Ryhmäsivuston sisällön suunnitteleminen

Sivustojen sisällön järjestäminen loogisesti ja helposti löydettävällä tavalla helpottaa sivustojen ylläpitoa ja hallintaa sekä parantaa sivuston käyttäjien tuottavuutta. Jos olet sivustokokoelman järjestelmänvalvoja tai sivuston omistaja, voit pyytää mielipidettä parhaasta sisällön järjestämistavasta niiltä organisaation jäseniltä, jotka vastaavat sisällön luomisesta ja tallentamisesta. Näin voit määrittää tarvittavien sivustojen määrän ja tyypit sekä sivustojen kirjastojen, sisältötyyppien, siirtymisen, haun ja muiden toimintojen asetukset.

Sisältö


Millaisia sivustoja tarvitaan?

Jos kyseessä on iso organisaatio ja ryhmäsivustossa on paljon sisältöä, ryhmäsivuston alle kannattaa ehkä luoda alisivustoja, jotta sisällön voi järjestää toimivaksi. Sivustokokoelman sivustot järjestetään hierarkiaksi. Kun luot sivustoja ryhmäsivuston alle, muodostat samalla hierarkian. Voit luoda lisää alisivustoja tai sivuja paitsi ryhmäsivustoon, myös sen alle luotuihin sivustoihin.

Miten sivusto ja sivu eroavat toisistaan? Sivusto on sisältökokoelma, joka voi sisältää esimerkiksi sivuja, tiedostokirjastoja tai luetteloita. Sivu on yksittäinen verkkosivu, jossa voi näyttää sisältöä, verkko-osia tai linkkejä.

Sivustohierarkiakaavio

Alisivustoja voi järjestää useilla tavoilla. Voit luoda alisivustoja esimerkiksi

  • ryhmän tai osaston mukaan
  • käyttötarkoituksen mukaan
  • sisältöluokan mukaan
  • projektin mukaan
  • asiakkaan mukaan
  • käyttöoikeustason tai luottamuksellisuuden mukaan. (Jos esimerkiksi tiettyjen tietojen käyttöä on rajoitettava, voit sijoittaa tällaiset tiedot omaan sivustoonsa.)

Ennen kuin alat luoda sivustoja, mieti, miten monta sivustoa tarvitset ja minkä logiikan mukaan haluat ne järjestää. Suunnittelussa voit käyttää apuna sivustohierarkiaa kuvaavaa kaaviota. Voit luonnostella kaavion nopeasti paperille tai luonnoslehtiöön, mutta voit myös luoda perusteellisemman kaavion käyttämällä jotakin Microsoft Wordissa tai Microsoft PowerPointissa SmartArt-objekteina olevista hierarkiamuodoista. Näin saat kaavion, jonka voit tallentaa myöhempää käyttöä varten ja jota voit muokata tarpeen mukaan.

Pohdi myös kunkin sivuston käyttötarkoitusta tai tehtävää. Näin voit määrittää, mitä sivustomalleja haluat käyttää, kun luot uusia sivustoja. SharePoint Online sisältää runsaasti erilaisia sivustomalleja, joista voit valita sopivan uutta sivustoa varten. Valitsemalla tiettyyn tarkoitukseen soveltuvan sivustomallin autat käyttäjiä pääsemään tehokkaasti alkuun työssään. Jos haluat esimerkiksi luoda sivuston, jossa ryhmän jäsenet voivat säännöllisesti jakaa mielenkiintoisia uutisia tai ideoita, valitse blogisivustomalli, koska se on tarkoitettu juuri tällaiseen viestintään.

Office 365 Small Business sisältää seuraavat sivustomallit:

  • Ryhmäsivusto
  • Blogi
  • Projektisivusto
  • Yhteisön sivusto
  • Perushakukeskus

Lisätietoja sivustojen luomisesta on artikkelissa Sivuston luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Millaista sisältöä sivustoissa tarvitaan?

Kun olet päättänyt, kuinka monta sivustoa ja minkä tyyppisiä sivustoja haluat luoda, kannattaa suunnitella, millaista sisältöä sivustoihin tallennetaan. Määritä suunnittelun yhteydessä seuraavat seikat:

  • Millaisia sisältötyyppejä haluat luoda   . Sisältötyyppien avulla voit mukauttaa tietynlaisen sisällön käsittely- ja seurantatavan.
  • Millaista metatietoa (sivustosarakkeita) haluat liittää sisältötyyppeihin   . Metatiedot ovat tietoja, jotka kuvaavat ja luokittelevat sisältöä.
  • Millaisia luetteloita tai kirjastoja haluat luoda sivustoihin sisällön järjestämiseksi.    Kirjastoihin voidaan tallentaa asiakirjoja ja muita tiedostoja. Luetteloita voidaan käyttää tehtävien tai seurantakohteiden seurannassa.

Tällainen suunnittelu (erityisesti sisältötyyppien suunnittelu) hoidetaan usein organisaatiossa keskitetysti, mutta yksittäisten sivustojen omistajia kannattaa silti kehottaa ottamaan nämä seikat huomioon, kun he tekevät mukautuksia sivustoihin.

Tarvitseeko sisältötyypit määrittää?

Sisältötyypeillä sivustojen omistajat voivat nopeasti luoda tietynlaista sisältöä käyttämällä luettelossa tai kirjastossa olevaa Uusi kohde- tai Uusi asiakirja ‑komentoa. Sisältötyypeistä on hyötyä myös siinä mielessä, että niillä sivustojen omistajat voivat varmistaa sisällön yhdenmukaisuuden eri sivustoissa. Sisältötyyppien ansiosta yksittäinen luettelo tai kirjasto voi lisäksi sisältää useita kohde- tai tiedostotyyppejä. Sivustojen omistajat voivat sivuston, luettelon tai kirjaston sisältötyyppejä määrittäessään määrittää etukäteen joitakin sisältöä koskevia tietoja.

Avaa Uusi asiakirja -luettelo, jossa sisältötyyppinä näkyy Myyntisopimus.

Sivustojen omistajat voivat määrittää sisältötyyppejä luettelokohteille, tiedostoille tai kansioille.

Sisältötyypit kannattaa määrittää sisällölle, joka täyttää jonkin seuraavista ehdoista:

Jos tämä pitää paikkansa: Sisältötyypeistä voi olla hyötyä seuraavasti:
Organisaatiolla on tietyntyyppisiä, muotoilultaan tai tarkoitukseltaan samanlaisia tiedostoja, joiden haluat olevan yhdenmukaisia koko organisaatiossa. Määritä tämäntyyppisten tiedostojen sivuston sisältötyypit ryhmäsivustotasolla, jotta sisältötyypit ovat käytettävissä ryhmäsivuston kaikissa alisivustoissa. Näin kaikki organisaatioon kuuluvat käyttäjät luovat tällaiset tiedostot yhdenmukaisesti.
Organisaatiolla on tiettyjä malleja, joita käyttäjien on käytettävä tietyntyyppisissä tiedostoissa. Lisää nämä tiedostomallit niihin liittyviin sisältötyyppeihin, jotta kaikki kustakin sisältötyypistä luodut uudet tiedostot ovat oman mallinsa mukaisia.
Haluat seurata tiettyjä tietoja määrätyn tyyppisissä tiedostoissa tai kohteissa. Lisää sisältötyyppiin sarakkeita, joilla näitä tietoja seurataan. Jos jotkin tiedot ovat erittäin tärkeitä, voit määrittää niiden sarakkeet pakollisiksi. Voit sisältötyyppiä määrittäessäsi myös antaa tietyille sarakkeille oletusarvot.
Tietyntyyppiset tiedostot käsitellään tai tarkistetaan aina määrätyn liiketoimintaprosessin mukaisesti. Tietyille sisältötyypeille kannattaa ehkä määrittää työnkulkuja. Niillä voit hallita liiketoimintaprosesseja, kuten tiedostojen tarkistamista tai hyväksymistä.

Kun olet päättänyt, minkälaiselle sisällölle kannattaa luoda sisältötyypit, mieti, miten laajasti haluat sisältötyyppien olevan käytössä. Jos määrität sivuston sisältötyyppejä ryhmäsivustotasolla, ne ovat käytettävissä ryhmäsivuston kaikkien alisivustojen luetteloissa ja kirjastoissa. Yksittäisten sivustojen omistajat voivat myös määrittää omiin sivustoihinsa sisältötyyppejä, mutta ne ovat käytettävissä vain kyseisen sivuston ja sen alisivustojen luetteloissa ja kirjastoissa.

Kun määrität sisältötyyppejä, voi olla hyödyllistä luoda laskentataulukko tai tavallinen taulukko mukaan liitettävistä tiedoista. Voit esimerkiksi luoda ensin seuraavanlaisen perustaulukon ja mukauttaa sitä lisäämällä siihen tietoja, joita haluat seurata, kuten sivustot tai ryhmät, jotka käyttävät kyseisiä sisältötyyppejä:

Uusi sisältötyyppi Pääsisältötyyppi Sarakkeet Tiedostomalli Työnkulut
Määritä luotavan sisältötyypin nimi. Määritä pääsisältötyyppi, josta sisältötyyppi luodaan. Määritä uusi tai aiemmin luotu sarake, jonka haluat lisätä sisältötyyppiin. Määritä, liitetäänkö sisältötyyppiin jokin tiedostomalli. Määritä, liitetäänkö sisältötyyppiin työnkulkuja.

Lisätietoja sisältötyyppien käsittelemisestä on artikkelissa Sisältötyypin luominen tai mukauttaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Minkä tyyppisiä sovelluksia haluat lisätä?

Sisältötyyppien lisäksi sinun kannattaa pohtia myös sitä, minkä muun tyyppisiä tietoja sivustoihin on määrä tallentaa, tai minkä tyyppisiä tehtäviä organisaatioon kuuluvat käyttäjät haluavat hallita sivustoissa. Näin voit suunnitella, millaisia sovelluksia perustettaviin sivustoihin kannattaa lisätä. Jos esimerkiksi haluat paikan tiedostojen tallentamista varten, voit lisätä sivustoon tiedostokirjaston. Jos haluat seurata tärkeitä päivämääriä, voit lisätä kalenterin.

Kaikkia sovelluksia ei tarvitse lisätä heti, jos niitä tarvitaan vasta myöhemmin. Sivustojen omistajat voivat lisätä uusia sovelluksia tai poistaa sovelluksia yrityksen tarpeiden muuttuessa. Suunnittelemalla kuitenkin etukäteen, miten haluat mukauttaa sivustojen sisältöä, voit varmistaa, että sivustoista on välittömästi hyötyä käyttäjille.

SharePoint Online sisältää valmiita sovelluksia, joista on hyötyä erilaisissa liiketoimintatarkoituksissa tiedostojen tallentamisesta ja hallinnasta projektien hallintaan ja seurantaan sekä viestintään. Voit lisätä sivustoon useita samantyyppisiä sovelluksia. Voit myös ostaa ja lisätä sivustoon kolmansien osapuolten sovelluksia SharePoint Storesta.

Lisätietoja on artikkeleissa Sovelluksen lisääminen sivustoon ja Sovelluksen ostaminen SharePoint Storesta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Miten käyttäjien on tarkoitus etsiä ja käyttää sisältöä?

Suunnittele ensin, miten sivuston käyttäjät voivat etsiä ja käyttää SharePoint Online ‑sivustojen sisältöä. Suunnitelman avulla voit helposti päättää, miten määrität ryhmäsivuston ja sen alisivustojen siirtymisnäkymän ja hakutoiminnon.

Mitä sivustoja haluat sisällyttää yleiseen siirtymisnäkymään?

Kun suunnittelet siirtymisnäkymää, kannattaa luoda kaavio sivustohierarkian sivustoista. Jos olet luonut kaavion jo sivustojen suunnittelun aikana, voit tarkastella ja muokata sitä. Liitä mukaan kaikki ryhmäsivuston alisivustot. Voit liittää mukaan myös ryhmäsivustossa ja sen alisivustoissa olevat tärkeät luettelot tai kirjastot. Näin voit kätevästi määrittää tärkeät kohteet ja sijainnit, joita käyttäjät todennäköisesti etsivät ryhmäsivuston kotisivulta.

Sivuston yläsiirtymispalkissa on yleinen siirtymisnäkymä.

Sivuston yläsiirtymispalkki

Jokaisessa sivustossa on oletusarvoisesti oma yläsiirtymispalkki, mutta voit määrittää sivustot perimään pääsivuston yläsiirtymispalkin niin, että siirtymisnäkymä on samanlainen kaikissa sivustoissa. Voit määrittää, mitkä sivustot näkyvät yläsiirtymispalkissa. Voit myös sisällyttää siihen linkkejä haluamiisi URL-osoitteisiin esimerkiksi siinä tapauksessa, että haluat liittää sivuston siirtymisrakenteeseen linkkejä ulkoisiin resursseihin. Lisätietoja yläsiirtymispalkin mukauttamisesta on ohjeessa Ryhmäsivuston siirtymisrakenteen mukauttaminen.

Jos ryhmäsivustossa on useita alisivustoja, niitä kaikkia ei ehkä kannata näyttää ylälinkkipalkissa, jotta sivuston käyttäjät eivät menisi sekaisin niissä. Huolehdi kuitenkin siitä, että tärkeät sivustot ja sisältö ovat selkeästi näkyvissä. Sivustohierarkiakaaviosta tunnistat helposti tärkeät sivustot, joiden haluat näkyvän yleisessä siirtymisnäkymässä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Miten käyttäjät siirtyvät sivustoissa?

Yläsiirtymispalkin lisäksi sivustojen vasemmassa reunassa on pikakäynnistykseksi kutsuttu siirtymiselementti.

Pikakäynnistyksessä näkyy yleensä nykyiseen sivustoon liittyviä linkkejä. Sen avulla voi myös korostaa tärkeintä sisältöä. Kun luot uuden luettelon tai kirjaston, pikakäynnistyksen Viimeisimmät-kohtaan ilmestyy automaattisesti uusi linkki. Viimeisimmät-osassa näkyy vain viisi uusinta linkkiä.

Pikakäynnistyksen Viimeisimmät-linkki näyttää hiljattain luodut sivut, luettelot ja kirjastot.

Voit mukauttaa pikakäynnistystä lisäämällä tai poistamalla sivuston luetteloihin ja kirjastoihin osoittavia linkkejä. Voit myös ryhmitellä linkkejä mukautettujen otsikoiden alle. Jos määrität kaikki alisivustot perimään yleisen siirtymisnäkymän, sivuston omistajien on mukautettava pikakäynnistysalueen siirtymisnäkymää, koska sen avulla käyttäjät ensisijaisesti etsivät sisältöä sivustosta. Jos et määritä alisivustoja perimään yleistä siirtymisnäkymää ryhmäsivustosta, käyttäjät voivat etsiä alisivustosta sisältöä sekä ylälinkkipalkin että pikakäynnistysalueen avulla. Lisätietoja pikakäynnistyksen linkkien muokkaamisesta on artikkelissa Ryhmäsivuston siirtymisrakenteen mukauttaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Mitä hakutoiminnon suunnittelussa tulisi ottaa huomioon?

Paras keino motivoida käyttäjät käyttämään SharePoint Onlinea on tarjota tarvittavat tiedot helposti etsittävässä muodossa. Voit parantaa sisällön haettavuutta käyttämällä sisältötyyppien kaltaisia sisältöominaisuuksia tai lisäämällä metatietosarakkeita luetteloihin ja kirjastoihin.

Sivustokokoelman järjestelmänvalvojat ja sivuston järjestelmänvalvojat voivat mukauttaa käyttäjien hakukokemusta tekemällä hakuun liittyviä määrityksiä.

Toiminto Ohjeaihe
Voit mukauttaa hakutulosten tyylejä ja asetuksia muokkaamalla hakukeskusta ja hakukeskuksen sivujen verkko-osia. Hakukeskuksen hallinta SharePoint Onlinessa
Voit luoda kyselysääntöjä, jotka parantavat hakujen tarkoituksenmukaisuutta. Kyselysääntöjen hallinta
Voit mukauttaa hakujen hakutulosten lähteitä. Hakutulosten lähteiden hallinta
Voit tarkastella, luoda ja muuttaa hallittuja ominaisuuksia sekä yhdistää indeksoituja ominaisuuksia hallittuihin ominaisuuksiin. Hakurakenteen hallinta SharePoint Onlinessa
Voit viedä ja tuoda mukautettuja hakumääritysten asetuksia sivustojen välillä. Tuotavia ja vietäviä asetuksia ovat esimerkiksi kaikki mukautetut hakusäännöt, hakutulosten lähteet, tulostyypit, luokitusmallit ja sivuston hakuasetukset. Mukautettujen hakumääritysten asetusten vieminen ja tuominen

Sisällön käytettävyys hakutoiminnossa

Hakupalvelu on määritetty indeksoimaan SharePoint Onlinen sisällön viiden minuutin välein. Kun SharePoint Online -sivustoon on lisätty jokin kohde, kuluu jonkin aikaa, ennen kuin se indeksoidaan ja se näkyy hakutuloksissa. Aikaväli vaihtelee käyttäjän tekemien toimintojen mukaisesti. Esimerkiksi sivuston siirtäminen, päivittäminen ja ylläpito lisäävät kuormitusta ja voivat hidastaa indeksointia. Uudet sisältökohteet näkyvät hakutuloksissa yleensä tunnin kuluessa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Miten käyttäjät käsittelevät sisältöä?

Pohtimalla seuraavia sisällön käyttöön liittyviä kysymyksiä, voit selvittää miten tietyt sivustot, luettelot tai kirjastot tulisi määrittää ja mitä ominaisuuksia sivuston käyttäjät saattavat tarvita.

Kannattaa myös tarkistaa Office 365 Small Business -palvelupaketin ohjelmistovaatimukset, jotta voit ennakoida, voivatko paikallisten tietokoneiden kokoonpanot aiheuttaa ongelmia organisaation tietyille käyttäjille SharePoint Online -sisällön käsittelyssä.

Kysymyksiä: Sisällön määrittämisessä huomioon otettavia seikkoja:
Haluatko seurata tietyntyyppisten tiedostojen tai luettelokohteiden eri versioita?
  • Mieti, kannattaisiko näiden luetteloiden tai kirjastojen versiotiedot ottaa käyttöön.
  • Mieti, täytyykö tiedostot tai kohteet kuitata ulos muokattaviksi.
Onko sivuston käyttäjien käsiteltävä tietyntyyppisiä tiedostoja yhdessä tai samanaikaisesti?
  • Mieti, kannattaisiko tiettyjen kirjastojen yhteiskäyttö ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat käsitellä tiedostoja samanaikaisesti.
Tarvitseeko tietyntyyppiset sisällöt hyväksyä, ennen kuin ne tulevat yleiseen käyttöön?
  • Mieti, kannattaisiko kirjastoissa ottaa käyttöön sisällön hyväksyntä tai voisiko hyväksymisen hallintaan käyttää työnkulkuja.
Liittyvätkö tietyntyyppiset tiedostot tiettyihin liiketoimintaprosesseihin tai työnkulkuihin?
  • Mieti, kannattaisiko näihin tiedostoihin liittyville sisältötyypeille tai tiedostojen sijaintina käytettäville kirjastoille luoda tai määrittää työnkulkuja.
Suoritetaanko tai hallintaanko prosesseja luetteloiden avulla?
  • Mieti, kannattaisiko prosesseille (esimerkiksi kohteiden seurannalle ja hallinnalle) luoda tai määrittää luettelopohjaisia työnkulkuja.
Onko sivustoissa luottamuksellista sisältöä, jonka käyttöä on rajoitettava?
  • Mieti, kannattaisiko luottamukselliselle sisällölle luoda omat sivustot tai kirjastot, joilla on yksilölliset käyttöoikeudet.
  • Mieti, kannattaisiko ottaa käyttöön kohdetason oikeudet, jos rajoitettavaa sisältöä on vain vähän.
  • Mieti, voisiko näytettävän sisällön kohdentaa käyttäjäryhmien mukaan.
  • Mieti, pitäisikö tietyt luettelot tai kirjastot sulkea pois hakuindeksoinnista.
Tarvitseeko käyttäjille lähettää päivityksiä sisältöön tehdyistä muutoksista?
  • Mieti, kannattaisiko RSS-syötteet ottaa käyttöön tärkeimmille luetteloille ja kirjastoille.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Sisällön siirtäminen ryhmäsivustoon

Kun olet luonut ryhmäsivuston rakenteen, haluat ehkä siirtää sivustoon aiemmin luotua sisältöä. Vaikka Microsoftilla ei ole tällä hetkellä sisällön siirtämiseen tarkoitettuja työkaluja, asiakirjoja ja tiedostoja voidaan kuitenkin siirtää paikallisesta tietokoneesta tai jaetuista tiedostoresursseista ryhmäsivustoon. Lisätietoja on artikkelissa Asiakirjojen ja tiedostojen siirtäminen SharePoint Online -sivustoon.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Palaa artikkeliin SharePoint Onlinen suunnitteluopas Office 365 Small Business -tilaajille

 
 
Käyttö:
SharePoint Online Small Business Premium