Microsoft Office Live Workspace -beetaversio on helppokäyttöinen verkkopalvelu, jonka avulla voit vaihtaa työ- ja yksityiselämään liittyviä tietoja valitsemiesi henkilöiden kanssa. Office Live Workspace mahdollistaa tiedostojen, huomautusten, laskentataulukoiden, esitysten ja luetteloiden yhteiskäytön - eli siis kaikkien työsi tai yksityiselämän kannalta tärkeiden tietojen jakamisen. Työtilaasi ja tiedostojasi jakamaan kutsumasi henkilöt voivat katsella, päivittää ja kommentoida tiedostojasi mistä tahansa tietokoneesta, jossa on internetyhteys.

• Mitä voidaan jakaa?

• Miten jakamista varten rekisteröidytään?

• Jakamisroolit

• Jaetun työtilan ja tiedostojen hallinta

Mitä voidaan jakaa?

Office Live Workspace antaa runsaasti mahdollisuuksia jakamiseen sekä työ- että yksityiselämässä. Office Live Workspacessa voidaan jakaa seuraavat kohteet:

• Työtilat   Työtila sisältää tiedostoja samasta aiheesta. Voit luoda työtilan, josta myyntitiimi voi käyttää mainosmateriaalia miltä tahansa tietokoneelta, jossa on internetyhteys. Voit myös luoda työtilan, jossa on matkaohjelma, pakkausluetteloita ja muita tiedostoja, jotka auttavat sinua ja ystäviäsi tai perhettäsi tulevan loman suunnittelussa.
• Huomautukset   Huomautusten avulla voit luoda verkkotiedoston, jossa on käteviä muotoilutyökaluja. Voit lisätä huomautuksiin kokousten tärkeät päätökset, tehdä luentomuistiinpanoja ja käyttää niitä muistutuksena. Voit sitten jakaa huomautuksesi valitsemiesi henkilöiden kanssa, jolloin myös he voivat käyttää muistiinpanojasi.
• Luettelot   Luettelot ovat verkkotiedostoja, joissa käytetään tuttua rivi- ja sarakemuotoa. Voit tallentaa luetteloon messuilla tapaamiesi mahdollisten asiakkaiden yhteystiedot. Voit jakaa luettelon toimistossa olevan tiimisi kanssa, jolloin he voivat lähettää markkinointimateriaalia yhteyshenkilölle, kun messut ovat vielä tuoreessa muistissa.
• Microsoft Office -tiedostot   Voit avata Microsoft Office Excel -laskentataulukoita, Word-asiakirjoja ja PowerPoint-esityksiä suoraan työtilasta. Voit tehdä Office Excelillä itsellesi budjetin ja jakaa sen sitten perheen tai kämppäkavereittesi kanssa. Voit luoda Office PowerPoint-esityksen ja pyytää muilta palautetta. Voit kirjata tieteellisen kokeen tulokset Office Word -asiakirjaan ja kutsua sitten laboratoriossa työskentelevän kumppanisi lisäämään uusimmat havaintonsa asiakirjaan.

Voit jakaa koko työtilan ja kaiken sen sisällön valitsemiesi henkilöiden kanssa. Jos haluat jakaa vain yhden työtilan tiedoston, esimerkiksi huomautuksen tai luettelon, sinun on siirrettävä tiedosto ennen jakamista Tiedostot-työtilaan. Vedä tiedosto, jonka haluat jakaa, Tiedostot-työtilaan, joka sijaitsee vasemman siirtymispalkin kohdassa Omat työtilat.

 Huomautus   Et voi jakaa kansioita Office Live Workspacessa.

Voit lähettää jakamiskutsun lähettämällä sähköpostiviestin suoraan siitä työtilasta tai tiedostosta, jonka haluat jakaa muiden kanssa. Lisätietoja jakamiskutsun lähettämisestä on kohdassa Muiden kutsuminen työskentelemään jaetussa työtilassa tai tiedostossa.

 Sivun alkuun

Miten jakamista varten rekisteröidytään?

Office Live Workspacessa on helppo jakaa kohteita, sillä siihen tarvitaan vain sähköpostiosoite. Kirjaudu seuraavasti:

• Käytä sähköpostiosoitetta tai salasanaa   Kirjaudu Office Live Workspaceen voimassa olevalla sähköpostiosoitteella ja salasanalla. Voit käyttää mitä tahansa olemassa olevaa sähköpostiosoitetta, jota olet käyttänyt muissa Microsoftin palveluissa, kuten MSN Hotmailissa tai MSN Messengerissä, tai mitä tahansa sinulla olevaa sähköpostiosoitetta. Jos jollakin kutsumallasi henkilöllä ei ole Office Live Workspace -tiliä, kutsutun on helppo rekisteröityä Office Live Workspacessa tunnuksen hankkimista varten. Lisätietoja on kohdassa Rekisteröidy Office Live Workspaceen.
• Aluksi esikatselu, sitten kirjautuminen   Jos lähetät jakamiskutsun henkilöille, jotka eivät ole käyttäneet Office Live Workspacea, he eivät ehkä ole innokkaita rekisteröitymään yhteistyötä varten. Jos haluat antaa esimakua jakamiskokemuksesta, voit sallia jakamiskutsussa jaetun työtilan tai tiedoston kirjoitussuojatun version esikatselun ilman rekisteröitymistä Office Live Spaceen. Jos he haluavat esikatselun jälkeen aloittaa yhteistyön kanssasi, he voivat määrittää tilin valitsemalla esikatselusivun vasemmasta yläkulmasta Rekisteröidy. Tällä tavoin he saavat täydet jakamisoikeudet. Lisätietoja on kohdassa Muiden kutsuminen jaetun työtilan tai tiedoston esikatseluun.

 Sivun alkuun

Jakamisrooli

Voit kutsua jopa 100 henkilöä jakamaan työtilaa tai tiedostoa. Kun lähetät jakamiskutsun, voit määrittää kutsulle jakamisroolin. Päätät kutsussa, saako käyttäjä muokata ja kommentoida työtilaa ja sen sisältöä vai vain katsella ja kommentoida sitä. Office Live Workspacessa on kolme jakamisroolia:

• Omistaja   Omistajana aloitat jakamisistunnon luomassasi työtilassa tai tiedostossa. Sinulla työtilan tai tiedoston kaikki oikeudet, ja voit halutessasi koska tahansa päättää jaetun istunnon kutsumiesi henkilöiden kanssa.
• Muokkaaja   Omistajat kutsuvat muokkaajat, joilla on jaetun työtilan tai tiedoston luku- ja kirjoitusoikeudet. Muokkaajat voivat tehdä muutoksia, lisätä kommentteja omistajan sisältöön ja poistaa tiedostoja. He voivat myös katsella kaikkien niiden henkilöiden tekemiä muutoksia ja kommentteja, joilla on jakamisoikeudet.
• Katselija   Omistajat kutsuvat katselijat, joilla on vain työtilan tai tiedoston lukuoikeus. Katselijat näkevät työtilan koko sisällön, myös kommentit ja muiden jako-oikeuksilla varustettujen henkilöiden tekemät muutokset. Katselijat voivat lisätä kommentteja, mutta he eivät voi tehdä tekstiin muutoksia.

 Sivun alkuun

Jaettujen työtilojen ja tiedostojen hallitseminen

Omistajat

Omistajana näet yhdellä silmäyksellä, mitä työtiloja ja tiedostoja olet jakanut muiden kanssa:

• Vasen siirtymispalkki   Luettelo kaikista työtiloista näkyy Omat työtilat -kohdassa. Jos olet jakanut työtilan muiden kanssa, työtilan nimen vieressä on jakamiskuvake. Vaihtoehtoisesti voit viedä kohdistimen työtilan päälle, jolloin näet avautuvassa ikkunassa, kuka työtilan omistaja on ja onko työtila jaettu vai yksityinen.
• Työtila   Jakamiskuvake näkyy niiden työtilan tiedostojen vieressä, jotka olet jakanut. Vaihtoehtoisesti voit viedä kohdistimen tiedoston päälle, jolloin näet avautuvassa ikkunassa, kuka tiedoston omistaja on ja onko tiedosto jaettu vai yksityinen.

Omistajat voivat lisäksi seurata kaikkia jaetun työtilan tai tiedoston tapahtumia, kuten katselijan tekemiä kommentteja ja muokkaajan tekemiä muutoksia. Kun avaat jaetun työtilan tai tiedoston, toimintaikkuna näkyy oikealla ja siinä mainitaan kunkin jaettuun kohteeseen tehdyn muuten päivämäärä ja kellonaika. Lisätietoja on kohdassa Työtilojen hallinta toimintaikkunassa.

Muokkaajat ja katselijat

Kun hyväksyt jakamiskutsun ja rekisteröidyt Office Live Workspaceen omistajan tiedostojen jakamista varten, näet jaetun työtilan tai tiedoston vasemmassa siirtymispalkissa. Jaetut työtilat mainitaan Jaettu kanssani -luettelossa. Jaetut tiedostot, kuten luettelot, huomautukset, Office Word -asiakirjat, Excel-laskentataulukot tai PowerPoint-esitykset tulevat näkyviin, kun valitset Tiedostot vasemmasta siirtymispalkista kohdassa Jaettu kanssani.

Avaa jaettu työtila valitsemalla työtila vasemmassa siirtymispalkissa. Vaihtoehtoisesti voi siirtää kohdistimen työtilan nimen päälle. Valitse avautuvasta valikosta Avaa. Jos sinulla on muokkaajan oikeudet, voit lisätä kommentteja ja tehdä muutoksia työtilan tiedostoihin. Jos sinulla on katselijan oikeudet, voit katsella kaikkia tiedostoja ja lisätä kommentteja, mutta et voi tehdä niihin muutoksia.

Avaa jaettu tiedosto valitsemalla vasemmassa siirtymispalkissa Jaettu kanssani -kohdassa Tiedostot. Valitse työtilan luettelosta se jaettu tiedosto, jota haluat käsitellä. Tiedoston vain luku -versio avautuu. Jos sinulla on muokkaajan oikeudet, tee muutoksia tiedostoon valitsemalla Muokkaa tai lisää kommentti valitsemalla Kommentti. Jos sinulla on katselijan oikeudet, et voi tehdä muutoksia tiedoston sisältöön, mutta voit antaa palautetta valitsemalla Kommentti.

Työtilan tai tiedoston linkin jakaminen

Office Live Workspaceen sisältyy suorat linkit työtiloihin tai tiedostoihin. Voit merkitä ne kirjanmerkillä ja jakaa ne sellaisten henkilöiden kanssa, joilla on kyseisen sisällön jakamisoikeus.

Suoria linkkejä voi käyttää kaikissa muissa yksittäisissä työtiloissa tai tiedostoissa paitsi Jaettu kanssani- tai Poistetut-työtiloissa sijaitsevissa kohteissa. Linkki on osoite, joka on näkyy selaimen osoiterivillä, kun tiedosto tai työtila on avattu.

Työtilan tai tiedoston linkin jakaminen:

1. Valitse Office Live Workspacen vasemmassa siirtymispalkissa työtila, jonka linkin haluat jakaa.
2. Jos haluat jakaa linkin tiettyyn työtilan tiedostoon, napsauta tiedostoa avoimessa työtilassa.
3. Kun sivu on avautunut, jaa linkki jollakin seuraavista tavoista:
   • Lähetä linkki sähköpostitse   Jos käytät Windows Internet Explorer 7 -selainta, valitse työkalurivin oikealta puolelta Sivu ja sitten Lähetä linkki sähköpostitse. Jos käytät Microsoft Internet Explorer  6 -selainta, napsauta työkalurivin kirjekuorikuvaketta ja valitse Lähetä linkki. Jos käytät Mozilla Firefox -selainta, valitse työkaluriviltä Tiedosto ja sitten Postita linkki.
   • Kopioi ja liitä linkki suoraan selaimen osoiteriviltä   Napsauta selaimen yläosassa olevaa osoiteriviä ja valitse sitten koko osoite näppäinyhdistelmällä CTRL+A. Kopioi valittu linkki painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+C, aseta osoitin haluamaasi paikkaan ja liitä osoite painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+V.

 Huomautus   Jos joku, jolla ei ole oikeuttaa jakaa sisältöä, yrittää käyttää Office Live Workspace -tiedoston linkkiä, näkyviin tulee virhesanoma.

Lisätietoja linkkien jakamisesta on kohdassa Työtilojen ja tiedostojen linkkien hallinta ja jakaminen.

Jaettujen työtilojen piilottaminen ja palauttaminen

Ajan mittaan jaettujen työtilojen luettelo vasemmassa siirtymispalkissa voi tulla erittäin pitkäksi. Yksi tapa järjestää työtilaa on käyttää piilottamistoimintoa siten, että vain tärkeimmät jaetut kohteet näkyvät vasemman siirtymispalkin kohdassa Jaettu kanssani.

Jaetun työtilan poistaminen näkymästä:

1. Siirrä kohdistin vasemman siirtymispalkin Jaettu kanssani -kohdassa sen työtilan päälle, jonka haluat poistaa tästä näkymästä.
2. Valitse avautuvasta valikosta Piilota.

   

   Jaettu työtila ei näy enää vasemmassa siirtymispalkissa.

Muista, että tällä toiminnolla jaettua työtilaa ei varsinaisesti poisteta vaan se ei enää ole näkyvissä. Voit edelleen käyttää työtilaa valitsemalla vasemmassa siirtymispalkissa Jaettu kanssani.

Jaetun työtilan palauttaminen vasemman siirtymispalkin Jaettu kanssani -luetteloon:

1. Valitse vasemmassa siirtymispalkissa Jaettu kanssani.
2. Valitse sen jaetun työtilan vieressä oleva valintaruutu, jonka haluat tuoda näkyviin.
3. Valitse työkaluriviltä Näytä.

   

4. Jaettu työtila näkyy nyt vasemman siirtymispalkin Jaettu kanssani -luettelossa.

 Sivun alkuun