Useita kohteita sisältävien luetteloiden ja kirjastojen hallinta

Luettelot ja kirjastot, olivatpa ne sitten kuinka isoja tai pieniä tahansa, ovat monin tavoin tärkeitä SharePoint 2010:n käytön kannalta. Kun luettelossa tai kirjastossa on useita kohteita, sinun on suunniteltava tarkkaan luettelon tai kirjaston organisointi sekä tapa, jolla käyttäjien on tarkoitus käyttää tietoja. Suunnittelemalla ja käyttämällä muutamia keskeisiä luettelo- ja kirjasto-ominaisuuksia voit varmistaa, että käyttäjät löytävät etsimänsä tiedot sivuston muiden osien suorituskyvyn heikkenemättä.

 Huomautus   SharePoint-sivuston käytettävyys riippuu suoraan päätöksistä, joita teet suunnitellessasi ja määrittäessäsi SharePoint-sivustoa. Tämä koskee erityisesti sivustoja, joissa on useita kohteita sisältäviä luetteloita ja kirjastoja. Lisätietoja SharePointin käytettävyyden ja kapasiteetin suunnittelusta on Microsoft TechNet ‑sivustossa.

Sisältö


Useita kohteita sisältävien luetteloiden ja kirjastojen yleiskatsaus

SharePoint 2010 tukee erittäin suuria luetteloita ja kirjastoja. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto useita kohteita sisältävien luetteloiden ja kirjastojen rajoituksista.

Ominaisuus Enimmäismäärä
Luettelon tai kirjaston kohteiden määrä 50 miljoonaa
Yksittäisen tiedostokohteen tai ‑liitteen koko 2 gigatavua

Kuten tästä näet, voit tallentaa luetteloihin ja kirjastoihin todella paljon tietoja. Jos tietokantatoiminto tai kysely kuitenkin käyttää sallittua määrää enemmän kohteita, toiminnon suorittaminen saatetaan estää, koska näin monien kohteiden käyttäminen saattaa vaikuttaa häiritsevästi sivuston muihin käyttäjiin. Onneksi käytettävissä on melko selkeitä tapoja ja yksinkertaisia perustoimintoja, joilla voit saavuttaa haluamasi tulokset ylittämättä asetettuja rajoituksia. Kaikki käyttäjät voivat kiertää rajoituksen tietyn ajanjakson aikana. Lisäksi oikeilla oikeuksilla voit määrittää ohjelmakoodiin suuremman raja-arvon.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Miksi 5 000 on tärkeä luku?

Tietokantaristiriitojen välttämiseksi SQL Server käyttää usein rivitason lukitusta. Tällä tavoin se pyrkii takaamaan luotettavat päivitykset siten, että ne eivät vaikuta muita rivejä käyttäviin käyttäjiin. Jos tietokannan luku- tai kirjoitustoiminto, kuten kysely, kuitenkin lukitsee kerralla yli 5 000 riviä, SQL Serverin on tehokkaampaa laajentaa lukitus väliaikaisesti koko taulukkoon, kunnes tietokantatoiminto on suoritettu. Huomaa, että todellinen määrä ei aina ole 5 000, vaan se voi vaihdella tietokannan kuormituksen ja sivuston asetusten mukaan. Kun tällainen lukituksen laajennus suoritetaan, muut käyttäjät eivät voi käyttää taulukkoa. Jos näin käy liian usein, kaikki käyttäjät kärsivät järjestelmän heikentyneestä suorituskyvystä. Siksi raja-arvot ja rajoitukset ovat tärkeitä, sillä niillä minimoidaan paljon resursseja vaativien tietokantatoimintojen vaikutuksia ja tasapainotetaan käyttäjien tarpeita.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Mitä taustalla tapahtuu, kun käytät luetteloa tai kirjastoa, jossa on paljon kohteita?

Seuraavassa kaaviossa on yhteenveto siitä, mitä taustalla tapahtuu, kun käytät paljon kohteita sisältävää luetteloa tai kirjastoa.

Suuret luettelot ja kirjastot

Kuvateksti 1 Tietotyöntekijät voivat nopeuttaa sivun tietojen näyttämistä soveltuvilla näkymillä, tyyleillä ja sivurajoituksilla.
Kuvateksti 2 Sarakeindeksejä sisältävät suodatetut näkymät (ja muut toiminnot) luovat tietokantakyselyitä, jotka tunnistavat sarakkeiden ja rivien alijoukon. Tämä alijoukko palautetaan tietokoneeseesi.
Kuvateksti 3 Klusterin järjestelmänvalvojat voivat määrittää ruuhka-aikojen ulkopuolelle ajanjaksoja, jolloin kaikki käyttäjät voivat suorittaa rajoittamattomia toimintoja.
Kuvateksti 4 Tarvittavat oikeudet omaavat kehittäjät voivat väliaikaisesti korottaa kynnysarvoja ja rajoituksia mukautetuissa sovelluksissa objektimalleilla.
Kuvateksti 5 Raja-arvot ja rajoitukset rajoittavat toimintoja ja tasapainottavat useiden samanaikaisten käyttäjien resursseja.
Kuvateksti 6 Sivustokokoelman luettelon tai kirjaston tiedot tallennetaan SQL Server ‑tietokantaan. Se käyttää kyselyitä, indeksejä ja lukituksia yleisen suorituskyvyn, jakamisen ja tarkkuuden ylläpitämiseen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Resurssien rajoitukset

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto tärkeistä resurssien rajoituksista, jotka sinun on syytä tuntea. Nämä rajoitukset määritetään keskitetyn hallinnan Rajoittaminen-sivulla. Jos tarvitset lisätietoja sivustosi tietyistä rajoituksista ja pyynnöistä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

 Huomautus   Keskitetyn hallinnan helpottamiseksi seuraavat resurssien rajoitukset eivät koske edustatietokoneen järjestelmänvalvojaa tai keskitetyn hallinnan sivuston omistajaa, joka käyttää useita kohteita sisältävää luetteloa tai kirjastoa.

Kynnysarvo
tai rajoitus
Oletusarvo
Kuvaus
Luettelonäkymän kynnysarvo 5 000

Määrittää tietokantatoiminnolla, kuten kyselyllä, kerralla käsiteltävien luettelo- tai kirjastokohteiden suurimman sallitun määrän. Toiminto estetään, jos se ylittää tämän rajoituksen.

Jotta sinulle jäisi aikaa vaihtoehtoisen suunnitelman luomiseen, SharePoint 2010 varoittaa sinua luetteloasetussivulla, jos luettelossasi on yli 3 000 kohdetta. Varoituksessa on linkki tähän ohjeaiheeseen.

Yksilöllisten käyttöoikeuksien rajoitus 50 000

Määrittää luettelossa tai kirjastossa sallittujen yksilöllisten käyttöoikeuksien enimmäismäärän.

Kun katkaiset kohteen tai kansion käyttöoikeuksien periytyvyyden, se lasketaan yhdeksi yksilölliseksi käyttöoikeudeksi tässä rajoituksessa. Jos yrität lisätä kohteen, joka johtaisi tämän rajoituksen ylittämiseen, tämä estetään.

Rivin kokorajoitus 6

Määrittää luettelossa tai kirjastossa sallittujen tietokannan sisäisten taulukkorivien enimmäismäärän. Useita sarakkeita sisältävien laajojen luetteloiden mahdollistamiseksi kukin kohde rivitetään useisiin sisäisiin taulukkoriveihin, joita voi olla enintään kuusi ja joiden koko voi olla yhteensä 8 000 tavua (liitteet pois lukien).

Jos sinulla on esimerkiksi luettelo, jossa on useita pieniä sarakkeita ja yksi satoja Kyllä/Ei-sarakkeita sisältävä luettelo, saatat ylittää tämän rajoituksen, jolloin et voi lisätä Kyllä/Ei-sarakkeita luetteloon, mutta voit ehkä yhä lisätä muuntyyppisiä sarakkeita.

 Huomautus   Klusterin järjestelmänvalvojat voivat määrittää tämän rajoituksen vain objektimallilla, eivät käyttöliittymässä.

Luettelonäkymän hakukynnysarvo 8

Määrittää liitostoimintojen, kuten haku-, henkilö- tai ryhmäsarakkeisiin tai työnkulun tilasarakkeisiin perustuvien toimintojen, enimmäismäärän.

Jos kysely käyttää yli kahdeksaa saraketta, toiminto estetään. Voit kuitenkin ohjelmallisesti valita, mitä sarakkeita käytetään. Voit tehdä sen objektimallilla määritettävällä enimmäisnäkymällä.

Luettelonäkymän kynnysarvo järjestelmänvalvojille ja tarkastajille 20 000 Määrittää tietokantatoiminnolla, kuten kyselyllä, kerralla käsiteltävien luettelo- tai kirjastokohteiden suurimman sallitun määrän, kun toiminnon suorittaa valvoja tai järjestelmänvalvoja, jolla on riittävät käyttöoikeudet. Tämä asetus toimii yhdessä Salli ohittaminen objektimallilla ‑asetuksen kanssa.
Salli ohittaminen objektimallilla Y Määrittää, voivatko kehittäjät suorittaa tietokantatoimintoja, kuten kyselyitä, jotka pyytävät Luettelonäkymän raja-arvo ‑arvon ohittamista, jotta voidaan käyttää suurempaa, Luettelonäkymän raja-arvo valvojille ja järjestelmänvalvojille ‑asetuksen määrittämää arvoa. Klusterin järjestelmänvalvojan on otettava käyttöön objektimallin ohittaminen. Tämän jälkeen tarvittavat oikeudet omaavat kehittäjät voivat ohjelmallisesti pyytää, että heidän kyselynsä käyttää suurempaa luettelonäkymän raja-arvoa sen hyödyntämiseksi.
Päivittäinen aika ‑ikkuna Ei mikään

Määrittää ajanjakson, jonka aikana resurssien rajoituksia ei käytetä. Klusterin järjestelmänvalvoja voi määrittää tämän ajanjakson ruuhka-aikojen ulkopuolelle 15 minuutin tarkkuudella ja jopa 24 tunniksi, esimerkiksi klo 18:00–22:00 tai 1:30–5:15.

 Huomautus   Tämän päivittäisen ajanjakson aikana aloitetun tietokantatoiminnon tai kyselyn suorittamista jatketaan loppuun (tai epäonnistumiseen) saakka, vaikka toimintoa tai kyselyä ei ehdittäisikään suorittaa loppuun määritetyn ajanjakson aikana.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Paljon kohteita sisältävien luetteloiden ja kirjastojen hallinta

Seuraavissa osioissa on suosituksia, tekniikoita ja vinkkejä, joilla voit varmistaa, että käyttäjät voivat käyttää paljon kohteita sisältäviä luetteloita ja kirjastoja nopeasti ja että sivusto toimii sujuvasti.

SharePoint-indeksoitujen sarakkeiden luominen

Voit parantaa suuren luettelon tai kirjaston suorituskykyä indeksoimalla jopa 20 saraketta. Indeksoidut sarakkeet mahdollistavat yleensä sarakkeen rivien nopean etsimisen arvojen perusteella myös silloin kun käsiteltäviä kohteita on miljoonia. Kun yhdistät indeksejä suodatetuissa näkymissä, voit noutaa nopeasti haluamasi kohteet.

Indeksoituja sarakkeita luotaessa ja käytettäessä kannattaa pitää mielessä seuraavat seikat. Kukin lisäsarakeindeksi kuluttaa resursseja tietokannassa ja lisää kaikkien indeksin ylläpitotoimintojen aiheuttamaa kuormitusta. Siksi sinun kannattaa lisätä indeksejä vain sarakkeisiin, joita käytetään aktiivisesti luettelon tai kirjaston näkymien suodattamiseen. On suositeltavaa tarkastella kaikkia näkymiä sen tarkistamiseksi, mitä sarakkeita eri näkymien suodattamiseen käytetään eniten. Näin voit valita indeksoitavat sarakkeet helpommin. Ota huomioon, että kaikki sarakkeet, joille määrität yksilöllisen arvon, vaativat indeksin.

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto sarakkeista, jotka voidaan indeksoida ja joita ei voida indeksoida.

Tuetut saraketyypit Saraketyypit, joita ei tueta
Yksi tekstirivi Useita tekstirivejä
Vaihtoehto (yksiarvoinen) Vaihtoehto (moniarvoinen)
Luku Laskettu
Valuutta Hyperlinkki tai kuva
Päivämäärä ja kellonaika Mukautetut sarakkeet

Haku (yksiarvoinen)

 Huomautus   Toisen luettelon tai kirjaston sarakkeen indeksointi ei paranna hakutoiminnon suorituskykyä.

Haku (moniarvoinen)
Henkilö tai ryhmä (yksiarvoinen) Henkilö tai ryhmä (moniarvoinen)
Kyllä/Ei
Hallitut metatiedot

Jos tarvitset ohjeet indeksoidun sarakkeen luomiseen, tutustu tämän ohjeaiheen Yksinkertaisen indeksin tai yhdistelmäindeksin luominen ‑kohtaan.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sarakeindeksien perusteella suodatettujen näkymien luominen

Kun kohteita on hyvin paljon, niiden nopea suodattaminen näkymässä edellyttää, että ensimmäinen suodattimessa määritettävä sarake indeksoidaan. Muut näkymän suodattimessa määritetyt sarakkeet voidaan indeksoida tai jättää indeksoimatta, mutta näkymä ei käytä näitä indeksejä. Sinun on myös varmistettava, että suodattimen ensimmäinen sarake ei palauta enempää kohteita kuin luettelonäkymän raja-arvon ilmaiseman enimmäismäärän, vaikka suodatetun näkymän lopullinen tulos palauttaisi vähemmän kuin tämän määrän kohteita.

Jos suodattimen ensimmäinen sarake palauttaa luettelonäkymän raja-arvon määrittämää enimmäismäärää enemmän kohteita, voit käyttää vähintään kaksi saraketta sisältävää suodatinta. Kun määrität suodatetun näkymän, joka käyttää vähintään kahta saraketta, AND-operaattorin käyttö yleensä rajoittaa palautettavien kohteiden kokonaismäärää. Tässäkin tapauksessa sinun on määritettävä suodattimen ensimmäiseksi sarakkeeksi se sarake, joka palauttaa todennäköisesti vähiten tietoja. Huomioi se, että OR-operaattorin käyttäminen kasvattaa palautettavien kohteiden määrää miltei aina. Sen käyttö ei ole tehokasta näissä olosuhteissa.

 Tärkeää    Jos aiot suodattaa luettelon indeksoidun kentän perusteella, tarkista, onko roskakorissa poistettuja kohteita. Roskakorissa olevat kohteet poistuvat taustatietokannasta vasta, kun ne on poistettu roskakorista. Jos luettelossa olevien suodatettujen kohteiden ja roskakorissa olevien kohteiden yhteismäärä ylittää luettelon kynnysarvon, saamasi tulokset saattavat olla puutteelliset tai et saa lainkaan tuloksia.

 Huomautus   Jos olet kehittäjä, voit käyttää yhdistelmäindeksiä ensimmäiseen sarakkeeseen ohjelmallisesti. Yhdistelmäindeksi perustuu kahteen sarakkeeseen, ensisijaiseen ja toissijaiseen. Se voi käyttää tietojen nopeaan käyttämiseen kumpaa tahansa näistä.

Seuraavassa on ehdotuksia yleisiksi näkymiksi, jotka toimivat hyvin indeksoitujen sarakkeiden kanssa:

Suodatusperuste: Indeksoitava kohde: Esimerkki:
Viimeksi muutetut kohteet Muokattu-sarake Jos haluat näyttää vain edellisen viikon aikana muutetut kohteet, käytä suodatinta Muokattu on suurempi kuin  [tänään]-7
Uudet kohteet Luotu-sarake Jos haluat näyttää vain edellisen viikon aikana lisätyt kohteet, käytä suodatinta Luotu on suurempi kuin [tänään]-7
Omat kohteet Tekijä-sarake Jos haluat näyttää vain itse lisäämäsi kohteet, käytä suodatinta Tekijä on yhtä suuri kuin [minä]
Kohteet, joiden määräpäivä on tänään Määräpäivä-sarake (itse luetteloon tai kirjastoon luomasi) Jos haluat näyttää vain kohteet, joiden määräpäivä on tänään, käytä suodatinta Määräpäivä on yhtä suuri kuin [tänään]
Keskustelupalstan päivitykset Viimeksi päivitetty ‑sarake Jos haluat näyttää vain edellisen kuukauden aikana päivitetyt keskustelut, käytä suodatinta Viimeksi päivitetty on suurempi kuin [tänään]-30
Tiedostokirjaston tiedostojen arkistointi Muokkauspäivämäärä Jos haluat luoda näkymän tiedostoista, joita ei ole muutettu vuoden 2006 jälkeen (tämän jälkeen tehtävää arkistointia varten) jälkeen, käytä suodatinta Muokkauspäivämäärä on pienempi kuin 31.12.2006.
Taloudellisten tietojen alijoukon etsiminen Alue, Vuosi (kahtena yksinkertaisena indeksinä) Jos haluat luoda näkymän koillisen alueen taloudellisista tiedoista vuonna 2008, käytä suodatinta Alue on yhtä suuri kuin NE (koillinen) AND Vuosi on yhtä suuri kuin 2008. Käytä tätä suodatinta, koska Alue-sarakkeessa on luultavasti vähemmän arvoja kuin Vuosi-sarakkeessa.

Katso myös ‑osiosta löydät linkkejä, joista saat lisätietoja näkymien luomisesta ja vaihtamisesta sekä kaavoista ja funktioista, joilla voit suodattaa näkymiä.

 Huomautus   Myös silloin, kun luot suodatetun näkymän sarakeindeksien perusteella, jotkin toiminnot saatetaan estää, koska ne edellyttävät koko luettelon tai kirjaston käyttämistä. Tällaisia toimintoja ovat seuraavat: indeksin lisääminen tai poistaminen, lajittelun luominen näkymän määritykseen, sarakkeen summan näyttäminen sekä laskettujen kenttien lisääminen, päivittäminen ja poistaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kohteiden järjestäminen kansioihin

Vaikka suurten luetteloiden ja kirjastojen käyttäminen ei edellytä kansioita (niitä kutsutaan myös säilöiksi), voit silti käyttää niitä tietojen organisointiin ja tietojen käytön tehokkuuden parantamiseen. Kun luot kansion, luot samalla taustalla sisäisen indeksin. Tällainen sisäinen indeksi luodaan myös pääkansiolle, eli ylimmän tason luettelolle tai kirjastolle. Kun käytät kansion kohteita, käytät periaatteessa tätä sisäistä indeksiä tietojen käyttämiseen. Muista, että alikansioita sisältävissä kansioissa kukin alikansio lasketaan kohteeksi, mutta alikansion kohteita ei lasketa.

Myös silloin, kun luettelon tai kirjaston kohteiden kokonaismäärä on hyvin suuri, yhden kansion näkymä toimii vähintään yhtä nopeasti kuin näkymä, jossa kaikkien kohteiden määrä on suodatettu indeksoidulla sarakkeella. Joissakin tilanteissa luettelon tai kirjaston kaikki kohteet voidaan jakaa useaan kansioon siten, että kussakin kansiossa on enintään viisi tuhatta kohdetta.

Seuraavat asiat on tärkeä ottaa huomioon, kun käytät kansioita suuren luettelon tai kirjaston järjestämiseen:

  • Kansio voi sisältää enemmän kuin Luettelonäkymän raja-arvo ‑asetuksen määrittämän määrän kohteita, mutta sinun on ehkä silti käytettävä sarakeindeksien perusteella suodatettua näkymää, jotta SharePoint 2010 ei estä kansiota.
  • Jos valitset Näytä kaikki kohteet ilman kansioita ‑asetuksen Kansiot-osiossa, kun luot tai muokkaat tämän luettelon tai kirjaston näkymää, sinun on sitten käytettävä suodatinta, joka perustuu yksinkertaiseen indeksiin. Näin varmistat, että et ylitä Luettelonäkymän raja-arvo ‑arvoa.
  • Usein on hyödyllistä määrittää oletusnäkymä näyttämään kaikki kansiot ilman mitään suodatusta. Näin käyttäjät voivat valita sopivan kansion, kun he lisäävät uusia kohteita. Kun näytät kaikki kansiot, kohteita ei luultavasti vahingossa lisätä luettelon tai kirjaston kansioiden ulkopuolelle. Ota huomioon, että luettelon kohteita ei voida siirtää automaattisesti luettelon kansioiden välillä, toisin kuin kirjastoissa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sivun tietojen näyttämisen hallinta

Kun tietojen alijoukko on siirretty tietokoneeseesi, voit nopeuttaa niiden näyttämistä selaimessasi useilla eri tavoilla.

Kun verkkosivun HTML-koodin koko kasvaa, sivun hahmontamiseen kuluva aika kasvaa yleensä vastaavasti. Mitä suurempi sivu, sitä kauemman sen näyttämisessä kestää. Luettelo- tai kirjastonäkymän oletustyyli esimerkiksi on taulukkotyyli, joka näyttää kaikki tiedot, yksi kohde yhdellä taulukkorivillä yhdessä sivulla. Mitä enemmän rivejä, sitä kauemman tietojen näyttämisessä kestää.

Sivun kohderajoituksen määrittäminen

Sivun kohteet Kun määrität sivulle kohderajoituksen, voit hallita suoraan kerralla näytettävien kohteiden määrää. Oletusarvo on 30.

Käytettävissäsi on kaksi asetusta, kun määrität sivun kohderajoitusta:

  • Jos valitset Näytä kohteet määritetyn kokoisissa joukoissa, luot sivukohtaisen tietojen näyttämisen, mikä on hyödyllinen ratkaisu, kun selaat tietoja vuorovaikutuksettomalla tavalla.
  • Jos valitset Rajoita palautettavien tulosten määrä määritettyyn määrään, luot ehdottoman rajoituksen, joka saattaa palauttaa kaikki suodatustoiminnon tulokset tai olla palauttamatta niitä. Tästä voi olla hyötyä näkymän testaamisessa, prototyypin luomisessa sekä näkymän ylimpien arvojen noutamisessa.

Esikatseluruutu-näkymätyylin käyttäminen

Esikatseluruutu Jos haluat nähdä luettelon kaikkien kohteiden tiedot pystyruutumuodossa, käytä Esikatseluruutu-tyyliä. Voit siirtyä tiedoissa nopeasti siirtämällä hiiren osoittimen kohteen nimen kohdalle sivun vasemmassa reunassa olevassa vieritysalueessa. Näin näet kaikki nykyisen kohteen sarakearvot allekkain lueteltuna sivun oikeassa reunassa. Näyttö toimii sitä nopeammin, mitä vähemmän näytettäviä tietoja alunperin on. Tämä tyyli on erittäin hyödyllinen myös leveissä luetteloissa ja paljon sarakkeita sisältävissä luetteloissa, joiden tietojen tarkasteleminen edellyttäisi vieritystä vaakasuunnassa.

Ryhmittelyperuste-näkymätyylin käyttäminen

Ryhmittelyperuste-tyyli Ryhmittelyperuste-näkymätyyli ryhmittelee tiedot luokan perusteella (jopa kahteen tasoon saakka). Voit valita nämä luokat määrittäessä näkymää, minkä ansiosta luettelonäkymän alun perin näyttämiä tietoja on paljon vähemmän. Voit laajentaa tai pienentää tietojoukkoja plus- ja miinuspainikkeilla ja ladata nykyiseen sivulle vain tarvitsemasi tietoalijoukon. Tämä näkymätyyli ei pelkästään rajoita tietojen näyttämistä, vaan myös tietojen noutamista. Varmista, että Näytä ryhmittely ‑asetus on Kutistettu. Voit myös hallita ryhmitettyjen tietojen sivutusta samoilla tavoin kuin ryhmittämättömien tietojen sivutusta. Joissain tapauksissa, kuten yksinkertaisessa raportoinnissa tai tarkempien tai yleisempien tietojen tarkastelussa tietojen löytämiseksi ja päivittämiseksi, tämä näkymätyyli voi olla käyttäjille paljon tehokkaampi.

Taulukkonäkymän käyttäminen

Taulukkonäkymä perustuu ActiveX-komponenttiin ja on nimenomaisesti kehitetty tietojen nopeampaan lataamiseen, koska se noutaa ja päivittää tiedot asynkronisesti. Tämän näkymän ansiosta tietojen vierittäminen, muokkaaminen ja käyttäminen sujuu paljon nopeammin. Lisäksi se on erityisen hyödyllinen säännöllisissä tietojen lisäyksissä, päivityksissä ja vertailuissa. Työsi keskeytymättä muutoksesi lähetetään palvelimeen, tila ilmaistaan kuvakkeilla ja muutokset synkronoidaan palvelimeen tehokkaasti. Voit myös ratkaista silloin tällöin esiintyviä ristiriitoja tehokkaasti. Taulukkonäkymä huomioi näkymän suodatus-, lajittelu- ja kansioasetukset, mutta se ei toimi yhdessä sivurajoitusten, dynaamisten suodattimien ja rajoitusten kanssa Vakionäkymässä eikä muissa välilehdettömissä näkymätyyleissä, kuten Ryhmittelyperuste- ja Esikatseluruutu-näkymätyyleissä.

Jos Access Services ‑ominaisuus on käytössä, voit käsitellä huomattavasti enemmän tietoja, kuin mitä luettelonäkymän raja-arvo sallii (oletusarvoisesti jopa 50 000 kohdetta). Lisätietoja on Access Services ‑palveluiden käyttäminen ‑osassa.

Taulukkonäkymä

 Vihje   Jos luettelosi on järjestetty kansioiden avulla ja haluaisit nähdä kaikki taulukkonäkymän tiedot ilman kansioita sisentämättömänä näkymänä, voit määrittää näkymän asetusta Näytä kaikki kohteet ilman kansioita. Sinun on ehkä kuitenkin käytettävä indeksoituihin sarakkeisiin perustuvaa suodatinta, jotta et ylitä luettelonäkymän raja-arvoa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Päivittäisen aikaikkunan käyttäminen

Klusterin järjestelmänvalvojat voivat määrittää tietyn ajanjakson, jolloin kaikki käyttäjät voivat käyttää rajoittamattomasti kaikkia toimintoja ruuhka-ajan ulkopuolella, kuten 18:00–22:00.

Vaikka näkymät ovat ensisijainen keino luettelon tai kirjaston kohteiden noutamiseen, myös muut SharePoint-komennot ja ‑toiminnot edellyttävät luettelon tai kirjaston tietojen käyttämistä. Näitä ovat esimerkiksi indeksin lisääminen ja poistaminen sekä luettelon sarakkeen lisääminen ja muokkaaminen, kansioiden poistaminen ja kopioiminen, luettelon tai kirjaston suojausasetusten muuttaminen, luettelon ja sen sisällön tallentaminen mallina, verkon tai sivuston poistaminen ja kohteiden poistaminen sekä palauttaminen roskakorista. Nämä komennot ja toiminnot voivat myös epäonnistua, jos ne ylittävät sivuston raja-arvot tai rajoitukset tietojen noutamisen yhteydessä.

Jos et ole kehittäjä tai sinulla ei ole käytössäsi kehitysresursseja, jotka voisivat toimia puolestasi, voit siirtää nämä toiminnot päivittäiseen aikaikkunaan. Jos säännöllinen päivittäinen aikaikkuna määritetään yön ajaksi, voit pyytää klusterin järjestelmänvalvojaa siirtämään ajanjakson aikaiseen aamuun tai myöhäiseen iltaan.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Offline-synkronoinnin käyttäminen

Tietojen vieminen offline-tilaan on usein hyödyllistä ja tehokasta. Voit tehdä muutoksia kannettavallasi tai pöytäkoneellasi ja synkronoida muutokset, kun olet taas online-tilassa, sekä ratkaista ristiriidat sujuvasti ja tehokkaasti. Kun käytät suuria luetteloita offline-tilassa tietojen siistimiseksi, analysoimiseksi tai raportoimiseksi, voit keventää tietokantatoimintojen aiheuttamaa kuormitusta ja vähentää SharePoint-resurssien käyttöä.

Voit viedä luettelon offline-tilaan ja synkronoida siihen tekemäsi muutokset, kun palaat online-tilaan. Voit tehdä tämän neljällä Microsoft Office ‑tuotteella. Kaksi näistä tuotteista, Microsoft Office Access 2010 ja Microsoft SharePoint Workspace 2010, käsittelevät luettelon tai kirjaston tiedot automaattisesti pienissä erissä ja kokoavat sitten tiedot. Tämä tekniikka mahdollistaa huomattavasti suuremman tietomäärän käsittelemisen kuin määritettäessä Luettelonäkymän raja-arvo ‑asetus, eikä tällä toimella ole vaikutusta muihin SharePoint-sivuston käyttäjiin.

Microsoft Office SharePoint Workspace 2010    Käyttämällä Office SharePoint Workspace 2010:tä voit helposti siirtää luetteloita ja kirjastoja offline-tilaan, synkronoida asiakkaassa tai palvelimessa tehdyt muutokset automaattisesti sekä hyödyntää entistäkin monipuolisempaa ja joustavampaa käyttöliittymää asiakastietokoneessasi tai kannettavassasi. Taustalla Office SharePoint Workspace 2010 käsittelee tiedot automaattisesti 100 kohteen erissä ja kokoaa sitten tiedot. Tämä merkitsee sitä, että käsiteltäviä kohteita voi olla paljon enemmän kuin Luettelonäkymän raja-arvo ‑asetuksen sallima määrä, jopa 30 000 kohdetta. Jos luettelo tai kirjasto sisältää yli 30 000 kohdetta, asiakastietokone lakkaa synkronoimasta tietoja.

Microsoft Office Access 2010     Voit lukea useimpia Office Access 2010:n luetteloita ja kirjoittaa niihin, kun luot niihin linkit. Office Access 2010 toimii tehokkaasti yhdessä lähes kaikkien SharePoint-tietotyyppien kanssa. Linkittämällä voit muodostaa yhteyden SharePoint-luettelon tietoihin, kun haluat luoda sekä SharePoint-luettelon että Access-tietokannan uusimpien tietojen tarkastelemisen ja muokkaamisen mahdollistavan kaksisuuntaisen yhteyden. Access luo kopion SharePoint-luettelosta (replikoi luettelon) Access-tietokannan taulukkoon. Kun Access-taulukko on luotu, voit käsitellä luettelon tietoja Accessissa Accessin sallimaan kahden gigatavun enimmäismäärään (tähän määrään eivät sisälly liitteet, joita ei ole tallennettu paikallisiksi) saakka. Office Access 2010 myös tallentaa luettelon tiedot asiakkaan välimuistiin, käyttää tehokasta sisäistä muistia ja siirtää vain muutetut luettelon kohteet. Tämä nopeuttaa ja tehostaa kyselyiden ja päivitysten suorittamista. Lisäksi ongelmien ratkaisuun tarkoitetussa valintaikkunassa voit hallita keskenään ristiriitaisia päivityksiä joustavasti.

Jos Access Services ‑ominaisuus on käytössä, voit käsitellä huomattavasti enemmän tietoja, kuin mitä luettelonäkymän raja-arvo sallii (oletusarvoisesti jopa 50 000 kohdetta). Lisätietoja on Access Services ‑palveluiden käyttäminen ‑osassa.

Microsoft Office Excel 2010     Voit viedä SharePoint-luetteloita Excel-taulukkoon ja luoda yksisuuntaisen tietoyhteyden Excel-taulukon ja SharePoint-luettelon välille. Kun päivität SharePoint-luettelon tietoja ja päivität sitten Excel-taulukon, Office Excel 2010 korvaa Excel-tiedot uusimmilla SharePoint-luettelon tiedoilla ja ohittaa kaikki Excel-taulukkoon tehdyt muutokset. Kun tiedot ovat Excel-taulukossa, voit analysoida niitä käyttämällä useita Office Excel 2010:n analysointiominaisuuksia, kuten tehokkaita ja joustavia laskentataulukoita, Pivot-taulukkoraportteja, ammattimaisia kaavioita ja sparkline-objekteja, ehdollisia muotoiluja ja kuvakkeita, tietopalkkeja, väriasteikkoja sekä vaativiinkin laskentoihin tarkoitettuja entä jos ‑toimintoja.

Jos Access Services ‑ominaisuus on käytössä, voit käsitellä huomattavasti enemmän tietoja, kuin mitä luettelonäkymän raja-arvo sallii (oletusarvoisesti jopa 50 000 kohdetta). Lisätietoja on Access Services ‑palveluiden käyttäminen ‑osassa.

Microsoft Office Outlook 2010     Office Outlook 2010:ssä voit lukea ja kirjoittaa yhteystieto-, tehtävä- ja keskusteluluetteloiden kohteita ja kalenterin kohteita sekä synkronoida tiedostokirjastoja. Voit esimerkiksi siirtää tavallisia tehtäväluetteloita ja projektitehtäväluetteloita offline-tilaan, lukea ja päivittää niitä, määrittää uusia tehtäviä, tuoda sitten luettelot takaisin online-tilaan ja synkronoida tiedot siirtymättä pois Office Outlook 2010:stä. Lisäksi voit tallentaa, jakaa ja hallita SharePoint-yhteystietoja tehokkaasti myös Office Outlook 2010:ssä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Luettelon tai kirjaston kohteiden etsiminen hakutoiminnolla

Voit etsiä tiedostoja tai muita kohteita suuresta kirjastosta tai luettelosta myös käyttämällä hakutoimintoa. Koska haku perustuu haun omiin indeksointimenetelmiin, sitä eivät rajoita Luettelonäkymän raja-arvo ‑asetus tai muut vastaavat rajoitukset. Kun käytät hakua, voit määrittää haulle käyttöalueen, kuten tietyn luettelon tai kirjaston, josta haku etsii tuloksia. Voit etsiä myös avainsanojen perusteella ja tarkentaa sitten hakutuloksia ominaisuuksien, kuten tiedoston tekijän tai luettelokohteen muokkauspäivämäärän, perusteella. Voit käyttää myös totuusarvosyntaksia ja loogisia operaattoreita monimutkaisempien hakujen tekoon. Kun olet saanut haluamasi tulokset, voit lajitella ja suodattaa tuloksia tarpeidesi mukaan tarkennuspaneelissa.

Lisätietoja haun käyttämisestä on Katso myös ‑osassa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietoja usein käytetyistä SharePoint-ominaisuuksista

Voit käyttää seuraavia SharePoint-ominaisuuksia järjestelmän yleisen tehokkuuden parantamiseksi ja raja-arvojen sekä rajoitusten ylittämisen välttämiseksi:

Omat näkymät    Koska näkymiä, joissa sarakeindeksiä käytetään oikein, on verrattain mutkikasta luoda suurille luetteloille ja kirjastoille, suuren luettelon tai kirjaston osallistujilta kannattaa ehkä poistaa Omien näkymien hallinta ‑oikeus. Poistamalla tämän oikeuden voit estää käyttäjiä luomasta kaikki kohteet sisältäviä näkymiä, jotka voivat heikentää sivuston muiden osien suorituskykyä.

Relaatioluettelot     Kun luot luettelosuhteita hakusarakkeilla, yksilöllisillä sarakkeilla ja pakotetulla relaatiotoiminnalla (kutsutaan myös nimellä viite-eheys), saatat ylittää luettelonäkymän raja-arvon seuraavissa tilanteissa, joissa sinut saatetaan estää tämän johdosta:

  • Jos teet sarakkeesta yksilöllisen luettelossa, jossa on luettelonäkymän raja-arvon asettamaa enimmäismäärää enemmän kohteita (yleensä toimintoa, jolla lisätään yksi kohde luetteloon, jossa on tätä enemmän kohteita, ei kuitenkaan estetä).
  • Jos luettelossa on luettelonäkymän raja-arvon asettamaa enimmäismäärää enemmän kohteita ja otat sitten käyttöön johdannaispoiston tai poiston rajoituksen asetuksen kyseisen luettelon hakukentässä.

RSS-syötteet     Kun RSS-tuki on otettu käyttöön keskitetyssä hallinnassa ja sivustokokoelman tasolla, voit ottaa RSS-tuen käyttöön ja määrittää sen useissa erityyppisissä luetteloissa ja kirjastoissa. Kun käyttäjät käyttävät luettelon tai kirjaston RSS-syötettä, tiedot noudetaan luettelosta. RSS-oletusnäkymä rajoittaa palautettavien kohteiden määrää kohteen edellisen muokkauspäivämäärän perusteella tai Muokattu-sarakkeessa käytettävän suodattimen perusteella. Jos luettelossa tai kirjastossa on paljon kohteita ja käyttäjät käyttävät RSS-syötettä, Muokattu-sarake kannattaa indeksoida. Voit myös pienentää noudettavien kohteiden määrää vaihtamalla sitä kohteiden määrää ja päivien määrää, joiden muutokset sisällytetään RSS-syötteeseen.

Saat lisätietoja RSS-syötteiden hallinnasta Katso myös ‑osasta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Access Services ‑palveluiden käyttäminen

Voit luoda verkkotietokannan käyttämällä Office Access 2010:tä ja Office SharePoint Servicesiä, kun Access Services ‑palvelut on määritetty. Linkitettyihin alkuperäisiin luetteloihin, kyselyihin, lomakkeisiin, raportteihin ja makroihin perustuvien taulujen luominen ja julkaiseminen SharePoint-sivustoon on Office Access 2010:n avulla nopeaa ja helppoa. Lisäksi voit muuntaa nämä objektit SharePoint-sivuiksi ja ‑toiminnoiksi automaattisesti ja luoda luotettavia sovelluksia SharePoint-sivustoon helposti.

Access Services ‑palvelut mahdollistavat huomattavasti Luettelonäkymän raja-arvo ‑arvon määrittämää määrää suuremman tietomäärän käsittelemisen käytön estymättä. Access Services käsittelee tiedot automaattisesti 2 000 kohteen erissä ja kokoaa sitten tiedot. Oletusarvoinen raja on 50 000 kohdetta, mutta järjestelmänvalvoja voi muuttaa tämän arvon. Huomaa, että Access Services ‑palveluilla on omat rajoituksensa ja raja-arvonsa.

Lisätietoja Access Services ‑palveluista on Katso myös ‑osassa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Indeksoitujen ja varakyselyiden käyttäminen

Metatietosiirtyminen ja ‑suodatus on oletusarvoisesti käytössä useimmissa SharePoint Server 2010:ssä luoduissa sivustoissa. Vaikka metatietosiirtymistä ei olisikaan määritetty tietylle luettelolle tai kirjastolle, metatietosiirtyminen ja ‑suodatus parantaa taustalla luetteloiden ja kirjastojen näkymien käytettävyyttä. Metatietosiirtyminen ja ‑suodatus ‑ominaisuus valitsee automaattisesti parhaan indeksin aina, kun näkymä ladataan. Kun lataat uusia näkymiä, käytät niissä suodattimia, poistat suodattimia tai teet kentälle lajittelun, kyselyoptimointi määrittää parhaan tavan, jolla tietoja kysellään tietokannasta.

Jos käyttäjä luo tai lataa näkymän, joka ei voi käyttää indeksiä luettelokyselyssä, metatietosiirtyminen ja ‑suodatus muodostaa ja suorittaa varakyselyn. Varakysely on käyttäjän alkuperäisen kyselyn muokattu versio, jossa näkyy vain osa pyydetyistä kohteista, koska kyselyn kohteena on koko luettelon sijaan vain osa luettelosta. Varakysely tuottaa hyödyllisiä tuloksia silloin, kun alkuperäinen kysely on estetty suuresta luettelokoosta johtuvan rajoitustoimen vuoksi. Ohjelma näyttää 1 250 uusinta kohdetta sen mukaan, milloin ne on lisätty luetteloon. Varakyselyt eivät toisinaan tuota yhtään tulosta, jos mikään kohde kyselyn käsittelemässä luettelon osassa ei vastaa käyttäjän alkuperäistä kyselyä.

Lisätietoja metatietosiirtymisestä ja ‑suodatuksesta on Katso myös ‑osassa.

Asiakirjakeskussivuston käyttäminen

Voit käyttää Asiakirjakeskussivustoa, kun haluat luoda suuren määrän tiedostoja tai hallita ja tallentaa suuria määriä tiedostoja. Asiakirjakeskus perustuu sivustomalliin. Sen on tarkoitus toimia suuren tiedostomäärän hallinnan keskitettynä säilönä. Sen toiminnoilla ja ominaisuuksilla, kuten metatiedoilla, puunäkymällä, sisältötyypeillä ja WWW-osilla, voit järjestää ja noutaa tiedostoja tehokkaasti ja käyttäjäystävällisesti.

Sisältöjärjestäjät voivat määrittää nopeasti metatietopohjaisen siirtymisen, joka toimii hyvin useimmissa kirjastoissa luomatta indeksejä nimenomaisesti. Lisäksi metatietopohjaisesta siirtymisestä on hyötyä lisäindeksien luomisessa, kun suuren suodatin- ja näkymämäärän tehokkuutta on parannettava.

Voit käyttää Asiakirjakeskussivustoa luomisympäristönä tai sisältöarkistona:

  • Luomisympäristössä käyttäjät kuittaavat aktiivisesti tiedostoja sisään ja ulos ja luovat kansiorakenteita näille tiedostoille. Versiotiedot ovat käytössä. Jokaisesta tiedostosta voi olla olemassa 10 tai useampia aiempia versioita. Käyttäjät voivat kuitata tiedostoja sisään ja ulos säännöllisesti. Työnkuluilla voidaan automatisoida tiedostojen toimintoja.
  • Sisältöarkistossa ei sen sijaan juurikaan luoda sisältöä. Käyttäjät voivat vain tarkastella ja ladata tiedostoja. Yleensä sisältöarkistoissa on tiedostoista vain yksi versio. Sivusto voi sisältää jopa miljoonia tiedostoja. Tyypillinen sisältöarkiston käyttötilanne on esimerkiksi suuren organisaation teknisen tuen keskuksessa, jossa 10 000 käyttäjää käyttää sisältöä (lähinnä lukee sitä) ja jossa 3 000–4 000 käyttäjän alijoukko saattaa puolestaan ladata uutta sisältöä sivustoon.

Saat lisätietoja tiedostojenhallinnasta Katso myös ‑osiosta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sivun alkuun Sivun alkuun

Näkymien indeksoiminen ja suodattaminen

Seuraavissa osioissa on vaiheittaiset ohjeet indeksien luomiseen ja näiden indeksien käyttämiseen suodatetuissa näkymissä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Yksinkertaisen indeksin tai yhdistelmäindeksin luominen

Voit parantaa suuren luettelon tai kirjaston suorituskykyä luomalla indeksin. Tämän jälkeen voit käyttää indeksoitua saraketta, kun luot suodatetun ja indeksoidun sarakeindekseihin perustuvan näkymän tai muokkaat sellaista tässä luettelossa tai kirjastossa.

 Tärkeää   Koska indeksin luominen edellyttää luettelon kaikkien kohteiden käyttämistä, on mahdollista, että sarakeindeksin luominen estetään, jos koko luettelon kohteiden määrä ylittää luettelonäkymän raja-arvon. Jos näin tapahtuu, suorita toiminto ruuhkattomana aikana, joka on määritetty sallituksi kaikille, tai ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan. Lisätietoja on kohdassa SharePointin-indeksoitujen sarakkeiden luominen.

  1. Siirry sivustoon, jossa sijaitsee se luettelo tai kirjasto, jossa haluat luoda indeksin.
  2. Jos luetteloa tai kirjastoa ei ole valmiiksi avattu, napsauta sen nimeä Pikakäynnistys-alueessa.

Jos luettelon tai kirjaston nimeä ei näy, valitse Sivuston toiminnot Sivuston toiminnot ‑valikko, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

  1. Valitse valintanauhan Luettelon työkalut- tai Kirjaston työkalut ‑osassa Luettelo- tai Kirjasto-välilehti. Valitse sitten Asetukset-ryhmässä Luettelon asetukset tai Kirjaston asetukset.
  2. Valitse Sarakkeet-osassa Indeksoidut sarakkeet.
  3. Valitse Indeksoidut sarakkeet ‑sivulla Luo uusi indeksi.
  4. Toimi seuraavasti:

Jos haluat luoda yksinkertaisen indeksin, toimi seuraavasti:

  1. Valitse haluamasi sarake Tämän indeksin ensisijainen sarake ‑kohdan alla olevassa Ensisijainen sarake ‑osiossa.
  2. Valitse Luo.

Jos haluat luoda yhdistelmäindeksin, toimi seuraavasti:

  1. Valitse haluamasi sarake Tämän indeksin ensisijainen sarake ‑kohdan alla olevassa Ensisijainen sarake ‑osiossa.
  2. Valitse toinen sarake Tämän indeksin toissijainen sarake ‑kohdan alla olevassa Toissijainen sarake ‑osiossa.
  3. Valitse Luo.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sarakeindeksien perusteella suodatettujen näkymien luominen tai muokkaaminen

Kun olet indeksoinut sarakkeen, voit lisätä sen näkymään näkymän luomisen tai muokkaamisen yhteydessä ja suodattaa näkymän sitten indeksoidulla sarakkeella. Lajitteleminen, ryhmitteleminen ja suodattaminen toimivat monipuolisemmin, kun lisäät luetteloon sarakkeita ennen näkymän luomista.

Katso myös ‑osiosta löydät linkkejä sarakkeiden ja näkymien luomista käsitteleviin ohjeisiin.

  1. Siirry sivustoon, jossa sijaitsee se luettelo tai kirjasto, jossa haluat luoda indeksin.
  2. Jos luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

Jos luettelon tai kirjaston nimeä ei näy, valitse Sivuston toiminnot Sivuston toiminnot ‑valikko, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

  1. Valitse valintanauhan Luettelon työkalut- tai Kirjaston työkalut ‑kohdassa Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.
  2. Toimi seuraavasti:

Jos haluat luoda näkymän, toimi seuraavasti:    

  1. Valitse Hallitut näkymät ‑ryhmässä Luo näkymä.
  2. Valitse näkymässä käytettävä asetus, kuten Vakionäkymä, tai olemassa oleva näkymä.
  3. Kirjoita Näkymän nimi ‑ruutuun näkymän nimi.

Jos haluat tämän näkymän luettelon tai kirjaston oletusnäkymäksi, valitse Tee tästä oletusnäkymä. Vain julkinen näkymä voi olla luettelon tai kirjaston oletusnäkymä.

Jos haluat muokata näkymää, toimi seuraavasti:    

  1. Valitse muokattava näkymä Hallitut näkymät ‑ryhmän avattavasta Nykyinen näkymä ‑luettelosta.
  2. Valitse Hallitut näkymät ‑ryhmässä Muokkaa tätä näkymää.
  1. Valitse Suodatin-kohdasta Näytä kohteet vain silloin, kun seuraava on tosi ja määritä, kuinka kohteet on tarkoitus suodattaa jonkin indeksoidun sarakkeen perusteella.

Jos esimerkiksi haluat luoda näkymän vain kohteista, jotka ovat muuttuneet kuluvan päivän aikana, valitse Muokattu (Indeksoitu) ‑sarake, valitse on yhtä suuri kuin ‑ehto ja kirjoita [Tämänpäiväiset].

 Huomautus   Jos sellaisia sarakkeita ei ole näkyvissä, joiden nimen jäljessä lukee (Indeksoitu), indeksoituja sarakkeita ei ole käytettävissä tässä luettelossa tai kirjastossa. Sinun on tässä tapauksessa luotava yksinkertainen indeksi tai yhdistelmäindeksi.

  1. Valitse muut näkymän asetukset, kuten näytettävät ja piilottavat sarakkeet sekä kohteiden lajittelutapa.
  2. Valitse OK.

Lisätietoja näkymien luomisesta on Katso myös ‑osassa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
SharePoint Online yrityksille