Microsoft Office OneNote 2007 on ryhmätyötyökalu, jolla voidaan jakaa valmiiksi muokattuja muistikirjojen sivuja sähköpostin välityksellä sekä paljon muuta. Työryhmästäsi ja projektistasi riippuen OneNotea voidaan käyttää esimerkiksi työkaluna kokouksien aivoriihissä. Lisäksi muistikirjojen sivuja voidaan käyttää luonnoslehtiöinä. Voit määrittää myös jaettuja muistikirjoja, joiden tietoja kaikki käyttäjät voivat tarkastella tai muokata. Jaettuihin muistikirjoihin voidaan myös lisätä tietoja.
Valitse haluamasi toimet
Jaetun muistikirjan luominen
OneNoten avulla voidaan tallentaa ja ylläpitää verkkopalvelimeen tallennettuja tai jaettavaksi tiedostoksi määritettyjä muistikirjoja. Useat käyttäjät voivat käyttää jaettuja muistiinpanoja samanaikaisesti sekä lisätä niihin tietoja. Muistiinpanojen tekeminen ryhmässä on yhteistyötä edellyttävä prosessi. Sen vuoksi sovellukset, jotka "lukitsevat" tiedostot muokkauksen ajaksi, eivät sovellu tähän tehtävään. OneNoten avulla kaikki käyttäjät voivat käyttää samoja muistiinpanoja samanaikaisesti. OneNote synkronoi kaikkien käyttäjien muistikirjaan tekemät muutokset automaattisesti. Tuloksena on muistikirja, joka on aina ajan tasalla. Näin kaikki työryhmän jäsenet ovat aina kirjaimellisesti samalla sivulla.
Jaetun muistikirjan luominen on helppoa. Ohjattu muistikirjan luomistoiminto opastaa jaetun muistikirjan luomisen vaiheet. Muistikirja luodaan sellaiseen verkkosijaintiin, josta kaikki työryhmän jäsenet voivat käyttää muistikirjaa. Muistikirja voidaan luoda myös omaan tietokoneeseen tallennettavana, jaettuna tiedostona.
Kun useat käyttäjät käyttävät jaettua muistikirjaa, OneNote synkronoi muistikirjaan tehdyt muutokset automaattisesti. OneNote tallentaa myös offline-kopiot muistiinpanoista käyttäjien tietokoneisiin. Näin työryhmän jäsenet voivat muokata muistiinpanoja paikallisesti myös silloin, kun yhteyttä verkkoon ei ole. OneNote yhdistää tehdyt muutokset muistikirjaan automaattisesti, kun käyttäjä muodostaa yhteyden verkkoon seuraavan kerran.
Uuden jaetun muistikirjan luominen
- Valitse Tiedosto-valikosta Uusi ja valitse sitten Muistikirja.
- Toimi ohjatussa muistikirjan luomistoiminnossa seuraavasti:
- Kirjoita jaetun muistikirjan nimi Nimi-kenttään (esimerkiksi Työryhmän viikkoraportit tai Filosofian lukupiirin muistiinpanot).
- Voit halutessasi valita muistikirjan kannen värin, joka näytetään Muistikirjat-siirtymispalkissa.
- Voit halutessasi valita Mallista-luettelosta oletusmallin, jota käytetään jaetun muistikirjan sivujen luomiseen.
- Valitse Seuraava.
- Valitse Ketkä käyttävät tätä muistikirjaa? -kohdassa Tämän muistikirjan käyttäjiä on useita ja tee jokin seuraavista:
- Valitse Palvelimeen, jos sinulla ja jaettua muistikirjaa käyttävillä käyttäjillä on lupa käyttää ja muuttaa verkon jaetun tiedostoresurssin tai palvelimen tiedostoja.
Huomautus Sinun on ehkä pyydettävä verkonvalvojalta lupa, jotta voit käyttää palvelimessa olevaa jaettua tiedostoresurssia.
- Valitse Tämän tietokoneen jaettuun kansioon, jos haluat luoda tietokoneeseen jaetun tiedoston, jota myös muut käyttäjät voivat käyttää. Sinun on kirjauduttava tietokoneeseen järjestelmänvalvojana, jotta voit luoda jaetun tiedoston kiintolevylle.
Huomautus Valitse tämä asetus vain, jos tietokoneesi on suurimman osan ajasta kytkettynä verkkoon. Jos tietokone on usein offline-tilassa tai otat tietokoneen mukaan, kun matkustat, jaettu muistikirja kannattaa ehkä luoda verkkopalvelimeen.
- Valitse Seuraava.
- Valitse uuden muistikirjan jaettu sijainti. Seuraavia sijainteja suositellaan jaettujen OneNote-muistikirjojen tallentamiseen:
- yrityksen tai koulun verkon sisäinen tai julkinen jaettu tiedostoresurssi
- jaettu kansio tietokoneessa, johon sinulla on järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet
- Microsoft Windows SharePoint Services -Web-sivusto
- USB (Universal Serial Bus) -asema, jonka tallennustila on suuri
Varoitus Jaettuja muistikirjoja ei suositella käytettäväksi muiden tiedoston- tai kansionjakotekniikoiden tai synkronointitekniikoiden kanssa.
- Tarkista jaetun muistikirjan ehdotettu tallennuskohde Sijainti-ruudusta.
Huomautus Vaiheessa 2 kirjoitettu muistikirjan nimi lisätään sijainnin polkuun automaattisesti.
- Voit luoda muille käyttäjille lähetettävän sähköpostiviestin, jossa on linkki jaetun muistikirjan sijaintiin, valitsemalla Luo muille käyttäjille lähetettävä sähköpostiviesti, jossa on linkki tähän muistikirjaan -valintaruudun.
Vihje Voit lähettää jaetun muistikirjan linkin sen luomisen jälkeen valitsemalla Jaa-valikosta Lähetä jaetun muistikirjan linkki muille.
- Valitse Luo.
Huomautus OneNote luo jaetun muistikirjan määrittämääsi sijaintiin. OneNote näyttää ohjatussa muistikirjan luomistoiminnossa valituista asetuksista riippuen valintaikkunan ja ohjeen aiheen, joiden avulla voit määrittää muiden käyttäjien käyttöoikeudet.
Olemassa olevan muistikirjan jakaminen
Jos olet jo tallentanut OneNote-muistikirjan tietokoneeseen ja haluat antaa muille käyttäjille oikeuden katsella ja muokata sitä, toimi seuraavasti:
- Sulje jaettava muistikirja OneNotessa. Napsauta muistikirjan otsikkoa Muistikirjat-siirtymispalkissa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Sulje tämä muistikirja.
- Sulje OneNote valitsemalla Tiedosto-valikosta Sulje.
- Valitse Windowsin tehtäväpalkista Käynnistä, Kaikki ohjelmat, Apuohjelmat ja sitten Resurssienhallinta.
- Kaksoisnapsauta Omat tiedostot -kansiossa OneNote-muistikirjat-kuvaketta.
Huomautus Jos muistikirjojen oletussijainti on muutettu OneNoten asennuksen aikana, siirry kansioon, jossa OneNote-muistikirjat ovat.
- Napsauta jaettavaa muistikirjakansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Leikkaa.
- Siirry Resurssienhallinnassa siihen jaettuun sijaintiin, jossa muut käyttäjät voivat käyttää muistikirjaa. Valitse Resurssienhallinnan Muokkaa-valikosta Liitä.
Huomautus Olemassa olevan muistikirjakansion leikkaaminen ja liittäminen siirtää kansion tietokoneen kovalevyltä valittuun jaettuun sijaintiin. Emme suosittele
muistikirjojen kopiointia tässä tarkoituksessa.
- Kun Resurssienhallinta on siirtänyt muistikirjakansion uuteen sijaintiin, sulje Resurssienhallinta ja käynnistä OneNote.
- Valitse OneNoten Tiedosto-valikosta Avaa ja valitse sitten Muistikirja.
- Etsi Avaa muistikirja -valintaikkunassa se jaettu sijainti, johon muistikirja siirrettiin edellisissä vaiheissa. Valitse muistikirjakansio napsauttamalla ja valitse sitten Avaa.
Vihje Voit ilmoittaa muistikirjan jaetun sijainnin muille käyttäjille lähettämällä sähköpostiviestin. Valitse OneNoten Jaa-valikosta Lähetä jaetun muistikirjan linkki muille.
Olemassa olevan muistikirjan jakamisen lopettaminen
- Etsi OneNotessa se tietokoneeseen tallennetun, jaetun muistikirjan sivu, jonka jakaminen lopetetaan.
- Valitse Jaa-valikosta Lopeta muistikirjan jakaminen.
- Voit lopettaa valitun muistikirjan jakamisen valitsemalla vahvistusvalintaikkunassa Kyllä.
Huomautus Muut käyttäjät voivat ehkä edelleen käyttää muistikirjaa, jos kansio on jaettu useilla nimillä tai jos muistikirja on toisessa jaetussa kansiossa. Jos näin on, napsauta jaettua muistikirjakansiota Resurssienhallinnassa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Jakaminen ja suojaus. Valitse kansion Ominaisuudet-valintaikkunan Jakaminen-välilehdeltä Tätä kansiota ei jaeta ja valitse sitten OK.
Sivun alkuun
Reaaliajassa jaetun istunnon isännöiminen tai istuntoon osallistuminen
Kun tietokoneesi on yhdistettynä Internetiin tai verkkoon, voit osallistua jaettuun muistiinpanoistuntoon muiden OneNote-käyttäjien, kuten opiskelu- tai työtoveriesi tai ystäviesi, kanssa. Jaetussa istunnossa kaikki osallistujat voivat yhdessä tarkastella ja muokata toistensa muistiinpanoja reaaliajassa.
Jaetussa muistiinpanoistunnossa voit valita, jaatko yhden vai useita muistikirjan tarkemmin määritettyjä osia. Koneella kirjoitettu teksti ja käsinkirjoitettu digitaalinen muste tulevat näkyviin reaaliajassa, aivan kuin katselisit toisen henkilön työstävän muistiinpanojaan tietokoneen näytössä. Kannattaa myös harkita jonkin muun viestintätavan, kuten puhelimen tai pikaviestintäohjelman, käyttämistä jaetun muistiinpanoistunnon aikana. Tämä helpottaa lisätietojen välittämistä ja auttaa määrittämään, ketkä osallistujat lisäävät kommentteja tai muokkaavat muistiinpanoja.
OneNoten käyttäjänä voit joko aloittaa uuden jaetun muistiinpanoistunnon tai liittyä jo aloitettuun istuntoon. Kun liityt jo aloitettuun istuntoon, kaikkien osallistujien nimet näkyvät Nykyinen reaaliaikainen istunto -tehtäväruudussa. Jos aloitat uuden jaetun muistiinpanoistunnon, voit määrittää istunnon salasanan, jotta vain salasanan tietävät henkilöt voivat osallistua istuntoon.
Jos aloitat jaetun muistiinpanoistunnon, voit valita jaettavan osan ja sitten kutsua haluamasi osallistujat istuntoon. Jos tietokoneessasi on OneNote, kutsua muodostettaessa luodaan automaattisesti sähköpostiviesti, joka sisältää kutsun istuntoon, istuntoa isännöivän tietokoneen IP-osoitteen sekä istunnon salasanan, jos sellaista tarvitaan. Kun olet tarkistanut sähköpostiviestin tiedot, voit lähettää sen vastaanottajille.
Osallistujat voivat poistua jaetusta muistiinpanoistunnosta milloin tahansa.
Huomautuksia
-
Käytä vahvoja salasanoja, joissa on pieniä ja isoja kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Erilaisten merkkien yhdistelmä tekee salasanasta vahvan; heikosta ne puuttuvat. Esimerkiksi Y6dh!et5 on vahva salasana, House27 puolestaan heikko. Salasanassa pitäisi olla vähintään kahdeksan merkkiä. Pidempi, vähintään 14 merkin salasana on vieläkin parempi. Lisätietoja on kohdassa Henkilötietojen suojaaminen vahvoilla salasanoilla.
Salasanan muistaminen on kuitenkin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi sitä palauttaa. Jos kirjoitat salasanan ylös, säilytä sitä turvallisessa paikassa erillään tiedoista, joita salasanan on tarkoitus suojata.
- Jos haluat lähettää muille jaetun muistiinpanoistunnon salasanan tai IP-osoitteen, on suositeltavaa, että käytät Information Rights Management -laajennusta tukevaa sähköpostiohjelmaa, esimerkiksi Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelmaa. Voit suojata jaetun istunnon salasanan tai IP-osoitteen luomalla sähköpostiviestin, jonka käyttöoikeudet ovat rajoitetut. Jos viestin vastaanottajien tietokoneissa ei ole asennettuna Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelmaa, he voivat ladata Internet Explorerin Windows Rights Management -laajennuksen tai jonkin muun rajoitettuja käyttöoikeuksia tukevan ohjelman.
Jaetun muistiinpanoistunnon isännöiminen
Jos isännöit jaettua muistiinpanoistuntoa, voit tehdä seuraavaa:
Reaaliaikaisen jaetun istunnon aloittaminen
- Avaa muistikirja ja osa, jonka haluat jakaa muiden kanssa.
- Valitse Jaa-valikosta Reaaliajassa jaettu istunto ja sitten Aloita nykyisen osan jakaminen.
Näkyviin tulee Aloita reaaliaikainen istunto -tehtäväruutu.
- Määritä salasana, jonka avulla osallistujat voivat liittyä reaaliaikaiseen istuntoon, kirjoittamalla salasana Aloita reaaliaikainen istunto -tehtäväruudun Istunnon salasana -kenttään.
Huomautus
Käytä vahvoja salasanoja, joissa on pieniä ja isoja kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Erilaisten merkkien yhdistelmä tekee salasanasta vahvan; heikosta ne puuttuvat. Esimerkiksi Y6dh!et5 on vahva salasana, House27 puolestaan heikko. Salasanassa pitäisi olla vähintään kahdeksan merkkiä. Pidempi, vähintään 14 merkin salasana on vieläkin parempi. Lisätietoja on kohdassa Henkilötietojen suojaaminen vahvoilla salasanoilla.
Salasanan muistaminen on kuitenkin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi sitä palauttaa. Jos kirjoitat salasanan ylös, säilytä sitä turvallisessa paikassa erillään tiedoista, joita salasanan on tarkoitus suojata.
- Valitse Aloita reaaliaikainen istunto.
- Määritä haluamasi asetukset Nykyinen reaaliaikainen istunto -tehtäväruudussa.
Osallistujien kutsuminen reaaliaikaiseen jaettuun istuntoon
- Tee Nykyinen reaaliaikainen istunto -tehtäväruudussa jompikumpi seuraavista toimista:
- Jos haluat, että reaaliaikaiseen jaettuun istuntoon osallistuvat henkilöt voivat muokata jakamiasi sivuja, valitse Salli osallistujien muokata -valintaruutu.
- Jos haluat, että reaaliaikaiseen jaettuun istuntoon osallistuvat henkilöt voivat tarkastella mutta eivät muokata jaetuiksi määrittämiäsi sivuja, poista Salli muokkaaminen osallistujille -valintaruudun valinta.
- Valitse Kutsu osallistujat.
- Kirjoita aukeavan sähköpostiviestin Vastaanottaja-ruutuun istuntoon kutsuttavien osallistujien sähköpostiosoitteet ja valitse sitten Lähetä.
Huomautuksia
- Voit luoda rajoitetuin käyttöoikeuksin varustettuja sähköpostiviestejä, kun käytät Information Rights Management -laajennusta tukevaa sähköpostiohjelmaa, kuten Office Outlook 2007 -ohjelmaa. Rajoitettuja käyttöoikeuksia soveltavan sähköpostiviestin avulla voit suojata jaetun istunnon salasanan tai IP-osoitteen. Jos viestin vastaanottajien tietokoneissa ei ole asennettuna Outlookia, he voivat ladata Internet Explorerin Windows Rights Management -laajennuksen tai jonkin muun rajoitettuja käyttöoikeuksia tukevan ohjelman.
- Jos tietokoneessa ei ole asennettuna Outlookia, valitessasi Kutsu osallistujat näyttöön tulee valintaikkuna, joka sisältää tietoja jaetusta muistiinpanoistunnosta. Lähetä osallistujille olennaiset tiedot, kuten salasana ja IP-osoite, käyttäen turvallista lähetystapaa.
-
Käytä vahvoja salasanoja, joissa on pieniä ja isoja kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Erilaisten merkkien yhdistelmä tekee salasanasta vahvan; heikosta ne puuttuvat. Esimerkiksi Y6dh!et5 on vahva salasana, House27 puolestaan heikko. Salasanassa pitäisi olla vähintään kahdeksan merkkiä. Pidempi, vähintään 14 merkin salasana on vieläkin parempi. Lisätietoja on kohdassa Henkilötietojen suojaaminen vahvoilla salasanoilla.
Salasanan muistaminen on kuitenkin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi sitä palauttaa. Jos kirjoitat salasanan ylös, säilytä sitä turvallisessa paikassa erillään tiedoista, joita salasanan on tarkoitus suojata.
Jaetusta muistiinpanoistunnosta poistuminen
Jaettuun muistiinpanoistuntoon osallistuminen
Jos et isännöi jaettua muistiinpanoistuntoa, voit tehdä seuraavaa:
Jaettuun muistiinpanoistuntoon liittyminen
- Valitse Jaa-valikosta Jaettu istunto ja valitse Liity istuntoon.
- Kirjoita Liity reaaliaikaiseen istuntoon -tehtäväruudun Reaaliajassa jaetun istunnon osoite -kenttään istunnon isäntätietokoneen IP-osoite.
- Jos istuntoon osallistuminen edellyttää salasanaa, kirjoita Istunnon salasana -kenttään salasana.
- Valitse Liity istuntoon.
Huomautus Ota yhteys istunnon isäntään, jos et tiedä salasanaa.
Jaetusta muistiinpanoistunnosta poistuminen
Sivun alkuun
Suomi
Tulostettava versio
Piilota kaikki
