Sivustojen tai tiedostojen jakaminen organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa

 Huomautus    Jos nämä tiedot eivät täsmää omiesi kanssa, käytössäsi voi olla Office 365:n päivitystä edeltävä versio. Kokeile vaihtoehtoa Sivuston jakaminen ulkoisten käyttäjien kanssa , jotta saat käyttöösi tarvittavat tiedot.
Onko käytössäni päivitetty Office 365:n palvelupäivityksen jälkeinen versio?

Jos työhön sisältyy tiedostojen jakaminen tai yhteistyön tekeminen suoraan toimittajien tai asiakkaiden kanssa, haluat ehkä jakaa sisältöä sivustojesi kautta organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa, joilla ei ole Microsoft Office 365 -tilauksesi käyttöoikeuksia.

Voit tehdä tämän kolmella tavalla:

Tässä ohjeaiheessa kerrotaan sivuston tai tiedoston jakamisesta organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa.

Hyvä tietää ennen käyttöä

Ennen kuin alat jakaa sisältöä ulkoisesti, sinun kannattaa tutustua osaan Parhaat käytännöt sivustojen jakamiseen. Jos mietit, minkä tyyppiset käyttäjät ovat ulkoisia käyttäjiä ja mitä oikeuksia niillä on, katso kohta Mikä on ulkoinen käyttäjä? Lisätietoa ulkoisen jakamisen ottamisesta käyttöön ja poistamisesta käytöstä on osassa Ulkoisen jakamisen hallinta.

Sisältö


Sivuston jakaminen

Kun jaat sivuston ulkoisten käyttäjien kanssa, lähetät heille kutsun, jonka avulla he voivat kirjautua sivustoosi. Voit lähettää kutsun mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen. Kun vastaanottaja hyväksyy kutsun, hän voi kirjautua sisään joko Microsoft-tilin tai Office 365 -käyttäjätunnuksen avulla. Kun jaat sivuston, voit valita käyttäjälle myönnettävät käyttöoikeudet sivustossasi.

Käytä harkintaa jakaessasi ryhmäsivustoja tai muita sivustoja, joita organisaatiosi käyttää ensisijaisesti sisäiseen toimintaan ja tiedostojen jakamiseen, koska myönnät ulkoisille käyttäjille käyttöoikeudet kyseiseen sivustoon ja kaikkiin alisivustoihin, jotka jakavat sen käyttöoikeudet. Saatat antaa ulkoisille käyttäjille pääsyn arkaluontoiseen sisältöön. Jos teet jatkuvasti yhteistyötä organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa, voit luoda sivuston, jota käytät nimenomaan ulkoiseen jakamiseen, ja määrittää sivustolle muista sivustoista poikkeavat yksilölliset käyttöoikeudet. Lisätietoja käyttöoikeuksien periytymisestä on ohjeessa Mitä käyttöoikeuksien periytyminen tarkoittaa?

Vain sivuston omistaja tai käyttäjä, jolla on täydet oikeudet, voi jakaa sivuston ulkoisten käyttäjien kanssa. Lisäksi Office 365 -tilauksessa on otettava käyttöön ulkoinen jakaminen. Palvelutasosta riippuen Office 365 -järjestelmänvalvoja tai SharePoint Online -järjestelmänvalvoja voi ottaa sen käyttöön.

  1. Siirry sivustoon, jonka haluat jakaa ulkoisten käyttäjien kanssa.
  2. Valitse Jaa.
    Kuva Jaa-komennosta näytön oikeassa yläreunassa.
  3. Kirjoita Jaa-valintaikkunaan niiden ulkoisten käyttäjien nimet, jotka haluat kutsua. Esimerkiksi nimi@outlook.com tai nimi@contoso.com.

    Muistutus: Voit myös myöntää sisäisille, lisensoiduille käyttäjille sivuston käyttöoikeudet Jaa-komennon avulla. Kirjoita tällöin valintaikkunaan kutsuttavien henkilöiden nimet.
  4. Kirjoita viesti, jonka haluat lisätä kutsuun.
  5. Jos haluat määrittää ulkoisen käyttäjän tiettyyn käyttöoikeusryhmään, valitse Näytä asetukset ja valitse sitten haluamasi ryhmä.

    Käyttäjille kannattaa antaa vain sen verran oikeuksia kuin he tarvitsevat heille annetun tehtävän suorittamiseksi. Jos käyttäjän ei esimerkiksi tarvitse kuin lukea sisältöä, voit määrittää hänet Vierailijat-ryhmään, jossa on oletusarvoisesti vain lukuoikeudet. Jos ulkoisen käyttäjä on muokattava tai päivitettävä sisältöä, voit lisätä hänet Jäsenet-ryhmään, jossa on oletusarvoisesti muokkausoikeudet. Harkitse tarkoin ulkoisen käyttäjän lisäämistä ryhmään, jossa on täydet oikeudet.


    Sivuston Jaa-valintaikkuna, jossa on ulkoisten käyttäjien käyttäjänimiä.
  6. Valitse Jaa.

Ulkoisille käyttäjille lähetetyt kutsut vanhenevat oletusarvoisesti seitsemän vuorokauden kuluttua. Jos kutsuttu käyttäjä ei hyväksy kutsua seitsemän vuorokauden kuluessa ja haluat edelleen, että hän saa oikeudet sivustoosi, kutsu on lähetettävä uudelleen.

Kun kutsumasi ulkoiset käyttäjät saavat kutsun, he voivat napsauttaa painiketta ja siirtyä sivulle, jossa he voivat kirjautua sisään SharePoint Online -sivustoosi Microsoft-tilin tai Office 365 -käyttäjätunnuksen avulla. Jos käyttäjillä ei ole Microsoft-tiliä, he voivat rekisteröidä Microsoft-tiliin ilmaiseksi.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tiedoston jakaminen lähettämällä tai julkaisemalla anonyymi vieraskäytön linkki

Voit luoda anonyymin vieraskäytön linkin ja jakaa sen sitten haluamasi median kautta. Voit esimerkiksi julkaista sen sosiaalisen median sivuilla tai liittää sen sähköpostiin. Voit luoda vieraskäytön linkin, jonka kautta jaat tiedoston muokkaus- tai tarkasteluoikeudet.

Vain sivuston omistaja tai käyttäjä, jolla on täydet oikeudet, voi jakaa tiedoston ulkoisten käyttäjien kanssa. Lisäksi ulkoinen jakaminen on otettava käyttöön joko Office 365 -palveluasetuksissa tai SharePoint Online -hallintakeskuksessa (käytössä olevan palvelutason mukaan). Ulkoinen jakaminen on otettava käyttöön myös sivustokokoelmassa (vain yrityssuunnitelmat).

  1. Avaa tiedoston seliteikkuna napsauttamalla tiedoston vieressä olevaa kolmea pistettä (...) ja valitse sitten Jaa.
    SharePoint-kirjaston tiedoston jakaminen
  2. Valitse Jaa-valintaikkunassa Hae linkki.
  3. Valitse myönnettävän käyttöoikeuden kohdalla Luo linkki.
    Vieraskäytön linkin URL-osoite luodaan.
  4. Valitse ja kopioi vieraskäytön linkin URL-osoite.
    Anonyymin vieraskäytön linkin luominen ja kopioiminen
    Voit sitten liittää sen valitsemaasi mediaan.
  • Jos tiedosto on ryhmäsivuston kirjastossa, muut sivuston jäsenet voivat löytää vieraskäytön linkit Jaa-valintaikkunasta ja lähettää niitä muille.
  • Jos jaettava tiedosto sijaitsee kirjastossa, jossa on käytössä sisältöoikeuksien hallinta, et voi jakaa tiedostoa ulkoisesti.
  • Anonyymejä vieraskäytön linkkejä saatetaan voida lähettää eteenpäin tai jakaa muiden henkilöiden kanssa, jotka voivat myös tarkastella tai muokata sisältöä kirjautumatta sisään. Vältä anonyymien vieraskäytön linkkien käyttämistä arkaluontoisen sisällön kanssa.
  • Anonyymien vieraskäytön linkkien avulla kutsutut henkilöt voivat tarkastella tai lukea tiedostoja ainoastaan siihen tarkoitetuissa Office Online -sovelluksissa. He eivät voi avata tiedostoja Office-ohjelman vastaavassa työpöytäversiossa.
  • Jos ulkoinen jakaminen on poistettu käytöstä yleisesti Office 365 -palveluasetuksissa tai SharePoint Online -hallintakeskuksessa, jaetut linkit eivät toimi. Jos ominaisuus valitaan myöhemmin uudelleen käyttöön, linkit tulevat uudelleen saataville. Voit myös poistaa yksittäisiä jaettuja linkkejä, mikäli haluat kumota pääsyn tiettyyn tiedostoon. Lisätietoja on kohdassa Anonyymin vieraskäytön linkin poistaminen käytöstä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Salli henkilöiden luoda vieraskäytön linkkejä tiedostoissa, jotka olet jakanut heidän kanssaan

Jos haluat jakaa tiedostoja yleisesti, voit kannustaa käyttäjiä jakamaan niitä edelleen. Tällöin voit sallia henkilöiden luoda anonyymin vieraskäytön linkkejä tiedostoissa, jotka jaat heidän kanssaan.

Voit sallia tämän vain, jos sinulla on täydet oikeudet.

  1. Siirry kirjastoon, jossa haluat sallia vieraskäytön linkkien luomisen.
  2. Valitse hammaspyöräkuvake ja valitse sitten Sivuston asetukset.
  3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Käyttäjät ja käyttöoikeudet -kohdassa Sivuston käyttöoikeudet.
  4. Valitse Käyttöoikeudet-välilehdessä Käsittele pyyntöasetuksia.
  5. Valitse Käsittele pyyntöasetuksia -valintaikkunassa Anna jäsenten jakaa tämä sivusto ja yksittäiset tiedostot ja kansiot.

Kun henkilöt valitsevat tiedostot, jotka olet jakanut heidän kanssaan, ja avaavat Jaa-valintaikkunan, he voivat luoda vieraskäytön linkin. Huomaa, että jos annoit henkilöille muokkausoikeudet tiedoston jakamisen yhteydessä, he voivat luoda vain vieraskäytön linkkejä, jotka sallivat vieraiden muokata tiedostoa. Jos heillä on vain tarkasteluoikeudet, he voivat luoda vain tarkasteluoikeudet sallivia vieraskäytön linkkejä.

Yleisiä tietoja pyyntöasetusten käsittelemisestä on esittelyssä Video: Sivuston jakaminen ilman käyttöoikeuspyyntöä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sivustoon kirjautumisen edellyttävän tiedoston jakaminen

Vain sivuston omistaja tai käyttäjä, jolla on täydet oikeudet, voi jakaa tiedoston ulkoisten käyttäjien kanssa. Lisäksi ulkoinen jakaminen on otettava käyttöön joko Office 365 -palveluasetuksissa tai SharePoint Online -hallintakeskuksessa (käytössä olevan palvelutason mukaan). Ulkoinen jakaminen on otettava käyttöön myös sivustokokoelmassa (vain yrityssuunnitelmat).

  1. Avaa tiedoston seliteikkuna napsauttamalla tiedoston vieressä olevaa kolmea pistettä (...) ja valitse sitten Jaa.
    SharePoint-kirjaston tiedoston jakaminen
  2. Kirjoita niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, jotka haluat kutsua jakamaan tiedostoa. Esimerkiksi nimi@outlook.com, nimi@gmail.com tai ulkoinenkäyttäjä@contoso.com.
  3. Valitse avattavassa luettelossa käyttöoikeustaso, jonka haluat myöntää käyttäjille.
  4. Kirjoita halutessasi sähköpostiin liitettävä viesti. Viesti voi sisältää tietoja tai ohjeita jaetusta tiedostosta.
  5. Valitse Kirjautuminen vaaditaan -valintaruutu.

 Varoitus    Jos et valitse Kirjautuminen vaaditaan -valintaruutua, sähköposti sisältää anonyymin vieraskäytön linkin tiedostoon. Anonyymejä vieraskäytön linkkejä on mahdollista lähettää eteenpäin tai jakaa muiden henkilöiden käyttöön, jotka taas puolestaan voivat tarkastella tai muokata sisältöä kirjautumatta sisään.

  1. Valitse Jaa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Jakaminen paljastamatta liikaa tietoja

Parhaat käytännöt sivustojen jakamiseen

Jos olet jakanut koko sivuston käyttäjän kanssa, kyseinen käyttäjä voi kirjautua sisään sivustoon ja toimia sivuston täysivaltaisena jäsenenä. Tällöin käyttäjä voi selata, hakea, tarkastella ja muokata sisältöä (hänelle määritetyn käyttöoikeusryhmän mukaisesti). Lisäksi käyttäjät voivat esimerkiksi nähdä muiden sivuston käyttäjien nimet henkilöiden valitsimessa tai tarkastella tiedoston metatietoja. Ulkoiset käyttäjät näkyvät myös henkilöiden valitsimessa sivuston käyttäjinä. Se tarkoittaa, että muut sivuston käyttäjät voisivat myöntää erilaisia lupia kyseisille käyttäjille kuin ne, joita alun perin myönnettiin jakaessasi sivustoa heidän kanssaan. Varmista, että tiedät ulkoisten käyttäjien henkilöllisyyden, ennen kuin kutsut heidän sivustoosi.

Jos kutsut ulkoisia käyttäjiä ryhmäsivustoon, he voivat tarkastella ryhmäsivuston ja kaikkien sen alisivustojen sisältöä. Jos et halua myöntää ulkoisille käyttäjille oikeuksia ryhmäsivuston tärkeään tai arkaluontoiseen sisältöön, ryhmäsivustoon kannattaa luoda alisivusto yksilöllisillä oikeuksilla. Tämän jälkeen voit jakaa alisivuston ulkoisten käyttäjien kanssa. Lisätietoja käyttöoikeuksien periytymisestä on ohjeessa Mitä käyttöoikeuksien periytyminen tarkoittaa?

Samoin jos haluat jakaa OneDrive for Business -sijaintiin luomasi alisivuston, kannattaa varmistaa, että sillä on yksilölliset käyttöoikeudet, jotta et vahingossa myönnä käyttäjille oikeuksia oman sivustosi muihin sivustoihin tai sisältöön.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Parhaat käytännöt tiedostojen jakamiseen

Jos jaat tiedostoja anonyymien vieraskäytön linkkien kautta, kutsun saaneet voivat jakaa linkit muiden kanssa, jotka voivat niiden kautta tarkastella sisältöä. Älä jaa vieraskäytön linkkien avulla arkaluontoista tietoa sisältäviä tiedostoja. Jos haluat minimoida riskin, että joku jakaa anonyymin linkin, jaa tiedosto sen sijaan edellyttäen sisäänkirjautumista.

Jakamistavan päättäminen

Kun harkitset ulkoisen jakamisen käyttämistä, huomioi seuraavat asiat:

  • Kenelle haluat antaa oikeudet ryhmäsivuston ja alisivustojen sisältöön ja mitä haluat heidän tekevän?
  • Ketkä organisaatiossa saavat oikeudet jakaa sisältöä ulkoisesti?
  • Onko olemassa sisältöä, jota organisaation ulkopuoliset henkilöt eivät saa missään tapauksessa tarkastella?

Vastaamalla näihin kysymyksiin voit määrittää tarvittavan sisällönjakomenetelmän.

Kokeile seuraavaa: Mitä haluat tehdä?

Sivuston jakaminen

Jos haluat jakaa sivuston, mutta haluat myös rajoittaa ulkoisten käyttäjien pääsyn johonkin organisaation sisäiseen sisältöön, voit luoda alisivuston yksilöllisillä käyttöoikeuksilla ja käyttää sitä ainoastaan ulkoisessa jakamisessa.

Haluat myöntää organisaation ulkopuolisille käyttäjille jatkuvan käyttöoikeuden sivuston tietoihin ja sisältöön. Käyttäjillä on oltava oikeudet suorittaa samoja toimenpiteitä kuin sivuston täysivaltaiset jäsenetkin, kuten sisällön luominen, muokkaaminen ja tarkasteleminen.
Tiedoston jakaminen ja kirjautumisen edellyttäminen Haluat myöntää organisaation ulkopuolisille käyttäjille turvallisen käyttöoikeuden tiettyyn tiedostoon tarkistamista tai yhteistyötä varten, mutta nämä käyttäjät eivät tarvitse jatkuvaa käyttöoikeutta sisäisen sivuston muuhun sisältöön.
Jaa tiedosto anonyymin vieraskäytön linkin avulla. Haluat jakaa organisaation ulkopuolisille käyttäjille linkin tiedostoon, joka ei sisällä salaisia tai luottamuksellisia tietoja, jotta ulkopuoliset käyttäjät voivat joko tarkastella, päivittää tai kommentoida tiedostoa. Nämä ulkoiset käyttäjät eivät tarvitse jatkuvaa käyttöoikeutta sisäisen sivuston sisältöön.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tarkastele, kenellä on oikeudet tiettyyn sivustoon tai tiedostoon

Voit myös nähdä nopeasti Jaa-komennon avulla luettelon henkilöistä, joiden kanssa tiedosto on jaettu.

Tee jompikumpi seuraavista:

  • Voit tarkastella luetteloa henkilöistä, joilla on sivuston oikeudet, valitse Jaa sivuston oikeassa yläkulmassa ja napsauta sitten linkkiä kohdan Jaettu jälkeen Jaa-valintaikkunassa.
  • Jos haluat tarkistaa, kenellä on tiedoston, kansion tai tiedostojoukon oikeudet, valitse kohde tiedostokirjastossa ja valitse sitten Tiedostot-välilehdessä Jaettu.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kutsujen peruuttaminen

Jos haluat peruuttaa ulkoiselle käyttäjälle lähettämäsi kutsun, voit kumota kutsun, ennen kuin se hyväksytään.

Siirry sivustoon, jossa haluat peruuttaa kutsun.

  1. Valitse AsetuksetAsetukset-painike > Sivuston asetukset.
  2. Valitse Käyttäjät ja käyttöoikeudet ‑kohdassa Käsittele pyyntöjä ja kutsuja.
  3. Etsi Ulkoisten käyttäjien kutsut ‑kohdassa henkilö, jonka kutsun sivustolle haluat peruuttaa, ja valitse Avaa valikko.
  4. Valitse Ominaisuudet-ikkunassa Peruuta.

Jos ulkoinen käyttäjä on jo hyväksynyt kutsun ja haluat poistaa hänet sivustosta, voit tehdä niin poistamalla käyttäjän siitä SharePointin käyttöoikeusryhmästä, johon olet hänet määrittänyt. Organisaation Office 365 ‑järjestelmänvalvoja tai SharePoint Online ‑järjestelmänvalvoja voi myös poistaa käyttäjiä ympäristön käyttäjäluettelosta. Lisätietoja on Ulkoisen jakamisen hallinta ‑kohdan artikkeleissa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Anonyymin vieraskäytön linkin poistaminen käytöstä

Kun tiedosto on jaettu vieraskäytön linkin avulla, tämä tieto on näkyvissä tiedoston kuvatekstissä.

Ominaisuudet-valintaikkuna, jossa näkyy, että tiedosto on jaettu vieraskäytön linkin avulla.

Voit kumota pääsyn vieraskäytön linkin avulla jaettuun tiedostoon poistamalla linkin käytöstä.

  1. Siirry kirjastoon, joka sisältää tiedoston, jonka vieraskäytön linkin haluat poistaa.
  2. Osoita tiedostoa ja valitse Avaa valikko.
  3. Napsauta sanaa vieraslinkin lauseessa Jaetaan vieraslinkin kautta.
  4. Napsauta vieraskäytön linkin URL-osoitteen vieressä Poista käytöstä -painiketta.
  5. Kysyttäessä, haluatko poistaa linkin käytöstä, valitse Poista linkki käytöstä.
    Valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko poistaa käytöstä jaetun tiedoston vieraskäytön linkin, niin että se ei enää toimi.

Kun organisaation ulkopuoliset henkilöt yrittävät tarkastella sisältöä vieraskäytön linkin avulla, näkyviin tulee viesti, jossa kerrotaan, että he eivät voi tarkastella sisältöä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Ulkoisen jakamisen hallinta

Ulkoisen jakamisen hallinta-asetukset riippuvat siitä, mikä Office 365 -suunnitelma organisaatiollasi on käytössä. Lisätietoja ulkoisen jakamisen ottamisesta käyttöön ja poistamisesta käytöstä tai sen määrittämisestä on seuraavissa ohjeaiheissa:

Jos organisaatiolla on käytössä Office 365 Small Business -palvelu, lue lisää ohjeaiheesta Jakamisen hallitseminen ulkoisten käyttäjien kanssa.

Jos organisaatiolla on käytössä jokin Office 365 -yrityssuunnitelmista, lue lisää ohjeaiheesta Ulkoisen jakamisen hallinta SharePoint Online -ympäristössä.

Lisätietoja sivustojen käyttöoikeuspyyntöjen määrittämisestä ja hallinnasta on ohjeaiheessa Käyttöoikeuspyyntöjen määrittäminen ja hallinta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint Online yrityksille (E3 & E4), SharePoint-hallintakeskus