Sivustojen suunnitteleminen ja käyttäjien hallinta

Jos vastaat organisaation kaikkien Office 365 Small Business -tilauspakettiin kuuluvien ryhmäsivustojen hallinnasta, löydät tästä artikkelista ohjeita sivustokokoelman ja sen käyttäjien tärkeimpiin hallintatehtäviin. Artikkelissa esitellään myös aiheeseen liittyviä keskeisiä käsitteitä.

Sisältö


Mikä on sivustokokoelma?

Office 365 Small Business -ohjelmassa olevat SharePoint Online -oletussivustot kuuluvat yhteen sivustokokoelmaan. Sivustokokoelma on ryhmä SharePoint-sivustoja, joilla on sama omistaja ja samat hallinta-asetukset, esimerkiksi käyttöoikeudet. Sivustokokoelmat ovat hierarkkisia, ja niissä on aina yksi pääsivusto, jonka alla voi olla useita sivustoja.

Hierarkkinen kaavio sivustokokoelmasta, jossa on pääsivusto ja alisivustoja

Kun aloitat palvelun käytön, SharePoint Online -sivustokokoelmassa on kolme sivustokokoelmaa: Ryhmäsivusto, Omat sivustot ja Julkinen verkkosivusto. Ryhmäsivustoon voit luoda uusia alisivustoja. Yksittäiset käyttäjät voivat luoda alisivustoja myös omaan Omat sivustot -kokoelmaansa.

 Huomautus    SharePoint Onlineen ei voi luoda lisää sivustokokoelmia Office 365 Small Business -ohjelmassa.

Ryhmäsivusto   Ryhmäsivusto sekä kaikki sen alle luomasi sivustot ovat niiden käyttäjien käytettävissä, jotka kutsut sivuston käyttäjiksi antamalla heille sivuston käyttöoikeudet. Voit jakaa sivuston myös tietyille ulkoisille käyttäjille käyttämällä ulkoista jakamista. Kaikki Office 365 -hakemistossa olevat käyttäjät lisätään oletusarvoisesti sisäisen sivustokokoelman jäseniksi ja julkisen sivustokokoelman vierailijoiksi. Ryhmäsivustossa organisaatio, ryhmä tai työryhmä voi esimerkiksi olla yhteydessä toisiinsa, käsitellä asiakirjoja ja muita tiedostoja yhdessä, lähettää ilmoituksia, aikatauluttaa kokouksia, ylläpitää tehtäviä, seurata seurantakohteita tai toimia sekä tallentaa tietoja luetteloihin. Ryhmäsivustossa käytettävissä olevien sivustomallien pohjalta voi myös luoda erilaisia alisivustoja.

Julkinen verkkosivusto   Julkisen sivuston välityksellä organisaatio näkyy Internetissä. Julkisessa verkkosivustossa on kaikki, mitä tarvitset ryhtyessäsi suunnittelemaan sivustoa: kirjastot, joihin voit tallentaa sivuston sisältöä, kuten logoja, grafiikkaa ja asiakirjoja, sekä ennen kaikkea Suunnittelun hallinta -ohjelma, jolla voit mukauttaa sivuston sisältöä ja tyyliä.

Henkilökohtaiset sivustot (Omat sivustot) Henkilökohtaisten sivustojen kautta organisaation käyttäjät voivat hyödyntää monipuolisia yhteisöpalveluominaisuuksia. Näitä ominaisuuksia ovat seuraavat:

  • Uutissyöte:   sivu, jossa sivuston käyttäjät voivat olla vuorovaikutuksessa keskenään.
  • OneDrive for Business :   Paikka, minne käyttäjät voivat tallentaa henkilökohtaisia työasiakirjojaan, valokuvia ja muita mediatiedostoja. Tiedostoja voi synkronoida sekä jakaa myös muiden käyttöön.
  • Sivustot:   omaan käyttöön mukautettu sivu, jonne käyttäjät voivat tallentaa hyödyllisiä sivustoja pikavalinnoiksi.
  • Profiili:   sivu, jossa käyttäjät voivat esitellä itsensä muille ja koko organisaatiolle.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sivustokokoelman hallinta

Sivustokokoelman järjestelmänvalvojana olet sivustokokoelmassa Täydet oikeudet -käyttöoikeustasolla. Tämä tarkoittaa, että sinulla on pääsy kaikkien ryhmäsivuston alisivustojen sisältöön ja että voit käyttää Suunnittelun hallinta -ohjelmaa julkisen verkkosivuston suunnitteluun. Voit hallita ryhmäsivuston ja julkisen verkkosivuston käyttöoikeuksia sekä suorittaa sivustoihin liittyviä hallintatehtäviä. Näiden tehtävien lisäksi sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi joutua tekemään lukuisia muita tehtäviä.

Sivustokokoelman järjestelmänvalvojan tyypilliset tehtävät

Jos olet SharePoint Online -sivuston sivustokokoelman järjestelmänvalvoja, tehtäviisi voivat kuulua muun muassa seuraavat:

  • käyttäjien ja Office 365:n yleisen järjestelmänvalvojan yhteyshenkilönä toimiminen (ellet ole itse myös yleinen järjestelmänvalvoja)
  • ryhmäsivuston käyttöoikeuksien myöntäminen
  • julkisen verkkosivuston suunnitteluoikeuksien myöntäminen
  • SharePoint Online -sivustoihin tallennetun tärkeän sisällön käyttäjien valitseminen määrittämällä koko sivustokokoelmaa koskevia käyttöoikeuksia
  • käytettävissä olevien ominaisuuksien määrittäminen sivustokokoelman sivustojen käyttäjiä varten
  • teknisen tuen tarjoaminen sivustokokoelman käyttäjille
  • toissijaisen sivustokokoelman järjestelmänvalvojan valitseminen sivustokokoelmaa varten
  • avustaminen tiettyjen ominaisuuksien hallinnassa, joita ovat esimerkiksi
    • käytettävissä olevien sivustokokoelman ominaisuuksien ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä
    • sivuston sisältötyyppien luominen tai mukauttaminen
    • alueellisten asetusten määrittäminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sivustokokoelman sivustojen suunnitteleminen

Vaikka ryhmää varten on varsin helppo luoda uusia lisäsivustoja, työ kannattaa suunnitella huolellisesti, koska se helpottaa SharePoint Online -sivustojen hallintaa myöhemmin. Mieti myös, haluatko antaa käyttäjille omien ryhmäsivustojen luontioikeudet niin, että he voivat tarvittaessa luoda sivustoja projektien hallintaa varten. Jos haluat valvoa sivustojen luontia keskitetysti, voit poistaa tämän vaihtoehdon käytöstä. (Voit halutessasi ottaa ominaisuuden myöhemmin käyttöön.) Lisätietoja on artikkelissa Omien ryhmäsivustojen luontioikeuksien myöntäminen käyttäjille.

Seuraavassa luettelossa ovat Office 365 Small Business -ohjelmassa käytettävissä olevat SharePoint Onlinen tukemat sivustomallit ja niiden kuvaukset. Luettelon perusteella voit määrittää, minkä tyyppiset sivustot sopivat organisaatiollesi parhaiten.

  • Blogi   Sivusto, johon käyttäjät tai ryhmät voivat lähettää ideoita, huomioita ja asiantuntijatietoja, joita taas sivustossa vierailevat käyttäjät voivat kommentoida.
  • Yhteisösivusto   Sivusto, jossa käyttäjät voivat osallistua yhteisökeskusteluihin.
  • Projektisivusto   Sivusto projektin hallintatehtäviin ja yhteiskäyttöä varten.
  • Ryhmäsivusto   Sivusto, jossa ryhmät voivat nopeasti järjestää, kirjoittaa ja jakaa tietoja. Sivusto sisältää tiedostokirjaston ja ilmoitusten, kalenterimerkintöjen, tehtävien ja keskustelujen hallintaan tarkoitettuja luetteloita.

Hallinto

Hallinto tarkoittaa käytäntöjä, rooleja, vastuita ja prosesseja, jotka ohjaavat ja määrittävät sitä, miten organisaation eri työryhmät toimivat yhteistyössä liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi. SharePoint Online -sivustokokoelmassa hallintosuunnitelma opastaa sivustokokoelmaa tukevien roolien, vastuiden ja käytäntöjen suunnittelemisessa. Huomioon kannattaa ottaa muun muassa seuraavat seikat:

  • tietoarkkitehtuuri, kuten verkkosivut, asiakirjat, luettelot ja tiedot
  • ylläpitotoimet, kuten käyttäjätilien hallinta
  • organisaation brändi ja mukautuskäytännöt
  • koulutus.

Hallintosuunnitelman luominen organisaatiolle on tärkeää. Osallistumalla hallintosuunnitelman kehittämiseen pääset määrittämään liiketoimintaryhmien ja teknisten ryhmien omistajia ja siten järjestelmän eri alueiden vastuuhenkilöitä. Lisätietoja hallintosuunnitelman kehittämisestä on artikkelissa Ryhmäsivustojen luomisen ja ylläpidon parhaat käytännöt.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Käyttäjien hallinta

Office 365:n yleinen järjestelmänvalvoja luo käyttäjätilit. Sivustokokoelman järjestelmänvalvojana määrität käyttäjien käyttöoikeudet ryhmäsivuston AsetuksetPieni Asetukset-kuvake, joka korvaa Sivuston asetukset. -ikkunassa.

Office 365 -käyttäjätilit

Yleinen järjestelmänvalvoja lisää uudet käyttäjät Office 365 Small Businessiin Office 365 -hallintakeskuksessa, joka on käyttäjien hallintaan ja palveluiden määrittämiseen tarkoitettu portaali. Uusia käyttäjiä lisätessään yleinen järjestelmänvalvoja

  • määrittää, voiko käyttäjä käyttää myös hallintakeskusta
  • määrittää käyttäjän maantieteellisen sijainnin
  • valitsee käyttöoikeustyypin
  • luo käyttäjälle käyttäjänimen ja salasanan.

Ryhmäsivuston käyttäjät

Kun uusi käyttäjä on lisätty Office 365 Small Business -käyttäjähakemistoon, kyseinen käyttäjä lisätään automaattisesti sisäisessä sivustossa SharePointin Jäsenet-ryhmään (henkilöksi, joka voi muokata sisältöä ja sivuja) sekä julkisissa sivustoissa Vierailijat-ryhmään (henkilöksi, jolla on tarkastelu- ja lukuoikeudet). Jos jotkin käyttäjät tarvitsevat Vierailija- tai Jäsen-käyttöoikeuksia laajemmat oikeudet, voit muokata heidän käyttöoikeuksiaan lisäämällä heidät toiseen SharePoint-ryhmään, esimerkiksi Omistajat-ryhmään (henkilöiksi, joilla on sivuston täydet oikeudet). Käyttöoikeustasot ja SharePoint-ryhmän jäsenyydet määritetään Asetukset-kohdan Käyttäjät ja käyttöoikeudet -osiossa. Lisätietoja käyttöoikeustasoista ja ryhmän jäsenyydestä on tämän artikkelin kohdassa Käyttöoikeustasot ja ryhmän jäsenyys.

Käyttöoikeustasot ja ryhmän jäsenyys

Käyttöoikeustaso tarkoittaa tiettyjä käyttöoikeuksia (tai SharePoint-oikeuksia), jotka antavat käyttäjille oikeuden suorittaa tiettyjä toisiinsa liittyviä tehtäviä. Esimerkiksi Lue-käyttöoikeustaso sisältää (muun muassa) kohteiden tarkastelemis- ja avaamisoikeuden sekä sivujen ja versioiden tarkastelemisoikeuden, joita tarvitaan sivujen, asiakirjojen ja kohteiden tarkastelemiseen SharePoint-sivustossa. Tietty käyttöoikeus voi sisältyä useaan käyttöoikeustasoon.

Käyttöoikeuksien määrittämistä suoraan yksittäisille käyttäjille ei suositella, koska se voi hankaloittaa sivustojen käytön seurantaa ja hallintaa. Määritä käyttöoikeudet sen sijaan SharePoint-ryhmille ja määritä sitten yksittäiset käyttäjät sopiviin SharePoint-ryhmiin. Voit myös hyödyntää jo oletusarvoisesti luotuja SharePoint-ryhmiä.

SharePoint-ryhmä tarkoittaa käyttäjäjoukkoa, joka määritetään sivustokokoelman tasolla käyttöoikeuksien hallinnan helpottamiseksi. Kullekin ryhmälle määritetään oletusarvoinen käyttöoikeustaso.

 Huomautus    Kun määrität käyttöoikeustasoja SharePoint-ryhmille sivustokokoelman tasolla, kyseiset käyttöoikeustasot periytyvät oletusarvoisesti kaikkiin sivustoihin ja niiden sisältöön. Tätä oletusarvoista ominaisuutta kutsutaan käyttöoikeuden periytymiseksi. Voit myös halutessasi estää käyttöoikeuksien periytymisen tai myöntää yksilölliset käyttöoikeudet. Tätä kannattaa käyttää silloin, kun haluat rajata tiettyjen tiedostojen käyttöoikeudet vain tietyille käyttäjille. Kun poistat periytymisen käytöstä, voit poistaa kaikki muut SharePoint-ryhmät ja myöntää käyttöoikeudet vain haluamillesi SharePoint-ryhmille tai käyttäjille.

Käyttöoikeudet määrittävät, mitä sivuston sisältöä kukin käyttäjä voi nähdä ja käyttää, joten kannattaa suunnitella huolellisesti, kuinka käyttäjät jaetaan eri SharePoint-ryhmiin. Esimerkiksi sivustojen luomisesta ja mukauttamisesta vastaavan käyttäjän on oltava ainakin Suunnittelija-ryhmän jäsen. Toisaalta taas käyttäjä, joka ainoastaan lukee sisältöä ja ehkä lisää kommentteja blogiin, ei välttämättä tarvitse kuin Jäsenet-ryhmän jäsenyyden.

Oletusroolit   

Seuraavassa on lueteltu SharePoint Onlinen oletusroolit sekä kuvaukset siitä, mitä toimintoja kussakin roolissa oleva käyttäjä voi tehdä sivustossa.

  • Sivustokokoelman järjestelmänvalvojat   Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja on Täydet oikeudet -käyttöoikeustasolla. Hän voi käsitellä ryhmäsivuston kaikkien alisivustojen sisältöä ja suunnitella sivustoa Suunnittelun hallinta -ohjelmalla. Hän voi lisätä käyttäjiä työryhmäsivustoon ja verkkosivustoon sekä suorittaa sivustoihin liittyviä hallinta- ja seurantatoimia.
  • Sivuston omistajat    Omistajat-ryhmän jäsenillä on oletusarvoisesti Täydet oikeudet -käyttöoikeudet ryhmäsivustoon luomaansa sivustoon. Sivuston omistaja voi lisätä käyttäjiä ja suorittaa sivustoonsa liittyviä hallinnollisia tehtäviä. Hän voi myös suunnitella sivustoa Suunnittelun hallinta -ohjelmalla.

     Vihje    Sivuston omistajan yhteystiedot kannattaa lisätä sivuston kotisivulle. Näin käyttäjät löytävät omistajan helposti tarvitessaan hallintaan liittyvää tukea.

 Huomautus    Käyttäjästä, joka luo sivuston ryhmäsivuston ylätasolla olevan sivuston alapuolelle, tulee automaattisesti kyseisen sivuston omistaja.

  • Suunnittelija    Suunnittelu-ryhmän jäsenet ovat oletusarvoisesti Suunnittelu-käyttöoikeustasolla. Suunnittelija voi luoda luetteloita ja tiedostokirjastoja, muokata sivuja sekä käyttää teemoja, reunoja ja tyylisivuja ryhmäsivustossa. Hän voi myös suunnitella sivustoa Suunnittelun hallinta -ohjelmalla.
  • Muokkaa    Jäsenet-ryhmässä olevilla henkilöillä on oletusarvoisesti Muokkaa-käyttöoikeudet. Ryhmäsivustossa muokkaajat voivat tarkastella, lisätä, päivittää, poistaa, hyväksyä ja mukauttaa luetteloja ja kirjastoja. He eivät voi suunnitella sivustoa Suunnittelun hallinta -ohjelmalla.
  • Osanottaja   Millään ryhmällä ei ole oletusarvoisesti Osanottaja-oikeuksia. Ryhmäsivustossa osanottajat voivat vain lisätä, muokata ja poistaa luetteloiden ja tiedostokirjastojen kohteita sekä käsitellä verkko-osia. Osanottajat eivät voi suunnitella sivustoa Suunnittelun hallinta -ohjelmalla.
  • Vierailijat    Vierailijat-ryhmän jäsenillä on oletusarvoisesti Luku-käyttöoikeudet. Ryhmäsivustossa vierailijat voivat vain tarkastella sivuja, luettelokohteita ja tiedostoja. Vierailijat eivät voi suunnitella sivustoa Suunnittelun hallinta -ohjelmalla.

Järjestelmänvalvojan roolit

Seuraavat järjestelmänvalvojan roolit luodaan SharePoint Online -sivuston luonnin yhteydessä oletusarvoisesti:

  • Yleinen järjestelmänvalvoja   Office 365:n ylimmän tason järjestelmänvalvoja. Kun rekisteröidyt Office 365:n ostajaksi, sinusta tulee yleinen järjestelmänvalvoja. Yleisillä järjestelmänvalvojilla on käyttöoikeudet kaikkiin O365-hallintakeskuksen toimintoihin. He voivat esimerkiksi lisätä käyttäjiä hakemistoon, lisätä toimialueita ja hallita palveluasetuksia. Vain yleiset järjestelmänvalvojat voivat määrittää muita järjestelmänvalvojan rooleja. Yrityksessä voi olla useita yleisiä järjestelmänvalvojia, mutta ensimmäinen yleinen järjestelmänvalvoja on oletusarvoisesti SharePoint Online -sivustokokoelman oletusarvoinen järjestelmänvalvoja.
  • Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja   Sivustokokoelman järjestelmänvalvojilla on SharePoint Online -sivustokokoelmaan täydet oikeudet. He voivat käsitellä ryhmäsivuston kaikkien alisivustojen sisältöä ja suunnitella sivustoa Suunnittelun hallinta -ohjelmalla. He voivat lisätä käyttäjiä ryhmäsivustoon ja julkiseen verkkosivustoon sekä suorittaa sivustoihin liittyviä hallinta- ja seurantatehtäviä. Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi lisätä toisia sivustokokoelman järjestelmänvalvojia tai vaihtaa järjestelmänvalvojaa Sivuston asetukset -sivulla.

Lisätietoja käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallinnasta on artikkeleissa Käyttöoikeusstrategian suunnitteleminen, Johdanto: Käytön hallinta käyttöoikeuksien avulla ja SharePoint-ryhmien luominen ja hallinta

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sivustokokoelman ominaisuuksien käytön suunnitteleminen

SharePoint Onlinen sivustokokoelman järjestelmänvalvoja hallitsee sivustokokoelman toimintoja. Järjestelmänvalvojan tehtäviin voi sisältyä muun muassa toimintojen aktivoiminen tai aktivoinnin poistaminen organisaation hallintosuunnitelman mukaisesti. Lisätietoja on artikkelissa Sivustokokoelman ominaisuuksien ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä. Tutustu myös artikkeliin SharePoint-sivustokokoelman roskakorin hallinta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Useiden kielten käyttöönoton suunnitteleminen sivustoja varten

Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi ottaa käyttöön monikielisyyskäyttöliittymän (MUI), jonka avulla käyttäjät voivat tarkastella sivustoja muulla kuin sivustokokoelman oletuskielellä.

Kun monikielisyyskäyttöliittymä on otettu käyttöön, käyttäjät voivat tarkastella seuraavia elementtejä muilla kielillä:

  • sivuston otsikko ja kuvaus
  • SharePointin oletusvalikot ja ‑toiminnot
  • oletussarakkeet
  • mukautetut sarakkeet (luettelon tai sivuston)
  • siirtymispalkin linkit.

Lisätietoja monikielisyyskäyttöliittymästä (MUI) on artikkelissa Monikielisyysominaisuuksien esittely.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Palaa artikkeliin SharePoint Onlinen suunnitteluopas Office 365 Small Business -tilaajille

 
 
Käyttö:
SharePoint Online Small Business Premium