poikkeuksia sääntöihin erityistapauksissa, esimerkiksi silloin, kun viesti on merkitty seurattavaksi tai määritetty tärkeäksi. Sääntöä ei sovelleta viesteihin, jos jokin määrittämistäsi poikkeuksista toteutuu.

NäytäPalvelinpohjaiset säännöt ja asiakassäännöt

Jos sinulla on sähköpostitili (sähköpostitili: Palvelimen nimi, käyttäjän nimi, salasana ja sähköpostiosoite, joita käyttäen Outlook muodostaa yhteyden sähköpostipalveluun. Sähköpostitili luodaan Outlookissa järjestelmänvalvojan tai Internet-palveluntarjoajan antamien tietojen perusteella.) Microsoft Exchange -palvelimessa, palvelin voi käyttää sääntöjä sähköpostisi käsittelemiseen, vaikka Outlook ei olisikaan käynnissä tietokoneessasi. Näitä kutsutaan palvelinpohjaisiksi säännöiksi. Säännöt on määritettävä käytettäviksi, kun viestit saapuvat Saapuneet-kansioosi palvelimessa, ja säännöt on kyettävä suorittamaan loppuun asti palvelimessa. Esimerkiksi viestin tulostamiseen käytettävää sääntöä ei voi käyttää palvelimessa. Jos sääntöä ei voida käyttää palvelimessa, sitä käytetään, kun käynnistät Outlookin.

Jos sääntöä ei voi käyttää palvelimessa, sen nimi päättyy sanoihin "vain asiakas". Asiakassääntöjä käytetään kaikkien muiden sääntöjen jälkeen. Jos sääntöluettelossasi on sekä palvelimessa suoritettavia sääntöjä että sääntöjä, joita ei voi suorittaa palvelimessa, palvelinpohjaiset säännöt suoritetaan ennen asiakassääntöjä.

NäytäVastaanottokuittaukset, äänestysvastaukset ja poissa-viestit

Vastaanotto- ja lukukuittauksia, äänestysvastauksia ja poissaoloilmoituksia pidetään viesteinä. Jos esimerkiksi luot säännön, joka siirtää kohteet (kohde: Kohde on Outlookissa tiedon perusyksikkö (verrattavissa ohjelman tiedostoon). Kohteita ovat sähköpostiviestit, tapaamiset, yhteydet, tehtävät, päivyrimerkinnät, muistiinpanot sekä lähetetyt kohteet ja asiakirjat.), joiden Aihe-ruudussa on sana "kokous", kaikki tätä ehtoa vastaavat vastaanottokuittaukset, äänestystulokset ja poissaoloilmoitukset siirretään.

 Huomautus   Jos äänestystulos siirretään Saapuneet-kansiosta, vastausta ei seurata alkuperäisessä viestissä automaattisesti.

NäytäKokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja asiakirjat

Kokouspyyntöjä, tehtäväpyyntöjä ja asiakirjoja pidetään viesteinä. Jos esimerkiksi luot säännön, joka siirtää kohteet (kohde: Kohde on Outlookissa tiedon perusyksikkö (verrattavissa ohjelman tiedostoon). Kohteita ovat sähköpostiviestit, tapaamiset, yhteydet, tehtävät, päivyrimerkinnät, muistiinpanot sekä lähetetyt kohteet ja asiakirjat.), joiden Aihe-ruudussa on sana "kokous", kaikki tätä ehtoa vastaavat kokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja asiakirjat siirretään. Kun luot tällaisiin kohteisiin vaikuttavia sääntöjä, pidä mielessä seuraavat rajoitukset:

  • Muuhun kuin sähköpostikansioon siirretty kohde ei välttämättä toimi odotetulla tavalla siirtämisen jälkeen. Jos esimerkiksi viesti siirretään Kalenteri-kansioon, uutta tapaamista ei luoda.
  • Jos sääntö siirtää kokous- tai tehtävävastauksen Poistetut-kansioon, alkuperäisen kohteen seuranta ei päivity.
  • Jos kokouspyyntö siirretään automaattisesti Poistetut-kansioon, kokousta ei lisätä Kalenteri-kansioon.
  • Lähettämiisi viesteihin vaikuttavia sääntöjä ei käytetä tehtäväpyyntöihin tai kokouspyyntöihin.
 
 
Käyttö:
Outlook 2003